ตรวจสอบอีเมลที่ส่งออกและติดตามการดำเนินการ

บันทึกสองรายการช่วยให้คุณควบคุมสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กรของคุณได้ นั่นคือ บันทึกอีเมล เพื่อตรวจสอบว่าข้อความของคุณถึงผู้รับจริง และบันทึกการตรวจสอบ เพื่อย้อนดูการดำเนินการด้านการจัดการ

ดูบันทึกอีเมล

1. ไปที่ การจัดการ›แดชบอร์ด›บันทึกอีเมล
2. อีเมลทุกฉบับที่องค์กรส่งออกจะแสดงพร้อมสถานะ ได้แก่ ส่งแล้ว, เปิดแล้ว, คลิกแล้ว, ล้มเหลวชั่วคราว, เลื่อนออกไป, ล้มเหลวถาวร, ถูกบล็อก, ที่อยู่อีเมลไม่ถูกต้อง, สแปม หรือ ยกเลิกการสมัคร
3. มาตรวัดสามรายการที่ด้านบนของรายการสรุปข้อมูลของช่วงเวลานั้น ได้แก่ อัตราข้อความที่นำส่งสำเร็จ อัตราการเปิดอ่าน และอัตราความล้มเหลว

ปุ่ม คำบรรยาย จะเปิดรายละเอียดของแต่ละสถานะ พร้อมคำอธิบายว่าเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับตอบกลับมาว่าอย่างไร

ค้นหาอีเมลที่ผู้รับไม่ได้รับ

ผู้ใช้ไม่ได้รับข้อมูลการเข้าสู่ระบบ หรือไม่ได้รับข้อความล่าสุดจากองค์กร? บันทึกนี้จะให้คำตอบแก่คุณ

1. เปิด ตัวกรอง แล้วกรอก ตามผู้รับ เพื่อคัดกรองเฉพาะอีเมลที่ส่งถึงผู้ใช้รายนั้น
2. คลิกที่แถวที่ต้องการ รายละเอียดจะแสดงที่อยู่ที่ใช้จริง หัวเรื่อง วันที่ และข้อความที่เซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับตอบกลับมา
3. ใช้ ตามสถานะ เพื่อดูการส่งที่ล้มเหลวทั้งหมดในช่วงเวลานั้นได้ในครั้งเดียว

สามกรณีที่พบบ่อยที่สุดมีวิธีจัดการต่างกัน

• ล้มเหลวถาวร หรือ ที่อยู่อีเมลไม่ถูกต้อง : ที่อยู่สะกดผิดหรือไม่มีอยู่จริง โปรดแก้ไขในระเบียนของผู้ใช้
• ล้มเหลวชั่วคราว หรือ เลื่อนออกไป : กล่องจดหมายของผู้รับเต็ม หรือเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับใช้งานไม่ได้ การส่งครั้งถัดไปมีโอกาสสำเร็จสูง
• ถูกบล็อก : การส่งไปยังที่อยู่นี้ถูกระงับ โดยทั่วไปเกิดหลังจากมีการแจ้งว่าเป็นจดหมายขยะ หรือเกิดข้อผิดพลาดซ้ำ ๆ

ติดตามการนำส่งข้อความแบบกลุ่ม

หลังจากส่งข้อความแบบกลุ่ม ให้เปิด ตัวกรอง แล้วเลือกข้อความใน ตามข้อความกลุ่ม คุณจะวัดได้ว่าผู้รับกี่รายได้รับ เปิดอ่าน หรือคลิกข้อความฉบับนั้น และระบุที่อยู่ที่ส่งไม่สำเร็จได้

นี่คือสิ่งที่ควรทำหลังจากส่งหนังสือเชิญประชุมใหญ่หรือประกาศปิดทำการ แทนที่จะสันนิษฐานว่า "ทุกคนได้รับแจ้งแล้ว" คุณจะทราบว่าต้องโทรแจ้งใครอีกครั้ง

ตัวกรองนี้จะแสดงเฉพาะเมื่อโปรไฟล์ของคุณได้รับอนุญาตให้ส่งข้อความแบบกลุ่ม

ติดตามการดำเนินการด้านการจัดการ

1. ไปที่ การจัดการ›แดชบอร์ด›บันทึกการตรวจสอบ (Audit log)
2. บันทึกนี้จะแสดงการดำเนินการล่าสุดในองค์กรของคุณ (ไม่รวมการจอง) พร้อมผู้ดำเนินการ ที่อยู่ IP และวันที่
3. คลิก ส่งออก (.txt) เพื่อดาวน์โหลดประวัติทั้งหมด

บันทึกนี้มีค่ามากเมื่อมีผู้ดูแลองค์กรหลายคน เพราะช่วยให้ทราบว่าใครแก้ไขการตั้งค่า ลบบัญชี หรือส่งข้อความ หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการดำเนินการใด นี่คือหลักฐานชิ้นแรกที่ควรตรวจสอบ ไฟล์ที่ส่งออกมีประวัติทั้งหมด มากกว่าแถวที่แสดงบนหน้าจอ

การจองจะไม่ปรากฏในบันทึกนี้ เพราะมีบันทึกของตัวเองซึ่งละเอียดกว่ามาก