Arved ja tehingud

Jälgige kõiki oma organisatsiooni müügidokumente — hinnapakkumisi, tellimusi ja arveid —, võtke vastu makseid, tehke tagasimakseid ja eksportige müügiandmed raamatupidamise jaoks. Avage menüü Haldus›Töölaud›Arveldus›Arved & tehingud.

Kolme dokumenditüübi eristamine

Müük ei näe igas etapis ühesugune välja ja dokumendi tüüp valitakse selle loomisel.

• Pakkumine on hinnaga pakkumine, mis saadetakse kasutajale nõustumiseks — treeninglaager koolirühmale, väljaku üürimine ettevõttele.
• Tellimus on kinnitatud müük, mis ootab tasumist. Just sellega seotakse maksed.
• Arve on nummerdatud dokument, mis väljastatakse kohe, kui makse on vastu võetud.

Neljas dokument, Tellimuse kinnitus, sobib omavalitsustele ja töötajate esindusorganitele, kes nõuavad enne kulutuse tegemist tõendavat dokumenti.

Mis saab vastuvõetud hinnapakkumisest

Hinnapakkumine ei ole ummiktee: e-postiga saadetuna sisaldab see linki, mille kaudu saab kasutaja selle ise vastu võtta, ilma kontot looma või sisse logima. See link kehtib 14 päeva.

Hinnapakkumise vaatamine — nii lehe kui PDF-i — ei tähenda selle vastuvõtmist. Vastuvõtmine toimub hetkel, mil kasutaja valib makseviisi, ja just see valik määrab edasise:

• hilisema tasumise korral (ülekanne, tšekk, kohapeal) muutub hinnapakkumine makset ootavaks dokumendiks Tellimus; see muutub arveks siis, kui te makse vastu võtate;
• internetimakse korral toimub tasumine kohe: dokumendist saab otse nummerdatud Arve.

Teisisõnu jälgitakse vastuvõetud hinnapakkumist täpselt samamoodi nagu tellimust — leiate selle vahekaardilt, mis vastab dokumendi uuele tüübile.

Müügi leidmine

1. Avage Haldus›Töölaud›Arveldus›Arved & tehingud.
2. Ülemised vahekaardid filtreerivad tüübi (Pakkumine, Tellimused, Arved) ja staatuse järgi (Ootel, Makstud, Tühistatud, Tagastatud).
3. Seejärel täpsustab otsingut paneel Filtrid ning kriteeriumid liituvad omavahel.

Saadaval on kuus filtrit, millest kolm kipuvad meelest minema, kuigi just need vastavad kõige sagedasematele küsimustele:

• Kasutaja järgi: liikme kogu ostuajalugu, kui ta vaidlustab mõne makse.
• Vastutava isiku järgi: meeskonna liikme sisestatud müügid — kasulik ühe valvepäeva kontrollimiseks.
• Arvelduskonto kohta: hädavajalik siis, kui teie organisatsioon esitab arveid mitme üksuse nimel.
• Tellimuse järgi, Toote kategooria järgi ja Staatuse järgi täiendavad sortimist.

Periood valija piirab lõpuks kuvatavat — ja see juhib ka eksporte, mis võtavad täpselt selle, mida ekraanil näete.

Otsige nii isiku kui numbri järgi

Otsinguväli ei piirdu dokumentide numbritega. See otsib korraga:

• tellimuse numbri ja arve numbri järgi;
• kasutaja andmete järgi: perekonnanimi, eesnimi, kasutajatunnus, e-posti aadress ja litsentsi number;
• müügile endale sisestatud kontaktandmete järgi — arveldusaadressi perekonnanimi, eesnimi, ärinimi ja e-posti aadress.

Viimane punkt on oluline letimüügi puhul: ostjal ei ole kontot, loend kuvab teda juhukliendina ja tema müügi leiate üksnes arveldusaadressi järgi otsides. Piisab, kui sisestate „Dupont“ või tema e-posti aadressi.

Tellimuse või hinnapakkumise loomine

1. Klõpsake Uus.
2. Avaneb aken Valige kasutaja: määrake isik, kellele müük on suunatud. See on esimene otsus, sest sellest sõltuvad arveldusaadress ja sobivad abonemendid.
3. Seejärel valige dokumendi tüüp, Pakkumine või Tellimus.
4. Lisage read nupuga Lisa toode.
5. Kontrollige Arveldusaadress: kui te midagi ei muuda, kasutatakse kasutaja vaikimisi aadressi.
6. Klõpsake Salvesta.

Iga rida tuleb kas kataloogist või vabast sisestusest. Vaba sisestus (kohandatud plaat) sobib erakorraliste müükide jaoks — reketi keelestus, kuludes osalemine — ja märkeruut Salvesta kataloogi hoiab kokku aega, kui sama toode tuleb ette ka edaspidi.

