Računi in transakcije

Spremljajte vse prodajne dokumente svoje organizacije — ponudbe, naročila in račune —, prejemajte plačila, izvajajte vračila in izvozite prodajo za računovodstvo. Odprite meni Administracija›Nadzorna plošča›Zaračunavanje›Računi in transakcije.

Razlikovanje med tremi vrstami dokumentov

Prodaja ima različno obliko glede na to, v kateri fazi ste, vrsto pa izberete že pri ustvarjanju dokumenta.

• Predračun je ovrednoten predlog, ki ga pošljete uporabniku v odobritev — trening tabor za šolsko skupino, najem igrišča za podjetje.
• Ukaz je sklenjena prodaja, ki čaka na plačilo. Prav ta nosi plačila.
• Račun je številčen dokument, izdan takoj, ko je plačilo prejeto.

Četrti dokument, Naročilnica, je primeren za občine in svete delavcev, ki pred odobritvijo stroška zahtevajo listino.

Kaj se zgodi s sprejeto ponudbo

Ponudba ni slepa ulica: poslana po e-pošti vsebuje povezavo, prek katere jo uporabnik sprejme sam, brez računa in brez prijave. Ta povezava velja 14 dni.

Ogled ponudbe — strani ali datoteke PDF — še ne pomeni sprejetja. Sprejetje nastopi takrat, ko uporabnik izbere način plačila, in prav ta izbira določi nadaljevanje:

• pri odloženem plačilu (nakazilo, ček, na kraju samem) ponudba postane Ukaz, ki čaka na plačilo; v račun se bo pretvorila, ko boste prejeli plačilo;
• pri spletnem plačilu plačilo sledi takoj: dokument neposredno postane Račun s številko.

Ponudbo torej po sprejetju spremljate povsem enako kot naročilo — najdete jo pod zavihkom, ki ustreza njeni novi vrsti.

Iskanje prodaje

1. Odprite Administracija›Nadzorna plošča›Zaračunavanje›Računi in transakcije.
2. Zavihki na vrhu filtrirajo po vrsti (Predračun, Naročila, Računi) in po stanju (V teku, Plačano, Preklicano, Povrnjeno).
3. Podokno Filtri nato natančneje omeji iskanje, merila pa se seštevajo.

Na voljo je šest filtrov, med njimi trije, ki jih pogosto spregledamo, čeprav odgovarjajo na najpogostejša vprašanja:

• Po uporabniku: celotna zgodovina nakupov člana, ko ta oporeka bremenitvi.
• Po upravitelju: prodaje, ki jih je vnesel član ekipe — uporabno za preverjanje dneva dežurstva.
• Na račun za obračunavanje: nepogrešljivo takoj, ko vaša organizacija izdaja račune iz več enot.
• Po naročnini, Po kategoriji izdelka in Po statusu dopolnjujejo razvrščanje.

Izbirnik Obdobje nazadnje omeji prikaz — in ureja tudi izvoze, ki povzamejo natanko to, kar vidite na zaslonu.

Iskanje po osebi in ne le po številki

Iskalno polje ni omejeno na sklice dokumentov. Hkrati preverja:

• številko naročila in številko računa;
• identiteto uporabnika: priimek, ime, prijavno ime, e-poštni naslov in številko licence;
• podatke, vnesene na sami prodaji — priimek, ime, naziv podjetja in e-poštni naslov z naslova za izdajo računa.

Zadnja točka je pomembna pri prodaji na blagajni: kupec nima računa, seznam ga prikaže kot priložnostno stranko, njegovo prodajo pa je mogoče najti le z iskanjem po naslovu za izdajo računa. Zadostuje vnos »Dupont« ali njegovega e-poštnega naslova.

Ustvarjanje naročila ali ponudbe

1. Kliknite Novo.
2. Odpre se okno Izberite uporabnika: določite osebo, kateri je prodaja namenjena. To je prva odločitev, saj določa naslov za izdajo računa in upravičene naročnine.
3. Nato izberite vrsto dokumenta, Predračun ali Ukaz.
4. Vrstice dodajte z Dodaj izdelek.
5. Preverite Naslov za izstavitev računa: če ne posežete vmes, se uporabi privzeti naslov uporabnika.
6. Kliknite Shrani.

Vsaka vrstica izhaja bodisi iz kataloga bodisi iz prostega vnosa. Prosti vnos (ploščica po meri) je namenjen izrednim prodajam — napenjanje loparja, prispevek k stroškom —, polje Shrani v katalog pa vam prihrani ponovni vnos, če se bo postavka predvidoma vračala.

