รับรายงานกิจกรรมทางอีเมล

รับสรุปความเคลื่อนไหวขององค์กรของคุณโดยอัตโนมัติ ทั้งจำนวนสมาชิก การสมัครสมาชิก การลงทะเบียน การจอง การเข้าสู่ระบบ และอีเมล พร้อมการเปลี่ยนแปลงเทียบกับช่วงเวลาก่อนหน้า

เปิดใช้งานรายงาน

1. ไปที่ การจัดการ›การตั้งค่า›รายงานกิจกรรม
2. เปิดใช้งาน เปิดใช้งานรายงานกิจกรรมทางอีเมล
3. ใน ที่อยู่อีเมล ให้ระบุผู้รับได้สูงสุด 4 ราย โดยกรอกหนึ่งที่อยู่ต่อหนึ่งบรรทัด
4. คลิกที่ บันทึก

ผู้รับไม่จำเป็นต้องมีบัญชีผู้ดูแลหรือสิทธิ์พิเศษใด ๆ รายงานจะส่งเข้ากล่องจดหมายของพวกเขาโดยตรง วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการแจ้งข้อมูลให้ประธานหรือเหรัญญิกที่ไม่เคยเข้าสู่ระบบแอปพลิเคชันได้รับทราบ

เลือกความถี่

มีรายงานสามแบบที่ใช้งานร่วมกันได้ และเปิดใช้งานแยกกันหรือพร้อมกันก็ได้:

• รายงานรายวัน : ทุกเช้า แสดงกิจกรรมของวันก่อนหน้า
• รายงานรายสัปดาห์ : ทุกเช้าวันจันทร์ แสดงสัปดาห์ที่ผ่านมา
• รายงานรายเดือน : ทุกวันที่ 1 ของเดือน แสดงเดือนที่ผ่านมา

แต่ละแบบตอบโจทย์ที่ต่างกัน รายงานรายวันเหมาะกับงานประจำวัน เพราะชี้ให้เห็นสิ่งที่ต้องจัดการในวันนี้ รายงานรายเดือนส่งต่อให้คณะกรรมการได้ทันทีโดยไม่ต้องจัดรูปแบบใหม่ ส่วนรายงานรายสัปดาห์อยู่ตรงกลาง และเหมาะกับผู้ดูแลอาสาสมัครที่แวะมาที่คลับสัปดาห์ละครั้ง

ทำความเข้าใจเนื้อหาของรายงาน

รายงานจะเริ่มต้นด้วยสาระสำคัญ จากนั้นจึงลงรายละเอียดในแต่ละด้าน ตัวเลขทุกตัวจะถูกเปรียบเทียบกับช่วงเวลาอ้างอิง ได้แก่ วันก่อนหน้าสำหรับรายงานรายวัน สัปดาห์ก่อนหน้าสำหรับรายงานรายสัปดาห์ และเดือนเดียวกันของปีก่อนสำหรับรายงานรายเดือน เพื่อไม่ให้ช่วงเปิดเทอมเดือนกันยายนถูกนำไปเทียบกับช่วงวันหยุดเดือนสิงหาคม

บทสรุปและตัวเลขสำคัญ

รายงานเริ่มต้นด้วยประโยคสรุปและเหตุการณ์เด่นสูงสุดสามรายการ เช่น สถิติสูงสุดในแปดช่วงเวลาล่าสุด หรือการเพิ่มขึ้นหรือลดลงอย่างชัดเจน

ถัดมาคือตัวเลขสำคัญสูงสุดสี่ตัว ได้แก่ ยอดเงินที่รับชำระ จำนวนการจองที่ช่วงเวลาตกอยู่ในช่วงรายงาน อัตราการใช้งาน และจำนวนผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบ แต่ละตัวจะแสดงการเปลี่ยนแปลง ตัวเลขของช่วงเวลาที่นำมาเปรียบเทียบเป็นสีเทา และกราฟเส้นขนาดเล็กของแปดช่วงเวลาล่าสุด

สิ่งที่ต้องจัดการและสัปดาห์ที่กำลังจะมาถึง

กรอบข้อความหนึ่งจะรวบรวมสิ่งที่ต้องจัดการ ณ วันที่ส่งรายงาน ได้แก่ งวดชำระที่ค้างเกินกำหนดพร้อมยอดเงินที่ต้องติดตาม คำสั่งซื้อที่ยังไม่ชำระเกิน 7 วัน (ไม่รวมใบเสนอราคาและการชำระเงินแบบผ่อนชำระ) การลงทะเบียนออนไลน์ที่รออนุมัติ สินค้าที่มีสต็อกต่ำ และการสมัครสมาชิกที่จะหมดอายุภายใน 30 วัน แต่ละบรรทัดจะเปิดหน้าจอที่เกี่ยวข้อง

ส่วนถัดไปครอบคลุม 7 วันข้างหน้า หรือครอบคลุมวันที่กำลังเริ่มต้นในกรณีของรายงานรายวัน ได้แก่ การจองที่กำหนดไว้แล้ว อัตราการใช้งานที่คาดการณ์ คลาสเรียนและค่ายฝึกซ้อมพร้อมจำนวนผู้เข้าร่วมและที่ว่าง การปิดสนาม และวันที่มีการจองน้อยที่สุด

