Boekhouding & Audit

Stel het rekeningschema van uw organisatie in, exporteer uw boekingen naar de software van uw accountant, activeer de elektronische factuur in het Factur-X-formaat en vind de stukken terug die de belastingdienst bij u kan opvragen: attest, gebeurtenissenlogboek, afsluitingen en archieven.

Uw rekeningschema instellen

Het rekeningschema bepaalt op welke rekeningen en in welke dagboeken uw verkopen in de exports worden geboekt. U stelt het per factureringsaccount in: twee entiteiten die apart factureren, hebben elk hun eigen schema.

1. Ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Factureringsaccounts en open het betreffende account.
2. Open het tabblad Rekeningschema.
3. Pas de rekeningnummers en de omschrijvingen aan en klik vervolgens op Opslaan.

Het scherm bestaat uit drie blokken:

• Verkoop, BTW en klanten: de rekeningen voor dienstverlening, af te dragen btw, klanten en verleende kortingen.
• Kasbeheer: de rekeningen voor bank, kas en te innen cheques, die door de boekingen van de inningen worden gebruikt.
• Journalen: de codes van het verkoopdagboek, het bankdagboek en het kasdagboek.

Uw verkopen uitsplitsen per categorie of per tarief

Standaard worden al uw verkopen op één enkele opbrengstrekening geboekt. Twee optionele uitsplitsingen laten u verder gaan, in hetzelfde tabblad.

• Verkoopoverzicht per categorie: een aparte rekening per productcategorie — abonnementen, credits, materiaal, lessen… Klik op Categorie toevoegen, kies de categorie en voer de bijbehorende rekening in.
• BTW-uitsplitsing per tarief: een aparte rekening voor af te dragen btw per tarief. Klik op Tarief toevoegen, voer het tarief en de bijbehorende rekening in.

Dat is handig wanneer uw boekhouding de activiteiten van elkaar moet onderscheiden — bijvoorbeeld om de inkomsten uit lesgeven te scheiden van de verhuur van terreinen. Zonder uitsplitsing komt alles op de hierboven ingestelde algemene rekeningen terecht.

Uw verkopen en boekingen exporteren

1. Ga naar Administratie›Dashboard›Facturatie›Facturen & transacties.
2. Filter de lijst op de gewenste periode en criteria: de export neemt exact de op het scherm getoonde filters over.
3. Klik op Export downloaden en kies een formaat.

De commerciële activiteit volgen

• Excel (.xlsx): één regel per bestelling, met de datum, de gebruiker, de bedragen excl. btw, de btw en de bedragen incl. btw, de status en de betaalmethode. Dit is het aangewezen formaat om uw verkopen in een spreadsheet te analyseren.
• CSV (.csv): hetzelfde rapport, in een formaat dat elke spreadsheet kan lezen.
• PDF-facturen downloaden: een archief met de pdf van elke factuur binnen het huidige filter. Alleen uitgegeven facturen staan erin.

Doorsturen naar uw accountant

• Boekhoudkundige boekingen (.csv): de boekingen in debet/credit per factuur, in een leesbaar formaat bedoeld voor een handmatige import.
• FEC (Frankrijk): het Fichier des Écritures Comptables, het Franse wettelijke formaat, importeerbaar door Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane of QuickBooks. Eén sluitende boeking per factuur.
• FAIA (Luxemburg) en DATEV (Duitsland): de wettelijke formaten van die twee landen, aangeboden aan organisaties die daar gevestigd zijn.

De optie Reglementen opnemen (kas) voegt de boekingen van de inningen (bank, kas, cheque) toe aan die van de verkopen. Vink deze uit om alleen het verkoopdagboek te exporteren.

Facturen uitgeven in het Factur-X-formaat

Elektronisch factureren wordt in Frankrijk verplicht. Factur-X is het gekozen formaat: een volstrekt gewone pdf-factuur waarin een gegevensbestand is opgenomen dat boekhoudsoftware automatisch kan lezen.

