การบัญชีและการตรวจสอบ

ตั้งค่าผังบัญชีขององค์กรของคุณ ส่งออกรายการบัญชีไปยังโปรแกรมของผู้ทำบัญชีของคุณ เปิดใช้งานใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์รูปแบบ Factur-X และค้นหาเอกสารหลักฐานที่หน่วยงานภาษีอาจขอจากคุณ ได้แก่ หนังสือรับรอง บันทึกเหตุการณ์ การปิดงวด และไฟล์จัดเก็บ

ตั้งค่าผังบัญชีของคุณ

ผังบัญชีกำหนดว่ายอดขายของคุณจะถูกบันทึกเข้าบัญชีใดและสมุดบัญชีใดในไฟล์ส่งออก การตั้งค่าทำแยกตามบัญชีการออกใบแจ้งหนี้ หากมีสองนิติบุคคลที่ออกใบแจ้งหนี้แยกกัน แต่ละแห่งจะมีผังบัญชีของตนเอง

1. ไปที่ การจัดการ›การตั้งค่า›การเรียกเก็บเงิน›บัญชีการเรียกเก็บเงิน แล้วเปิดบัญชีที่ต้องการ
2. เปิดแท็บ แผนผังบัญชี
3. ปรับหมายเลขบัญชีและชื่อบัญชี แล้วคลิก บันทึก

หน้าจอนี้แบ่งเป็นสามส่วน:

• การขาย, ภาษีมูลค่าเพิ่ม และลูกค้า : บัญชีรายได้ค่าบริการ บัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มขาย บัญชีลูกหนี้ และบัญชีส่วนลดที่ให้ไป
• การเงิน : บัญชีธนาคาร บัญชีเงินสด และบัญชีเช็ครอเรียกเก็บ ซึ่งใช้ในรายการบัญชีของการรับชำระเงิน
• สมุดรายวัน : รหัสสมุดบัญชีขาย สมุดบัญชีธนาคาร และสมุดบัญชีเงินสด

แยกยอดขายตามหมวดหมู่หรือตามอัตราภาษี

ตามค่าเริ่มต้น ยอดขายทั้งหมดของคุณจะถูกบันทึกเข้าบัญชีรายได้เพียงบัญชีเดียว คุณสามารถแยกย่อยเพิ่มเติมได้สองแบบซึ่งไม่บังคับ โดยทำในแท็บเดียวกัน

• การแจกแจงยอดขายตามหมวดหมู่ : กำหนดบัญชีแยกตามหมวดหมู่สินค้า เช่น การสมัครสมาชิก เครดิต อุปกรณ์ บทเรียน ฯลฯ คลิก เพิ่มหมวดหมู่ เลือกหมวดหมู่ แล้วกรอกหมายเลขบัญชีของหมวดนั้น
• การแจกแจงภาษีมูลค่าเพิ่มตามอัตรา : กำหนดบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มขายแยกตามอัตราภาษี คลิก เพิ่มอัตรา กรอกอัตราภาษีและหมายเลขบัญชี

วิธีนี้มีประโยชน์เมื่อบัญชีของคุณต้องแยกกิจกรรมออกจากกัน เช่น แยกรายได้จากการสอนออกจากรายได้ค่าเช่าสนาม หากไม่ได้แยกย่อยไว้ ทุกอย่างจะเข้าบัญชีทั่วไปที่กำหนดไว้ด้านบน

ส่งออกยอดขายและรายการบัญชีของคุณ

1. ไปที่ การจัดการ›แดชบอร์ด›การเรียกเก็บเงิน›ใบแจ้งหนี้ & ธุรกรรม
2. กรองรายการตามช่วงเวลาและเงื่อนไขที่ต้องการ เพราะไฟล์ส่งออกจะยึดตามตัวกรองที่แสดงบนหน้าจอทุกประการ
3. คลิก ดาวน์โหลดการส่งออก แล้วเลือกรูปแบบไฟล์

ติดตามกิจกรรมทางการค้า

• Excel (.xlsx) : หนึ่งบรรทัดต่อหนึ่งคำสั่งซื้อ พร้อมวันที่ ผู้ใช้ ยอดก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม ยอดรวมภาษี สถานะ และวิธีการชำระเงิน นี่คือรูปแบบที่ควรเลือกเพื่อวิเคราะห์ยอดขายในโปรแกรมตารางคำนวณ
• CSV (.csv) : รายงานเดียวกัน ในรูปแบบที่โปรแกรมตารางคำนวณทุกตัวอ่านได้
• ดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ PDF : ไฟล์บีบอัดที่รวมไฟล์ PDF ของใบแจ้งหนี้ทุกใบตามตัวกรองปัจจุบัน โดยจะมีเฉพาะใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วเท่านั้น