การออกใบแจ้งหนี้และการรับชำระเงิน

ส่วนนี้แสดงยอดเงินที่รับชำระหลังหักการคืนเงิน การชำระเงินที่ได้รับ ใบแจ้งหนี้ที่ออก ยอดซื้อเฉลี่ยต่อบิล การชำระเงินออนไลน์ที่ถูกปฏิเสธ สัดส่วนตามวิธีการชำระเงิน และสินค้าขายดี ยอดเงินคำนวณด้วยวิธีเดียวกับสถิติการออกใบแจ้งหนี้ โดยรวมทุกบัญชีการออกใบแจ้งหนี้เข้าด้วยกัน และไม่ระบุชื่อลูกค้าใด ๆ

ส่วนนี้จะแสดงเฉพาะเมื่อองค์กรของคุณมีการรับชำระเงิน ออกใบแจ้งหนี้ คืนเงิน หรือมีการชำระเงินที่ถูกปฏิเสธ ในช่วงเวลาใดช่วงเวลาหนึ่งจากสองช่วงที่นำมาเปรียบเทียบ

การจอง

ส่วนนี้แสดงการจองรายวัน (รายสัปดาห์ในรายงานรายเดือน) การจองที่สร้างขึ้นในช่วงเวลานั้นแยกตามประเภท จำนวนชั่วโมงที่เล่น และการยกเลิก รวมถึงการยกเลิกที่เกิดขึ้นน้อยกว่า 24 ชั่วโมงก่อนถึงช่วงเวลา แผนภูมิความร้อนจะแสดงความสัมพันธ์ระหว่างวันและชั่วโมง จากนั้นจึงเป็นอัตราการใช้งานแยกตามปฏิทิน และผู้เล่นที่มีกิจกรรมมากที่สุด

รายงานรายวันซึ่งครอบคลุมเพียงวันเดียว จะไม่แสดงกราฟการจองและแผนภูมิความร้อน

ผู้ใช้ การเช็กอินยืนยันการมา การลงทะเบียน และอีเมล

• ผู้ใช้และการสมัครสมาชิก: ผู้ใช้ใหม่ การสมัครสมาชิกที่หมดอายุในช่วงเวลานั้นหรือจะหมดอายุภายใน 30 วันข้างหน้า ผู้สมัครสมาชิกที่ไม่มีการจองมา 30 วัน บัญชีที่ถูกระงับ ถูกย้ายไปถังขยะ หรือถูกลบ การเข้าสู่ระบบ และจำนวนสมาชิกทั้งหมด วันเกิดในอีก 7 วันข้างหน้า หรือของวันนั้นในรายงานรายวัน จะเพิ่มเข้ามาหากคุณเปิดใช้งานตัวเลือกนี้
• การเช็กอินยืนยันการมาที่ตู้คีออสก์: ช่วงเวลาที่มีการเช็กอินและไม่มีการเช็กอิน การยกเลิกอัตโนมัติ และผู้ใช้ที่ถูกลงโทษ
• การลงทะเบียนออนไลน์: คำขอที่ได้รับการอนุมัติและถูกปฏิเสธในช่วงเวลานั้น และคำขอที่รอการอนุมัติจากคุณ
• อีเมล: ข้อความที่ส่งถึงผู้รับ อัตราการเปิดอ่าน การส่งไม่สำเร็จ และที่อยู่อีเมลที่ต้องแก้ไขในข้อมูลผู้ใช้

การเช็กอินยืนยันการมาและการลงทะเบียนออนไลน์จะแสดงเฉพาะเมื่อฟังก์ชันนี้เปิดใช้งานอยู่ในองค์กรของคุณ กล่าวคือ การลงทะเบียนออนไลน์ต้องเปิดไว้อย่างน้อยหนึ่งการสมัครสมาชิก และการเช็กอินยืนยันการมาต้องเปิดใช้งานที่ตู้คีออสก์

สิ่งที่จะไม่ปรากฏ

ตัวเลขที่เป็นศูนย์ทั้งสองช่วงเวลาจะไม่ถูกแสดง และส่วนที่ว่างเปล่าจะหายไป รายงานขององค์กรขนาดเล็กจึงสั้นกระชับ เมื่อไม่มีข้อมูลใดให้แสดงเลย ระบบจะไม่ส่งอีเมลสำหรับช่วงเวลานั้น ในการตั้งค่ารายงาน คุณยังสามารถเอาส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณออกได้ด้วย

ใช้รายงานเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ

นี่คือจุดที่ทำให้รายงานนี้ต่างจากตารางตัวเลขธรรมดา เพราะหลายหัวข้อระบุรายชื่อบุคคล คุณไม่ได้อ่านเพียงว่า « การสมัครสมาชิก 12 รายการกำลังจะหมดอายุ » แต่คุณจะได้รายชื่อของทั้งสิบสองคนด้วย

จึงเกิดการใช้งานสามแบบอย่างเป็นธรรมชาติ:

• รายการการสมัครสมาชิกที่จะหมดอายุภายใน 30 วัน คือรายการติดตามของคุณ รายการนี้มาถึงเองทุกเดือน โดยไม่ต้องสร้างตัวกรองใด ๆ
• รายการการลงทะเบียนที่รออนุมัติ จะเตือนคุณถึงคำขอที่ยังไม่มีใครจัดการ ซึ่งเป็นกรณีที่พบบ่อยในองค์กรที่มีผู้ดูแลหลายคนแต่ไม่ได้แบ่งหน้าที่กันอย่างชัดเจน
• ตัวนับอีเมลที่ส่งไม่สำเร็จ จะบ่งชี้ว่าฐานข้อมูลที่อยู่อีเมลของคุณกำลังเสื่อมคุณภาพ ก่อนที่สมาชิกจะร้องเรียนว่าไม่ได้รับข้อมูลใด ๆ เสียอีก