ใบแจ้งหนี้และรายการธุรกรรม

ติดตามเอกสารการขายทั้งหมดขององค์กรคุณ — ใบเสนอราคา คำสั่งซื้อ และใบแจ้งหนี้ — รับชำระเงิน คืนเงิน และส่งออกข้อมูลการขายเพื่อใช้ในงานบัญชี ไปที่เมนู การจัดการ›แดชบอร์ด›การเรียกเก็บเงิน›ใบแจ้งหนี้ & ธุรกรรม

แยกความแตกต่างของเอกสารทั้งสามประเภท

การขายหนึ่งรายการจะอยู่ในรูปแบบที่ต่างกันไปตามขั้นตอนที่คุณกำลังดำเนินอยู่ และประเภทเอกสารจะถูกเลือกตั้งแต่ตอนสร้างเอกสาร

• ใบเสนอราคา คือข้อเสนอพร้อมราคา ที่ส่งให้ผู้ใช้พิจารณาอนุมัติ — เช่น ค่ายฝึกซ้อมสำหรับกลุ่มนักเรียน หรือการเช่าสนามให้บริษัท
• คำสั่งซื้อ คือการขายที่ตกลงกันแล้ว และอยู่ระหว่างรอชำระเงิน เอกสารนี้เองที่รองรับการชำระเงิน
• ใบแจ้งหนี้ คือเอกสารที่มีเลขที่กำกับ ซึ่งออกทันทีที่มีการรับชำระเงิน

เอกสารประเภทที่สี่ คือ ใบสั่งซื้อ เหมาะกับหน่วยงานราชการและคณะกรรมการสวัสดิการพนักงานที่ต้องมีเอกสารหลักฐานก่อนอนุมัติค่าใช้จ่าย

ใบเสนอราคาที่ได้รับการยอมรับจะกลายเป็นอะไร

ใบเสนอราคาไม่ใช่ทางตัน เมื่อส่งทางอีเมล ใบเสนอราคาจะมีลิงก์ที่ให้ผู้ใช้กดยอมรับได้ด้วยตนเอง โดยไม่ต้องมีบัญชีหรือเข้าสู่ระบบ ลิงก์นี้ใช้งานได้ 14 วัน

การเปิดดูใบเสนอราคา — ทั้งหน้าเว็บและไฟล์ PDF — ไม่นับเป็นการยอมรับ การยอมรับจะเกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้เลือกวิธีชำระเงิน และตัวเลือกนี้เองที่กำหนดขั้นตอนถัดไป

• หากเลือกชำระเงินภายหลัง (โอนเงิน เช็ค หรือชำระที่สโมสร) ใบเสนอราคาจะกลายเป็น คำสั่งซื้อ ที่รอชำระเงิน และจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้เมื่อคุณรับชำระเงิน
• หากเลือกชำระเงินออนไลน์ การชำระเงินจะเกิดขึ้นทันที เอกสารจะกลายเป็น ใบแจ้งหนี้ ที่มีเลขที่กำกับโดยตรง

พูดอีกอย่างคือ เมื่อใบเสนอราคาได้รับการยอมรับแล้ว คุณจะติดตามมันได้เหมือนคำสั่งซื้อทุกประการ — โดยดูได้จากแท็บที่ตรงกับประเภทใหม่ของเอกสาร

ค้นหารายการขาย

1. ไปที่ การจัดการ›แดชบอร์ด›การเรียกเก็บเงิน›ใบแจ้งหนี้ & ธุรกรรม
2. แท็บด้านบนใช้กรองตามประเภท (ใบเสนอราคา, คำสั่ง, ใบแจ้งหนี้) และตามสถานะ (รอดำเนินการ, จ่ายแล้ว, ยกเลิกแล้ว, คืนเงินแล้ว)
3. แผง ตัวกรอง ช่วยกรองผลลัพธ์ให้ละเอียดขึ้น และเงื่อนไขต่าง ๆ ใช้ร่วมกันได้

มีตัวกรองให้ใช้ 6 แบบ โดยสามแบบมักถูกมองข้าม ทั้งที่ตอบคำถามที่พบบ่อยที่สุดได้

• ตามผู้ใช้ : ประวัติการซื้อทั้งหมดของสมาชิกคนหนึ่ง เมื่อเขาโต้แย้งการหักเงิน
• ตามผู้จัดการ : รายการขายที่บันทึกโดยเจ้าหน้าที่ในทีม — มีประโยชน์เมื่อต้องตรวจสอบเวรประจำวัน
• ต่อบัญชีการเรียกเก็บเงิน : จำเป็นอย่างยิ่งเมื่อองค์กรของคุณออกใบแจ้งหนี้จากหลายนิติบุคคล
• ตามการสมัครสมาชิก, ตามหมวดหมู่สินค้า และ ตามสถานะ ช่วยจัดเรียงเพิ่มเติม

