Računi in transakcije

Spremljajte vse prodajne dokumente svoje organizacije – ponudbe, naročila in račune –, sprejemajte plačila, izvajajte vračila in izvozite prodajo za računovodstvo. Odprite meni Administracija›Nadzorna plošča›Zaračunavanje›Računi in transakcije.

Razlikovanje treh vrst dokumentov

Prodaja ima različno obliko glede na to, v kateri fazi ste, vrsto pa izberete ob nastanku dokumenta.

• Predračun je cenovni predlog, poslan uporabniku v potrditev – športni tabor za šolsko skupino, najem igrišča za podjetje.
• Ukaz je potrjena prodaja, ki čaka na plačilo. Prav ta nosi plačila.
• Račun je oštevilčen dokument, ki se izda takoj, ko prejmete plačilo.

Četrti dokument, Naročilnica, je namenjen občinam in podjetjem, ki pred odobritvijo stroška zahtevajo listino.

Kaj se zgodi s sprejeto ponudbo

Ponudba ni slepa ulica: ko jo pošljete po e-pošti, vsebuje povezavo, prek katere jo uporabnik lahko sam sprejme, brez računa in brez prijave. Povezava velja 14 dni.

Ogled ponudbe – strani ali datoteke PDF – še ne pomeni sprejema. Do sprejema pride v trenutku, ko uporabnik izbere način plačila, in prav ta izbira določa nadaljevanje:

• pri odloženem plačilu (nakazilo, ček, plačilo na kraju samem) ponudba postane Ukaz, ki čaka na plačilo; ko boste plačilo prejeli, se spremeni v račun;
• pri spletnem plačilu se plačilo izvede takoj: dokument neposredno postane oštevilčen Račun.

Sprejeto ponudbo torej spremljate povsem enako kot naročilo – najdete jo pod zavihkom, ki ustreza njeni novi vrsti.

Iskanje prodaje

1. Odprite Administracija›Nadzorna plošča›Zaračunavanje›Računi in transakcije.
2. Zavihki na vrhu filtrirajo po vrsti (Predračun, Naročila, Računi) in po statusu (V teku, Plačano, Preklicano, Povrnjeno).
3. Podokno Filtri nato natančneje omeji iskanje, merila pa se seštevajo.

Na voljo je šest filtrov, pri čemer tri pogosto spregledamo, čeprav odgovarjajo na najpogostejša vprašanja:

• Po uporabniku: celotna zgodovina nakupov člana, kadar ta oporeka bremenitvi.
• Po upravitelju: prodaje, ki jih je vnesel član ekipe – uporabno za preverjanje dneva dežurstva.
• Na račun za obračunavanje: nepogrešljiv, kadar vaša organizacija izdaja račune iz več enot.
• Po naročnini, Po kategoriji izdelka in Po statusu dopolnjujejo razvrščanje.

Izbirnik Obdobje nazadnje omeji prikaz – ureja pa tudi izvoze, ki povzamejo natanko to, kar vidite na zaslonu.

Iskanje po osebi in ne le po številki

Iskalno polje ni omejeno na sklice dokumentov. Hkrati preišče:

• številko naročila in številko računa;
• podatke uporabnika: priimek, ime, prijavno ime, e-poštni naslov in številko licence;
• podatke, vnesene na sami prodaji – priimek, ime, naziv podjetja in e-poštni naslov z naslova za izdajo računa.

Zadnja točka je pomembna pri prodaji na pultu: kupec nima računa, seznam ga prikaže kot priložnostno stranko, njegovo prodajo pa najdete le z iskanjem po naslovu za izdajo računa. Dovolj je, da vnesete »Novak« ali njegov e-poštni naslov.

Ustvarjanje naročila ali ponudbe

1. Kliknite Novo.
2. Odpre se okno Izberite uporabnika: določite osebo, ki ji je prodaja namenjena. To je prva odločitev, saj določa naslov za izdajo računa in upravičene naročnine.
3. Nato izberite vrsto dokumenta: Predračun ali Ukaz.
4. Postavke dodajte z Dodaj izdelek.
5. Preverite Naslov za izstavitev računa: če ničesar ne spremenite, se uporabi privzeti naslov uporabnika.
6. Kliknite Shrani.

Vsaka postavka izvira bodisi iz kataloga bodisi iz prostega vnosa. Prosti vnos (ploščica po meri) je namenjen izrednim prodajam – napenjanje loparja, prispevek k stroškom –, potrditveno polje Shrani v katalog pa vam prihrani ponovni vnos, če se bo postavka ponavljala.

Naročilo je mogoče spreminjati, dokler ni prejeto nobeno plačilo. Po prvem prejetem plačilu se zaklene: tako je zagotovljeno, da se že plačan dokument ne spreminja za hrbtom stranke.

Uveljavljanje popusta

Obstajata dva mehanizma, ki ne služita istemu namenu. Za nastavitve odprite razdelek Promocijska koda & popust.

• Promocijska koda povzame že opredeljeno promocijsko akcijo: kliknite Izberite promocijsko kodo in koda uporabi svoje pravilo glede ciljanja in zgornje meje.
• Ročni popust je enkratna poteza, o kateri odločate za vsak primer posebej: odstotek ali znesek, ki ga prosto vnesete in se uporabi na skupnem znesku z DDV.

Prejem plačila

1. Odprite naročilo in kliknite Plačilo.
2. Vnesite znesek: predlagan je celoten preostanek, sprejet pa je tudi delni znesek.
3. Izberite način: CB na mestu, Gotovina, Nakazilo ali Ček.
4. Shranite.

