Participativne rezervacije: kako odpreti termin za prijave

Rezervirajte termin v imenu organizacije – tabor, turnir, lekcijo, skupinsko vadbo – in pustite, da se uporabniki prijavijo sami, s spletnim plačilom ali brez njega. Vi določite kapaciteto, pogoje dostopa in roke ter spremljate seznam udeležencev.

Kdo sestavi seznam udeležencev

Vsaka rezervacija z oznako lahko sprejme udeležence. Od termina do termina se spremeni le to, kdo sestavi seznam – vi ali uporabniki sami.

Seznam sestavite vi

Rezervirajte termin z njegovo oznako in določite udeležence, ne da bi vklopili Participativna rezervacija. Uporabniki se ne morejo prijaviti sami: seznam je vaš.

Kljub temu ni dokončen. Rezervacijo lahko kadar koli znova odprete s koledarja in v zavihku Oznake dodate ali odstranite osebe; že prijavljeni udeleženci so tam prikazani kot vnaprej izbrani.

Tako deluje trening, na katerega skupino povabite sami, ekipa, ki jo postavite za tekmo, ali vadba, pri kateri so prijavljeni določeni vnaprej.

Uporabniki se prijavijo sami

Vklopite Participativna rezervacija in termin se odpre: na koledarju prikazuje števec mest, vsak pa si svoje mesto vzame iz svojega računa.

Tako deluje počitniški tabor, interni turnir ali animacija, odprta za vse.

Ko je možnost vklopljena, se upravljanje seznama prenese z obrazca za rezervacijo na podrobnosti termina, kjer sta vam na voljo Dodaj udeležence in Izbriši.

Prehod med enim in drugim načinom

Načina se ne izključujeta in izbira nikoli ni dokončna. Najprej lahko sestavite seznam, nato pa pozneje vklopite Participativna rezervacija in odprete preostala mesta: že določene osebe ostanejo prijavljene.

Deluje tudi obratno – glejte zaprtje prijav na koncu strani.

Kako odpreti termin za udeležbo

1. Na koledarju kliknite termin, ki ga želite rezervirati.
2. Odprite zavihek Oznake v obrazcu za rezervacijo.
3. Izberite oznako – tabor, turnir, lekcija, trening – in po želji dodajte komentar.
4. Vklopite Participativna rezervacija, nato kliknite Nastavi za odprtje nastavitev.
5. Po želji izberite osebe, ki jih prijavite takoj, in potrdite.

Uporabite Ponavljanje, da z enim samim postopkom zajamete vsa srečanja tabora ali tedenske vadbe: nato boste izbrali, ali prijava velja za eno srečanje ali za celotno serijo.

Na koledarju termin nato prikazuje število udeležencev glede na kapaciteto in vabilo k prijavi, dokler so na voljo prosta mesta. Klik vodi na podrobnosti termina, kjer sta seznam in gumb za udeležbo.

Če se želite k nastavitvam vrniti pozneje, odprite termin in v bloku Udeleženci uporabite Nastavi.

Nastavitev kapacitete in obsega prijave

Blok Udeleženci v nastavitvah vsebuje dve števili.

Maksimum določa število mest. Ko je doseženo, termin prikaže Zasedeno in gumb za udeležbo izgine.

Minimum ne preprečuje nobene prijave: to število je le kvorum za samodejni preklic, opisan spodaj. Znaša najmanj 1. Če želite srečanje ohraniti ne glede na število prijavljenih, tega polja ne spreminjajte in preprosto pustite možnost Samodejno prekliči izklopljeno.

Nastavitev Obseg udeležbe je najpomembnejša in tista, ki jo je treba določiti prvo:

• Ta rezervacija – prijava velja za posamezno srečanje. To je primerno za tedenski trening, na katerega pride vsak, ko lahko, ali za enkratno animacijo.
• Vse ponovitve – prijava velja za celoto. Ena sama prijava osebo uvrsti na vsa srečanja serije, ena sama odjava pa jo povsod odstrani. To je primerno za petdnevni tabor ali za zaporedni ciklus vadb. Serija ostane odprta, dokler je pred njo še eno srečanje: v tabor, ki se je že začel, se je torej mogoče vključiti.