ตัวเลือก ช่วงเวลา ใช้กำหนดขอบเขตการแสดงผล — และยังควบคุมการส่งออกข้อมูลด้วย ซึ่งจะดึงข้อมูลตรงตามที่คุณเห็นบนหน้าจอ

ค้นหาได้ทั้งจากบุคคลและจากเลขที่เอกสาร

ช่องค้นหาไม่ได้จำกัดอยู่แค่เลขที่เอกสาร แต่ค้นหาพร้อมกันจาก

• เลขที่คำสั่งซื้อและเลขที่ใบแจ้งหนี้
• ข้อมูลระบุตัวตนของผู้ใช้ ได้แก่ นามสกุล ชื่อ ชื่อผู้ใช้สำหรับเข้าสู่ระบบ อีเมล และหมายเลขใบอนุญาตนักกีฬา
• ข้อมูลติดต่อที่กรอกไว้ในรายการขายนั้นเอง — ชื่อ นามสกุล ชื่อบริษัท และอีเมลของที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้

ข้อสุดท้ายนี้สำคัญมากสำหรับการขายหน้าเคาน์เตอร์ เพราะผู้ซื้อไม่มีบัญชี ระบบจะแสดงเขาเป็นลูกค้าขาจร และมีเพียงการค้นหาจากที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้เท่านั้นที่จะพบรายการขายของเขา เพียงพิมพ์ว่า « Dupont » หรืออีเมลของเขาก็เพียงพอ

สร้างคำสั่งซื้อหรือใบเสนอราคา

1. คลิก ใหม่
2. หน้าต่าง เลือกผู้ใช้ จะเปิดขึ้น ให้ระบุบุคคลที่การขายนี้จัดทำให้ นี่คือการตัดสินใจแรก เพราะจะกำหนดที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้และแพ็กเกจสมาชิกที่มีสิทธิ์
3. จากนั้นเลือกประเภทเอกสาร ใบเสนอราคา หรือ คำสั่งซื้อ
4. เพิ่มรายการด้วย เพิ่มสินค้า
5. ตรวจสอบ ที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงิน : หากคุณไม่แก้ไขอะไร ระบบจะใช้ที่อยู่เริ่มต้นของผู้ใช้
6. คลิก บันทึก

แต่ละรายการมาจากแคตตาล็อกหรือจากการกรอกเองก็ได้ การกรอกเอง (ช่องกำหนดเอง) ใช้กับการขายกรณีพิเศษ — เช่น การขึงเอ็นไม้ หรือค่าใช้จ่ายร่วม — และช่องทำเครื่องหมาย บันทึกลงในแคตตาล็อก จะช่วยให้คุณไม่ต้องกรอกซ้ำในครั้งถัดไป หากรายการนั้นมีแนวโน้มจะใช้อีก

คำสั่งซื้อยังแก้ไขได้ตราบใดที่ยังไม่มีการรับชำระเงิน หลังการรับชำระเงินครั้งแรก คำสั่งซื้อจะถูกล็อก นี่คือสิ่งที่รับประกันว่าเอกสารที่ชำระแล้วจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลงลับหลังลูกค้า

ใช้ส่วนลด

มีกลไกสองแบบที่ใช้ร่วมกันได้ และทั้งสองมีวัตถุประสงค์ต่างกัน เปิดส่วน รหัสโปรโมชั่น & ส่วนลด เพื่อเข้าถึงการตั้งค่า

• รหัสโปรโมชั่น จะดึงแคมเปญส่งเสริมการขายที่กำหนดไว้แล้วมาใช้ : คลิก เลือกรหัสโปรโมชั่น แล้วโค้ดจะใช้กฎการเจาะจงกลุ่มและเพดานส่วนลดของตัวเอง
• ส่วนลดด้วยตนเอง คือการให้ส่วนลดเฉพาะกิจ ที่ตัดสินใจเป็นราย ๆ ไป : เป็นเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนเงินที่คุณกรอกได้อย่างอิสระ โดยคำนวณจากยอดรวมหลังภาษี

รับชำระเงิน

1. เปิดคำสั่งซื้อ แล้วคลิก การชำระเงิน
2. กรอกจำนวนเงิน : ระบบจะเสนอยอดคงเหลือทั้งหมด แต่คุณกรอกยอดบางส่วนได้เช่นกัน
3. เลือกวิธีการ : CB ณ ที่ตั้ง, เงินสด, การโอนเงิน หรือ เช็ค
4. บันทึก

หากมีการตั้งค่าเครื่องรูดบัตรไว้กับบัญชีออกใบแจ้งหนี้ การรับชำระเงินสามารถส่งไปยังเครื่องรูดบัตรได้โดยตรง แทนการกรอกด้วยมือ