Voor de ontvanger van de factuur verandert er niets: hij opent een pdf, identiek aan die van vroeger. Het is zijn boekhoudsoftware die daarin bovendien de bedragen en de identificatiegegevens vindt, zonder dat hij ze opnieuw hoeft in te typen.

Nagaan of uw organisatie hiermee te maken heeft

Dat is de eerste vraag die u moet beantwoorden, en het antwoord is lang niet voor alle organisaties hetzelfde.

• Sportverenigingen die van btw zijn vrijgesteld op grond van artikel 261-7-1° van het Franse algemene belastingwetboek hebben noch met elektronisch factureren, noch met e-reporting te maken. Veel organisaties bevinden zich in dat geval.
• Btw-plichtige organisaties moeten hun facturen tussen ondernemingen elektronisch uitgeven. Voor zeer kleine, kleine en middelgrote ondernemingen — dat wil zeggen vrijwel alle organisaties — is de uiterste datum voor het uitgeven vastgesteld op 1 september 2027.
• Facturen aan particulieren (uw leden) vallen buiten het toepassingsgebied van elektronisch factureren, ongeacht uw fiscale regime.

Het formaat activeren

1. Ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Factureringsaccounts en bewerk het betreffende account.
2. Zoek in het tabblad Facturatie de optie Elektronische factuur in de sectie Factuurgegevens.
3. Kies het formaat:
   • Factur-X (Frankrijk) voor een Franse organisatie: dit voegt de Franse wettelijke vermeldingen toe die op facturen tussen ondernemingen worden verwacht;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) voor de Europese norm zonder de Franse bijzonderheden;
   • Gedeactiveerd om klassieke pdf-facturen te maken.

De instelling geldt per factureringsaccount: een organisatie die vanuit meerdere accounts factureert, activeert ze onafhankelijk van elkaar.

De verplichte gegevens invullen

Een elektronische factuur moet de opsteller met zekerheid identificeren. Deze gegevens voert u in hetzelfde tabblad in, in de sectie Factuurgegevens.

1. Het SIRET van uw organisatie: dit veld is onmisbaar. Zonder dit nummer kan de factuur niet conform zijn en verschijnt er een waarschuwing onder de optie.
2. Het BTW-nummer, als uw organisatie btw-plichtig is. Is het leeg, dan geldt het SIRET als fiscaal identificatienummer.
3. Het volledige adres: statutaire naam, straat, postcode, plaats en land. Een onvolledig adres levert een factuur op die door het platform van uw klant wordt geweigerd.
4. Het factuur-e-mailadres, dat als contactpunt wordt gebruikt wanneer geen enkel ander identificatiegegeven beschikbaar is.

Het SIREN van uw zakelijke klanten opvragen

Een factuur tussen ondernemingen moet ook de koper identificeren. Het SIREN van de klant voert u in zijn factuuradres in, in het blok Bedrijfsadres, samen met de Bedrijfsnaam en het SIREN. Dezelfde invoer wordt aangeboden bij een verkoop aan de balie.

Voor een factuur aan een particulier is niets daarvan nodig: naam, adres en land volstaan.

Uw auditstukken terugvinden

Software die betalingen int, moet kunnen aantonen dat haar boekingen niet zijn gewijzigd. Vier stukken beantwoorden aan die eis en zijn op één plek gebundeld: ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Factureringsaccounts, open het betreffende factureringsaccount en vervolgens het tabblad Boekhouding & Audit.

Dit tabblad verschijnt alleen bij een reeds opgeslagen account: de stukken hebben betrekking op activiteit, er valt niets te tonen bij een account dat u aan het aanmaken bent. Elk factureringsaccount heeft zijn eigen stukken — als uw organisatie vanuit meerdere entiteiten factureert, bekijk ze dan afzonderlijk.

