Računovodstvo in elektronski račun

Nastavite kontni načrt svoje organizacije, izvozite knjižbe v program svojega računovodje in vklopite elektronski račun v obliki Factur-X.

Nastavitev kontnega načrta

Kontni načrt določa, na katere konte in v katere dnevnike bo vaša prodaja knjižena v izvozih. Nastavi se za vsak obračunski račun posebej: dve enoti, ki izdajata račune ločeno, imata vsaka svoj kontni načrt.

1. Pojdite v Administracija›Nastavitve›Zaračunavanje›Računi za obračunavanje in odprite želeni račun.
2. Odprite zavihek Kontni načrt.
3. Prilagodite številke kontov in nazive, nato kliknite Shrani.

Zaslon je razdeljen na tri sklope:

• Prodaja, DDV in stranke: konti za opravljanje storitev, obračunani DDV, terjatve do strank in dane popuste.
• Blagajna: konti banke, blagajne in čekov v unovčenje, ki jih uporabljajo knjižbe plačil.
• Dnevniki: kode dnevnikov prodaje, banke in blagajne.

Razporeditev prodaje po kategorijah ali po stopnjah

Privzeto se vsa vaša prodaja knjiži na en sam konto prihodkov. V istem zavihku sta na voljo dve neobvezni razporeditvi, ki omogočata podrobnejšo razdelitev.

• Razčlenitev prodaje po kategorijah: ločen konto za vsako kategorijo izdelka — naročnine, kredite, opremo, učne ure … Kliknite Dodaj kategorijo, izberite kategorijo in vnesite njen konto.
• Razčlenitev DDV po stopnjah: ločen konto obračunanega DDV za vsako stopnjo. Kliknite Dodaj stopnjo, vnesite stopnjo in njen konto.

To je koristno, kadar mora vaše računovodstvo razlikovati med posameznimi dejavnostmi — na primer ločiti prihodke od poučevanja od najema igrišč. Če razporeditve ni, se vse knjiži na splošne konte, opredeljene zgoraj.

Izvoz prodaje in knjižb

1. Pojdite v Administracija›Nadzorna plošča›Zaračunavanje›Računi in transakcije.
2. Seznam filtrirajte po želenem obdobju in merilih: izvoz natančno povzame filtre, prikazane na zaslonu.
3. Kliknite Prenesi izvoz in izberite obliko.

Spremljanje prodajne dejavnosti

• Excel (.xlsx): ena vrstica za vsako naročilo, z datumom, uporabnikom, zneski brez DDV, DDV in z DDV, statusom in načinom plačila. To je najprimernejša oblika za analizo prodaje v preglednici.
• CSV (.csv): isto poročilo v obliki, ki jo prebere vsaka preglednica.
• Prenesi PDF račune: arhiv s PDF-datoteko vsakega računa iz trenutnega filtra. Vsebuje samo izdane račune.

Posredovanje računovodji

• Knjigovodski zapisi (.csv): knjižbe v debet/kredit po posameznem računu, v berljivi obliki, namenjeni ročnemu uvozu.
• FEC (Francija): datoteka računovodskih knjižb, francoska zakonsko predpisana oblika, ki jo lahko uvozijo Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ali QuickBooks. Ena uravnotežena knjižba za vsak račun.
• FAIA (Luksemburg) in DATEV (Nemčija): zakonsko predpisani obliki teh dveh držav, na voljo organizacijam, ki imajo tam sedež.

Možnost Vključite predpise (blagajna) knjižbam prodaje doda še knjižbe plačil (banka, blagajna, ček). Odkljukajte jo, če želite izvoziti samo dnevnik prodaje.

Izdajanje računov v obliki Factur-X

Elektronsko izdajanje računov v Franciji postaja obvezno. Izbrana oblika je Factur-X: povsem običajen račun v PDF-obliki, v katerega je vstavljena podatkovna datoteka, ki jo računovodski programi znajo samodejno prebrati.

Za osebo, ki račun prejme, se ne spremeni nič: odpre PDF, enak kot prej. Njen računovodski program pa v njem poleg tega najde zneske in identifikatorje, ne da bi jih morala znova vnašati.

Preverjanje, ali to velja za vašo organizacijo

To je prvo vprašanje, ki ga je treba razrešiti, in odgovor je za organizacije zelo različen.

• Športna društva, oproščena DDV na podlagi člena 261-7-1° francoskega splošnega davčnega zakonika, niso zavezana niti k elektronskemu izdajanju računov niti k e-poročanju. Veliko organizacij je v tem položaju.
• Organizacije, ki so zavezane za DDV, bodo morale račune med podjetji izdajati v elektronski obliki. Za mikro, mala in srednja podjetja, torej za skoraj vse organizacije, je rok za izdajanje določen na 1. september 2027.
• Računi fizičnim osebam (vašim članom) so izven področja elektronskega izdajanja računov, ne glede na vaš davčni režim.

Vklop oblike

1. Pojdite v Administracija›Nastavitve›Zaračunavanje›Računi za obračunavanje in uredite želeni račun.
2. V zavihku Zaračunavanje poiščite možnost Elektronski račun v razdelku Podatki za izstavitev računa
3. Izberite obliko:
   • Factur-X (Francija) za francosko organizacijo: doda francoske zakonsko predpisane navedbe, ki se pričakujejo na računih med podjetji;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) za evropski standard brez francoskih posebnosti;
   • Deaktivirano za izdajanje klasičnih računov v PDF-obliki.

Nastavitev velja za vsak obračunski račun posebej: organizacija, ki izdaja račune iz več računov, jih vklopi neodvisno.

Vnos obveznih podatkov

Elektronski račun mora nedvoumno določiti svojega izdajatelja. Te podatke vnesete v istem zavihku, v razdelku Podatki za izstavitev računa.

1. SIRET vaše organizacije: to je nujno polje. Brez njega račun ne more biti skladen, pod možnostjo pa se prikaže opozorilo.
2. Davčna številka, če je vaša organizacija zavezana za DDV. Če je polje prazno, vlogo davčnega identifikatorja prevzame številka SIRET.
3. Popoln naslov: firma, ulica, poštna številka, kraj in država. Nepopoln naslov povzroči, da platforma vaše stranke račun zavrne.
4. E-naslov za izdajanje računov, ki se uporablja kot kontaktna točka, kadar ni na voljo nobenega drugega identifikatorja.

Pridobitev številke SIREN vaših poslovnih strank

Račun med podjetji mora določiti tudi kupca. Številko SIREN stranke vnesete v njen naslov za izdajanje računov, v sklopu Naslov podjetja, skupaj z Pravna oseba in SIREN. Enak vnos je na voljo tudi pri prodaji na pultu.

Pri računu za fizično osebo se ne zahteva nič od tega: zadostujejo ime, naslov in država.