Računovodstvo in revizija

Nastavite kontni načrt svoje organizacije, izvozite knjižbe v programsko opremo svojega računovodje, vklopite elektronski račun v obliki Factur-X in poiščite listine, ki jih lahko od vas zahteva davčna uprava: potrdilo, dnevnik dogodkov, zaključke obdobij in arhive.

Nastavitev kontnega načrta

Kontni načrt določa, na katere konte in v katere dnevnike se v izvozih knjiži vaša prodaja. Nastavi se za vsak obračunski račun posebej: dve enoti, ki izdajata račune ločeno, imata vsaka svojega.

1. Pojdite v Administracija›Nastavitve›Zaračunavanje›Računi za obračunavanje in odprite želeni račun.
2. Odprite zavihek Kontni načrt.
3. Prilagodite številke kontov in nazive, nato kliknite Shrani.

Zaslon je razdeljen na tri sklope:

• Prodaja, DDV in stranke: konti za storitve, obračunani DDV, kupce in odobrene popuste.
• Blagajna: konti banke, blagajne in čekov v unovčenju, ki jih uporabljajo knjižbe plačil.
• Dnevniki: oznake dnevnikov prodaje, banke in blagajne.

Razčlenitev prodaje po kategorijah ali stopnjah

Privzeto se vsa vaša prodaja knjiži na en sam konto prihodkov. V istem zavihku sta na voljo dve neobvezni razčlenitvi, ki omogočata natančnejše knjiženje.

• Razčlenitev prodaje po kategorijah: ločen konto za vsako kategorijo izdelka — naročnine, dobroimetja, oprema, učne ure … Kliknite Dodaj kategorijo, izberite kategorijo in vnesite njen konto.
• Razčlenitev DDV po stopnjah: ločen konto obračunanega DDV za vsako stopnjo. Kliknite Dodaj stopnjo, vnesite stopnjo in njen konto.

To je koristno, kadar mora vaše računovodstvo ločevati med dejavnostmi — na primer ločiti prihodke od poučevanja od najema igrišč. Če razčlenitve ni, gre vse na splošne konte, določene zgoraj.

Izvoz prodaje in knjižb

1. Pojdite v Administracija›Nadzorna plošča›Zaračunavanje›Računi in transakcije.
2. Seznam filtrirajte po želenem obdobju in merilih: izvoz upošteva natanko tiste filtre, ki so prikazani na zaslonu.
3. Kliknite Prenesi izvoz in izberite obliko zapisa.

Spremljanje prodajne dejavnosti

• Excel (.xlsx): ena vrstica na naročilo, z datumom, uporabnikom, zneski brez DDV, DDV in z DDV, statusom in načinom plačila. To je najprimernejša oblika za analizo prodaje v preglednici.
• CSV (.csv): isto poročilo v obliki, ki jo prebere katera koli preglednica.
• Prenesi PDF račune: arhiv s PDF-datoteko vsakega računa iz trenutnega filtra. Vsebuje samo izdane račune.

Posredovanje računovodji

• Računovodske knjižbe (.csv): knjižbe v debetu/kreditu po posameznem računu, v berljivi obliki, namenjeni ročnemu uvozu.
• FEC (Francija): datoteka računovodskih knjižb, francoska zakonsko predpisana oblika, ki jo lahko uvozijo Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ali QuickBooks. Ena uravnotežena knjižba na račun.
• FAIA (Luksemburg) in DATEV (Nemčija): zakonsko predpisani obliki teh dveh držav, na voljo organizacijam s sedežem v njiju.

Možnost Vključite predpise (blagajna) prodajnim knjižbam doda še knjižbe plačil (banka, blagajna, ček). Odznačite jo, če želite izvoziti samo dnevnik prodaje.

Izdajanje računov v obliki Factur-X

Elektronsko izdajanje računov v Franciji postaja obvezno. Factur-X je izbrana oblika: povsem običajen račun v PDF-obliki, v katerega je vstavljena podatkovna datoteka, ki jo računovodski programi samodejno preberejo.

Za osebo, ki račun prejme, se ne spremeni nič: odpre PDF, enak kot doslej. Njen računovodski program pa v njem poleg tega najde zneske in identifikacijske podatke, ne da bi jih morala znova vnašati.

Preverite, ali to velja za vašo organizacijo

To je prvo vprašanje, ki ga je treba razjasniti, odgovor pa še zdaleč ni enak za vse organizacije.

• Za športna društva, oproščena DDV na podlagi člena 261-7-1° francoskega splošnega davčnega zakonika, ne velja niti elektronsko izdajanje računov niti e-poročanje. V tem položaju je veliko organizacij.
• Organizacije, zavezane za DDV, bodo morale račune med podjetji izdajati v elektronski obliki. Za mikro, mala in srednja podjetja, torej za skoraj vse organizacije, je rok za izdajanje določen na 1. september 2027.
• Računi fizičnim osebam (vašim članom) niso zajeti v elektronsko izdajanje računov, ne glede na vaš davčni režim.

Vklop oblike zapisa

1. Pojdite v Administracija›Nastavitve›Zaračunavanje›Računi za obračunavanje in uredite želeni račun.
2. V zavihku Zaračunavanje poiščite možnost Elektronski račun v razdelku Podatki za izstavitev računa
3. Izberite obliko zapisa:
   • Factur-X (Francija) za francosko organizacijo: doda francoske zakonsko predpisane navedbe, ki se pričakujejo na računih med podjetji;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) za evropski standard brez francoskih posebnosti;
   • Deaktivirano za izdajanje običajnih računov v PDF-obliki.

Nastavitev velja za vsak obračunski račun posebej: organizacija, ki izdaja račune z več računov, jih vklopi neodvisno drugega od drugega.

