Ustvarjanje in upravljanje naročnin
Naročnine določajo pravice do rezervacij vaših uporabnikov: obdobje dostopa, ceno, kvote in pravila. Za vsak paket, ki ga ponuja vaša organizacija, ustvarite eno naročnino in jo nato dodelite na karticah uporabnikov.
Ustvarjanje naročnine
- Pojdite v Administracija›Uporabniki›Pravice dostopa›Naročnine in kliknite Novo.
- V zavihku Splošno vnesite Ime in barva in neobvezen opis.
- Pod Datumi odprtja pravic določite obdobje, v katerem se lahko naročniki prijavljajo. Če želite dostop brez časovne omejitve, pustite nastavitev izklopljeno.
- Kliknite Shrani.
Nastavitve so razdeljene na zavihke: Splošno, Kvota, Dovoljenja, Pravila, Krediti, Povabila, Oznake in Registracije. Zavihki, namenjeni pravilom rezervacije, so podrobno opisani na posebni strani.
Spremljanje plačila članarin
V zavihku Splošno vnesite Cena naročnine: na vsaki kartici se nato prikaže polje Plačana naročnina z datumom in plačanim zneskom. Modul Sledenje naročnin (Administracija›Uporabniki›Pravice dostopa›Sledenje naročnin) prikaže vse naročnike z njihovim statusom plačila, filtrirate ga lahko prek Po naročnini in Po statusu ter izvozite v obliki Excel.
Po potrebi vklopite Blokiraj rezervacije, če uporabnik ni plačal svoje naročnine: na kartici uporabnika se prikaže pasica, rezervacija pa mu je zavrnjena, dokler plačilo ni zabeleženo.
Da vam tega zaslona ni treba nadzorovati, vklopite poročila o dejavnostih: vsak mesec vam pošljejo poimenski seznam naročnin, ki potečejo v naslednjih 30 dneh.
Prodaja naročnine na spletu
V zavihku Splošno vklopite Plačila in obračunavanje, da naročnina postane plačljiva na spletu: uporabniki jo lahko sklenejo ali podaljšajo glede na nastavljene pakete, s samodejnim izdajanjem računov. Plačilo poteka prek načinov plačila povezanega obračunskega računa.
Ko je ta razdelek vklopljen, dobijo datumi drugačen pomen: postanejo Privzeti datumi dostopa, ki veljajo, dokler naročnik nima veljavnega paketa. Takoj ko kupi paket, veljajo datumi tega paketa.
Samodejno opominjanje naročnikov pred iztekom
Naročnik, ki pusti naročnino poteči, izgubi svoje pravice, ne da bi to opazil, vi pa to ugotovite šele, ko ne more več rezervirati. Pred iztekom se samodejno pošljejo tri e-poštna sporočila: 30 dni prej, 7 dni prej in dan pred iztekom.
Nastavitev je na voljo za vsako naročnino posebej. Pojdite v Administracija›Uporabniki›Pravice dostopa›Naročnine, odprite želeno naročnino, zavihek Splošno, razdelek Samodejni opomniki pred iztekom veljavnosti. Privzeto je vklopljen: da ga uporabljate, vam ni treba storiti ničesar.
Dodajanje prilagojenega sporočila
Pod stikalom vam urejevalnik omogoča dodati nekaj vrstic, ki bodo vključene v e-poštno sporočilo: datum občnega zbora, ceno za naslednjo sezono, uradne ure za vpis, naslov obrazca za izpolnitev, priponko ...
Kaj prejme naročnik
E-poštno sporočilo navede zadevno naročnino, datum izteka in število preostalih dni, nato pa vaše sporočilo, če ste ga vnesli.
Gumb za podaljšanje se prikaže le, če naročnik dejansko lahko podaljša iz svojega računa, torej če mu je na voljo naročnina, ki jo je mogoče kupiti na spletu. V nasprotnem primeru sporočilo zgolj obvesti in ne ponuja dejanja, ki ni izvedljivo: v prilagojenem sporočilu morate sami navesti, kako naj naročnik ravna.
Kdo ne prejme opomnika
- Naročniki brez datuma izteka. Opomnik naznanja konec: brez vnesenega datuma zaključka naročnina z vidika programa nikoli ne poteče in nobeno sporočilo ne odide. To je najpogostejši razlog, kadar se ne zgodi nič — preverite kartico naročnika, preden iščete drugje.
- Naročniki, pri katerih ima naročnina izklopljene opomnike.
- Začasno onemogočeni naročniki.
- Tisti, ki so v svojem računu izklopili obvestila Plačila in obračunavanje: njihova izbira ima prednost pred vašo.
Zahtevanje dokazil za rezervacijo
V zavihku Splošno razdelek Obvezne informacije za rezervacijo naročnikom nalaga, da pred rezervacijo dopolnijo določene podatke: e-poštni naslov, poštni naslov, telefon, profilno sliko, datum rojstva, uvrstitev, številko licence, dokazilo o prebivališču ali zdravniško potrdilo.
Uporabnik je k temu pozvan že ob prvi prijavi, nato pa ob kliku na prost termin. Možnost Uporabi to omejitev, ko je naročnik partner pri rezervaciji pravilo razširi: naročnika z nepopolnimi podatki tudi nihče drug ne more dodati kot partnerja.
Podvajanje naročnine za novo sezono
- Odprite naročnino pretekle sezone.
- Kliknite Podvoji: celotna nastavitev se prekopira.
- Preimenujte kopijo in prilagodite njene datume.
Množična prerazporeditev naročnine
- Pojdite v Administracija›Uporabniki›Upravljanje uporabnikov in izberite želene uporabnike ali kliknite Izberi vse po uporabi filtra.
- Odprite Dejanja in nato Hitro urejanje.
- Izberite novo naročnino in po potrebi njene datume, nato kliknite Shrani.
Hitro urejanje omogoča, da z istim dejanjem vse skupaj označite kot neplačano: to je celotno opravilo ob začetku sezone v enem koraku.
Naročnino celotne baze lahko v eni sami operaciji posodobite tudi z uvozom datoteke.
