บัญชีและใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ตั้งค่าผังบัญชีขององค์กรของคุณ ส่งออกรายการบัญชีไปยังโปรแกรมของผู้สอบบัญชีของคุณ และเปิดใช้งานใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ Factur-X

ตั้งค่าผังบัญชีของคุณ

ผังบัญชีกำหนดว่าการขายของคุณจะถูกบันทึกลงในบัญชีใดและสมุดบัญชีใดในไฟล์ที่ส่งออก การตั้งค่านี้ทำแยกตามบัญชีสำหรับออกใบแจ้งหนี้ หากมีสองนิติบุคคลที่ออกใบแจ้งหนี้แยกกัน แต่ละแห่งจะมีผังบัญชีของตนเอง

1. ไปที่ การจัดการ›การตั้งค่า›การเรียกเก็บเงิน›บัญชีการเรียกเก็บเงิน แล้วเปิดบัญชีที่ต้องการ
2. เปิดแท็บ แผนผังบัญชี
3. ปรับเลขที่บัญชีและชื่อบัญชี จากนั้นคลิก บันทึก

หน้าจอนี้แบ่งออกเป็นสามส่วน:

• การขาย, ภาษีมูลค่าเพิ่ม และลูกค้า: บัญชีรายได้จากการให้บริการ ภาษีมูลค่าเพิ่มขาย ลูกหนี้การค้า และส่วนลดที่ให้แก่ลูกค้า
• การเงิน: บัญชีธนาคาร บัญชีเงินสด และเช็ครอเรียกเก็บ ซึ่งใช้ในรายการบัญชีของการรับชำระเงิน
• บันทึก: รหัสของสมุดบัญชีขาย สมุดบัญชีธนาคาร และสมุดบัญชีเงินสด

แยกยอดขายตามหมวดหมู่หรือตามอัตราภาษี

โดยค่าเริ่มต้น ยอดขายทั้งหมดของคุณจะถูกบันทึกลงในบัญชีรายได้เพียงบัญชีเดียว คุณสามารถเลือกแยกยอดได้สองแบบในแท็บเดียวกันนี้

• การแจกแจงยอดขายตามหมวดหมู่: แยกบัญชีตามหมวดหมู่สินค้า เช่น การสมัครสมาชิก เครดิต อุปกรณ์ บทเรียน คลิก เพิ่มหมวดหมู่ เลือกหมวดหมู่ แล้วกรอกเลขที่บัญชี
• การแจกแจงภาษีมูลค่าเพิ่มตามอัตรา: แยกบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มขายตามอัตราภาษี คลิก เพิ่มอัตรา กรอกอัตราภาษีและเลขที่บัญชี

วิธีนี้มีประโยชน์เมื่อบัญชีของคุณต้องแยกกิจกรรมออกจากกัน เช่น แยกรายได้จากการสอนออกจากการเช่าสนาม หากไม่ได้แยกยอด ทุกอย่างจะถูกบันทึกลงในบัญชีทั่วไปที่กำหนดไว้ข้างต้น

ส่งออกยอดขายและรายการบัญชีของคุณ

1. ไปที่ การจัดการ›แดชบอร์ด›การเรียกเก็บเงิน›ใบแจ้งหนี้ & ธุรกรรม
2. กรองรายการตามช่วงเวลาและเงื่อนไขที่ต้องการ ไฟล์ที่ส่งออกจะอ้างอิงตามตัวกรองที่แสดงบนหน้าจอทุกประการ
3. คลิก ดาวน์โหลดการส่งออก แล้วเลือกรูปแบบไฟล์

ติดตามกิจกรรมการขาย

• Excel (.xlsx): หนึ่งบรรทัดต่อหนึ่งคำสั่งซื้อ พร้อมวันที่ ผู้ใช้ ยอดก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม ยอดรวม สถานะ และวิธีการชำระเงิน นี่คือรูปแบบที่แนะนำสำหรับวิเคราะห์ยอดขายในโปรแกรมตารางคำนวณ
• CSV (.csv): รายงานเดียวกัน ในรูปแบบที่โปรแกรมตารางคำนวณทุกตัวอ่านได้
• ดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ PDF: ไฟล์บีบอัดที่รวม PDF ของใบแจ้งหนี้ทุกใบตามตัวกรองปัจจุบัน โดยจะมีเฉพาะใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วเท่านั้น

ส่งให้ผู้ทำบัญชีของคุณ

• รายการบัญชี (.csv): รายการบัญชีแบบเดบิต/เครดิตแยกตามใบแจ้งหนี้ ในรูปแบบที่อ่านง่าย สำหรับนำเข้าด้วยตนเอง
• FEC (ฝรั่งเศส): แฟ้มรายการบัญชี รูปแบบตามกฎหมายฝรั่งเศส นำเข้าได้ด้วย Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane หรือ QuickBooks โดยมีรายการบัญชีที่ดุลกันหนึ่งชุดต่อหนึ่งใบแจ้งหนี้
• FAIA (ลักเซมเบิร์ก) และ DATEV (เยอรมนี): รูปแบบตามกฎหมายของสองประเทศนี้ ซึ่งเสนอให้แก่องค์กรที่จดทะเบียนอยู่ในประเทศนั้น ๆ