Pri Vse ponovitve podrobnosti termina navajajo datume serije: vsak natančno ve, k čemu se zavezuje. Pri Ta rezervacija je prikazano samo odprto srečanje.

Kdo se lahko prijavi

Brez nastavitve je termin odprt za vse uporabnike vaše organizacije.

Vklopite Merila za upravičenost, da to odprtost omejite, nato izberite pogoje. Povzemajo filtre s seznama uporabnikov in zajemajo pet skupin: profile, naročnine, starostne kategorije, skupine in razvrstitve, k čemur se doda še spol.

Uporabnik, ki pogojem ne ustreza, gumb vseeno vidi, a mu klik sporoči, da njegov profil ne ustreza pogojem tega termina. Enako velja za druge zavrnitve: termin je poln, prijave še niso odprte, izdelek ni na voljo. Vsak primer ima svoje sporočilo – nihče ne obstane pred gumbom brez odziva.

Nekaj pogostih primerov uporabe: tabor pridržite za eno starostno kategorijo, skupinsko vadbo odprite samo imetnikom določene naročnine, interni turnir omejite na ekipno skupino.

Izklop možnosti izbrisane izbrane pogoje: termin je znova odprt za vse.

Kako zaračunati udeležbo

V nastavitvah termina vklopite Plačila in obračunavanje, nato izberite izdelek za plačilo. Seznam ponuja aktivne izdelke iz vašega kataloga vrste tabor, lekcija in turnir.

Udeleženec plača po spletu takrat, ko se prijavi. Njegovo mesto je rezervirano šele, ko je plačilo prejeto: dokler naročilo ostaja v čakanju, termin prikazuje »Zaključi plačilo« in mesto ostaja na voljo komu drugemu.

Dve nastavitvi omogočata natančnejšo določitev cene, ne da bi posegli v katalog:

• »Prilagodi znesek« določi Enotna cena, ki velja samo za ta termin. Brez tega vsak plača ceno, ki izhaja iz cenovnih pravil, nastavljenih v izbranem izdelku.
• Tu vnesen opis se prikaže pod gumbom za udeležbo, namenjen udeležencu.

Ta možnost se prikaže le, če vaša organizacija uporablja spletno obračunavanje. V načinu kioska plačljiv termin prikaže sporočilo, ki vabi k plačilu iz lastnega računa: spletno plačilo na kiosku ni mogoče.

Spremljanje in upravljanje udeležencev

Blok Udeleženci v podrobnostih termina navaja prijavljene in prikazuje preostala mesta. Tam vedno vidite celoten seznam, tudi če ste ga uporabnikom skrili.

Gumb Dodaj udeležence omogoča prijavo več oseb hkrati, gumb Izbriši pa odstranitev posameznika. Oba dejanja veljata za celoten obseg, določen zgoraj.

Pri plačljivem terminu vam dodajanje osebe ponudi izbiro, kako obravnavati znesek:

1. Podari udeležbo – oseba je prijavljena, naročilo se ne ustvari. To je privzeta izbira, namenjena vabilom in poslovni gesti.
2. Takoj sprejmi plačilo – naročilo se ustvari in takoj se odpre blagajna za plačilo na mestu. Pri več udeležencih si plačila sledijo eno za drugim. Ta izbira je ponujena le, če vaš profil omogoča dostop do Administracija›Nadzorna plošča›Zaračunavanje›Računi in transakcije.
3. Plačilo pozneje – naročilo se ustvari in naročilnica odide po e-pošti. Oseba bo plačala pozneje.

Enaka izbira vam je ponujena, ko osebe prijavite med ustvarjanjem termina: prikaže se v zavihku Oznake, takoj ko označite prvega udeleženca.

Za vsakega udeleženca seznam prikazuje stanje plačila: Brezplačno, če mu je bila udeležba podarjena, sicer povezano naročilo, skupaj z možnostjo Unovčiti ali ponovnega pošiljanja računa po e-pošti.

Gosti pri tej vrsti termina niso dovoljeni: vsako mesto ustreza enemu prepoznanemu uporabniku.

