ใบแจ้งหนี้และธุรกรรม

ติดตามเอกสารการขายทั้งหมดขององค์กรของคุณ — ใบเสนอราคา คำสั่งซื้อ และใบแจ้งหนี้ — รับชำระเงิน ทำการคืนเงิน และส่งออกข้อมูลการขายเพื่อใช้ทางบัญชี ไปที่เมนู การจัดการ›แดชบอร์ด›การเรียกเก็บเงิน›ใบแจ้งหนี้ & ธุรกรรม

แยกความแตกต่างของเอกสารทั้งสามประเภท

การขายจะอยู่ในรูปแบบที่ต่างกันไปตามขั้นตอนที่คุณอยู่ และคุณจะเลือกประเภทเอกสารได้ตอนสร้างเอกสาร

• ใบเสนอราคา คือข้อเสนอพร้อมราคา ที่ส่งให้ผู้ใช้พิจารณาอนุมัติ — เช่น ค่ายฝึกซ้อมสำหรับกลุ่มนักเรียน หรือการเช่าสนามให้บริษัท
• คำสั่งซื้อ คือการขายที่ผูกพันแล้ว และรอการชำระเงิน เอกสารนี้เองที่รองรับการชำระเงิน
• ใบแจ้งหนี้ คือเอกสารที่มีเลขที่กำกับ ซึ่งออกทันทีที่มีการรับชำระเงิน

เอกสารประเภทที่สี่คือ ใบสั่งซื้อ เหมาะกับหน่วยงานราชการและสวัสดิการพนักงานบริษัทที่ต้องมีเอกสารก่อนอนุมัติค่าใช้จ่าย

ใบเสนอราคาที่ได้รับการยอมรับจะกลายเป็นอะไร

ใบเสนอราคาไม่ใช่ทางตัน เมื่อส่งทางอีเมล จะมีลิงก์ที่ให้ผู้ใช้กดยอมรับได้ด้วยตนเอง โดยไม่ต้องมีบัญชีหรือเข้าสู่ระบบ ลิงก์นี้ใช้ได้ 14 วัน

การเปิดดูใบเสนอราคา — ทั้งหน้าเว็บและไฟล์ PDF — ไม่ถือเป็นการยอมรับ การยอมรับจะเกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้เลือกวิธีการชำระเงิน และการเลือกนั้นเองที่กำหนดสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป

• หากเป็นการชำระเงินภายหลัง (โอนเงิน เช็ค หรือชำระที่สโมสร) ใบเสนอราคาจะกลายเป็น คำสั่งซื้อ ที่รอการชำระเงิน และจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้เมื่อคุณรับชำระเงิน
• หากเป็นการชำระเงินออนไลน์ การชำระเงินจะเกิดขึ้นทันที เอกสารจึงกลายเป็น ใบแจ้งหนี้ ที่มีเลขที่กำกับโดยตรง

กล่าวอีกอย่างคือ เมื่อใบเสนอราคาได้รับการยอมรับแล้ว คุณจะติดตามมันได้เหมือนคำสั่งซื้อทุกประการ — โดยดูได้ในแท็บที่ตรงกับประเภทใหม่ของมัน

ค้นหารายการขาย

1. ไปที่ การจัดการ›แดชบอร์ด›การเรียกเก็บเงิน›ใบแจ้งหนี้ & ธุรกรรม
2. แท็บด้านบนใช้กรองตามประเภท (ใบเสนอราคา, คำสั่ง, ใบแจ้งหนี้) และตามสถานะ (รอดำเนินการ, จ่ายแล้ว, ยกเลิกแล้ว, คืนเงินแล้ว)
3. แผง ตัวกรอง ช่วยกรองผลการค้นหาให้ละเอียดขึ้น และเงื่อนไขต่าง ๆ ใช้ร่วมกันได้

มีตัวกรองให้ใช้หกแบบ โดยสามแบบมักถูกมองข้าม ทั้งที่ตอบคำถามที่พบบ่อยที่สุด

• ตามผู้ใช้ : ประวัติการซื้อทั้งหมดของสมาชิกคนหนึ่ง เมื่อเขาโต้แย้งเรื่องการเรียกเก็บเงิน
• ตามผู้จัดการ : รายการขายที่บันทึกโดยเจ้าหน้าที่ในทีม — มีประโยชน์เมื่อต้องตรวจสอบเวรประจำวัน
• ต่อบัญชีการเรียกเก็บเงิน : จำเป็นอย่างยิ่งเมื่อองค์กรของคุณออกใบแจ้งหนี้จากหลายนิติบุคคล
• ตามการสมัครสมาชิก, ตามหมวดหมู่สินค้า และ ตามสถานะ ช่วยจัดเรียงให้ครบถ้วน

