Prejemanje poročil o dejavnostih po e-pošti
Samodejno prejemajte povzetek dogajanja v svoji organizaciji: število članov, naročnine, prijave, rezervacije, prijave v aplikacijo in e-pošto, skupaj s primerjavo s prejšnjim obdobjem.
Vklop poročil
- Odprite Administracija›Nastavitve›Poročila o dejavnostih.
- Vklopite Omogoči e-poštna poročila o dejavnostih.
- V E-poštni naslovi vnesite največ 4 prejemnike, en naslov na vrstico.
- Kliknite Shrani.
Prejemniki ne potrebujejo računa upravitelja niti posebne pravice: poročilo prispe v njihov predal. To je najpreprostejši način, da obveščate predsednika ali blagajnika, ki se v aplikacijo nikoli ne prijavi.
Izbira pogostosti
Na voljo so tri poročila, ki jih lahko vklopite ločeno ali skupaj:
- Dnevna poročila: vsako jutro dejavnosti prejšnjega dne.
- Tedenska poročila: vsak ponedeljek zjutraj pretekli teden.
- Mesečna poročila: 1. dan vsakega meseca pretekli mesec.
Vsako odgovarja na drugo potrebo. Dnevno poročilo služi dežurstvu: pokaže, kaj je treba urediti danes. Mesečno poročilo lahko brez preoblikovanja posredujete upravnemu odboru. Tedensko je vmesna možnost in dobro ustreza prostovoljnemu upravitelju, ki na sedež pride enkrat na teden.
Kaj vsebuje poročilo
Poročilo ni omejeno na rezervacije. Združuje sedem skupin kazalnikov, vsako v primerjavi s prejšnjim obdobjem:
- Uporabniki: skupno število, novi računi, začasno onemogočeni računi, računi v košu in dokončno izbrisani računi.
- Naročnine: plačane naročnine, potekle naročnine in predvsem tiste, ki potečejo v naslednjih 30 dneh.
- Spletne prijave: sprejete, zavrnjene in čakajoče zahteve.
- Rezervacije: skupno število, rezervacije uporabnikov, oznake organizacije, vabila, opombe, preklici.
- Prijave: uspešne prijave, zavrnjene prijave in število dejavnih uporabnikov.
- E-pošta: dostavljena, odprta in neuspela sporočila.
- Evidentiranje prisotnosti na terminalu: evidentirani in neevidentirani termini, samodejni preklici in kaznovani računi.
Zadnje tri skupine se prikažejo le, če je ustrezna funkcija v vaši organizaciji dejavna: spletne prijave morajo biti odprte pri vsaj eni naročnini, evidentiranje prisotnosti pa mora biti vklopljeno na terminalu.
Poročilo kot delovni seznam
To je točka, ki poročilo loči od preproste tabele številk: več rubrik je imenskih. Ne preberete le »12 naročnin kmalu poteče«, ampak dobite seznam vseh dvanajstih oseb.
Iz tega naravno izhajajo tri uporabe:
- Seznam naročnin, ki potečejo v 30 dneh, je vaš seznam za opomnike. Prispe sam, vsak mesec, brez oblikovanja filtrov.
- Seznam čakajočih prijav vas opozori na zahteve, ki jih ni obdelal nihče — tipičen primer organizacije, v kateri več oseb upravlja sistem, ne da bi si naloge izrecno razdelile.
- Števec neuspelih e-poštnih sporočil opozori na slabšanje zbirke naslovov, precej preden se član pritoži, da ne prejema ničesar.
