Ustvarjanje in upravljanje naročnin

Naročnina združuje pogoje dostopa in rezervacij posameznega paketa: datume, ceno, kvoto rezervacij in pravila, ki jih je treba upoštevati. Ustvarite naročnine, ki jih ponuja vaša organizacija, nato pa vsakemu uporabniku na njegovi kartici dodelite tisto, ki mu ustreza.

Ustvarjanje naročnine

Začnite s paketom, ki ga ponuja vaša organizacija, na primer Rekreativni tenis. Pozneje ga boste dodelili ustreznim uporabnikom, ne da bi morali ista pravila znova vnašati na vsako kartico.

1. Odprite Administracija›Uporabniki›Pravice dostopa›Naročnine in kliknite Novo.
2. Na zavihku Splošno izpolnite Ime in barva in neobvezen opis.
3. Pod Datumi odprtja pravic določite obdobje, v katerem se naročniki lahko prijavijo. Nastavitev pustite izklopljeno, če želite dostop brez časovne omejitve.
4. Kliknite Shrani.

Nato dopolnite pogoje rezervacij: koliko rezervacij ima naročnik lahko hkrati, do katerih igrišč ima dostop, katera pravila mora upoštevati? Te izbire natančneje določite na zavihkih Kvota, Dovoljenja in Pravila. Spodnji vodnik vas pospremi skozi njihovo nastavitev.

Samodejno urejanje seznama

Način Samodejno uredi seznam namesto vas: nobene skupine vam ni treba ustvariti. Kliknite glavo stolpca z imenom, datumom začetka ali datumom konca in izberite razvrstitev. Skupine se prilagodijo tej izbiri, naročnine pa ostanejo nespremenjene.

Pri razvrstitvi po imenu aplikacija poišče skupne besede in sezone. Tako lahko poveže Rekreativni tenis 2026/2027 – Odrasli in Rekreativni tenis 2026/2027 – Mladi. Dosledna imena to razvrščanje olajšajo. Če so nazivi zelo različni, ima aplikacija manj namigov za združevanje. Pri razvrstitvi po datumu se skupine oblikujejo na podlagi datumov začetka in konca naročnin.

Kliknite naslov skupine, da jo strnete ali razširite. To stanje se shrani za vaš račun.

Razvrščanje naročnin v ročne skupine

Ta način izberite, če želite seznam urediti po lastnih merilih. Tenis in padel lahko na primer združite v skupino Športna šola, nato pa ločite naročnine za prosto vadbo in enkratne ponudbe, ne glede na njihova imena.

1. Preklopite na Ročne skupine.
2. Kliknite Dodaj skupino in vnesite ime: nova skupina se pojavi na vrhu seznama.
3. V Vse, brez iskanja in filtrov, povlecite vrstice, da jih razvrstite v skupine in določite njihov vrstni red. Na zaslonu na dotik pred premikom vrstice prst zadržite na njej.
4. Povlecite naslov skupine, da spremenite njeno mesto. Naročnine, ki niso uvrščene v nobeno skupino, ostanejo spodaj, pod Brez skupine.

Ob prehodu miške čez naslov se prikažeta gumba za preimenovanje ali brisanje skupine. Z brisanjem skupine se njene naročnine ohranijo in se vrnejo v Brez skupine.

Kliknete lahko tudi glavo stolpca in naročnine v vsaki skupini razvrstite po imenu ali datumu. Če nato premaknete samostojno ali referenčno naročnino, vaša razvrstitev prevlada nad razvrščanjem: izbrani položaj se ohrani.

Povezane naročnine, predstavljene nižje, ostanejo pod svojo referenčno naročnino. Njihov vrstni red lahko spremenite znotraj te družine, ne da bi spremenili razvrstitev preostalega seznama. Če premaknete referenčno naročnino, ji povezane naročnine sledijo.

Te skupine boste našli tudi na seznamih za izbiro naročnine, kadar olajšajo branje. Polna imena naročnin so tam še naprej prikazana.

Prilagoditev prikaza in dejanja na več naročninah

Seznam prilagodite svojemu načinu dela: berite opise, preverjajte plačila ali prikažite več vrstic na zaslonu. Meni Nastavitve, desno od Novo, si zapomni vaše nastavitve:

• Prikaži opise: pod ime doda opis, v največ dveh vrsticah.
• Prikaži plačila: stolpec z datumom začetka nadomesti s stolpcem plačil.
• Zgoščen način: zmanjša razmik med vrsticami ter velikost imen, gumbov in števcev.

