Prejemanje poročil o dejavnostih po e-pošti

Samodejno prejemajte povzetek dogajanja v vaši organizaciji: število članov, naročnine, registracije, rezervacije, prijave v aplikacijo in e-pošto, skupaj s primerjavo s prejšnjim obdobjem.

Vklop poročil

1. Pojdite v Administracija›Nastavitve›Poročila o dejavnostih.
2. Vklopite Omogoči e-poštna poročila o dejavnostih.
3. V E-poštni naslovi vnesite do 4 prejemnike, en naslov na vrstico.
4. Kliknite Shrani.

Prejemniki ne potrebujejo skrbniškega računa niti posebnih pravic: poročilo prispe v njihov e-poštni predal. To je najpreprostejši način, da obveščate predsednika ali blagajnika, ki se v aplikacijo nikoli ne prijavi.

Izbira pogostosti

Na voljo so tri poročila, ki jih lahko vklopite ločeno ali skupaj:

• Dnevna poročila: vsako jutro dejavnosti prejšnjega dne.
• Tedenska poročila: vsak ponedeljek zjutraj pretekli teden.
• Mesečna poročila: 1. v mesecu pretekli mesec.

Vsako ustreza drugačni potrebi. Dnevno poročilo služi dežurstvu: pokaže, kaj je treba urediti danes. Mesečno poročilo lahko nespremenjeno posredujete upravnemu odboru, brez preoblikovanja. Tedensko je nekje vmes in dobro ustreza prostovoljnemu vodji, ki v klub pride enkrat na teden.

Kaj vsebuje poročilo

Poročilo se začne z najpomembnejšim, nato podrobno predstavi posamezna področja. Vsaka številka je primerjana z referenčnim obdobjem: pri dnevnem poročilu s prejšnjim dnem, pri tedenskem s prejšnjim tednom in pri mesečnem z istim mesecem prejšnjega leta, da se septembrski začetek sezone ne primerja z avgustovskimi počitnicami.

Povzetek in ključne številke

Poročilo se začne s povzetkom v enem stavku in z največ tremi izstopajočimi dejstvi: rekordom v zadnjih osmih obdobjih, izrazito rastjo ali izrazitim padcem.

Sledijo največ štiri ključne številke: prejeti znesek, rezervacije, katerih termin pade v obdobje, stopnja zasedenosti in število prijavljenih uporabnikov. Pri vsaki je prikazano gibanje, sivo obarvana številka primerjalnega obdobja in mini krivulja zadnjih osmih obdobij.

Naloge za ureditev in prihajajoči teden

Okvir zbere naloge, ki jih je treba urediti na dan pošiljanja: zamujene plačilne obroke z zneskom za opomin, naročila, neplačana več kot 7 dni (brez predračunov in plačil na obroke), spletne registracije za potrditev, izdelke z nizko zalogo in naročnine, ki potečejo v naslednjih 30 dneh. Vsaka vrstica odpre ustrezen zaslon.

Naslednji del zajema naslednjih 7 dni, v dnevnem poročilu pa dan, ki se začenja: že načrtovane rezervacije, predvideno zasedenost, tečaje in tabore z njihovimi udeleženci in prostimi mesti, zaprtja igrišč in dan z najmanj rezervacijami.

Zaračunavanje in prejeta plačila

V tem razdelku so prejeti znesek z odštetimi vračili, prejeta plačila, izdani računi, povprečna vrednost nakupa, zavrnjena spletna plačila, razdelitev po načinih plačila in najbolje prodajani izdelki. Zneski se izračunavajo enako kot v statistiki zaračunavanja, za vse obračunske račune skupaj in brez imen strank.

Razdelek se prikaže le, če je vaša organizacija v enem od obeh obdobij kaj prejela, zaračunala ali vrnila oziroma če je bilo kakšno plačilo zavrnjeno.

Rezervacije

V tem razdelku so prikazane rezervacije po dnevih (po tednih v mesečnem poročilu), rezervacije, ustvarjene v obdobju, po vrstah, odigrane ure in odpovedi, med njimi tiste, opravljene manj kot 24 ur pred terminom. Toplotna karta križa dneve in ure, nato sledita stopnja zasedenosti po koledarjih in seznam najdejavnejših igralcev.

Dnevno poročilo, ki zajema en sam dan, ne prikazuje niti grafikona rezervacij niti toplotne karte.

Uporabniki, evidentiranje prisotnosti, registracije in e-pošta

• Uporabniki in naročnine: novi uporabniki, naročnine, ki so potekle v obdobju ali potečejo v naslednjih 30 dneh, naročniki brez rezervacije v zadnjih 30 dneh, začasno onemogočeni računi, računi, premaknjeni v koš, ali izbrisani računi, prijave in skupno število članov. Če vklopite možnost, se dodajo še rojstni dnevi v naslednjih 7 dneh oziroma na tekoči dan v dnevnem poročilu.
• Evidentiranje prisotnosti na terminalu: evidentirani in neevidentirani termini, samodejne odpovedi in sankcionirani uporabniki.
• Spletne registracije: zahteve, sprejete in zavrnjene v obdobju, ter zahteve, ki čakajo na vašo potrditev.
• E-pošta: dostavljena sporočila, stopnja odprtja, neuspešna sporočila in naslovi, ki jih je treba popraviti na karticah.

Evidentiranje prisotnosti in spletne registracije se prikažejo le, če je funkcija v vaši organizaciji vklopljena: spletne registracije morajo biti odprte pri vsaj eni naročnini, evidentiranje prisotnosti pa mora biti vklopljeno na terminalu.

Kaj se ne prikaže

Številka, ki je v obeh obdobjih enaka nič, ni prikazana, prazen razdelek pa izgine: poročilo majhne organizacije ostane kratko. Kadar ni ničesar za prikaz, za to obdobje ni poslano nobeno e-poštno sporočilo. V nastavitvah poročil lahko tudi odstranite razdelke, ki se vas ne tičejo.

Uporaba poročila kot seznama opravil

Prav to loči to poročilo od preproste preglednice s številkami: več rubrik navaja imena. Ne preberete le »12 naročnin kmalu poteče«, ampak dobite seznam dvanajstih oseb.

Iz tega naravno izhajajo trije načini uporabe:

• Seznam naročnin, ki potečejo v 30 dneh, je vaš seznam za opominjanje. Prispe sam od sebe, vsak mesec, ne da bi morali sestavljati filter.
• Seznam čakajočih registracij vas opomni na zahteve, ki jih ni obdelal nihče – to je značilen primer organizacije, v kateri skrbništvo opravlja več oseb, ne da bi si nalogo izrecno razdelile.
• Števec neuspešnih e-poštnih sporočil opozori na slabšanje zbirke naslovov, veliko prej kot se član pritoži, da ne prejema ničesar.