Boekhouding en elektronische factuur

Stel het rekeningstelsel van uw club in. Exporteer uw boekingen naar de software van uw accountant. Activeer de elektronische factuur in Factur-X-formaat.

Uw rekeningstelsel configureren

Het rekeningstelsel bepaalt op welke rekeningen en in welke dagboeken uw verkopen in de exports worden geboekt. Het wordt per billing account ingesteld: twee entiteiten die afzonderlijk factureren, hebben elk hun eigen rekeningstelsel.

1. Ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Factureringsaccounts en open het betreffende account.
2. Open het tabblad Rekeningschema.
3. Pas de rekeningnummers en de labels aan en klik vervolgens op Opslaan.

Drie blokken structureren het scherm:

• Verkoop, BTW en klanten: de rekeningen voor diensten, geïnde btw, klanten en toegekende kortingen.
• Kasbeheer: de rekeningen voor bank, kas en te innen cheques, gebruikt door de boekingen voor payment collection.
• Logboeken: de codes van de verkoop-, bank- en kasdagboeken.

Uw verkopen uitsplitsen per categorie of per tarief

Standaard worden al uw verkopen op één opbrengstenrekening geboekt. In hetzelfde tabblad kunt u twee optionele uitsplitsingen gebruiken om verder te gaan.

• Verkoopoverzicht per categorie: een afzonderlijke rekening per productcategorie — subscriptions, credits, materiaal, lessen… Klik op Categorie toevoegen, kies de categorie en voer de rekening in.
• BTW-uitsplitsing per tarief: een afzonderlijke rekening voor geïnde btw per tarief. Klik op Tarief toevoegen, voer het tarief en de rekening in.

Dit is handig wanneer uw boekhouding activiteiten van elkaar moet onderscheiden — bijvoorbeeld om lesinkomsten te scheiden van courtverhuur. Zonder uitsplitsing komt alles terecht op de algemene rekeningen die hierboven zijn gedefinieerd.

Uw verkopen en boekingen exporteren

1. Ga naar Administratie›Dashboard›Facturatie›Facturen & transacties.
2. Filter de lijst op de gewenste periode en criteria: de export neemt precies de filters over die op het scherm worden weergegeven.
3. Klik op Export downloaden en kies een formaat.

De commerciële activiteit volgen

• Excel (.xlsx): één regel per order, met de datum, de user, de bedragen exclusief btw, btw en inclusief btw, de status en de payment method. Dit is het aanbevolen formaat om uw verkopen in een spreadsheet te analyseren.
• CSV (.csv): hetzelfde rapport, in een formaat dat door elke spreadsheet kan worden gelezen.
• PDF-facturen downloaden: een archief met de PDF van elke invoice uit de huidige filter. Alleen uitgegeven invoices worden opgenomen.

Doorsturen naar uw accountant

• Boekhoudkundige gegevens (.csv): de debit-/creditboekingen per invoice, in een leesbaar formaat voor handmatige import.
• FEC (Frankrijk): het Franse Fichier des Écritures Comptables, het wettelijke Franse formaat, importeerbaar in Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane of QuickBooks. Eén sluitende boeking per invoice.
• FAIA (Luxemburg) en DATEV (Duitsland): de wettelijke formaten van deze twee landen, aangeboden aan clubs die daar gevestigd zijn.

De optie Reglementen opnemen (kas) voegt de boekingen voor payment collection (bank, kas, cheque) toe aan die van de verkopen. Schakel deze optie uit om alleen het verkoopdagboek te exporteren.

Invoices in Factur-X-formaat uitgeven

Elektronische facturatie wordt verplicht in Frankrijk. Factur-X is het gekozen formaat: een volledig gewone PDF-invoice waarin een gegevensbestand is opgenomen dat boekhoudsoftware automatisch kan lezen.

Voor de persoon die de invoice ontvangt, verandert er niets: hij opent een PDF die identiek is aan de vorige. Zijn boekhoudsoftware vindt daarin daarnaast de bedragen en identificatiegegevens, zonder dat hij deze opnieuw hoeft in te voeren.

Controleren of uw club betrokken is

Dit is de eerste vraag die moet worden beantwoord, en het antwoord is lang niet voor alle clubs hetzelfde.

• Sportverenigingen die van btw zijn vrijgesteld op grond van artikel 261-7-1° van de Franse algemene belastingwet vallen niet onder elektronische facturatie en ook niet onder e-reporting. Veel clubs bevinden zich in dit geval.
• Clubs die btw-plichtig zijn, moeten hun invoices tussen professionals in elektronisch formaat uitgeven. Voor zeer kleine ondernemingen en kmo’s, dat wil zeggen bijna alle clubs, is de uitgiftedeadline vastgesteld op 1 september 2027.
• Invoices aan particulieren (uw leden) vallen buiten het toepassingsgebied van elektronische facturatie, ongeacht uw regime.

Het formaat activeren

1. Ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Factureringsaccounts en wijzig het betreffende account.
2. Zoek in het tabblad Facturatie de optie Elektronische factuur in de sectie Factuurgegevens
3. Kies het formaat:
   • Factur-X (Frankrijk) voor een Franse club: dit voegt de verwachte Franse wettelijke vermeldingen toe op invoices tussen professionals;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) voor de Europese norm zonder Franse specificiteiten;
   • Gedeactiveerd om klassieke PDF-invoices te produceren.

De instelling is eigen aan elk billing account: een club die vanuit meerdere accounts factureert, activeert deze onafhankelijk.

De verplichte gegevens invullen

Een elektronische invoice moet de uitgever ervan met zekerheid identificeren. Deze gegevens worden in hetzelfde tabblad ingevoerd, in de sectie Factuurgegevens.

1. Het SIRET van uw club: dit is het onmisbare veld. Zonder dit nummer kan de invoice niet conform zijn, en wordt er een waarschuwingsbericht onder de optie weergegeven.
2. Het BTW-nummer, als uw club btw-plichtig is. Als dit leeg is, dient het SIRET als fiscaal identificatienummer.
3. Het volledige adres: bedrijfsnaam, straat, postcode, plaats en land. Een onvolledig adres leidt tot een invoice die door het platform van uw klant wordt geweigerd.
4. Het e-mailadres voor facturatie, gebruikt als contactpunt wanneer er geen andere identificatie beschikbaar is.

De SIREN van uw professionele klanten ophalen

Een invoice tussen professionals moet ook de koper identificeren. De SIREN van de klant wordt ingevoerd in zijn factuuradres, blok Bedrijfsadres, met de Bedrijfsnaam en de SIREN. Dezelfde invoer wordt aangeboden tijdens een counter sale.

Voor een invoice aan een particulier wordt niets hiervan gevraagd: naam, adres en land volstaan.