บัญชีและการตรวจสอบ

ตั้งค่าผังบัญชีขององค์กรของคุณ ส่งออกรายการบันทึกบัญชีไปยังโปรแกรมของนักบัญชีของคุณ เปิดใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์รูปแบบ Factur-X และค้นหาเอกสารที่หน่วยงานภาษีอาจขอจากคุณ ได้แก่ หนังสือรับรอง บันทึกเหตุการณ์ การปิดงวด และไฟล์จัดเก็บ

ตั้งค่าผังบัญชีของคุณ

ผังบัญชีกำหนดว่าการขายของคุณจะถูกบันทึกเข้าบัญชีใดและสมุดบัญชีใดในไฟล์ส่งออก การตั้งค่านี้แยกตามบัญชีออกใบแจ้งหนี้ หากมีสองนิติบุคคลที่ออกใบแจ้งหนี้แยกกัน แต่ละแห่งจะมีผังบัญชีของตนเอง

1. ไปที่ การจัดการ›การตั้งค่า›การเรียกเก็บเงิน›บัญชีการเรียกเก็บเงิน แล้วเปิดบัญชีที่ต้องการ
2. เปิดแท็บ แผนผังบัญชี
3. ปรับเลขที่บัญชีและชื่อบัญชี แล้วคลิก บันทึก

หน้าจอนี้แบ่งเป็นสามส่วน

• การขาย, ภาษีมูลค่าเพิ่ม และลูกค้า : บัญชีรายได้ค่าบริการ บัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มขาย บัญชีลูกหนี้ และบัญชีส่วนลดที่ให้
• การเงิน : บัญชีธนาคาร บัญชีเงินสด และบัญชีเช็คที่รอเรียกเก็บ ซึ่งใช้ในรายการบันทึกการรับชำระเงิน
• สมุดรายวัน : รหัสสมุดบัญชีขาย สมุดบัญชีธนาคาร และสมุดบัญชีเงินสด

แยกยอดขายตามหมวดหมู่หรือตามอัตราภาษี

โดยค่าเริ่มต้น ยอดขายทั้งหมดของคุณจะถูกบันทึกเข้าบัญชีรายได้เพียงบัญชีเดียว คุณสามารถแยกยอดเพิ่มเติมได้สองแบบในแท็บเดียวกัน ซึ่งไม่บังคับ

• การแจกแจงยอดขายตามหมวดหมู่ : บัญชีแยกต่างหากสำหรับแต่ละหมวดหมู่สินค้า เช่น การสมัครสมาชิก เครดิต อุปกรณ์ บทเรียน เป็นต้น คลิก เพิ่มหมวดหมู่ เลือกหมวดหมู่ แล้วกรอกเลขที่บัญชี
• การแจกแจงภาษีมูลค่าเพิ่มตามอัตรา : บัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มขายแยกตามอัตราภาษี คลิก เพิ่มอัตรา กรอกอัตราภาษีและเลขที่บัญชี

วิธีนี้มีประโยชน์เมื่อบัญชีของคุณต้องแยกกิจกรรมแต่ละประเภทออกจากกัน เช่น แยกรายได้จากการสอนออกจากรายได้ค่าเช่าสนาม หากไม่มีการแยกยอด ทุกรายการจะเข้าบัญชีรวมที่กำหนดไว้ข้างต้น

ส่งออกยอดขายและรายการบันทึกบัญชีของคุณ

1. ไปที่ การจัดการ›แดชบอร์ด›การเรียกเก็บเงิน›ใบแจ้งหนี้ & ธุรกรรม
2. กรองรายการตามช่วงเวลาและเงื่อนไขที่ต้องการ ไฟล์ส่งออกจะใช้ตัวกรองที่แสดงบนหน้าจอทั้งหมด
3. คลิก ดาวน์โหลดการส่งออก แล้วเลือกรูปแบบไฟล์

ติดตามกิจกรรมการขาย

• Excel (.xlsx) : หนึ่งบรรทัดต่อหนึ่งคำสั่งซื้อ พร้อมวันที่ ผู้ใช้ ยอดก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม ยอดรวมภาษี สถานะ และวิธีการชำระเงิน นี่คือรูปแบบที่ควรเลือกเมื่อต้องการวิเคราะห์ยอดขายในโปรแกรมตารางคำนวณ
• CSV (.csv) : รายงานเดียวกันในรูปแบบที่โปรแกรมตารางคำนวณทุกตัวเปิดอ่านได้
• ดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ PDF : ไฟล์บีบอัดที่รวม PDF ของใบแจ้งหนี้ทุกใบตามตัวกรองปัจจุบัน จะมีเฉพาะใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วเท่านั้น

