Gebruikersgroepen
Verdeel uw gebruikers in groepen — tennisschool, teams, vrijwilligers, commissies — zodat u ze in één oogopslag terugvindt in de lijsten, ze kunt filteren en ze gerichte berichten kunt sturen.
Waarvoor dient een groep?
Een groep is een vrij te kiezen etiket, los van het profiel en het abonnement. Waar het abonnement de boekingsrechten bepaalt en het profiel de toegangsrechten, verandert de groep niets aan wat de gebruiker kan doen: hij dient uitsluitend om de gebruiker te herkennen en terug te vinden.
Dat maakt het systeem zo flexibel. Eén gebruiker kan tot meerdere groepen behoren, en u kunt er zoveel aanmaken als uw organisatie nodig heeft, zonder dat u neveneffecten op de boekingsregels hoeft te vrezen.
Een groep aanmaken
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Groepen.
- Klik op Nieuwe groep en vul vervolgens Groepsnaam en Groepskleur in.
- Kies de Zichtbaarheid: Openbaar (de gebruikers zien dat ze in deze groep zijn opgenomen) of Privé.
- Klik op Opslaan.
De kleur is niet alleen decoratief: dankzij de kleur herkent u de groep in één oogopslag in de gebruikerslijst en in de filters. Kies duidelijk verschillende tinten in plaats van vijf schakeringen blauw.
Gebruik de modus Privé alleen voor interne indelingen die uw gebruikers niet hoeven te kennen: herinneringen voor de contributie, opvolging van een dossier, lijst van personen die u opnieuw moet contacteren.
Een groep aan gebruikers toewijzen
Er zijn twee manieren, afhankelijk van het aantal betrokken personen:
- Voor één gebruiker opent u zijn record en vult u zijn groepen in bij het gedeelte Toegangsrechten.
- Voor meerdere gebruikers selecteert u ze in Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer en gebruikt u vervolgens Snelle bewerking, waarmee u in één handeling een groep kunt Toevoegen of Verwijderen voor de hele selectie.
Ook bij het importeren van een bestand kunt u de groepen invullen: koppel bij het instellen van de kolommen een kolom van uw spreadsheet aan het veld voor de groepen.
De groepen terugvinden in de applicatie
Zodra uw groepen zijn ingesteld, worden ze een selectiecriterium in meerdere modules:
- in de gebruikerslijst beperkt de filtercategorie Groepen de weergave tot een of meer groepen;
- bij het exporteren van een bestand beperken dezelfde filters de geëxporteerde groep personen;
- voor een groepsbericht is filteren op groep de snelste manier om de juiste ontvangers te bereiken.
Nieuwe registraties automatisch toewijzen
In plaats van nieuwe accounts handmatig in te delen, laat u de online registratie dit doen: de optie Nieuwe abonnees aan een groep toevoegen, op het tabblad Registraties van een abonnement, plaatst elke nieuwe registratie in de groep of groepen van uw keuze.
Een abonnement "Tennisschool" vult zo helemaal zelf de groep met dezelfde naam, seizoen na seizoen.
Werken met de ADOC-groepen
Organisaties die met ADOC zijn gesynchroniseerd, zien groepen verschijnen die automatisch door de federatie zijn aangemaakt. Een banner op hun record wijst u daarop: hun naam en samenstelling worden door de synchronisatie beheerd, en alleen de kleur blijft aanpasbaar.
Probeer ze niet handmatig te corrigeren, want de volgende synchronisatie zou uw wijzigingen overschrijven. Hebt u een andere indeling nodig, maak dan daarnaast een eigen groep aan.