Naročilo je mogoče spreminjati, dokler ni prejeto nobeno plačilo. Po prvem prejetem plačilu se zaklene: tako je zagotovljeno, da se že plačan dokument stranki za hrbtom ne spreminja več.

Uveljavitev popusta

Obstajata dva mehanizma, ki nimata istega namena. Za dostop do nastavitev odprite razdelek Promocijska koda & popust.

• Promocijska koda povzame že opredeljeno prodajno akcijo: kliknite Izberite promocijsko kodo in koda uveljavi svoje pravilo ciljanja in omejitve.
• Ročni popust je enkratna odločitev, sprejeta za posamezen primer: odstotek ali znesek, ki ga vnesete po svoji presoji in se uveljavi na skupnem znesku z DDV.

Prejem plačila

1. Odprite naročilo in nato kliknite Plačilo.
2. Vnesite znesek: predlagano je celotno stanje, sprejet pa je tudi delni znesek.
3. Izberite način: CB na mestu, Gotovina, Nakazilo ali Ček.
4. Shranite.

Če je na obračunskem računu nastavljen plačilni terminal, lahko plačilo namesto ročnega vnosa steče neposredno prek plačilnega terminala.

Vsako prejeto plačilo se prikaže v razdelku Transakcije naročila skupaj s svojim stanjem: Potrjeno, V teku, Napaka ali Zavrnjen. Zmotno vneseno plačilo popravite z Uredi to transakcijo ali Prekliči to transakcijo — naročilo takoj znova izračuna svoj Preostanek za plačilo.

Razporeditev plačila

Gumb Časovni razpored razdeli preostanek za plačilo na več datiranih obrokov. Pri vsakem naslednjem prejemu plačila se vam samodejno predlaga znesek naslednjega obroka.

Vračilo prodaje

1. Odprite plačano naročilo in nato kliknite Povrniti.
2. Vnesite znesek: predlagano je celotno vračilo, mogoče pa je tudi delno vračilo.
3. Če je bilo prejetih več plačil, izberite, ali naj se vračilo pripiše celotnemu naročilu ali določenemu plačilu.

Spletno plačilo se vrne neposredno prek prehoda, ki ga je prejel: nakazila vam ni treba izvesti.

Pri stanju je razlika pomembna za vaše računovodstvo: delno vračilo pusti naročilo v stanju Plačano in prikaže Neto prejeto, celotno vračilo pa ga prestavi v Povrnjeno. Na primer, vpisnina v vrednosti 200 € z vračilom 50 € ostane plačana prodaja z neto prejetim zneskom 150 €.

Pošiljanje in prenos dokumentov

Namenski gumb združuje vse, kar zadeva samo listino. Nosi ime odprtega dokumenta, kar vam hkrati pokaže, kje je prodaja: Predračun, Naročilnica ali Račun, ko je plačilo prejeto.

Njegov meni ponuja tri dejanja:

• Predogled za pregled listine na zaslonu pred vsakim pošiljanjem;
• Prenesi (PDF) za arhiviranje ali posredovanje po drugi poti;
• Pošlji po e-pošti za neposredno pošiljanje uporabniku.

Sledenje dogajanju

Razdelek Zgodovina naročila ohranja dogodke prodaje: ustvarjanje, spremembe, prejeta plačila, pošiljanja. To je prvo mesto, ki ga odprete, ko član trdi, da svojega računa ni nikoli prejel, ali ko se znesek ne ujema s spominom ekipe.

Upravljanje naročila v čakanju

Naročilo v čakanju lahko uporabnik kadar koli plača iz svojega prostora, lahko pa plačilo ročno prejmete vi.

Storitve z ročno potrditvijo — nakazilo, ček — so dobavljene takoj, ko zabeležite plačilo. Dokler tega ne storite, član nima ničesar.

Za opustitev prodaje jo odprite in uporabite Prekliči naročilo. Ostane na voljo za vpogled, nastavitev Skrij preklice pa jo izloči s seznamov.

Izvoz prodaje in računovodstva

Kliknite Prenesi izvoz na vrhu seznama: izvoz povzame filtre in obdobje, prikazane na zaslonu. Prodajna poročila za preglednico, knjigovodski vnosi in zakonsko predpisane oblike so podrobno opisani na namenski strani.