Vnos obveznih podatkov

Elektronski račun mora nedvoumno identificirati izdajatelja. Te podatke vnesete v istem zavihku, v razdelku Podatki za izstavitev računa.

1. SIRET vaše organizacije: to je nujno polje. Brez njega račun ne more biti skladen, pod možnostjo pa se prikaže opozorilo.
2. Davčna številka, če je vaša organizacija zavezanec. Če je polje prazno, kot davčna identifikacijska oznaka služi SIRET.
3. Popoln naslov: firma, ulica, poštna številka, kraj in država. Nepopoln naslov povzroči, da platforma vaše stranke račun zavrne.
4. E-poštni naslov za izdajanje računov, ki se uporabi kot kontaktna točka, kadar ni na voljo nobene druge oznake.

Pridobitev številke SIREN vaših poslovnih strank

Račun med podjetji mora identificirati tudi kupca. Številko SIREN stranke vnesete v njen naslov za izdajanje računov, v sklopu Naslov podjetja, skupaj s Pravna oseba in SIREN. Enak vnos je na voljo tudi pri prodaji na pultu.

Pri računu fizični osebi ni potrebno nič od tega: dovolj so ime, naslov in država.

Iskanje revizijskih listin

Programska oprema, ki sprejema plačila, mora znati dokazati, da njene knjižbe niso bile naknadno spremenjene. Tej zahtevi ustrezajo štiri listine, zbrane na istem mestu: pojdite v Administracija›Nastavitve›Zaračunavanje›Računi za obračunavanje, odprite želeni obračunski račun in nato zavihek Računovodstvo & revizija.

Ta zavihek se prikaže samo pri že shranjenem računu: listine se nanašajo na dejavnost, zato pri računu, ki ga šele ustvarjate, ni česa pokazati. Vsak obračunski račun ima svoje — če vaša organizacija izdaja račune z več enot, jih pregledujte ločeno.

Prenos potrdila

Ob nadzoru lahko davčna uprava od vas zahteva dokazilo, da vaša programska oprema za sprejemanje plačil izpolnjuje pogoje nespremenljivosti, zavarovanja, hrambe in arhiviranja podatkov. Kartica Potrdilo o programski opremi blagajne to dokazilo izdela na zahtevo, prek Prenesi (PDF).

Dokument ima dva dela. Del izdajatelja programske opreme je že podpisan. Drugega izpolni in podpiše vaš zakoniti zastopnik: potrdilo je popolno šele, ko sta zbrana oba, in predložita se skupaj.

Kartica se prikaže samo pri francoskem obračunskem računu: obveznost velja za zavezance s sedežem v Franciji.

Vpogled v dnevnik dogodkov

Kartica Dnevnik dogodkov prek Posvetovati se vodi do dokazljive sledi o tem, kaj se je dogajalo z vašim izdajanjem računov. V njej ni prodaje — ta je v vaših naročilih —, temveč tehnična dejstva, ki jo obdajajo.

Vsebuje zlasti uspešne in neuspešne prijave, spremembe nastavitev, spremembe pravic za izdajanje računov, izvedene zaključke obdobij, zapečatene dokumente in izdane dvojnike, ustvarjene arhive, računovodske izvoze, preklope v testni način ter zaznane nepravilnosti: prekinitev verige, odstopanje pri zaključku, nepravilnost ure.

Vsaka vrstica vsebuje datum, vrsto dogodka, zadevni račun, operaterja in podrobnosti. Filter po vrsti in obdobju olajša iskanje, gumb Izvozi pa iz tega izdela datoteko.

Razumevanje zaključkov obdobij

Zaključek zapečati obdobje: zamrzne plačila, račune in dobropise, ki jih vsebuje, in ga ni več mogoče niti spremeniti niti znova ustvariti. Kartica Zaključki prikazuje dnevne, mesečne in letne zaključke vašega računa.

Izvedejo se samodejno, brez vašega posredovanja. Vsak večer vam torej ni treba storiti ničesar: preglednica se napolni sama.

Vsaka vrstica prikazuje obdobje, število transakcij, Neto prejeto, Prezračevanje po načinu plačila — na spletu, na kraju samem, gotovina, ček, nakazilo, terminal — ter število izdanih računov in dobropisov.

Dve stvari velja razumeti, saj pogosto presenetita:

• Skupni seštevek se nikoli ne vrne na nič. Gre za trajni seštevek od nastanka računa, ne za saldo obdobja. Nenehno naraščajoč seštevek je pričakovano vedenje.
• Prenos (ničelna točka) navaja datum in znesek, od katerih se ta seštevek začne. Pri računu, ki je obstajal že pred uvedbo zaključkov, je to izbrana izhodiščna točka, ne pa nič.

Prevzem davčnih arhivov

Vsak zaključen mesec ustvari zamrznjen arhiv, zbran v datoteki ZIP s časovnim žigom: transakcije, računi, dobropisi, zaključki in tehnični dnevnik obdobja. Kartica Arhiv jih našteva pod Mesečni arhiv, skupaj z njihovim obdobjem, velikostjo, datumom nastanka in Prstni odtis (SHA-256).

Ta odtis je tisto, kar omogoča preverjanje arhiva: spremeni se ob spremembi že enega samega bajta. Kartico spremljata dva gumba, Orodje za preverjanje in Priročnik za preverjanje — tako lahko tretja oseba, nadzornik ali računovodja, celovitost arhiva preveri sama, brez vas.

Arhivi nastajajo samodejno. Če zaključeno obdobje svojega še nima, se prikaže pod Nearhivirana zaprta obdobja, gumb Ustvari pa omogoča takojšnjo izdelavo.