สุดท้าย ตัวเลือก ช่วงเวลา จะกำหนดขอบเขตการแสดงผล — และยังควบคุมการส่งออกข้อมูลด้วย ซึ่งจะดึงข้อมูลตรงกับที่คุณเห็นบนหน้าจอทุกประการ

ค้นหาได้ทั้งจากบุคคลและจากเลขที่เอกสาร

ช่องค้นหาไม่ได้จำกัดอยู่แค่เลขที่อ้างอิงของเอกสาร แต่จะค้นหาพร้อมกันจาก

• เลขที่คำสั่งซื้อและเลขที่ใบแจ้งหนี้
• ข้อมูลระบุตัวตนของผู้ใช้ ได้แก่ นามสกุล ชื่อ ชื่อผู้ใช้สำหรับเข้าสู่ระบบ ที่อยู่อีเมล และเลขที่ใบอนุญาต
• ข้อมูลติดต่อที่กรอกไว้ในรายการขายนั้นเอง — ชื่อ นามสกุล ชื่อบริษัท และอีเมลของที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้

ข้อสุดท้ายนี้สำคัญสำหรับการขายหน้าเคาน์เตอร์ เพราะผู้ซื้อไม่มีบัญชี ระบบจะแสดงเขาเป็นลูกค้าทั่วไปในรายการ และมีเพียงการค้นหาจากที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้เท่านั้นที่จะพบรายการขายของเขา เพียงพิมพ์ว่า « Dupont » หรือใส่อีเมลของเขาก็เพียงพอ

สร้างคำสั่งซื้อหรือใบเสนอราคา

1. คลิก ใหม่
2. หน้าต่าง เลือกผู้ใช้ จะเปิดขึ้น ให้ระบุบุคคลที่การขายนี้มีไว้สำหรับเขา นี่คือการตัดสินใจแรก เพราะเป็นตัวกำหนดที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้และการสมัครสมาชิกที่มีสิทธิ์
3. จากนั้นเลือกประเภทเอกสาร ใบเสนอราคา หรือ คำสั่งซื้อ
4. เพิ่มรายการด้วย เพิ่มสินค้า
5. ตรวจสอบ ที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงิน หากคุณไม่ได้แก้ไข ระบบจะใช้ที่อยู่เริ่มต้นของผู้ใช้
6. คลิก บันทึก

แต่ละรายการมาจากแคตตาล็อกหรือจากการกรอกข้อมูลเองก็ได้ การกรอกเอง (ช่องแบบกำหนดเอง) ใช้สำหรับการขายกรณีพิเศษ — เช่น การขึ้นเอ็นไม้ หรือค่าร่วมสมทบ — และช่อง บันทึกลงในแคตตาล็อก ช่วยให้คุณไม่ต้องกรอกซ้ำอีกในครั้งหน้า หากรายการนั้นมีแนวโน้มจะกลับมาใช้อีก

คำสั่งซื้อยังแก้ไขได้ตราบใดที่ยังไม่มีการรับชำระเงิน หลังจากรับชำระเงินครั้งแรก คำสั่งซื้อจะถูกล็อก นี่คือสิ่งที่รับประกันว่าเอกสารที่ชำระเงินไปแล้วจะไม่ถูกแก้ไขลับหลังลูกค้า

ใช้ส่วนลด

มีสองกลไกที่ใช้ควบคู่กันได้ และทั้งสองมีจุดประสงค์ต่างกัน เปิดส่วน รหัสโปรโมชั่น & ส่วนลด เพื่อเข้าถึงการตั้งค่า

• รหัสโปรโมชั่น จะดึงแคมเปญส่งเสริมการขายที่กำหนดไว้แล้วมาใช้ เพียงคลิก เลือกรหัสโปรโมชั่น แล้วโค้ดจะใช้กฎการกำหนดเป้าหมายและเพดานส่วนลดของตัวเอง
• ส่วนลดด้วยตนเอง เป็นการให้ส่วนลดเฉพาะกรณี ตัดสินใจเป็นราย ๆ ไป โดยคุณกรอกเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนเงินได้อย่างอิสระ และจะคิดจากยอดรวมรวมภาษี

รับชำระเงิน

1. เปิดคำสั่งซื้อ แล้วคลิก การชำระเงิน
2. กรอกจำนวนเงิน ระบบจะเสนอยอดคงเหลือทั้งหมด แต่รับชำระบางส่วนได้เช่นกัน
3. เลือกวิธีการ: CB ณ ที่ตั้ง, เงินสด, การโอนเงิน หรือ เช็ค
4. บันทึก