Te možnosti so privzeto izklopljene. Dolga imena ostanejo berljiva v več vrsticah.

Stolpca začetka in konca se prikažeta le, če ima vsaj ena naročnina na filtriranem seznamu ustrezen datum. Za ogled ali spremembo naročnine kliknite njeno ime, tudi na mobilni napravi.

Označite potrditvena polja levo od naročnin, da izvedete dejanje na več vrsticah hkrati. Namesto zavihkov z načini se takrat prikažejo gumbi Arhiviraj, Poveži, Odstrani iz seznama in Izbriši. Veljajo enake pravice in omejitve kot pri dejanju na posamezni naročnini.

V ročnem načinu Premakni v … celoten izbor uvrsti v skupino. V Arhivirane gumb Obnovi izbrane naročnine vrne na trenutni seznam.

Deljenje nastavitev z referenčno naročnino

Ponujate več paketov za padel – za odrasle, mlade, študente – z različnimi cenami, a enakimi pravili? Če te naročnine niso povezane, je treba vsako spremembo kvote ali dostopa do igrišč ponoviti v vsakem paketu, pri čemer lahko katerega spregledate.

Referenčna naročnina omogoča upravljanje teh nastavitev na enem mestu. Ustvarite na primer Naročnina Padel in nanjo povežite svoje pakete: spremembe skupnih nastavitev se bodo samodejno uporabile pri vseh povezanih naročninah, vsaka pa bo obdržala svojo ceno in lastne podatke. Če morajo imeti nekateri paketi drugačna pravila, jih pustite samostojne ali jih navežite na drugo referenčno naročnino.

Nastavitve se prenašajo samo z referenčne naročnine na povezane naročnine, in sicer ob shranjevanju. Sprememba cene ali imena povezane naročnine torej nima nobenega učinka na referenčno naročnino ne na druge naročnine. Referenčno naročnino lahko dodelite tudi uporabnikom: ostaja polnopravna naročnina.

Ustvarjanje povezane naročnine

Na seznamu gumb Ustvari povezano naročnino pri referenčni naročnini omogoča hitro ustvarjanje nove različice. To lahko storite tudi iz njene nastavitve:

1. Odprite naročnino, ki bo služila kot referenčna, zavihek Splošno.
2. V razdelku Referenčna naročnina kliknite Ustvari povezano naročnino.
3. V potrditvenem oknu vnesite želeno ime in potrdite.
4. Ustvarjena naročnina se prikaže na seznamu povezanih naročnin referenčne naročnine. Kliknite njen gumb Odpri, da prilagodite ime, ceno in druge lastne podatke.

Povezovanje obstoječe naročnine

1. Odprite naročnino, ki jo želite povezati, in najprej shranite morebitne spremembe.
2. V Splošno, razdelek Referenčna naročnina, izberite želeno referenčno naročnino.
3. Preberite potrditev: navaja, koliko uporabnikov je vključenih. S potrditvijo skupne nastavitve te naročnine nadomestite z nastavitvami izbrane referenčne naročnine. Njena cena in lastni podatki se ohranijo.

Kje spremeniti nastavitve

Pri povezani naročnini pasica na vrhu plošče pove, iz katere referenčne naročnine izvirajo nastavitve. Podedovane nastavitve so prikazane sivo, skupaj z imenom referenčne naročnine. Če jih želite spremeniti, odprite to referenčno naročnino: sprememba bo veljala za vse njene povezane naročnine.

Za vsako povezano naročnino je še vedno mogoče prilagoditi:

• ime, opis, barvo in ključne besede;
• datume in barve rezervacij;
• cene in obračun, vključno s cenami in prodajo rezervacijskih kreditov ali kreditov za povabila;
• možnosti na zavihku Registracije.

Druge nastavitve se podedujejo: kvote, dovoljenja, pravila, oznake, delovanje kreditov in povabil, podatki, zahtevani za rezervacijo, blokada ob neplačilu in opomniki pred potekom.

Ceno za mlade lahko na primer določite na 160 €, ceno za odrasle pa na 320 €. Vsaka ohrani svojo ceno, tudi ko spremenite skupna pravila na naročnini Naročnina Padel.