การรับชำระเงินแต่ละครั้งจะปรากฏในส่วน ธุรกรรม ของคำสั่งซื้อ พร้อมสถานะ : ยืนยันแล้ว, รอดำเนินการ, ล้มเหลว หรือ ถูกปฏิเสธ หากบันทึกการชำระเงินผิดพลาด คุณแก้ไขได้ด้วย แก้ไขธุรกรรมนี้ หรือ ยกเลิกธุรกรรมนี้ — คำสั่งซื้อจะคำนวณ ยอดคงเหลือที่ต้องชำระ ใหม่ทันที

แบ่งชำระเงิน

ปุ่ม กำหนดการ จะแบ่งยอดคงเหลือออกเป็นหลายงวดชำระพร้อมกำหนดวันที่ ในการรับชำระเงินครั้งถัดไปแต่ละครั้ง ระบบจะเสนอจำนวนเงินของงวดถัดไปให้อัตโนมัติ

คืนเงินรายการขาย

1. เปิดคำสั่งซื้อที่ชำระแล้ว จากนั้นคลิก คืนเงิน
2. กรอกจำนวนเงิน : ระบบจะเสนอการคืนเงินเต็มจำนวน แต่การคืนเงินบางส่วนก็ทำได้
3. หากมีการรับชำระเงินหลายครั้ง ให้เลือกว่าจะหักการคืนเงินจากคำสั่งซื้อทั้งใบ หรือจากการชำระเงินรายการใดรายการหนึ่ง

การชำระเงินออนไลน์จะคืนเงินกลับผ่านเกตเวย์ชำระเงินที่รับเงินไว้โดยตรง คุณไม่ต้องโอนเงินเอง

ในแง่ของสถานะ ความแตกต่างนี้สำคัญต่องานบัญชีของคุณ : การคืนเงินบางส่วนจะทำให้คำสั่งซื้อคงสถานะ จ่ายแล้ว และแสดง สุทธิที่ได้รับ ส่วนการคืนเงินเต็มจำนวนจะเปลี่ยนสถานะเป็น คืนเงินแล้ว ตัวอย่างเช่น การสมัคร 200 € ที่คืนเงินไป 50 € ยังคงเป็นรายการขายที่ชำระแล้ว โดยมียอดรับสุทธิ 150 €

ส่งและดาวน์โหลดเอกสาร

มีปุ่มเฉพาะที่รวบรวมทุกอย่างเกี่ยวกับตัวเอกสารไว้ ปุ่มนี้จะใช้ชื่อของเอกสารที่เปิดอยู่ ซึ่งบอกคุณไปในตัวว่าการขายอยู่ในขั้นตอนใด : ใบเสนอราคา, ใบสั่งซื้อ หรือ ใบแจ้งหนี้ เมื่อมีการรับชำระเงินแล้ว

เมนูของปุ่มนี้มีสามคำสั่ง

• ดูตัวอย่าง เพื่อตรวจสอบเอกสารบนหน้าจอก่อนส่ง
• ดาวน์โหลด (PDF) เพื่อจัดเก็บหรือส่งต่อผ่านช่องทางอื่น
• ส่งทางอีเมล เพื่อส่งให้ผู้ใช้โดยตรง

ย้อนดูสิ่งที่เกิดขึ้น

ส่วน ประวัติการสั่งซื้อ จะเก็บเหตุการณ์ต่าง ๆ ของรายการขายไว้ : การสร้าง การแก้ไข การรับชำระเงิน และการส่งเอกสาร นี่คือที่แรกที่ควรเปิดดูเมื่อสมาชิกยืนยันว่าไม่เคยได้รับใบแจ้งหนี้ หรือเมื่อจำนวนเงินไม่ตรงกับที่ทีมงานจำได้

จัดการคำสั่งซื้อที่รอดำเนินการ

คำสั่งซื้อที่รอดำเนินการสามารถชำระเงินได้ทุกเมื่อโดยผู้ใช้จากพื้นที่ส่วนตัวของเขา หรือคุณจะรับชำระเงินด้วยตนเองก็ได้

บริการที่ต้องยืนยันด้วยมือ — โอนเงิน เช็ค — จะถูกส่งมอบทันทีที่คุณบันทึกการชำระเงิน ตราบใดที่คุณยังไม่ได้ทำ สมาชิกจะยังไม่ได้รับสิทธิ์ใด ๆ

หากต้องการยกเลิกรายการขาย ให้เปิดรายการนั้นแล้วใช้ ยกเลิกคำสั่งซื้อ รายการยังคงเปิดดูได้ และการตั้งค่า ซ่อนการยกเลิก จะซ่อนรายการนั้นออกจากรายการแสดงผล

ส่งออกข้อมูลการขายและงานบัญชี

คลิก ดาวน์โหลดการส่งออก ที่ด้านบนของรายการ : การส่งออกจะใช้ตัวกรองและช่วงเวลาที่แสดงอยู่บนหน้าจอ รายงานการขายสำหรับโปรแกรมตารางคำนวณ รายการบัญชี และรูปแบบตามกฎหมาย มีรายละเอียดอยู่ในหน้าเฉพาะของหัวข้อนี้