Online inschrijvingen openen
Laat spelers zelf een account aanvragen vanaf uw startpagina: u kiest welke abonnementen openstaan voor inschrijving, welke inhoud het formulier heeft en hoe aanvragen worden gevalideerd.
Inschrijvingen voor een abonnement activeren
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Online inschrijvingen en klik op Instellingen.
- Activeer onder Online inschrijvingen activeren/deactiveren de gewenste abonnementen. Als meerdere abonnementen openstaan, kiest de speler zijn abonnement tijdens de inschrijving.
- Klik op Open het formulier om de weergave te controleren, die toegankelijk is vanaf uw startpagina.
Elk abonnement heeft ook eigen inschrijvingsinstellingen in het tabblad Registraties. Dit is het juiste niveau om uw formules te onderscheiden: volwassenen schrijven zich in met automatische validatie, de tennisschool met handmatige validatie en een verplicht medisch attest.
De validatiemodus kiezen
In het tabblad Registraties van het abonnement bepaalt de Validatiemodus hoe het account wordt geactiveerd:
- Handmatige validatie: een verantwoordelijke accepteert elke aanvraag.
- Automatische validatie: het account wordt geactiveerd zodra de speler zijn e-mailadres heeft geverifieerd.
- Validatie na betaling: het account wordt geactiveerd zodra het abonnement online is betaald, als Betalingen & facturering actief is voor het abonnement.
Het formulier samenstellen en aanvragen filteren
In de inschrijvingsinstellingen:
- Formuliervelden: selecteer de gevraagde gegevens (contactgegevens, geboortedatum, licentie, ranking...).
- Vereiste bijlagen: vraag vanaf de inschrijving een medisch attest, een bewijs van woonplaats of een identiteitsbewijs.
- Bericht op het formulier: toon uw instructies bovenaan het formulier.
- E-mailadressen filteren (domeinnaam): accepteer alleen bepaalde domeinen, bijvoorbeeld een universiteit die inschrijving voorbehoudt aan haar studenten.
- Wegwerp- of anonieme e-mailadressen verbieden: blokkeer tijdelijke adressen.
Profiel, groepen en credits toewijzen bij inschrijving
Nog steeds in het tabblad Registraties van het abonnement:
- Geassocieerd profiel: het profiel dat automatisch wordt ingesteld op de fiche van de nieuwe ingeschrevene.
- Nieuwe abonnees aan een groep toevoegen: automatische toewijzing aan een of meer groepen.
- Boekingcredits toevoegen na registratie en Uitnodigingen toevoegen na registratie: crediteer het account zodra het is aangemaakt.
- E-mailmeldingen: maximaal 4 e-mailadressen van de club worden bij elke aanvraag op de hoogte gebracht.
Aanvragen verwerken
De speler vult het formulier in en bevestigt daarna zijn adres door een verificatiecode in te voeren die per e-mail is ontvangen. De aanvraag verschijnt vervolgens in Administratie›Gebruikers›Online inschrijvingen:
- Open de aanvraag om de gegevens en bijlagen te controleren.
- Bij Risico op duplicaat selecteert u de overeenkomende gebruiker in de voorgestelde lijst: met Accepteren worden vervolgens zijn inloggegevens verstuurd zonder een tweede account aan te maken.
- Klik op Accepteren: het account wordt aangemaakt en de inloggegevens worden per e-mail verstuurd. Klik anders op Weigeren.
Dubbele accounts samenvoegen is de moeite waard: een speler die zich online inschrijft terwijl hij al een account heeft, is bijna altijd een speler die zijn inloggegevens kwijt is. Accepteren zonder samenvoegen maakt een tweede account aan, waardoor zijn boekingsgeschiedenis in tweeën wordt gesplitst.
Een betaalde inschrijving innen
Wanneer het abonnement online wordt verkocht, bevat de aanvraag het bedrag en de referentie van de bestelling.
- Als de speler ter plaatse, per cheque of via overschrijving heeft betaald, vinkt u Betaling bevestigen aan en kiest u daarna de Betalingswijze: de bestelling wordt als betaald gemarkeerd en de factuur wordt gegenereerd.
- Als u het vakje uitgevinkt laat, wordt de toegang onmiddellijk toegekend en moet de betaling later nog worden geïnd.
Aanvragen in afwachting worden nominatief weergegeven in de activiteitenrapporten: dit is het vangnet wanneer meerdere personen de club beheren zonder de taak onderling te hebben verdeeld.