Na seznamu črta povezuje krogce povezanih naročnin s krogcem njihove referenčne naročnine: tako prepoznate pakete, ki si delijo iste nastavitve. Če se njihovo ime začne z imenom referenčne naročnine, se lahko prikaže le nadaljevanje: Padel – Mladi postane Mladi pod Padel. Polno ime se ohrani in je dostopno ob prehodu miške.

Odklop naročnine brez brisanja

Na kartici referenčne naročnine uporabite Odstrani iz seznama v ustrezni vrstici. Lahko pa v polju Referenčna naročnina povezane naročnine izberete Noben in potrdite.

Odklop odstrani zgolj povezavo: naročnina in njeni uporabniki se ohranijo. Podedovane nastavitve ostanejo takšne, kot so bile ob odklopu, in jih je odslej mogoče spreminjati neposredno na tej naročnini. Poznejše spremembe nekdanje referenčne naročnine zanjo ne bodo več veljale.

Če želite odklopiti več naročnin hkrati, jih označite na seznamu in uporabite Odstrani iz seznama, glede na svoje pravice upravljanja.

Spremljanje plačila članarin

Če članarine pobirate na recepciji ali prek nakazila, lahko plačila zabeležite in tako veste, kdo je svojo naročnino poravnal. Na zavihku Splošno izpolnite Cena naročnine: polje Plačana naročnina na vsaki kartici omogoča vpis plačila, njegovega datuma in zneska.

Za pregled nad vsemi uporabniki odprite Administracija›Uporabniki›Pravice dostopa›Sledenje naročnin. Seznam lahko filtrirate po naročnini ali stanju plačila, nato pa ga izvozite v obliki Excel.

Po potrebi vklopite Blokiraj rezervacije, če uporabnik ni plačal svoje naročnine: na kartici uporabnika se takrat prikaže pasica, rezervacija pa mu je zavrnjena, dokler plačilo ni zabeleženo.

Da vam tega zaslona ne bo treba spremljati, vklopite poročila o dejavnostih: vsak mesec vam pošljejo poimenski seznam naročnin, ki potečejo v 30 dneh.

Spletna prodaja naročnine

Na zavihku Splošno vklopite Plačila in obračunavanje, da naročnina postane plačljiva prek spleta: uporabniki jo lahko sklenejo ali podaljšajo glede na nastavljene pakete, z računom, ki se izda samodejno. Plačilo poteka prek načinov plačila, ki so na voljo pri povezanem obračunskem računu.

Ko je ta razdelek vklopljen, dobijo datumi drugačen pomen: postanejo Privzeti datumi dostopa, ki veljajo, dokler naročnik nima veljavnega paketa. Takoj ko kupi paket, prevzamejo vlogo datumi tega paketa.

Samodejni opomniki naročnikom pred potekom

Opomniki uporabnike opozorijo, naj naročnino podaljšajo, preden izgubijo dostop do rezervacij. Pred datumom poteka so predvidena tri e-poštna sporočila: 30 dni prej, 7 dni prej in dan pred potekom.

Za ogled nastavitve odprite Administracija›Uporabniki›Pravice dostopa›Naročnine, izberite želeno naročnino, nato zavihek Splošno, razdelek Samodejni opomniki pred iztekom veljavnosti. Opomniki so privzeto vklopljeni. Pri povezani naročnini to nastavitev spremenite na njeni referenčni naročnini.

Dodajanje prilagojenega sporočila

Pod stikalom urejevalnik omogoča dodajanje nekaj vrstic, ki bodo povzete v e-poštnem sporočilu: datum občnega zbora, cena za naslednjo sezono, uradne ure za vpis, naslov obrazca za izpolnitev, priponka ...

Kaj prejme naročnik

E-poštno sporočilo navaja zadevno naročnino, njen datum poteka in število preostalih dni, nato pa vaše sporočilo, če ste ga vnesli.

Gumb za podaljšanje se prikaže, če ima uporabnik dostop do naročnine, ki jo lahko kupi prek spleta iz svojega računa. V nasprotnem primeru e-poštno sporočilo vsebuje le opomnik in vaše sporočilo: v njem pojasnite, kako naročnino podaljšati drugače.

Kdo opomnika ne prejme

• Naročniki, ki na svoji kartici nimajo vnesenega datuma poteka: brez tega datuma aplikacija opomnika ne more načrtovati.
• Naročniki, katerih naročnina ima opomnike izklopljene.
• Suspendirani naročniki.
• Tisti, ki so v svojem računu izklopili obvestila Plačila in obračunavanje.

