Participativne rezervacije: odprite termin za udeležbo

Rezervirajte termin v imenu organizacije – kamp, turnir, lekcijo, skupinsko vadbo – in pustite, da se uporabniki nanj prijavijo sami, brezplačno ali proti plačilu, prek spleta ali z rezervacijskimi krediti. Vi določite število mest, merila za dostop in roke ter spremljate seznam udeležencev.

Izberite, kdo sestavi seznam udeležencev

Vsaka rezervacija z oznako lahko sprejme udeležence. Od termina do termina se razlikuje le to, kdo sestavi seznam – vi ali uporabniki sami.

Seznam sestavite vi

Rezervirajte termin z njegovo oznako in določite udeležence, ne da bi vklopili Participativna rezervacija. Uporabniki se ne morejo prijaviti sami: seznam je vaš.

Kljub temu ni dokončen. Rezervacijo lahko kadar koli znova odprete v koledarju in v zavihku Oznake dodate ali odstranite osebe; že prijavljeni udeleženci so tam že označeni.

Tako deluje trening, na katerega skličete skupino, ekipa, ki jo postavite za tekmo, ali vadba, katere udeleženci so določeni vnaprej.

Uporabniki se prijavijo sami

Vklopite Participativna rezervacija in termin se odpre: v koledarju prikaže števec mest, vsak pa si svoje mesto vzame iz svojega računa.

Tako delujejo počitniški kamp, interni turnir ali dogodek, odprt za vse.

Ko je možnost vklopljena, se upravljanje seznama preseli iz obrazca za rezervacijo na podrobnosti termina, kjer sta na voljo Dodaj udeležence in Izbriši.

Prehod med načinoma

Načina se ne izključujeta in izbira ni nikoli dokončna. Najprej lahko sestavite seznam, pozneje pa vklopite Participativna rezervacija in odprete preostala mesta: že določene osebe ostanejo prijavljene.

Deluje tudi obratno – glejte zapiranje prijav na koncu strani.

Odprite termin za udeležbo

1. V koledarju kliknite termin, ki ga želite rezervirati.
2. Odprite zavihek Oznake v obrazcu za rezervacijo.
3. Izberite oznako – kamp, turnir, lekcija, trening – in po želji dodajte komentar.
4. Vklopite Participativna rezervacija, nato kliknite Nastavi, da odprete nastavitve.
5. Po potrebi izberite osebe, ki jih prijavite samodejno, nato potrdite.

Uporabite Ponavljanje, da z enim samim posegom zajamete vsa srečanja kampa ali tedenske vadbe: nato izberete, ali prijava velja za eno srečanje ali za celotno serijo.

V koledarju termin nato prikaže število udeležencev glede na število mest in vabilo k prijavi, dokler so mesta prosta. Klik vodi na podrobnosti termina, kjer sta seznam in gumb za udeležbo.

Če se želite k nastavitvam vrniti pozneje, odprite termin in uporabite Nastavi v razdelku Udeleženci.

Nastavite število mest in obseg prijave

Razdelek Udeleženci v nastavitvah vsebuje dve števili.

Maksimum določa število mest. Ko je doseženo, termin prikaže Zasedeno, gumb za udeležbo pa izgine.

Minimum ne blokira nobene prijave: to število služi le kot kvorum za samodejni preklic, opisan v nadaljevanju. Najmanjša vrednost je 1. Če želite srečanje izvesti ne glede na število prijavljenih, tega polja ne spreminjajte in preprosto pustite Samodejno prekliči izklopljeno.

Obseg udeležbe je najbolj odločilna nastavitev in tista, o kateri se morate odločiti najprej:

• Ta rezervacija – prijava velja za eno srečanje. To je pravo za tedenski trening, na katerega pride vsak, ko more, ali za enkraten dogodek.
• Vse ponovitve – prijava velja za celoto. Ena sama prijava osebo uvrsti na vsa srečanja serije, ena sama odjava pa jo odstrani z vseh. To je pravo za petdnevni kamp ali za zaporedni cikel vadb. Serija ostane odprta, dokler je v njej še eno prihodnje srečanje: kampu se je torej mogoče pridružiti tudi, ko se je že začel.

Pri Vse ponovitve podrobnosti termina naštejejo datume serije: vsak natančno ve, k čemu se zavezuje. Pri Ta rezervacija je prikazano le odprto srečanje.

Izberite, kdo se lahko prijavi

Brez nastavitev je termin odprt za vse uporabnike vaše organizacije.

Vklopite Merila za upravičenost, da to odprtost omejite, nato izberite merila. Ta povzemajo filtre z vašega seznama uporabnikov v petih sklopih: profili, naročnine, starostne kategorije, skupine in razvrstitve, k čemur se doda še spol.