หากมีการตั้งค่าเครื่องรูดบัตรไว้กับบัญชีออกใบแจ้งหนี้ การรับชำระเงินจะส่งตรงไปยังเครื่องรูดบัตรได้เลย แทนที่จะต้องกรอกด้วยมือ

การรับชำระเงินแต่ละครั้งจะปรากฏในส่วน ธุรกรรม ของคำสั่งซื้อ พร้อมสถานะ: ยืนยันแล้ว, รอดำเนินการ, ล้มเหลว หรือ ถูกปฏิเสธ ปุ่ม แสดงรายละเอียด จะเปิดรายละเอียดของธุรกรรม ได้แก่ วิธีการชำระเงิน เกตเวย์ชำระเงิน วันที่ หมายเหตุ และเลขอ้างอิงของผู้ให้บริการหากมี

ตราบใดที่การชำระเงินยังอยู่ในสถานะ รอดำเนินการ ก็ยังแก้ไขได้ — แก้ไขธุรกรรมนี้ เพื่อแก้ไขข้อมูลที่กรอก และ ยกเลิกธุรกรรมนี้ เพื่อยกเลิก — แล้วคำสั่งซื้อจะคำนวณ ยอดคงเหลือที่ต้องชำระ ใหม่ทันที ส่วนการชำระเงินที่ ยืนยันแล้ว แล้วจะแก้ไขไม่ได้อีก เพราะได้สร้างเอกสารทางบัญชีไปแล้ว โดยใบแจ้งหนี้จะออกทันทีที่รับชำระเงินครั้งแรก ดังนั้นความผิดพลาดในการชำระเงินที่ยืนยันแล้วจะแก้ไขได้ด้วยการคืนเงิน ไม่ว่าทั้งหมดหรือบางส่วน ซึ่งจะทิ้งร่องรอยของการทำรายการไว้

แบ่งจ่ายเป็นงวด

ปุ่ม กำหนดการ จะแบ่งยอดคงเหลือออกเป็นงวดชำระหลายงวดพร้อมกำหนดวันที่ และในการรับชำระเงินครั้งถัดไปแต่ละครั้ง ระบบจะเสนอจำนวนเงินของงวดถัดไปให้โดยอัตโนมัติ

คืนเงินรายการขาย

1. เปิดคำสั่งซื้อที่ชำระเงินแล้ว จากนั้นคลิก คืนเงิน
2. กรอกจำนวนเงิน ระบบจะเสนอการคืนเงินเต็มจำนวน แต่คืนเงินบางส่วนก็ยังทำได้
3. หากมีการรับชำระเงินหลายครั้ง ให้เลือกว่าจะบันทึกการคืนเงินกับคำสั่งซื้อทั้งใบ หรือกับการชำระเงินรายการใดรายการหนึ่ง

การชำระเงินออนไลน์จะคืนกลับผ่านเกตเวย์ชำระเงินที่รับเงินมาโดยตรง คุณจึงไม่ต้องโอนเงินเอง

ในแง่ของสถานะ ความแตกต่างนี้สำคัญต่อบัญชีของคุณ: การคืนเงินบางส่วนจะทำให้คำสั่งซื้อยังคงอยู่ในสถานะ จ่ายแล้ว และแสดง สุทธิที่ได้รับ ส่วนการคืนเงินเต็มจำนวนจะเปลี่ยนสถานะเป็น คืนเงินแล้ว ตัวอย่างเช่น การสมัคร 200 € ที่คืนเงินไป 50 € ยังคงเป็นการขายที่ชำระเงินแล้ว โดยมียอดรับสุทธิ 150 €

นอกจากนี้ยังเป็นตัวกำหนดชะตากรรมของสิ่งที่ส่งมอบด้วย การคืนเงินเต็มจำนวนจะเพิกถอนสิ่งเหล่านั้น — เครดิตถูกคืนกลับ และการสมัครสมาชิกถูกยกเลิก ส่วนการคืนเงินบางส่วนจะคงไว้ตามเดิม ผู้ใช้ยังเก็บสิ่งที่ได้รับไว้ มีเพียงยอดเงินที่รับมาเท่านั้นที่ลดลง

คืนเงินจากเกตเวย์ชำระเงินแทนที่จะทำจากที่นี่

สำหรับการชำระเงินออนไลน์ คุณจะเริ่มการคืนเงินจากระบบหลังบ้านของเกตเวย์ชำระเงินก็ได้เช่นกัน ระบบจะแจ้งให้เราทราบโดยอัตโนมัติ และคำสั่งซื้อจะได้รับการอัปเดตเหมือนกับว่าคุณทำผ่าน OpenResa ทั้งสถานะ ใบลดหนี้ และสิ่งที่ส่งมอบ