ส่งให้นักบัญชีของคุณ

• รายการบัญชี (.csv) : รายการบันทึกบัญชีแบบเดบิต/เครดิตแยกตามใบแจ้งหนี้ ในรูปแบบที่อ่านง่าย เหมาะกับการนำเข้าด้วยตนเอง
• FEC (ฝรั่งเศส) : ไฟล์รายการบันทึกบัญชีตามรูปแบบกฎหมายฝรั่งเศส นำเข้าได้ด้วย Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane หรือ QuickBooks โดยมีรายการบันทึกที่สมดุลหนึ่งชุดต่อหนึ่งใบแจ้งหนี้
• FAIA (ลักเซมเบิร์ก) และ DATEV (เยอรมนี) : รูปแบบตามกฎหมายของสองประเทศนี้ ซึ่งมีให้สำหรับองค์กรที่จัดตั้งในประเทศนั้น

ตัวเลือก รวมกฎระเบียบ (การเงิน) จะเพิ่มรายการบันทึกการรับชำระเงิน (ธนาคาร เงินสด เช็ค) เข้าไปพร้อมกับรายการขาย ยกเลิกการเลือกหากต้องการส่งออกเฉพาะสมุดบัญชีขาย

ออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ Factur-X

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กำลังกลายเป็นข้อบังคับในฝรั่งเศส Factur-X คือรูปแบบที่ถูกเลือกใช้ ซึ่งก็คือใบแจ้งหนี้ PDF ธรรมดาทั่วไป โดยมีไฟล์ข้อมูลแนบอยู่ภายในที่โปรแกรมบัญชีอ่านได้โดยอัตโนมัติ

สำหรับผู้ที่ได้รับใบแจ้งหนี้ ไม่มีอะไรเปลี่ยนไป เขาเปิดไฟล์ PDF เหมือนเดิมทุกอย่าง แต่โปรแกรมบัญชีของเขาจะพบยอดเงินและเลขประจำตัวต่าง ๆ เพิ่มเติม โดยไม่ต้องกรอกซ้ำ

ตรวจสอบว่าองค์กรของคุณเข้าข่ายหรือไม่

นี่คือคำถามแรกที่ต้องตอบ และคำตอบก็ต่างกันไปมากในแต่ละองค์กร

• สมาคมกีฬาที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 261-7-1° ของประมวลรัษฎากรฝรั่งเศส ไม่เข้าข่ายทั้งการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และการรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์ องค์กรจำนวนมากอยู่ในกรณีนี้
• องค์กรที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องออกใบแจ้งหนี้ระหว่างผู้ประกอบการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง ซึ่งก็คือองค์กรแทบทั้งหมด กำหนดเริ่มออกใบแจ้งหนี้คือ วันที่ 1 กันยายน 2027
• ใบแจ้งหนี้ที่ออกให้บุคคลทั่วไป (สมาชิกของคุณ) อยู่นอกขอบเขตของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในระบบภาษีแบบใด

เปิดใช้รูปแบบไฟล์

1. ไปที่ การจัดการ›การตั้งค่า›การเรียกเก็บเงิน›บัญชีการเรียกเก็บเงิน แล้วแก้ไขบัญชีที่ต้องการ
2. ในแท็บ การเรียกเก็บเงิน ให้มองหาตัวเลือก ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งอยู่ในส่วน ข้อมูลการเรียกเก็บเงิน
3. เลือกรูปแบบไฟล์
   • Factur-X (France) สำหรับองค์กรในฝรั่งเศส รูปแบบนี้จะเพิ่มข้อความตามกฎหมายฝรั่งเศสที่กำหนดไว้สำหรับใบแจ้งหนี้ระหว่างผู้ประกอบการ
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) สำหรับมาตรฐานยุโรปที่ไม่มีข้อกำหนดเฉพาะของฝรั่งเศส
   • ปิดใช้งานแล้ว เพื่อออกใบแจ้งหนี้ PDF แบบปกติ

การตั้งค่านี้แยกตามบัญชีออกใบแจ้งหนี้แต่ละบัญชี องค์กรที่ออกใบแจ้งหนี้จากหลายบัญชีต้องเปิดใช้แยกกัน

กรอกข้อมูลที่จำเป็น

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องระบุผู้ออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างชัดเจน ข้อมูลเหล่านี้กรอกได้ในแท็บเดียวกัน ส่วน ข้อมูลการเรียกเก็บเงิน