ตัวเลือก รวมกฎระเบียบ (การเงิน) จะเพิ่มรายการบัญชีของการรับชำระเงิน (ธนาคาร เงินสด เช็ค) เข้าไปพร้อมกับรายการขาย ยกเลิกการเลือกหากต้องการส่งออกเฉพาะสมุดบัญชีขาย

ออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ Factur-X

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กำลังจะเป็นข้อบังคับในประเทศฝรั่งเศส Factur-X คือรูปแบบที่ถูกเลือกใช้ นั่นคือใบแจ้งหนี้ PDF ธรรมดาทั่วไป ที่มีไฟล์ข้อมูลแนบอยู่ภายใน ซึ่งโปรแกรมบัญชีสามารถอ่านได้โดยอัตโนมัติ

สำหรับผู้ที่ได้รับใบแจ้งหนี้ ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง เขาเปิดไฟล์ PDF ที่เหมือนเดิมทุกประการ แต่โปรแกรมบัญชีของเขาจะพบยอดเงินและเลขประจำตัวต่าง ๆ เพิ่มเติมอยู่ในนั้น โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ

ตรวจสอบว่าองค์กรของคุณเข้าข่ายหรือไม่

นี่คือคำถามแรกที่ต้องตอบให้ชัดเจน และคำตอบนั้นแตกต่างกันไปมากในแต่ละองค์กร

• สมาคมกีฬาที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 261-7-1° ของประมวลรัษฎากรทั่วไป ไม่เข้าข่ายทั้งการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และการรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์ องค์กรจำนวนมากอยู่ในกรณีนี้
• องค์กรที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องออกใบแจ้งหนี้ระหว่างผู้ประกอบการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับกิจการขนาดเล็กและขนาดกลาง ซึ่งก็คือองค์กรเกือบทั้งหมด กำหนดเริ่มออกใบแจ้งหนี้คือ วันที่ 1 กันยายน 2027
• ใบแจ้งหนี้ที่ออกให้บุคคลธรรมดา (สมาชิกของคุณ) อยู่นอกขอบเขตของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในระบบภาษีแบบใด

เปิดใช้งานรูปแบบ

1. ไปที่ การจัดการ›การตั้งค่า›การเรียกเก็บเงิน›บัญชีการเรียกเก็บเงิน แล้วแก้ไขบัญชีที่ต้องการ
2. ในแท็บ การเรียกเก็บเงิน ให้มองหาตัวเลือก ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งอยู่ในส่วน ข้อมูลการเรียกเก็บเงิน
3. เลือกรูปแบบ:
   • Factur-X (ฝรั่งเศส) สำหรับองค์กรในฝรั่งเศส ซึ่งจะเพิ่มข้อความตามกฎหมายฝรั่งเศสที่กำหนดไว้สำหรับใบแจ้งหนี้ระหว่างผู้ประกอบการ
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) สำหรับมาตรฐานยุโรป โดยไม่มีข้อกำหนดเฉพาะของฝรั่งเศส
   • ปิดใช้งานแล้ว เพื่อออกใบแจ้งหนี้ PDF แบบทั่วไป

การตั้งค่านี้แยกตามแต่ละบัญชีสำหรับออกใบแจ้งหนี้ องค์กรที่ออกใบแจ้งหนี้จากหลายบัญชีจะต้องเปิดใช้งานแยกกันในแต่ละบัญชี

กรอกข้อมูลที่จำเป็น

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องระบุตัวผู้ออกได้อย่างชัดเจน ข้อมูลเหล่านี้กรอกในแท็บเดียวกัน ในส่วน ข้อมูลการเรียกเก็บเงิน

1. SIRET ขององค์กรของคุณ นี่คือช่องที่ขาดไม่ได้ หากไม่มีข้อมูลนี้ ใบแจ้งหนี้จะไม่ถูกต้องตามข้อกำหนด และจะมีข้อความเตือนแสดงอยู่ใต้ตัวเลือกนี้
2. หมายเลข VAT หากองค์กรของคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หากเว้นว่างไว้ เลข SIRET จะถูกใช้เป็นเลขประจำตัวผู้เสียภาษีแทน
3. ที่อยู่ฉบับสมบูรณ์ ได้แก่ ชื่อนิติบุคคล ถนน รหัสไปรษณีย์ เมือง และประเทศ ที่อยู่ที่ไม่ครบถ้วนจะทำให้ใบแจ้งหนี้ถูกปฏิเสธโดยแพลตฟอร์มของลูกค้าคุณ
4. อีเมลสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งใช้เป็นช่องทางติดต่อเมื่อไม่มีข้อมูลระบุตัวตนอื่นใด

เก็บเลข SIREN ของลูกค้าที่เป็นผู้ประกอบการ

ใบแจ้งหนี้ระหว่างผู้ประกอบการต้องระบุตัวผู้ซื้อด้วย เลข SIREN ของลูกค้ากรอกได้ในที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้ของเขา ในส่วน ที่อยู่บริษัท พร้อมกับ ชื่อบริษัท และ SIREN การกรอกข้อมูลแบบเดียวกันนี้มีให้ใช้ระหว่างการขายหน้าเคาน์เตอร์ด้วย

ข้อมูลทั้งหมดนี้ไม่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ออกให้บุคคลธรรมดา เพียงชื่อ ที่อยู่ และประเทศก็เพียงพอแล้ว