ทั้งสองเส้นทางให้ผลลัพธ์เดียวกัน เลือกทางที่สะดวกสำหรับคุณ — แต่เลือกเพียงทางเดียวเท่านั้น

เมื่อเกตเวย์ชำระเงินไม่ตอบสนอง

การคืนเงินที่เริ่มจาก OpenResa จะแบ่งเป็นสองขั้นตอนที่แยกจากกัน และขั้นตอนที่สองอาจล้มเหลวได้แม้ขั้นตอนแรกจะสำเร็จ กล่าวคือ คำสั่งซื้อเปลี่ยนเป็นคืนเงินแล้ว แต่เงินยังคงอยู่ที่เกตเวย์ชำระเงิน

ในกรณีนี้จะมีข้อความแจ้งคุณอย่างชัดเจน และเชิญให้คุณดำเนินการให้เสร็จสิ้นจากระบบหลังบ้านของเกตเวย์ นี่เป็นกรณีเดียวที่ต้องดำเนินการทั้งสองฝั่ง

ส่งและดาวน์โหลดเอกสาร

มีปุ่มเฉพาะที่รวบรวมทุกอย่างเกี่ยวกับเอกสารของรายการขายไว้ ปุ่มนี้จะใช้ชื่อของเอกสารที่เปิดอยู่ ซึ่งบอกคุณไปในตัวว่าการขายอยู่ในขั้นตอนใด: ใบเสนอราคา, ใบสั่งซื้อ หรือ ใบแจ้งหนี้ เมื่อรับชำระเงินแล้ว และทันทีที่การคืนเงินสร้างใบลดหนี้ขึ้น ชื่อปุ่มจะเปลี่ยนเป็นพหูพจน์ — เอกสาร — เพราะการขายนั้นไม่ได้มีเอกสารเพียงฉบับเดียวอีกต่อไป

เมนูของปุ่มจะแสดงรายการเอกสารตามเลขอ้างอิง ซึ่งเป็นเลขเดียวกับที่ปรากฏบนไฟล์ PDF: ใบแจ้งหนี้หรือใบเสนอราคาก่อน จากนั้นจึงเป็นใบลดหนี้หนึ่งใบต่อการคืนเงินหนึ่งครั้ง คลิกหนึ่งครั้งเพื่อดาวน์โหลดเอกสาร ไว้จัดเก็บหรือส่งต่อผ่านช่องทางอื่น

ที่ด้านล่างของเมนู ส่งทางอีเมล จะส่งชุดเอกสารไปให้ผู้ใช้ การส่งไม่ได้จำกัดอยู่แค่เอกสารหลัก เพราะใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปพร้อมกับใบลดหนี้ทั้งหมดของรายการขายนั้น เนื่องจากยอดที่ต้องชำระจริงจะเข้าใจได้ก็ต่อเมื่อนำมาเทียบกัน

ย้อนดูสิ่งที่เกิดขึ้น

ส่วน ประวัติการสั่งซื้อ เก็บบันทึกเหตุการณ์ต่าง ๆ ของรายการขายไว้ ทั้งการสร้าง การแก้ไข การรับชำระเงิน และการส่งเอกสาร นี่คือที่แรกที่ควรเปิดดูเมื่อสมาชิกยืนยันว่าไม่เคยได้รับใบแจ้งหนี้ หรือเมื่อจำนวนเงินไม่ตรงกับที่ทีมงานจำได้

จัดการคำสั่งซื้อที่รอดำเนินการ

คำสั่งซื้อที่รอดำเนินการสามารถชำระเงินได้ทุกเมื่อโดยผู้ใช้จากพื้นที่ส่วนตัวของเขา หรือคุณจะรับชำระเงินด้วยตนเองก็ได้

บริการที่ต้องยืนยันด้วยตนเอง — โอนเงิน เช็ค — จะถูกส่งมอบทันทีที่คุณบันทึกการชำระเงิน ตราบใดที่คุณยังไม่ได้ทำ สมาชิกจะยังไม่ได้รับสิ่งใดเลย

หากต้องการยกเลิกรายการขาย ให้เปิดรายการนั้นแล้วใช้ ยกเลิกคำสั่งซื้อ รายการยังคงเปิดดูได้ และการตั้งค่า ซ่อนการยกเลิก จะซ่อนมันออกจากรายการ

ส่งออกข้อมูลการขายและบัญชี

คลิก ดาวน์โหลดการส่งออก ที่ด้านบนของรายการ การส่งออกจะใช้ตัวกรองและช่วงเวลาที่แสดงอยู่บนหน้าจอ รายงานการขายสำหรับโปรแกรมตารางคำนวณ รายการบัญชี และรูปแบบตามกฎหมาย มีอธิบายไว้อย่างละเอียดในหน้าเฉพาะ