1. SIREN / SIRET ขององค์กรของคุณ นี่คือช่องที่จำเป็นอย่างยิ่ง หากไม่มีข้อมูลนี้ ใบแจ้งหนี้จะไม่ถูกต้องตามข้อกำหนด และจะมีข้อความเตือนแสดงอยู่ใต้ตัวเลือกนั้น
2. หมายเลข VAT หากองค์กรของคุณอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม หากเว้นว่างไว้ เลข SIRET จะถูกใช้เป็นเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
3. ที่อยู่ครบถ้วน ได้แก่ ชื่อนิติบุคคล ถนน รหัสไปรษณีย์ เมือง และประเทศ ที่อยู่ที่ไม่ครบถ้วนจะทำให้ใบแจ้งหนี้ถูกปฏิเสธโดยแพลตฟอร์มของลูกค้าของคุณ
4. อีเมลสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งใช้เป็นช่องทางติดต่อเมื่อไม่มีเลขประจำตัวอื่นให้ใช้

เก็บเลข SIREN ของลูกค้าที่เป็นผู้ประกอบการ

ใบแจ้งหนี้ระหว่างผู้ประกอบการต้องระบุตัวผู้ซื้อด้วย เลข SIREN ของลูกค้ากรอกได้ในที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้ของลูกค้า ในส่วน ที่อยู่บริษัท พร้อมกับ ชื่อบริษัท และ รหัสองค์กร การกรอกข้อมูลแบบเดียวกันนี้มีให้ใช้ในการขายที่เคาน์เตอร์ด้วย

ข้อมูลทั้งหมดนี้ไม่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ออกให้บุคคลทั่วไป เพียงชื่อ ที่อยู่ และประเทศก็เพียงพอ

ค้นหาเอกสารสำหรับการตรวจสอบ

โปรแกรมที่รับชำระเงินต้องสามารถพิสูจน์ได้ว่ารายการบันทึกบัญชีไม่ได้ถูกแก้ไขย้อนหลัง มีเอกสารสี่อย่างที่ตอบข้อกำหนดนี้ และรวมอยู่ในที่เดียวกัน โดยไปที่ การจัดการ›การตั้งค่า›การเรียกเก็บเงิน›บัญชีการเรียกเก็บเงิน เปิดบัญชีออกใบแจ้งหนี้ที่ต้องการ แล้วเปิดแท็บ บัญชี & การตรวจสอบ

แท็บนี้จะปรากฏเฉพาะบนบัญชีที่บันทึกไว้แล้ว เพราะเอกสารเหล่านี้อ้างอิงกิจกรรมที่เกิดขึ้น จึงไม่มีอะไรจะแสดงบนบัญชีที่กำลังสร้างอยู่ บัญชีออกใบแจ้งหนี้แต่ละบัญชีมีเอกสารของตนเอง หากองค์กรของคุณออกใบแจ้งหนี้จากหลายนิติบุคคล โปรดตรวจสอบแยกกัน

ดาวน์โหลดหนังสือรับรองของคุณ

ในกรณีที่มีการตรวจสอบ หน่วยงานภาษีอาจขอให้คุณแสดงหลักฐานว่าโปรแกรมรับชำระเงินของคุณเป็นไปตามเงื่อนไขด้านการไม่เปลี่ยนแปลงข้อมูล ความปลอดภัย การเก็บรักษา และการจัดเก็บข้อมูล การ์ด หนังสือรับรองซอฟต์แวร์เครื่องบันทึกเงินสด จะสร้างหลักฐานนี้ตามที่ขอ ผ่าน ดาวน์โหลด (PDF)

เอกสารนี้มีสองส่วน ส่วนของผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ได้ลงนามไว้แล้ว ส่วนที่สองต้องให้ผู้มีอำนาจลงนามขององค์กรของคุณกรอกและลงนาม หนังสือรับรองจะสมบูรณ์เมื่อมีทั้งสองส่วนครบ และต้องนำเสนอพร้อมกันทั้งสองส่วน

การ์ดนี้จะปรากฏเฉพาะบัญชีออกใบแจ้งหนี้ของฝรั่งเศส เพราะข้อบังคับนี้ใช้กับผู้ที่อยู่ในระบบภาษีและจัดตั้งในฝรั่งเศส

ดูบันทึกเหตุการณ์

การ์ด บันทึกเหตุการณ์ นำคุณไปยังหลักฐานของสิ่งที่เกิดขึ้นกับระบบออกใบแจ้งหนี้ของคุณ ผ่าน ดู ที่นี่ไม่ได้แสดงรายการขาย เพราะรายการขายอยู่ในคำสั่งซื้อของคุณ แต่แสดงเหตุการณ์ทางเทคนิคที่เกิดขึ้นรอบ ๆ รายการขายเหล่านั้น