Tellimust saab muuta senikaua, kuni ühtki makset ei ole vastu võetud. Pärast esimest makset muutub see muutumatuks: nii on tagatud, et juba tasutud dokument kliendi selja taga enam ei muutu.

Allahindluse rakendamine

Kõrvuti eksisteerib kaks mehhanismi ja nende otstarve ei ole sama. Seadistuse juurde pääsete jaotisest Sooduskood ja allahindlus.

• Sooduskood tugineb juba määratud kampaaniale: klõpsake Valige sooduskood ning kood rakendab oma sihtimise ja ülempiiri reegli.
• Käsitsi allahindlus on ühekordne otsus, mis tehakse iga juhtumi puhul eraldi: protsent või summa, mille sisestate vabalt ja mis rakendub kogusummale koos käibemaksuga.

Makse vastuvõtmine

1. Avage tellimus ja klõpsake seejärel Makse.
2. Sisestage summa: pakutakse kogu jääki, kuid osaline summa on samuti lubatud.
3. Valige makseviis: Kohapealne krediitkaart, Sularaha, Ülekanne või Tšekk.
4. Salvestage.

Kui arvelduskontol on seadistatud makseterminal, võib makse suunata otse makseterminali, ilma et peaksite seda käsitsi sisestama.

Iga vastuvõetud makse ilmub tellimuse jaotisse Tehingud koos oma staatusega: Kinnitatud, Ootel, Tõrge või Keeldutud. Ekslikult sisestatud makse saab parandada nupuga Muuda seda tehingut või Tühista see tehing — tellimus arvutab kohe uuesti oma Jääb maksta.

Makse jaotamine osadeks

Nupp Ajakava jaotab tasumata jäägi mitme kuupäevastatud osamakse vahel. Igal järgmisel maksel pakutakse teile automaatselt järgmise osamakse summat.

Müügi tagasimaksmine

1. Avage tasutud tellimus ja klõpsake seejärel Tagastama.
2. Sisestage summa: pakutakse täielikku tagasimakset, kuid osaline tagasimakse on samuti võimalik.
3. Kui vastu on võetud mitu makset, valige, kas tagasimakse arvestatakse kogu tellimuse või ühe kindla makse arvelt.

Internetimakse liigub tagasi otse selle maksevärava kaudu, mis selle vastu võttis: teil ei ole vaja ülekannet teha.

Staatuse osas on vahetegemine teie raamatupidamise jaoks oluline: osaline tagasimakse jätab tellimuse staatusesse Makstud ja kuvab Netosumma laekunud, täielik tagasimakse aga viib selle staatusesse Tagastatud. Näiteks 200 € registreerimistasu, millest tagastati 50 €, jääb tasutud müügiks, mille neto laekumine on 150 €.

Dokumentide saatmine ja allalaadimine

Eraldi nupp koondab kõik, mis puudutab dokumenti ennast. Sellel on avatud dokumendi nimi, mis näitab ühtlasi, millises etapis müük on: Pakkumine, Tellimuse kinnitus või Arve pärast makse vastuvõtmist.

Selle menüü pakub kolme toimingut:

• Eelvaade dokumendi kontrollimiseks ekraanil enne saatmist;
• Laadi alla (PDF) selle arhiveerimiseks või edastamiseks muu kanali kaudu;
• Saada e-postiga selle saatmiseks otse kasutajale.

Toimunu jälgimine

Jaotis Tellimuse ajalugu säilitab müügiga seotud sündmused: loomise, muudatused, maksete vastuvõtmise, saatmised. See on esimene koht, mille avada, kui liige väidab, et ei ole kunagi oma arvet saanud, või kui mõni summa ei vasta meeskonna mälestustele.

Ootel tellimuse haldamine

Ootel tellimuse saab kasutaja igal ajal ise oma alalt tasuda või võtate makse käsitsi vastu teie.

Käsitsi kinnitatavad teenused — ülekanne, tšekk — antakse üle kohe, kui salvestate makse. Kuni te seda teinud ei ole, ei ole liikmel midagi.

Müügist loobumiseks avage see ja kasutage Tühista tellimus. See jääb vaadatavaks ning seade Peida tühistamised jätab selle loenditest välja.

Müügi ja raamatupidamise eksportimine

Klõpsake loendi ülaosas Laadi alla eksport: eksport võtab arvesse ekraanil kuvatud filtrid ja perioodi. Müügiaruandeid tabelarvutuse jaoks, raamatupidamiskandeid ja seadusega nõutud vorminguid kirjeldatakse üksikasjalikult eraldi lehel.