Uw attest downloaden

Bij een controle kan de belastingdienst u vragen aan te tonen dat uw kassasoftware voldoet aan de voorwaarden inzake onveranderlijkheid, beveiliging, bewaring en archivering van de gegevens. De kaart Attest kassasoftware maakt dit bewijsstuk op verzoek aan, via Downloaden (PDF).

Het document bestaat uit twee delen. Het deel van de uitgever is al ondertekend. Het tweede deel moet door uw wettelijke vertegenwoordiger worden ingevuld en ondertekend: het attest is pas volledig wanneer beide delen samengaan, en ze worden ook samen voorgelegd.

De kaart verschijnt alleen bij een Frans factureringsaccount: de verplichting geldt voor in Frankrijk gevestigde belastingplichtigen.

Het gebeurtenissenlogboek raadplegen

De kaart Gebeurtenislogboek leidt, via Raadplegen, naar het bewijskrachtige spoor van wat er met uw facturatie is gebeurd. U vindt er niet de verkopen — die staan bij uw bestellingen — maar de technische feiten daaromheen.

Daarin staan onder meer de geslaagde en mislukte aanmeldingen, de wijzigingen in de configuratie, de wijzigingen van factureringsrechten, de aangebrachte afsluitingen, de verzegelde documenten en uitgegeven duplicaten, de aangemaakte archieven, de boekhoudkundige exports, het overschakelen naar de testmodus, en de vastgestelde afwijkingen: ketenbreuk, verschil bij de afsluiting, klokafwijking.

Elke regel vermeldt de datum, het type gebeurtenis, het betreffende account, de gebruiker en de details. Met een filter op type en periode vindt u snel uw weg, en de knop Exporteren maakt er een bestand van.

De afsluitingen begrijpen

Een afsluiting verzegelt een periode: ze legt de inningen, de facturen en de creditnota's die erin zitten definitief vast, en kan daarna niet meer worden gewijzigd of opnieuw aangemaakt. De kaart Afsluitingen toont de dagelijkse, maandelijkse en jaarlijkse afsluitingen van uw account.

Ze worden automatisch aangebracht, zonder dat u iets hoeft te doen. U hoeft dus elke avond niets te «doen»: de tabel vult zichzelf.

Elke regel vermeldt de periode, het aantal transacties, het Netto geïnd, de Uitsplitsing per betaalmethode — online, ter plaatse, contant, cheque, overschrijving, terminal — en het aantal uitgegeven facturen en creditnota's.

Twee punten verdienen uitleg, omdat ze vaak voor verbazing zorgen:

• Het grote totaal begint nooit opnieuw bij nul. Het gaat om een doorlopend cumulatief bedrag sinds het ontstaan van het account, niet om een saldo van een periode. Een totaal dat steeds oploopt, is het verwachte gedrag.
• De Overname (nulpunt) geeft de datum en het bedrag aan vanaf waar dit cumulatieve bedrag begint. Voor een account dat al bestond vóór de invoering van de afsluitingen is dat het gekozen startpunt, en niet nul.

Uw fiscale archieven ophalen

Elke afgesloten maand levert een vastgelegd archief op, gebundeld in een ZIP-bestand met tijdstempel: transacties, facturen, creditnota's, afsluitingen en technisch logboek van de periode. De kaart Archief toont ze onder Maandelijkse archieven, met hun periode, hun grootte, hun aanmaakdatum en hun Vingerafdruk (SHA-256).

Die vingerafdruk maakt het archief verifieerbaar: hij verandert zodra ook maar één byte wordt gewijzigd. Twee knoppen horen bij de kaart, Verificatietool en Verificatiehandleiding — zo kan een derde, een controleur of een accountant, de integriteit van een archief zelf nagaan zonder uw tussenkomst.

De archieven worden automatisch aangemaakt. Heeft een afgesloten periode er nog geen, dan verschijnt ze onder Afgesloten perioden niet gearchiveerd en kunt u ze met de knop Genereren meteen laten aanmaken.