ข้อมูลที่แสดงมีทั้งการเข้าสู่ระบบที่สำเร็จและล้มเหลว การแก้ไขการตั้งค่า การเปลี่ยนสิทธิ์การออกใบแจ้งหนี้ การปิดงวดที่เกิดขึ้น เอกสารที่ถูกผนึกและสำเนาที่ออก ไฟล์จัดเก็บที่สร้างขึ้น การส่งออกข้อมูลบัญชี การเข้าสู่โหมดทดสอบ รวมถึงความผิดปกติที่ตรวจพบ เช่น ห่วงโซ่ข้อมูลขาดตอน ยอดปิดงวดคลาดเคลื่อน และความผิดปกติของเวลาในระบบ

แต่ละบรรทัดแสดงวันที่ ประเภทเหตุการณ์ บัญชีที่เกี่ยวข้อง ผู้ดำเนินการ และรายละเอียด คุณสามารถกรองตามประเภทและช่วงเวลาเพื่อค้นหาได้ง่ายขึ้น และปุ่ม ส่งออก จะสร้างไฟล์ออกมาให้

ทำความเข้าใจการปิดงวด

การปิดงวดคือการผนึกช่วงเวลาหนึ่ง โดยตรึงการรับชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ และใบลดหนี้ที่อยู่ในช่วงนั้นไว้ ซึ่งจะไม่สามารถแก้ไขหรือสร้างขึ้นใหม่ได้อีก การ์ด การปิดบัญชี แสดงการปิดงวดรายวัน รายเดือน และรายปีของบัญชีของคุณ

การปิดงวดเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ โดยคุณไม่ต้องดำเนินการใด ๆ ดังนั้นคุณไม่ต้อง "ทำ" อะไรทุกเย็น ตารางจะถูกเติมข้อมูลเอง

แต่ละบรรทัดแสดงช่วงเวลา จำนวนรายการ สุทธิที่ได้รับ การจำแนกรายการ แยกตามวิธีการชำระเงิน ได้แก่ ออนไลน์ ที่สถานที่ เงินสด เช็ค โอนเงิน เครื่องรับชำระเงิน รวมถึงจำนวนใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่ออก

มีสองเรื่องที่ควรทำความเข้าใจ เพราะมักทำให้คนแปลกใจ

• ยอดรวมทั้งหมดไม่เคยกลับไปเริ่มที่ศูนย์ ยอดนี้เป็นยอดสะสมต่อเนื่องตั้งแต่เริ่มใช้บัญชี ไม่ใช่ยอดคงเหลือของงวดใดงวดหนึ่ง ยอดรวมที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ จึงเป็นพฤติกรรมที่ถูกต้อง
• ยอดยกมา (จุดเริ่มต้น) ระบุวันที่และจำนวนเงินที่ยอดสะสมนี้เริ่มนับ สำหรับบัญชีที่มีอยู่ก่อนการเริ่มใช้ระบบปิดงวด นี่คือจุดเริ่มต้นที่ถูกกำหนดไว้ ไม่ใช่ศูนย์

ดึงไฟล์จัดเก็บสำหรับภาษีของคุณ

แต่ละเดือนที่ปิดงวดแล้วจะมีไฟล์จัดเก็บที่ถูกตรึงไว้ รวมอยู่ในไฟล์ ZIP ที่ประทับเวลา ประกอบด้วยรายการธุรกรรม ใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้ การปิดงวด และบันทึกทางเทคนิคของช่วงเวลานั้น การ์ด คลังข้อมูล แสดงรายการเหล่านี้ไว้ใต้ คลังข้อมูลรายเดือน พร้อมช่วงเวลา ขนาดไฟล์ วันที่สร้าง และ ค่าแฮช (SHA-256)

ลายนิ้วมือดิจิทัลนี้คือสิ่งที่ทำให้ไฟล์จัดเก็บตรวจสอบได้ เพราะค่านี้จะเปลี่ยนไปทันทีหากมีข้อมูลเปลี่ยนแม้เพียงไบต์เดียว การ์ดนี้มีปุ่มสองปุ่มกำกับไว้ คือ เครื่องมือตรวจสอบ และ คู่มือการตรวจสอบ ซึ่งช่วยให้บุคคลที่สาม ไม่ว่าจะเป็นเจ้าหน้าที่ตรวจสอบหรือนักบัญชี สามารถตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์จัดเก็บได้ด้วยตนเองโดยไม่ต้องผ่านคุณ

ไฟล์จัดเก็บถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ หากงวดที่ปิดแล้วยังไม่มีไฟล์จัดเก็บ งวดนั้นจะปรากฏใต้ งวดที่ปิดแล้วแต่ยังไม่ได้จัดเก็บถาวร และปุ่ม สร้าง จะช่วยให้คุณสร้างไฟล์ได้ทันที