Računovodstvo & revizija

Nastavite kontni načrt svoje organizacije, izvozite knjižbe v programsko opremo svojega računovodje, vklopite elektronski račun v formatu Factur-X in poiščite dokazila, ki jih lahko zahteva davčna uprava: potrdilo, dnevnik dogodkov, zaključke obdobij in arhive.

Nastavite svoj kontni načrt

Kontni načrt določa, na katere konte in v katere dnevnike se bo vaša prodaja knjižila v izvozih. Nastavi se za vsak obračunski račun posebej: dve enoti, ki izdajata račune ločeno, imata vsaka svojega.

1. Odprite Administracija›Nastavitve›Zaračunavanje›Računi za obračunavanje in izberite želeni račun.
2. Odprite zavihek Kontni načrt.
3. Prilagodite številke kontov in njihove nazive, nato kliknite Shrani.

Zaslon je razdeljen na tri sklope:

• Prodaja, DDV in stranke: konti opravljenih storitev, obračunanega DDV, kupcev in odobrenih popustov.
• Blagajna: konti banke, blagajne in čekov v unovčenje, ki jih uporabljajo knjižbe plačil.
• Dnevniki: kode dnevnikov prodaje, banke in blagajne.

Razčlenite prodajo po kategoriji ali po stopnji

Privzeto se vsa prodaja knjiži na en sam konto prihodkov. Na istem zavihku sta na voljo dve neobvezni razčlenitvi, s katerima greste lahko še dlje.

• Razčlenitev prodaje po kategorijah: ločen konto za vsako kategorijo izdelkov – naročnine, krediti, oprema, učne ure … Kliknite Dodaj kategorijo, izberite kategorijo in vnesite njen konto.
• Razčlenitev DDV po stopnjah: ločen konto obračunanega DDV za vsako stopnjo. Kliknite Dodaj stopnjo, vnesite stopnjo in njen konto.

To je uporabno, kadar mora vaše računovodstvo razlikovati med dejavnostmi – na primer ločiti prihodke od poučevanja od oddajanja igrišč. Brez razčlenitve se vse knjiži na splošne konte, določene zgoraj.

Izvozite prodajo in knjižbe

1. Odprite Administracija›Nadzorna plošča›Zaračunavanje›Računi in transakcije.
2. Seznam filtrirajte po želenem obdobju in merilih: izvoz natanko povzame filtre, prikazane na zaslonu.
3. Kliknite Prenesi izvoz in izberite format.

Spremljajte prodajno dejavnost

• Excel (.xlsx): ena vrstica na naročilo, z datumom, uporabnikom, zneski brez DDV, DDV in z DDV, statusom in načinom plačila. To je najprimernejši format za analizo prodaje v preglednici.
• CSV (.csv): isto poročilo v obliki, berljivi v katerikoli preglednici.
• Prenesi PDF račune: arhiv s PDF-datoteko vsakega računa iz trenutnega filtra. Vključeni so samo izdani računi.

Posredujte podatke svojemu računovodji

• Računovodske knjižbe (.csv): knjižbe v breme/dobro po posameznem računu, v berljivi obliki, namenjeni ročnemu uvozu.
• FEC (Francija): Fichier des Écritures Comptables, francoski zakonsko predpisani format, ki ga lahko uvozijo Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ali QuickBooks. Ena uravnotežena knjižba na račun.
• FAIA (Luksemburg) in DATEV (Nemčija): zakonsko predpisana formata teh dveh držav, na voljo organizacijam s sedežem v njiju.

Možnost Vključite predpise (blagajna) k prodajnim knjižbam doda še knjižbe plačil (banka, blagajna, ček). Odznačite jo, če želite izvoziti samo dnevnik prodaje.

Izdajajte račune v formatu Factur-X

Elektronsko izdajanje računov v Franciji postaja obvezno. Factur-X je izbrani format: povsem običajen račun v obliki PDF, v katerega je vstavljena podatkovna datoteka, ki jo računovodski programi samodejno preberejo.

Za prejemnika računa se ne spremeni nič: odpre PDF, enak kot doslej. Njegov računovodski program pa v njem poleg tega najde zneske in identifikatorje, ne da bi jih bilo treba znova vnašati.

Preverite, ali to velja za vašo organizacijo

To je prvo vprašanje, ki ga je treba razrešiti, in odgovor še zdaleč ni enak za vse organizacije.

• Športna društva, oproščena DDV na podlagi člena 261-7-1° francoskega splošnega davčnega zakonika, niso zavezana niti k elektronskemu izdajanju računov niti k e-poročanju. V tem položaju je veliko organizacij.
• Organizacije, zavezane DDV, bodo morale račune med poslovnimi subjekti izdajati v elektronski obliki. Za mikro, mala in srednja podjetja, torej za skoraj vse organizacije, je rok za izdajanje določen na 1. september 2027.
• Računi fizičnim osebam (vašim članom) so zunaj področja elektronskega izdajanja računov, ne glede na vaš davčni režim.

Vklopite format

1. Odprite Administracija›Nastavitve›Zaračunavanje›Računi za obračunavanje in uredite želeni račun.
2. Na zavihku Zaračunavanje poiščite možnost Elektronski račun v razdelku Podatki za izstavitev računa
3. Izberite format:
   • Factur-X (Francija) za francosko organizacijo: doda francoske zakonsko predpisane navedbe, ki se pričakujejo na računih med poslovnimi subjekti;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) za evropski standard brez francoskih posebnosti;
   • Deaktivirano za izdajanje klasičnih računov v obliki PDF.

Nastavitev velja za vsak obračunski račun posebej: organizacija, ki izdaja račune iz več računov, jih vklopi neodvisno.

