Tegevusaruannete saamine e-postiga

Saate automaatselt kokkuvõtte oma organisatsiooni elust: liikmete arv, tellimused, registreerimised, broneeringud, sisselogimised ja e-kirjad koos võrdlusega eelmise perioodiga.

Aruannete sisselülitamine

1. Avage Haldus›Seaded›Tegevusaruanded.
2. Lülitage sisse Aktiveeri tegevusaruanded e-posti teel.
3. Väljal E-posti aadressid märkige kuni 4 saajat, üks aadress rea kohta.
4. Klõpsake Salvesta.

Saajad ei vaja klubi haldaja kontot ega eriõigusi: aruanne jõuab lihtsalt nende postkasti. See on kõige lihtsam viis hoida kursis president või laekur, kes rakendusse kunagi sisse ei logi.

Sageduste valimine

Koos toimib kolm aruannet, mille saab sisse lülitada eraldi või koos:

• Igapäevased aruanded: igal hommikul eelmise päeva tegevused.
• Iganädalased aruanded: igal esmaspäeva hommikul möödunud nädal.
• Igakuised aruanded: iga kuu 1. kuupäeval möödunud kuu.

Igaüks neist vastab erinevale vajadusele. Igapäevane aruanne teenib valvelauda: see näitab, millega tuleb täna tegeleda. Igakuise saab muutmata kujul juhatusele edasi saata. Iganädalane jääb nende vahele ja sobib hästi vabatahtlikule vastutajale, kes käib kohapeal kord nädalas.

Aruande sisu mõistmine

Aruanne algab kõige olulisemast ja käsitleb seejärel iga valdkonda eraldi. Iga arvu võrreldakse võrdlusperioodiga: igapäevases aruandes eelmise päevaga, iganädalases eelmise nädalaga ja igakuises eelmise aasta sama kuuga, et septembri hooaja algust ei võrreldaks augusti puhkusteajaga.

Kokkuvõte ja võtmenäitajad

Aruanne algab ühe kokkuvõtva lausega ja kuni kolme silmapaistva faktiga: rekord viimase kaheksa perioodi jooksul, selge tõus või langus.

Järgneb kuni neli võtmenäitajat: laekunud summa, broneeringud, mille ajavahemik jääb perioodi sisse, täituvus ja sisse loginud kasutajate arv. Iga näitaja juures on muutus, võrdlusperioodi arv halliga ja viimase kaheksa perioodi minigraafik.

Lahendamist vajavad punktid ja saabuv nädal

Eraldi kastis on koondatud punktid, millega tuleb saatmise päeval tegeleda: hilinenud osamaksed koos summaga, mida tuleb meelde tuletada, üle 7 päeva tasumata tellimused (välja arvatud hinnapakkumised ja osamaksetega tasumised), kinnitamist ootavad veebiregistreerimised, väikese laoseisuga tooted ja tellimused, mis aeguvad 30 päeva jooksul. Iga rida avab vastava vaate.

Järgmine osa käsitleb eelseisvat 7 päeva või igapäevases aruandes algavat päeva: juba kavandatud broneeringud, oodatav täituvus, tunnid ja treeninglaagrid koos osalejate ja vabade kohtadega, väljakute sulgemised ning kõige vähem broneeritud päev.

Arveldamine ja laekumised

Selles jaotises on laekunud summa (millest on maha arvatud tagasimaksed), saadud maksed, väljastatud arved, keskmine ostukorv, tagasi lükatud online-maksed, jaotus makseviiside kaupa ja enimmüüdud tooted. Summad arvutatakse samamoodi nagu arveldusstatistikas, kõigi arvelduskontode peale kokku ja ilma ühegi kliendi nimeta.

See jaotis ilmub ainult siis, kui teie organisatsioon on ühel kahest perioodist midagi laekunud, arveldanud või tagasi maksnud või kui mõni makse on tagasi lükatud.

Broneeringud

See jaotis näitab broneeringuid päevade kaupa (igakuises aruandes nädalate kaupa), perioodil loodud broneeringuid tüübi kaupa, mängitud tunde ja tühistamisi, sealhulgas neid, mis tehti vähem kui 24 tundi enne ajavahemiku algust. Soojuskaart ristab päevad ja kellaajad, seejärel tulevad täituvus kalendrite kaupa ja kõige aktiivsemad mängijad.

Igapäevane aruanne käsitleb vaid ühte päeva ega näita seetõttu broneeringute graafikut ega soojuskaarti.

Kasutajad, kohaloleku märkimine, registreerimised ja e-kirjad

• Kasutajad ja tellimused: uued kasutajad, perioodil või järgmise 30 päeva jooksul aeguvad tellimused, tellijad, kes pole 30 päeva jooksul broneerinud, peatatud, prügikasti liigutatud või kustutatud kontod, sisselogimised ja liikmete koguarv. Kui lülitate valiku sisse, lisanduvad ka järgmise 7 päeva sünnipäevad või igapäevases aruandes sama päeva sünnipäevad.
• Kohaloleku märkimine kioskis: märgitud ja märkimata ajavahemikud, automaatsed tühistamised ja karistatud kasutajad.
• Veebiregistreerimised: perioodil vastu võetud ja tagasi lükatud taotlused ning taotlused, mis ootavad teie kinnitust.
• E-kirjad: kohale toimetatud sõnumid, avamismäär, ebaõnnestumised ja aadressid, mida tuleb kasutajakirjetes parandada.

Kohaloleku märkimine ja veebiregistreerimised ilmuvad ainult siis, kui funktsioon on teie organisatsioonis aktiivne: veebiregistreerimised peavad olema avatud vähemalt ühel tellimusel ja kohaloleku märkimine peab olema kioskis sisse lülitatud.

Mis aruandes ei kajastu

Arvu, mis on mõlemal perioodil null, ei kuvata, ja tühi jaotis kaob: väikese organisatsiooni aruanne jääb lühikeseks. Kui näidata pole midagi, siis selle perioodi kohta e-kirja ei saadeta. Aruannete seadetes saate lisaks eemaldada jaotised, mis teid ei puuduta.

Aruande kasutamine tööloendina

Just see eristab seda aruannet lihtsast arvutabelist: mitu rubriiki on nimelised. Te ei loe ainult „12 tellimust aegub varsti“, vaid saate nende kaheteistkümne inimese loendi.

Sellest tuleneb loomulikult kolm kasutusviisi:

• Järgmise 30 päeva jooksul aeguvate tellimuste loend on teie meeldetuletuste loend. See saabub iga kuu iseenesest, ilma et peaksite filtrit koostama.
• Ootel registreerimiste loend tuletab meelde taotlused, millega keegi pole tegelenud — tüüpiline olukord organisatsioonis, kus mitu inimest haldavad asju ilma selgelt ülesandeid jagamata.
• Ebaõnnestunud e-kirjade loendur annab märku halvenevast aadressibaasist juba ammu enne seda, kui mõni liige kurdab, et ei saa midagi kätte.