Uporabnik, ki merilom ne ustreza, gumb vseeno vidi, a mu klik sporoči, da njegov profil ne ustreza merilom tega termina. Enako velja za druge zavrnitve: termin je poln, prijave še niso odprte, izdelek ni na voljo. Vsak primer ima svoje sporočilo – nihče ne ostane pred nemim gumbom.

Nekaj pogostih primerov: kamp pridržati za določeno starostno kategorijo, skupinsko vadbo odpreti le imetnikom določene naročnine, interni turnir omejiti na ekipno skupino.

Izklop možnosti izbriše izbrana merila: termin je spet odprt za vse.

Zaračunajte udeležbo

V nastavitvah termina vklopite Plačila in obračunavanje in nato izberite, kako udeleženec plača: Izdelek za spletno plačilo ali Krediti za rezervacijo za bremenitev kreditov z njegovega računa, tako kot pri rezervaciji (glejte naslednji razdelek).

Pri Izdelek izberite izdelek, ki ga je treba plačati. Seznam ponudi aktivne izdelke iz vašega kataloga vrste kamp, lekcija, turnir in po meri.

Udeleženec plača prek spleta v trenutku prijave. Njegovo mesto je zadržano šele, ko je plačilo prejeto: dokler naročilo ostaja v čakanju, termin prikazuje »Dokončaj plačilo«, mesto pa ostaja na voljo komu drugemu.

Dve nastavitvi omogočata prilagoditev cene, ne da bi posegli v katalog:

• »Prilagodi znesek« določi Enotna cena, ki velja samo za ta termin. Brez tega vsak plača ceno, ki izhaja iz cenovnih pravil, nastavljenih v izbranem izdelku.
• Opis, ki ga vnesete tukaj, se prikaže pod gumbom za udeležbo, namenjen udeležencu.

V načinu kioska termin, plačan z izdelkom, prikaže sporočilo, ki vabi k plačilu iz lastnega računa: spletno plačilo na kiosku ni mogoče.

Zaračunajte z rezervacijskimi krediti

Vaši uporabniki že kupujejo pakete kreditov za rezervacijo igrišč? S temi istimi krediti lahko plačajo skupinsko vadbo, kamp ali turnir. Na vaši strani ni ničesar za obračun, prav tako ni spletnega plačila: krediti se z njihovega računa odštejejo v trenutku prijave.

Izberite ceno

1. V nastavitvah termina vklopite Plačila in obračunavanje.
2. Kliknite zavihek Krediti za rezervacijo.
3. Izberite, kako se izračuna cena udeležbe, in shranite.

Možni sta dve ceni:

1. Glede na naročnino udeleženca: vsak plača toliko, kolikor bi ga po njegovi naročnini stala rezervacija tega termina. To je najpreprosteje, kadar vadba nadomesti običajno rezervacijo. Na primer za dveurno srečanje:
   • Julija ima naročnino, ki šteje 1 kredit na rezervacijo: plača 1 kredit;
   • Marko ima naročnino, ki šteje 1 kredit na uro: plača 2 kredita.
2. Število kreditov: vsi plačajo enako število kreditov, ki ga vnesete v polje, ki se prikaže. To je prava izbira za enotno ceno, določeno vnaprej.

Sprememba cene, ko so osebe že prijavljene, velja le za naslednje prijave: že odšteti krediti ostanejo nespremenjeni.

Zaračunajte celotno serijo naenkrat

Prijava se obračuna samo enkrat, tudi ko je Obseg udeležbe nastavljena na Vse ponovitve.

Vzemimo kamp s 5 dopoldnevi med počitnicami:

• pri Število kreditov z vrednostjo 10 prijava na kamp stane 10 kreditov za vseh 5 dopoldnevov;
• pri Glede na naročnino udeleženca bi stala le toliko kot eno samo dopoldne.

Za serijo priporočamo, da ceno celote določite z Število kreditov.

Kdo ne plača

Udeležba je brezplačna za uporabnika, čigar naročnina za ta termin ne odšteva kreditov, ne glede na izbrano ceno:

• njegova naročnina ne uporablja rezervacijskih kreditov;
• njegova naročnina za ta koledar ne odšteva kreditov;
• njegova naročnina rezervacije za isti dan krije brezplačno, srečanje pa je danes.

Prijavi se običajno, brez plačila. Igralec, čigar naročnina ne uporablja kreditov, se tako lahko pridruži istemu kampu kot naročnik, ki plača s krediti.

Kaj vidi udeleženec

Strošek je prikazan neposredno na gumbu Sodeluj, v oklepaju (na primer 2 kredita). Ob kliku potrditveno okno opozori na znesek, ki bo odštet, udeleženec pa potrdi z Da, sodelujem.