Časovno omejevanje prijav

Trije roki, vsi neobvezni, vsi izraženi glede na začetek termina.

Nastavitev Rok odprtja zamakne odprtje prijav. Pri 48 urah termin v ponedeljek ob 10.00 odpre svoja mesta v soboto pred tem ob 10.00. Tako se izognete temu, da bi bil tabor, objavljen tri mesece prej, poln že na dan objave.

Nastavitev Omeji odjavo po določenem roku zapre možnost odjave. Po tem roku se udeleženec ne more več umakniti sam – to storite vi, če je potrebno. Brez te nastavitve se lahko odjavi do začetka termina.

Možnost Samodejno prekliči prekliče rezervacijo, če v izbranem roku ni dosežen Minimum udeležencev. Udeleženci in ustvarjalec termina so obveščeni po e-pošti. Rezervacija, ustvarjena, ko je njen rok že v teku, ni nikoli samodejno preklicana – termin lahko torej brez tvegania odprete v zadnjem trenutku.

Pri plačljivem terminu ta preklic prekliče tudi naročila, ki so ostala v čakanju na plačilo: nihče več ne more plačati srečanja, ki ne bo izvedeno. Že plačane udeležbe pa se ohranijo in niso povrnjene – te obravnavate sami.

Ali se udeležbe štejejo v kvote

Privzeto udeležba na terminu ne porabi ničesar: niti kvote hkratnih rezervacij, niti omejitev na obdobje, niti zaporednih terminov. Uporabnik se lahko prijavi v tabor, ne da bi izgubil možnost rezervacije igrišča isti dan.

Upoštevaj v kvoti in omejitvah to vedenje obrne: vsaka udeležba se takrat šteje kot običajna rezervacija in oseba, ki je dosegla kvoto, se ne more več prijaviti.

To možnost vklopite, kadar mora udeležba za uporabnika nekaj stati – na primer skupinska vadba, vključena v njegovo naročnino. Pustite jo izklopljeno za vse, kar se običajni vadbi dodaja, ne da bi jo nadomestilo.

Obveščanje po e-pošti

Udeleženec ob prijavi vedno prejme potrdilo, prav tako e-sporočilo, če je termin samodejno preklican. Teh pošiljanj ni mogoče izklopiti.

Omogoči obvestila se nanaša na ustvarjalca termina: obvestilo prejme ob vsaki prijavi, ob vsaki odjavi in ko je zasedeno zadnje mesto. Pri terminu z veliko udeležencev to možnost izklopite, če ne želite spremljati vsakega premika.

Nastavitve obveščanja posameznikov so upoštevane: uporabnik, ki je obvestila izklopil, ne bo prejel ničesar.

Prikaži seznam udeležencev določa, kaj vidijo uporabniki. Ko je vklopljena, vsak vidi, kdo je prijavljen. Ko je izklopljena, sta javna le števec in preostala mesta.

Ponovna uporaba nastavitev

Nastavljati deset možnosti pri vsakem taboru bi bilo zamudno. To preprečujeta dva mehanizma.

Blok Predloga na vrhu nastavitev združuje oba postopka. Shrani kot predlogo ohrani nastavitve termina pod Ime modela, ki ga vnesete. Takoj ko predloga obstaja, se nad tem prikaže seznam Izberite predlogo ...: izbira prenese njegove nastavitve na katerikoli drug termin.

Termin ostane povezan s predlogo, iz katere izhaja. Če njegove nastavitve pozneje spremenite, boste vprašani, kako daleč naj sprememba sega: samo na to rezervacijo, na to rezervacijo in njene ponovitve ali Povsod – torej na vse termine, ki uporabljajo to predlogo.

Zaprtje prijav

Izklop Participativna rezervacija pri terminu, na katerem so že prijavljeni, je mogoč in zanje ni nevaren: udeleženci ostanejo, izdana naročila ostanejo veljavna. Prenehajo le prijave in odjave, blok udeležencev pa na strani uporabnika izgine.

Vračilo plačane udeležbe ali naknadna odstranitev osebe ostaja vaše dejanje: zaprtje prijav tega ne opravi.