ส่งให้ผู้ทำบัญชีของคุณ

• รายการบัญชี (.csv) : รายการบัญชีแบบเดบิต/เครดิตแยกตามใบแจ้งหนี้ ในรูปแบบที่อ่านได้ง่ายสำหรับการนำเข้าด้วยมือ
• FEC (ฝรั่งเศส) : แฟ้มรายการบัญชี ซึ่งเป็นรูปแบบตามกฎหมายฝรั่งเศส นำเข้าได้ด้วย Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane หรือ QuickBooks โดยมีรายการบัญชีที่ดุลกันหนึ่งชุดต่อหนึ่งใบแจ้งหนี้
• FAIA (ลักเซมเบิร์ก) และ DATEV (เยอรมนี) : รูปแบบตามกฎหมายของสองประเทศนี้ ซึ่งเปิดให้ใช้กับองค์กรที่จัดตั้งอยู่ในประเทศนั้น

ตัวเลือก รวมกฎระเบียบ (การเงิน) จะเพิ่มรายการบัญชีของการรับชำระเงิน (ธนาคาร เงินสด เช็ค) เข้าไปกับรายการยอดขาย ยกเลิกการเลือกหากต้องการส่งออกเฉพาะสมุดบัญชีขาย

ออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ Factur-X

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กำลังกลายเป็นข้อบังคับในประเทศฝรั่งเศส Factur-X คือรูปแบบที่ถูกเลือกใช้ นั่นคือใบแจ้งหนี้ PDF ธรรมดาทั่วไป ซึ่งภายในมีไฟล์ข้อมูลแนบไว้ให้โปรแกรมบัญชีอ่านได้โดยอัตโนมัติ

สำหรับผู้ที่ได้รับใบแจ้งหนี้ ไม่มีอะไรเปลี่ยนไป เขาเปิดไฟล์ PDF ที่เหมือนกับของเดิม แต่โปรแกรมบัญชีของเขาจะพบยอดเงินและรหัสระบุตัวตนเพิ่มเข้ามา โดยไม่ต้องกรอกซ้ำ

ตรวจสอบว่าองค์กรของคุณเข้าข่ายหรือไม่

นี่คือคำถามแรกที่ต้องตัดสิน และคำตอบไม่เหมือนกันสำหรับทุกองค์กร

• สมาคมกีฬาที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 261-7-1° ของประมวลกฎหมายภาษีทั่วไป ไม่เข้าข่ายทั้งการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และการรายงานอิเล็กทรอนิกส์ องค์กรจำนวนมากอยู่ในกรณีนี้
• องค์กรที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องออกใบแจ้งหนี้ระหว่างผู้ประกอบการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับกิจการขนาดย่อมและขนาดกลาง ซึ่งก็คือองค์กรแทบทั้งหมด กำหนดเวลาเริ่มออกใบแจ้งหนี้คือ วันที่ 1 กันยายน 2027
• ใบแจ้งหนี้ที่ออกให้บุคคลทั่วไป (สมาชิกของคุณ) อยู่นอกขอบเขตของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในระบบภาษีแบบใด

เปิดใช้งานรูปแบบไฟล์

1. ไปที่ การจัดการ›การตั้งค่า›การเรียกเก็บเงิน›บัญชีการเรียกเก็บเงิน แล้วแก้ไขบัญชีที่ต้องการ
2. ในแท็บ การเรียกเก็บเงิน ให้มองหาตัวเลือก ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งอยู่ในส่วน ข้อมูลการเรียกเก็บเงิน
3. เลือกรูปแบบ:
   • Factur-X (ฝรั่งเศส) สำหรับองค์กรในฝรั่งเศส ซึ่งจะเพิ่มข้อความตามกฎหมายฝรั่งเศสที่ต้องมีบนใบแจ้งหนี้ระหว่างผู้ประกอบการ
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) สำหรับมาตรฐานยุโรปโดยไม่มีข้อกำหนดเฉพาะของฝรั่งเศส
   • ปิดใช้งานแล้ว เพื่อออกใบแจ้งหนี้ PDF แบบปกติ

การตั้งค่านี้แยกตามแต่ละบัญชีการออกใบแจ้งหนี้ องค์กรที่ออกใบแจ้งหนี้จากหลายบัญชีต้องเปิดใช้งานแยกกัน

กรอกข้อมูลที่จำเป็น

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องระบุตัวผู้ออกได้อย่างแน่ชัด ข้อมูลเหล่านี้กรอกในแท็บเดียวกัน ในส่วน ข้อมูลการเรียกเก็บเงิน