Če nima dovolj kreditov, je prijava zavrnjena s sporočilom Nezadostno število kreditov. Če vaša organizacija prodaja kredite prek spleta, mu gumb Kupite kredite omogoča, da napolni svoj račun in se nato vrne k prijavi.

Uporabnik, ki je oproščen pravil naročnine, na primer administrator, je prijavljen in bremenjen tudi, če njegovo stanje ne zadošča.

Vračilo kreditov ob odjavi

Udeleženec, ki se odjavi, dobi kredite nazaj, kot da bi preklical rezervacijo. Velja tudi pravilo njegove naročnine, ki omejuje vračilo kreditov: bodisi kreditov sploh ne vrne bodisi jih ne vrne v urah pred srečanjem. Potrditveno okno mu pokaže, kaj mu bo vrnjeno.

Na primer pri naročnini, ki kreditov ne vrne več v 24 urah pred rezervacijo:

• Pavel se v sredo odjavi s sobotnega srečanja: krediti so mu vrnjeni;
• če se odjavi v petek zvečer: ne dobi ničesar nazaj.

Ko se srečanje začne oziroma ko se začne prvo dopoldne kampa, odjava ne vrne več ničesar.

Sami prijavite ali odstranite udeležence

Ko dodajate udeležence, imate na voljo dve možnosti:

• Podari udeležbo: oseba je prijavljena, ne da bi kaj plačala;
• Odštej kredite: udeležba se odšteje z njenega računa, kot da bi se prijavila sama.

Enaki možnosti se pojavita v zavihku Oznake, ko osebe prijavite že ob ustvarjanju termina.

Pri Odštej kredite se preveri stanje vsakega. Če kreditov zmanjka že eni sami osebi, ni dodan nihče, sporočilo pa vam pove, za koga gre. Če vam profil omogoča rezervacijo za druge uporabnike brez možnosti Aktiviraj omejitve, to preverjanje ne velja, enako kot pri rezervaciji, opravljeni za uporabnika: oseba je prijavljena in bremenjena, tudi če stanje postane negativno.

Ko odstranjujete bremenjenega udeleženca, izberete, ali mu kredite vrnete ali jih obdržite (Ne vrni kreditov). Na seznamu udeležencev je pri vsakem prikazan odšteti znesek ali značka Brezplačno.

Preklic srečanja ali serije

Preklic srečanja vrne kredite udeležencem, ki so bili zanj bremenjeni.

Pri prijavi na celotno serijo je vse odvisno od tega, kaj od kampa še ostane:

• prekličete eno dopoldne, druga pa še sledijo: prijava še naprej velja za nadaljevanje, bremenitev se ohrani;
• prekličete celoten kamp, preden se začne: vsak dobi svoje kredite nazaj;
• kamp se je začel in prekličete zadnja dopoldneva: izbrati morate med Povrni kredite udeležencem in Ne vrni kreditov.

Samodejni preklic zaradi premalo udeležencev upošteva enaka pravila. V zadnjem primeru kredite vrne brez vprašanj.

Spremljajte in upravljajte udeležence

Razdelek Udeleženci v podrobnostih termina našteje prijavljene in pokaže preostala mesta. Vi vedno vidite celoten seznam, tudi če ste ga pred uporabniki skrili.

Dodaj udeležence omogoča, da jih prijavite več naenkrat, Izbriši pa, da nekoga odstranite. Oba posega veljata za celoten obseg, določen zgoraj.

Pri terminu, plačanem z izdelkom, morate ob dodajanju osebe izbrati, kako obravnavati znesek:

1. Podari udeležbo – oseba je prijavljena, naročilo se ne ustvari. To je privzeta izbira, izbira povabila in poslovne poteze.
2. Takoj sprejmi plačilo – ustvari se naročilo in takoj se odpre blagajna, da ga plačate na mestu. Pri več udeležencih si plačila sledijo eno za drugim. Ta izbira je na voljo le, če vam profil omogoča dostop do Administracija›Nadzorna plošča›Zaračunavanje›Računi in transakcije.
3. Plačilo pozneje – ustvari se naročilo in naročilnica odide po e-pošti. Oseba plača pozneje.

Enaka izbira se vam ponudi, ko osebe prijavite že ob ustvarjanju termina: prikaže se v zavihku Oznake, takoj ko označite prvega udeleženca. Pri terminu, plačanem s krediti, sta možnosti Podari udeležbo in Odštej kredite, opisani zgoraj.

Za vsakega udeleženca seznam prikaže stanje plačila: Brezplačno, če mu je bila udeležba podarjena, sicer pripadajoče naročilo z možnostjo, da ga Unovčiti ali da račun znova pošljete po e-pošti.