Zahtevanje dokazil za rezervacijo

Na zavihku Splošno razdelek Obvezne informacije za rezervacijo naročnike zavezuje, da pred rezervacijo dopolnijo določene podatke: e-poštni naslov, poštni naslov, telefon, profilno fotografijo, datum rojstva, uvrstitev, številko licence, dokazilo o stalnem prebivališču ali zdravniško potrdilo.

Uporabnik je k dopolnitvi svoje kartice povabljen ob prvi prijavi, nato pa ob kliku na prost termin. Če vklopite Uporabi to omejitev, ko je naročnik partner pri rezervaciji, ga prav tako ne bo mogoče dodati k rezervaciji druge osebe, dokler zahtevani podatki manjkajo.

Podvojitev naročnine za novo sezono

Podvojitev vam prihrani začenjanje od začetka: prevzemite nastavitve prejšnje sezone, nato pa v kopiji prilagodite datume in možnosti.

1. Na seznamu kliknite Podvoji v vrstici naročnine, ki jo želite prevzeti.
2. V potrditvenem oknu vnesite ime kopije in potrdite: pojavi se na seznamu.
3. Kliknite njeno ime, da prilagodite datume in potrebne možnosti.

Podvojite lahko tudi s plošče z nastavitvami naročnine. V tem primeru se plošča kopije po potrditvi odpre neposredno.

Pri podvojitvi povezane naročnine se ohrani njena povezava z isto referenčno naročnino, če imate zanjo potrebne pravice. Za naslednjo sezono se nova referenčna naročnina ne ustvari.

Arhiviranje naročnin, ki niso več potrebne

Star paket arhivirajte, da razbremenite seznam, ne da bi izbrisali naročnine uporabnikov, ki jih še imajo. Tako lahko pospravite minulo sezono, ne da bi čakali, da vsi uporabniki zamenjajo paket.

Na seznamu kliknite Arhiviraj in potrdite. Naročnina se premakne v Arhivirane. Pri dodajanju ali urejanju uporabnika ni več na voljo kot nova izbira; tisti, ki so nanjo že naročeni, jo obdržijo.

Pasica vam lahko predlaga naročnine za arhiviranje. Pred potrditvijo preverite izbor. Če kliknete Skrij, izgine le pasica in ta izbira se shrani za vaš račun: nobena naročnina ni arhivirana.

Če želite naročnino vrniti na trenutni seznam, odprite Arhivirane in kliknite Obnovi. Če obnovite povezano naročnino, katere referenčna naročnina je arhivirana, se obnovi tudi ta, če imate za to pravice.

Arhivirane naročnine ostanejo na voljo za povezovanje naročnin pri klasičnem uvozu in uvozu ADOC.

Brisanje prazne naročnine

Naročnino izbrišite, če je ne potrebujete več in nanjo ni vezan noben uporabnik. Če je še v uporabi, jo arhivirajte, da jo umaknete s seznama, a jo ohranite za njene naročnike.

Uporabite Izbriši na seznamu ali na plošči z nastavitvami. Brisanje je zavrnjeno, če ima naročnina še uporabnike, če je določena kot privzeta ali če je to naročnina prijavljenega administratorja. Enake zaščite veljajo pri brisanju več naročnin hkrati; sporočilo takrat predlaga arhiviranje.

Z brisanjem prazne referenčne naročnine se njene povezane naročnine odklopijo: ohranijo se z veljavnimi nastavitvami. Če želite odstraniti samo povezavo, uporabite Odstrani iz seznama, brez brisanja naročnine.

Množična prerazporeditev naročnine

Na začetku sezone lahko novo naročnino dodelite več uporabnikom v enem samem koraku, ne da bi odpirali vsako kartico.

1. Odprite Administracija›Uporabniki›Upravljanje uporabnikov in izberite želene uporabnike ali Izberi vse po uporabi filtra.
2. Odprite Dejanja in nato Hitro urejanje.
3. Izberite novo naročnino in po potrebi njene datume, nato kliknite Shrani.

V istem koraku lahko naročnino za izbrane uporabnike označite kot neplačano, na primer na začetku nove sezone.

Če te spremembe pripravljate v datoteki, lahko za posodobitev naročnin zadevnih uporabnikov uporabite tudi uvoz.