1. SIRET ขององค์กรของคุณ นี่คือช่องที่จำเป็นอย่างยิ่ง หากไม่มี ใบแจ้งหนี้จะไม่เป็นไปตามข้อกำหนด และจะมีข้อความเตือนแสดงใต้ตัวเลือกนี้
2. หมายเลข VAT หากองค์กรของคุณอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม หากเว้นว่างไว้ เลข SIRET จะถูกใช้เป็นรหัสประจำตัวผู้เสียภาษี
3. ที่อยู่ครบถ้วน ได้แก่ ชื่อนิติบุคคล ถนน รหัสไปรษณีย์ เมือง และประเทศ ที่อยู่ที่ไม่ครบถ้วนจะทำให้ใบแจ้งหนี้ถูกปฏิเสธโดยแพลตฟอร์มของลูกค้าของคุณ
4. อีเมลสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งใช้เป็นช่องทางติดต่อเมื่อไม่มีรหัสระบุตัวตนอื่นใด

เก็บเลข SIREN ของลูกค้าที่เป็นผู้ประกอบการ

ใบแจ้งหนี้ระหว่างผู้ประกอบการต้องระบุตัวผู้ซื้อด้วย เลข SIREN ของลูกค้ากรอกได้ในที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้ของลูกค้า ในส่วน ที่อยู่บริษัท พร้อมกับ ชื่อบริษัท และ SIREN ช่องกรอกชุดเดียวกันนี้ยังมีให้ใช้ในการขายที่หน้าเคาน์เตอร์อีกด้วย

สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ออกให้บุคคลทั่วไป ไม่ต้องกรอกข้อมูลเหล่านี้เลย เพียงชื่อ ที่อยู่ และประเทศก็เพียงพอ

ค้นหาเอกสารหลักฐานสำหรับการตรวจสอบ

โปรแกรมที่รับชำระเงินต้องสามารถพิสูจน์ได้ว่ารายการบัญชีของตนไม่ถูกแก้ไขย้อนหลัง มีเอกสารหลักฐานสี่รายการที่ตอบข้อกำหนดนี้ และรวมอยู่ในที่เดียวกัน โดยไปที่ การจัดการ›การตั้งค่า›การเรียกเก็บเงิน›บัญชีการเรียกเก็บเงิน เปิดบัญชีการออกใบแจ้งหนี้ที่ต้องการ แล้วเปิดแท็บ บัญชี & การตรวจสอบ

แท็บนี้จะแสดงเฉพาะบัญชีที่บันทึกไว้แล้ว เพราะเอกสารหลักฐานอ้างอิงจากกิจกรรมที่เกิดขึ้น จึงไม่มีอะไรจะแสดงในบัญชีที่กำลังสร้างอยู่ บัญชีการออกใบแจ้งหนี้แต่ละบัญชีมีเอกสารของตนเอง หากองค์กรของคุณออกใบแจ้งหนี้จากหลายนิติบุคคล ให้ตรวจสอบแยกกัน

ดาวน์โหลดหนังสือรับรองของคุณ

ในกรณีที่มีการตรวจสอบ หน่วยงานภาษีอาจขอให้คุณพิสูจน์ว่าโปรแกรมรับชำระเงินของคุณเป็นไปตามเงื่อนไขด้านความไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ความปลอดภัย การเก็บรักษา และการจัดเก็บข้อมูล การ์ด หนังสือรับรองซอฟต์แวร์เครื่องบันทึกเงินสด จะออกเอกสารหลักฐานนี้เมื่อคุณขอ ผ่าน ดาวน์โหลด (PDF)

เอกสารนี้มีสองส่วน ส่วนของผู้พัฒนาโปรแกรมได้ลงนามไว้แล้ว ส่วนที่สองต้องให้ผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมายของคุณกรอกและลงนาม หนังสือรับรองจะสมบูรณ์เมื่อมีทั้งสองส่วนครบ และต้องแสดงทั้งสองส่วนไปพร้อมกัน

การ์ดนี้จะแสดงเฉพาะบัญชีการออกใบแจ้งหนี้ของฝรั่งเศส เพราะข้อบังคับนี้ใช้กับผู้เสียภาษีที่จัดตั้งอยู่ในประเทศฝรั่งเศส

ดูบันทึกเหตุการณ์

การ์ด บันทึกเหตุการณ์ จะนำคุณไปสู่หลักฐานของสิ่งที่เกิดขึ้นในระบบการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ ผ่าน ดู ที่นี่ไม่มีรายการขาย เพราะรายการขายอยู่ในคำสั่งซื้อของคุณ แต่มีเหตุการณ์ทางเทคนิคที่เกิดขึ้นรอบ ๆ รายการขายเหล่านั้น