Gostje pri tej vrsti termina niso sprejeti: vsako mesto pripada identificiranemu uporabniku.

Časovno omejite prijave

Trije roki, vsi neobvezni, vsi izraženi glede na začetek termina.

Rok odprtja zamakne odprtje prijav. Pri 48 urah termin v ponedeljek ob 10.00 odpre svoja mesta prejšnjo soboto ob 10.00. Tako se izognete temu, da bi bil kamp, objavljen tri mesece vnaprej, poln že na dan objave.

Omeji odjavo po določenem roku zapre izhod. Po njem se udeleženec ne more več odjaviti sam – po potrebi to storite vi. Brez te nastavitve se lahko odjavi vse do začetka termina.

Samodejno prekliči prekliče rezervacijo, če v izbranem roku ni doseženo Minimum udeležencev. Udeleženci in ustvarjalec termina so obveščeni po e-pošti. Rezervacija, ustvarjena takrat, ko je njen rok že v teku, ni nikoli samodejno preklicana – termin lahko torej brez tveganja odprete v zadnjem trenutku.

Pri plačljivem terminu ta preklic prekliče tudi naročila, ki so ostala v čakanju na plačilo: nihče ne more več plačati srečanja, ki ga ne bo. Že plačane udeležbe pa se ohranijo in niso samodejno vrnjene – obravnavate jih vi.

Ali se udeležbe štejejo ali ne

Privzeto udeležba na terminu ne porabi ničesar: ne kvote hkratnih rezervacij, ne omejitev po obdobjih, ne zaporednih terminov. Uporabnik se lahko prijavi na kamp, ne da bi izgubil možnost, da isti dan rezervira igrišče.

Upoštevaj v kvoti in omejitvah to vedenje obrne: vsaka udeležba se tedaj šteje kot običajna rezervacija, oseba, ki je dosegla kvoto, pa se ne more več prijaviti.

Kadar udeležence prijavite vi, bodisi ob ustvarjanju termina bodisi z Dodaj udeležence, se njihove kvote in omejitve preverijo enako, sporočilo pa navede zadevno osebo. Če vam profil omogoča rezervacijo za druge uporabnike brez možnosti Aktiviraj omejitve, jih obidete, enako kot pri rezervaciji, opravljeni za uporabnika.

To možnost vklopite, kadar mora udeležba uporabnika nekaj stati – na primer pri skupinski vadbi, vključeni v njegovo naročnino. Pustite jo izklopljeno za vse, kar se običajni vadbi doda, ne da bi jo nadomestilo.

Obveščanje po e-pošti

Udeleženec ob prijavi vedno prejme potrditev, prejme pa tudi e-pošto, če je termin samodejno preklican. Teh sporočil ni mogoče izklopiti.

Omogoči obvestila zadeva ustvarjalca termina: opozorilo prejme ob vsaki prijavi, ob vsaki odjavi in takrat, ko je zasedeno zadnje mesto. Pri terminu z velikim obiskom to možnost izklopite, če ne želite spremljati vsakega premika.

Nastavitve obveščanja posameznika se upoštevajo: uporabnik, ki je obvestila izklopil, ne bo prejel ničesar.

Prikaži seznam udeležencev določa, kaj vidijo uporabniki. Ko je vklopljena, vsak ve, kdo je prijavljen. Ko je izklopljena, sta javna le števec in število preostalih mest.

Ponovna uporaba nastavitev

Nastavljati ducat možnosti za vsak kamp posebej bi bilo zamudno. To preprečujeta dva mehanizma.

Razdelek Predloga na vrhu nastavitev združuje oba posega. Shrani kot predlogo shrani nastavitve termina pod Ime modela, ki ga vnesete. Takoj ko predloga obstaja, se zgoraj prikaže seznam Izberite predlogo ...: izbira prevzame nastavitve katerega koli drugega termina.

Termin ostane povezan s predlogo, iz katere izhaja. Če njegove nastavitve pozneje spremenite, vas bomo vprašali, kako daleč naj sprememba sega: samo na to rezervacijo, na to rezervacijo in njene ponovitve ali Povsod – torej na vse termine, ki si delijo to predlogo.

Zaprite prijave

Možnost Participativna rezervacija lahko izklopite tudi pri terminu, ki ima že prijavljene, in to zanje ni nevarno: udeleženci ostanejo, izdana naročila ostanejo veljavna. Ustavijo se le prijave in odjave, razdelek z udeleženci pa na strani uporabnika izgine.

Vračilo plačila za udeležbo ali naknadna odstranitev osebe ostaneta vaša poteza: zapiranje prijav tega ne opravi.