Facturen en transacties

Volg alle verkoopdocumenten van uw club — offertes, bestellingen en facturen —, incasseer betalingen, voer terugbetalingen uit en exporteer uw verkopen voor de boekhouding. Ga naar het menu Administratie›Dashboard›Facturatie›Facturen & transacties.

De drie soorten documenten onderscheiden

Een verkoop krijgt niet altijd dezelfde vorm, afhankelijk van het moment waarop u zich bevindt. Het type kiest u bij het aanmaken van het document.

• De Offerte is een prijsvoorstel dat naar de gebruiker wordt gestuurd voor akkoord — bijvoorbeeld een stage voor een schoolgroep of de verhuur van een court aan een bedrijf.
• De Bestelling is de vastgelegde verkoop, in afwachting van betaling. Dit document draagt de betalingen.
• De Factuur is het genummerde document dat wordt uitgegeven zodra een betaling is geïncasseerd.

Een vierde document, de Bestelformulier, is geschikt voor overheden en ondernemingsraden die een document vereisen voordat zij de uitgave goedkeuren.

Wat er met een geaccepteerde offerte gebeurt

Een offerte loopt niet dood: wanneer zij per e-mail wordt verzonden, bevat zij een link waarmee de gebruiker de offerte zelf kan accepteren, zonder account en zonder in te loggen. Deze link blijft 14 dagen geldig.

De offerte bekijken — de pagina of de PDF — betekent niet dat zij wordt geaccepteerd. De acceptatie gebeurt op het moment waarop de gebruiker een betaalmethode kiest. Die keuze bepaalt het vervolg:

• met een uitgestelde betaling (overschrijving, cheque, ter plaatse) wordt de offerte een Bestelling in afwachting van betaling. Zij wordt omgezet in een factuur wanneer u de betaling incasseert;
• met een online betaling wordt de betaling meteen uitgevoerd. Het document wordt dan direct een genummerde Factuur.

Met andere woorden: zodra een offerte is geaccepteerd, volgt u deze precies zoals een bestelling. U vindt de offerte terug onder het tabblad dat overeenkomt met het nieuwe type.

Een verkoop terugvinden

1. Ga naar Administratie›Dashboard›Facturatie›Facturen & transacties.
2. De tabbladen bovenaan filteren op type (Offerte, Bestellingen, Facturen) en op status (In afwachting, Betaald, Geannuleerd, Terugbetaald).
3. Het paneel Filters verfijnt daarna de zoekopdracht. De criteria worden gecombineerd.

Er zijn zes filters beschikbaar, waaronder drie die vaak worden vergeten terwijl ze de meest voorkomende vragen beantwoorden:

• Op gebruiker: de volledige aankoopgeschiedenis van een lid, wanneer hij of zij een afschrijving betwist.
• Op manager: de verkopen die door iemand van het team zijn ingevoerd — handig om een permanentiedag te controleren.
• Per factureringsaccount: onmisbaar zodra uw club via meerdere entiteiten factureert.
• Op abonnement, Per productcategorie en Op status vullen de sortering aan.

De keuzelijst Periode beperkt tot slot de weergave — en stuurt ook de exports aan, die exact overnemen wat u op het scherm ziet.

Zoeken op persoon én op nummer

Het zoekveld is niet beperkt tot documentreferenties. Het doorzoekt tegelijk:

• het bestelnummer en het factuurnummer;
• de identiteit van de gebruiker: naam, voornaam, login-ID, e-mailadres en licentienummer;
• de contactgegevens die op de verkoop zelf zijn ingevoerd — naam, voornaam, bedrijfsnaam en e-mailadres van het factuuradres.

Dit laatste punt is belangrijk voor counter sales: de koper heeft geen account, de lijst toont hem of haar als walk-in customer, en alleen zoeken op het factuuradres maakt het mogelijk om de verkoop terug te vinden. Het volstaat om “Dupont” of het e-mailadres in te voeren.

Een bestelling of offerte aanmaken

1. Klik op Nieuw.
2. Er wordt een venster Een gebruiker selecteren geopend. Wijs de persoon aan voor wie de verkoop bestemd is. Dit is de eerste beslissing, omdat zij het factuuradres en de in aanmerking komende subscriptions bepaalt.
3. Kies daarna het documenttype, Offerte of Bestelling.
4. Voeg de regels toe met Product toevoegen.
5. Controleer het Factuuradres. Zonder tussenkomst van uw kant wordt het standaardadres van de gebruiker gebruikt.
6. Klik op Opslaan.

Elke regel komt naar keuze uit de catalogus of uit een vrije invoer. De vrije invoer (aangepaste tegel) is bedoeld voor uitzonderlijke verkopen — een bespanning, een bijdrage in de kosten — en het vakje Opslaan in de catalogus voorkomt dat u deze de volgende keer opnieuw moet invoeren als ze terugkerend kan worden.