ในบันทึกนี้ประกอบด้วย การเข้าสู่ระบบที่สำเร็จและที่ล้มเหลว การแก้ไขการตั้งค่า การเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ด้านการออกใบแจ้งหนี้ การปิดงวดที่เกิดขึ้น เอกสารที่ถูกผนึกและสำเนาที่ออกไป ไฟล์จัดเก็บที่สร้างขึ้น การส่งออกข้อมูลบัญชี การเข้าสู่โหมดทดสอบ รวมถึงความผิดปกติที่ตรวจพบ เช่น การขาดช่วงของห่วงโซ่ข้อมูล ผลต่างในการปิดงวด และความผิดปกติของเวลา

แต่ละบรรทัดระบุวันที่ ประเภทเหตุการณ์ บัญชีที่เกี่ยวข้อง ผู้ดำเนินการ และรายละเอียด คุณสามารถกรองตามประเภทและช่วงเวลาเพื่อค้นหาได้ง่ายขึ้น และปุ่ม ส่งออก จะสร้างไฟล์ออกมาให้

ทำความเข้าใจการปิดงวด

การปิดงวดเป็นการผนึกช่วงเวลาหนึ่ง โดยจะตรึงการรับชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ และใบลดหนี้ที่อยู่ในช่วงนั้น และไม่สามารถแก้ไขหรือสร้างใหม่ได้อีก การ์ด การปิดบัญชี แสดงการปิดงวดรายวัน รายเดือน และรายปีของบัญชีคุณ

การปิดงวดเกิดขึ้นอัตโนมัติ โดยคุณไม่ต้องทำอะไร ดังนั้นคุณไม่ต้อง "ทำ" อะไรทุกเย็น เพราะตารางจะถูกเติมข้อมูลเอง

แต่ละบรรทัดระบุช่วงเวลา จำนวนธุรกรรม สุทธิที่ได้รับ การจำแนกรายการ แยกตามวิธีการชำระเงิน ได้แก่ ออนไลน์ ที่สถานที่ เงินสด เช็ค โอนเงิน เครื่องรับชำระเงินด้วยบัตร รวมถึงจำนวนใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่ออกไป

มีสองประเด็นที่ควรเข้าใจ เพราะมักทำให้คนแปลกใจ:

• ยอดรวมทั้งหมดจะไม่กลับไปเริ่มที่ศูนย์ เพราะเป็นยอดสะสมต่อเนื่องตั้งแต่เริ่มใช้บัญชี ไม่ใช่ยอดคงเหลือของงวด ยอดรวมที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ จึงเป็นพฤติกรรมที่ถูกต้อง
• ยอดยกมา (จุดเริ่มต้น) ระบุวันที่และจำนวนเงินที่ยอดสะสมนี้เริ่มนับ สำหรับบัญชีที่มีอยู่ก่อนการเริ่มใช้ระบบปิดงวด นี่คือจุดเริ่มต้นที่ถูกเลือกใช้ ไม่ใช่ศูนย์

ดึงไฟล์จัดเก็บตามข้อกำหนดภาษี

ทุกเดือนที่ปิดงวดแล้วจะสร้างไฟล์จัดเก็บที่ถูกตรึงไว้ รวมอยู่ในไฟล์ ZIP ที่มีการประทับเวลา ประกอบด้วยธุรกรรม ใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้ การปิดงวด และบันทึกทางเทคนิคของช่วงเวลานั้น การ์ด คลังข้อมูล แสดงรายการไฟล์เหล่านี้ภายใต้ คลังข้อมูลรายเดือน พร้อมช่วงเวลา ขนาด วันที่สร้าง และ ค่าแฮช (SHA-256)

ค่าลายนิ้วมือดิจิทัลนี้คือสิ่งที่ทำให้ไฟล์จัดเก็บตรวจสอบได้ เพราะค่านี้จะเปลี่ยนไปแม้ข้อมูลเปลี่ยนเพียงหนึ่งไบต์ การ์ดนี้มีสองปุ่มประกอบ คือ เครื่องมือตรวจสอบ และ คู่มือการตรวจสอบ ซึ่งช่วยให้บุคคลที่สาม ไม่ว่าจะเป็นผู้ตรวจสอบหรือผู้ทำบัญชี ตรวจสอบความสมบูรณ์ของไฟล์จัดเก็บได้ด้วยตนเอง โดยไม่ต้องผ่านคุณ

ไฟล์จัดเก็บถูกสร้างขึ้นอัตโนมัติ หากช่วงเวลาที่ปิดงวดแล้วยังไม่มีไฟล์จัดเก็บ ช่วงเวลานั้นจะแสดงอยู่ภายใต้ งวดที่ปิดแล้วแต่ยังไม่ได้จัดเก็บถาวร และปุ่ม สร้าง จะช่วยให้คุณสร้างไฟล์ได้ทันที