Če je na obračunskem računu nastavljen plačilni terminal, lahko plačilo pošljete neposredno nanj, namesto da bi ga vnesli ročno.

Vsako prejeto plačilo se pokaže v razdelku Transakcije naročila, skupaj s statusom: Potrjeno, V teku, Napaka ali Zavrnjen. Gumb Prikaži podrobnosti odpre kartico transakcije: način plačila, plačilni prehod, datume, opombe in sklice ponudnika, kadar ti obstajajo.

Dokler je plačilo V teku, ga je mogoče spreminjati – Uredi to transakcijo za popravek vnosa, Prekliči to transakcijo za opustitev –, naročilo pa takoj preračuna Preostanek za plačilo. Plačila s statusom Potrjeno pa ni več mogoče spremeniti: ustvarilo je računovodsko listino, saj se račun izda že ob prvem prejetem plačilu. Napako pri potrjenem plačilu zato popravite z vračilom, celotnim ali delnim, ki pusti sled o opravljenem postopku.

Razdelitev plačila na obroke

Gumb Časovni razpored preostanek za plačilo razdeli na več obrokov z datumi. Ob vsakem naslednjem prejetem plačilu vam samodejno predlagamo znesek naslednjega obroka.

Vračilo kupnine

1. Odprite plačano naročilo in kliknite Povrniti.
2. Vnesite znesek: predlagano je celotno vračilo, mogoče pa je tudi delno.
3. Če ste prejeli več plačil, izberite, ali vračilo bremeni celotno naročilo ali določeno plačilo.

Spletno plačilo se vrne neposredno prek plačilnega prehoda, ki ga je prejel: nakazila vam ni treba opraviti.

Pri statusu je razlika pomembna za vaše računovodstvo: pri delnem vračilu naročilo ostane Plačano in prikaže Neto prejeto, celotno vračilo pa ga preseli v Povrnjeno. Na primer: vpisnina v višini 200 €, od katere ste vrnili 50 €, ostane plačana prodaja z neto prejetim zneskom 150 €.

Od tega je odvisna tudi usoda dobavljenih postavk. Celotno vračilo jih odvzame – krediti se vrnejo, naročnina se prekliče. Delno vračilo jih pusti pri miru: uporabnik obdrži, kar je prejel, zmanjša se le prejeti znesek.

Vračilo prek plačilnega prehoda namesto tukaj

Pri spletnem plačilu lahko vračilo prav tako sprožite v zaledni pisarni plačilnega prehoda. Ta nas o tem samodejno obvesti, naročilo pa se posodobi enako, kot če bi šli prek OpenResa: status, dobropis, dobavljene postavke.

Obe poti vodita do enakega rezultata. Izberite tisto, ki vam ustreza – vendar le eno od obeh.

Ko se plačilni prehod ne odzove

Vračilo, sproženo v OpenResa, poteka v dveh neodvisnih korakih in drugi lahko spodleti, čeprav je prvi uspel: naročilo preide v stanje vrnjeno, denar pa ostane pri plačilnem prehodu.

V tem primeru vas sporočilo izrecno opozori in vas povabi, da postopek dokončate v njegovi zaledni pisarni. To je edini primer, ko morate ukrepati na obeh straneh.

Pošiljanje in prenos dokumentov

Poseben gumb združuje vse, kar zadeva listine prodaje. Nosi ime odprtega dokumenta, kar vam hkrati pove, kje je prodaja: Predračun, Naročilnica ali Račun, ko je plačilo prejeto. Takoj ko vračilo ustvari dobropis, ime preide v množino – Dokumenti –, saj prodaje ne zajema več ena sama listina.

Njegov meni navaja dokumente po sklicu, prav tistem, ki je naveden na datoteki PDF: najprej račun ali ponudba, nato po en dobropis za vsako vračilo. S klikom listino prenesete, da jo arhivirate ali posredujete po drugi poti.

Na dnu menija Pošlji po e-pošti pošlje celoten sklop uporabniku. Pošiljanje ni omejeno na glavni dokument: račun odide skupaj z vsemi dobropisi te prodaje, saj je dejansko dolgovani znesek razumljiv le ob njihovi primerjavi.

Kako izslediti, kaj se je zgodilo

Razdelek Zgodovina naročila hrani dogodke prodaje: nastanek, spremembe, prejeta plačila, pošiljanja. To je prvo mesto, ki ga odprete, kadar član trdi, da ni nikoli prejel računa, ali kadar se znesek ne ujema s spominom ekipe.

Upravljanje naročila v čakanju

Naročilo v čakanju lahko uporabnik kadar koli plača v svojem prostoru, lahko pa plačilo ročno evidentirate vi.

Storitve z ročno potrditvijo – nakazilo, ček – so dobavljene takoj, ko zabeležite plačilo. Dokler tega ne storite, član nima ničesar.

Če želite prodajo opustiti, jo odprite in uporabite Prekliči naročilo. Ostane na voljo za vpogled, nastavitev Skrij preklice pa jo odstrani s seznamov.

Izvoz prodaje in računovodstva

Kliknite Prenesi izvoz na vrhu seznama: izvoz povzame filtre in obdobje, prikazane na zaslonu. Prodajna poročila za preglednico, računovodske vknjižbe in zakonsko predpisane oblike so podrobno opisani na namenski strani.