Een bestelling blijft wijzigbaar zolang er geen betaling is geïncasseerd. Na de eerste payment collection wordt zij vergrendeld. Zo wordt gegarandeerd dat een al betaald document niet meer buiten medeweten van de klant verandert.

Een korting toepassen

Er bestaan twee mechanismen naast elkaar, en ze dienen niet hetzelfde doel. Open de sectie Promotiecode & korting om de configuratie te openen.

• De Promocode neemt een al gedefinieerde commerciële actie over. Klik op Selecteer een promotiecode en de code past zijn eigen targeting- en plafonneringsregel toe.
• De Handmatige korting is een eenmalige geste, die geval per geval wordt beslist: een percentage of een bedrag dat u vrij invoert, toegepast op het totaal inclusief btw.

Een betaling innen

1. Open de bestelling en klik op Betaling.
2. Voer het bedrag in. Het volledige saldo wordt voorgesteld, maar een gedeeltelijk bedrag wordt geaccepteerd.
3. Kies de methode: CB ter plaatse, Contant, Overschrijving of Cheque.
4. Sla op.

Als er een betaalterminal is geconfigureerd op het billing account, kan de payment collection rechtstreeks naar de betaalterminal worden gestuurd in plaats van handmatig te worden ingevoerd.

Elke payment collection verschijnt in de sectie Transacties van de bestelling, met de bijbehorende status: Bevestigd, In afwachting, Mislukt of Geweigerd. Een betaling die per vergissing is ingevoerd, corrigeert u met Deze transactie bewerken of Deze transactie annuleren. De bestelling berekent meteen opnieuw het Nog te betalen.

De betaling spreiden

De knop Tijdschema verdeelt het nog te betalen bedrag over meerdere gedateerde instalments. Bij elke volgende payment collection wordt het bedrag van de volgende instalment automatisch voorgesteld.

Een verkoop terugbetalen

1. Open de betaalde bestelling en klik op Restitutie.
2. Voer het bedrag in. De volledige refund wordt voorgesteld, maar een gedeeltelijke refund blijft mogelijk.
3. Als er meerdere betalingen zijn geïncasseerd, kiest u of u de refund op de volledige bestelling of op een specifieke betaling wilt toerekenen.

Een online betaling wordt rechtstreeks teruggestuurd via de payment gateway die de betaling heeft geïncasseerd. U hoeft geen overschrijving te doen.

Voor de status is het onderscheid belangrijk voor uw boekhouding: een gedeeltelijke refund laat de bestelling op Betaald staan en toont het Netto geïnd, terwijl een volledige refund de bestelling naar Terugbetaald verplaatst. Bijvoorbeeld: een registration van € 200 waarvan € 50 wordt terugbetaald, blijft een betaalde verkoop waarvan het netto geïncasseerde bedrag € 150 is.

Documenten verzenden en downloaden

Een speciale knop bundelt alles wat met het document zelf te maken heeft. De knop draagt de naam van het geopende document, zodat u tegelijk ziet waar de verkoop zich bevindt: Offerte, Bestelformulier of Factuur zodra een betaling is geïncasseerd.

Het menu biedt drie acties:

• Voorbeeld bekijken om het document op het scherm te controleren vóór verzending;
• Downloaden (PDF) om het te archiveren of via een ander kanaal door te sturen;
• Per e-mail verzenden om het direct naar de gebruiker te sturen.

Terugvinden wat er is gebeurd

De sectie Bestelgeschiedenis bewaart de gebeurtenissen van de verkoop: aanmaak, wijzigingen, payment collections en verzendingen. Dit is de eerste plaats die u opent wanneer een lid zegt dat hij of zij de factuur nooit heeft ontvangen, of wanneer een bedrag niet overeenkomt met de herinnering van het team.

Een bestelling in afwachting beheren

Een bestelling in afwachting kan op elk moment door de gebruiker vanuit zijn of haar omgeving worden betaald, of handmatig door u worden geïncasseerd.

Diensten met handmatige validatie — overschrijving, cheque — worden geleverd zodra u een betaling registreert. Zolang u dat niet hebt gedaan, beschikt het lid over niets.

Als u een verkoop wilt opgeven, opent u deze en gebruikt u Bestelling annuleren. De verkoop blijft raadpleegbaar, en de instelling Annuleringen verbergen verbergt deze uit de lijsten.

Verkopen en boekhouding exporteren

Klik bovenaan de lijst op Export downloaden. De export neemt de filters en de periode over die op het scherm worden weergegeven. Verkooprapporten voor spreadsheets, boekhoudkundige boekingen en wettelijke formaten worden op de speciale pagina beschreven.