Vnesite obvezne podatke

Elektronski račun mora nedvoumno identificirati svojega izdajatelja. Te podatke vnesete na istem zavihku, v razdelku Podatki za izstavitev računa.

1. SIREN / SIRET vaše organizacije: to je nepogrešljivo polje. Brez njega račun ne more biti skladen, pod možnostjo pa se prikaže opozorilo.
2. Davčna številka, če je vaša organizacija zavezana DDV. Če je polje prazno, vlogo davčnega identifikatorja prevzame številka SIRET.
3. Celoten naslov: naziv podjetja, ulica, poštna številka, kraj in država. Nepopoln naslov povzroči, da platforma vaše stranke račun zavrne.
4. E-poštni naslov za račune, ki se uporabi kot kontaktna točka, kadar noben drug identifikator ni na voljo.

Pridobite številko SIREN svojih poslovnih strank

Račun med poslovnimi subjekti mora identificirati tudi kupca. Številko SIREN stranke vnesete v njen naslov za račune, v sklopu Naslov podjetja, skupaj s Pravna oseba in ID organizacije. Enak vnos je na voljo tudi pri prodaji na pultu.

Pri računu fizični osebi nič od tega ni potrebno: zadostujejo ime, naslov in država.

Poiščite svoja revizijska dokazila

Programska oprema, ki sprejema plačila, mora znati dokazati, da njene knjižbe niso bile naknadno spremenjene. Tej zahtevi ustrezajo štiri dokazila, zbrana na enem mestu: odprite Administracija›Nastavitve›Zaračunavanje›Računi za obračunavanje, izberite želeni obračunski račun in nato zavihek Računovodstvo & revizija.

Ta zavihek se prikaže samo pri že shranjenem računu: dokazila se nanašajo na dejavnost, pri računu, ki ga šele ustvarjate, torej ni česa prikazati. Vsak obračunski račun ima svoja – če vaša organizacija izdaja račune iz več enot, jih preglejte ločeno.

Prenesite svoje potrdilo

Ob nadzoru lahko davčna uprava od vas zahteva dokazilo, da vaša programska oprema za sprejemanje plačil izpolnjuje pogoje nespremenljivosti, varovanja, hrambe in arhiviranja podatkov. Kartica Potrdilo o programski opremi blagajne to dokazilo ustvari na zahtevo, prek Prenesi (PDF).

Dokument ima dva dela. Del izdajatelja programske opreme je že podpisan. Drugega mora izpolniti in podpisati vaš zakoniti zastopnik: potrdilo je popolno šele, ko sta oba zbrana skupaj, in predložita se skupaj.

Kartica se prikaže samo pri francoskem obračunskem računu: obveznost velja za zavezance s sedežem v Franciji.

Preglejte dnevnik dogodkov

Kartica Dnevnik dogodkov vas prek Posvetovati se pripelje do verodostojne sledi o tem, kaj se je dogajalo z vašim izdajanjem računov. V njem ne najdete prodaje – ta je v vaših naročilih –, temveč tehnična dejstva, ki jo spremljajo.

Zabeleženi so zlasti uspešne in neuspešne prijave, spremembe konfiguracije, spremembe pravic za izdajanje računov, postavljeni zaključki obdobij, zapečateni dokumenti in izdani dvojniki, ustvarjeni arhivi, računovodski izvozi, preklopi v testni način ter zaznane nepravilnosti: prekinitev verige, odstopanje pri zaključku, nepravilnost ure.

Vsaka vrstica navaja datum, vrsto dogodka, zadevni račun, izvajalca in podrobnosti. Filter po vrsti in po obdobju omogoča lažje iskanje, gumb Izvozi pa iz tega pripravi datoteko.

Razumite, kako delujejo zaključki obdobij

Zaključek zapečati obdobje: zamrzne plačila, račune in dobropise, ki jih vsebuje, ter jih ni več mogoče niti spremeniti niti znova ustvariti. Kartica Zaključki prikazuje dnevne, mesečne in letne zaključke vašega računa.

Postavljeni so samodejno, brez vašega posredovanja. Vsak večer vam torej ni treba ničesar »narediti«: tabela se izpolni sama.

Vsaka vrstica navaja obdobje, število transakcij, Neto prejeto, Prezračevanje po načinih plačila – splet, na kraju samem, gotovina, ček, nakazilo, terminal – ter število izdanih računov in dobropisov.

Dve stvari je vredno razumeti, ker pogosto presenetita:

• Skupni seštevek se nikoli ne vrne na nič. Gre za trajni seštevek od začetka računa, ne za saldo obdobja. Nenehno naraščajoč seštevek je pričakovano vedenje.
• Prenos (ničelna točka) navaja datum in znesek, od katerih se ta seštevek začne. Pri računu, ki je obstajal že pred uvedbo zaključkov, je to izbrana izhodiščna točka, in ne nič.

Prenesite svoje davčne arhive

Za vsak zaključeni mesec nastane nespremenljiv arhiv, zbran v časovno žigosani datoteki ZIP: transakcije, računi, dobropisi, zaključki in tehnični dnevnik obdobja. Kartica Arhiv jih našteje pod Mesečni arhiv, skupaj z obdobjem, velikostjo, datumom nastanka in Prstni odtis (SHA-256).

Prav ta odtis omogoča preverjanje arhiva: spremeni se ob vsakem spremenjenem bajtu. Kartico spremljata dva gumba, Orodje za preverjanje in Priročnik za preverjanje – tako lahko tretja oseba, nadzornik ali računovodja, celovitost arhiva preveri sama, brez vašega posredovanja.

Arhivi nastajajo samodejno. Če zaključeno obdobje svojega še nima, se prikaže pod Nearhivirana zaprta obdobja, z gumbom Ustvari pa ga ustvarite takoj.