Quota's, permissies en boekingsregels
Elk abonnement bevat een volledige regelmodule: quota's, toegestane kalenders, termijnen, annulering, verboden, credits en uitnodigingen. Deze pagina begeleidt u doel voor doel bij de configuratie van een abonnement.
Het aantal boekingen beperken
Op het tabblad Quota bepaalt het Reserveringsquota hoeveel boekingen een abonnee tegelijk kan plannen. Wanneer de abonnee een tijdslot boekt, verbruikt hij één quota-eenheid. Zodra zijn boeking is afgelopen, komt de eenheid weer beschikbaar.
- Activeer Verberg de kalenders wanneer het reserveringsquotum is bereikt om ook het bekijken te blokkeren.
- Klik op Geavanceerde configuratie en vervolgens op Voeg een quotum toe om meerdere quota's te definiëren per kalender, dag of tijdsperiode.
- Vul dit indien nodig aan met Beperk de reserveringen op een vaste kalender (bijvoorbeeld 5 boekingen per kalenderweek) of Beperk de reserveringen op een glijdende kalender (over de laatste X dagen).
Banen op het laatste moment vullen
Met de optie Negeer het quotum en de limieten vóór het begin van het tijdslot kan een abonnee toch boeken wanneer zijn quota is bereikt, op voorwaarde dat hij dit kort van tevoren doet. Het is 14.45 uur en het tijdslot van 15.00 uur is vrij: de abonnee kan het boeken ondanks zijn quota.
Dit is de beste manier om geen baan leeg te laten terwijl er een speler beschikbaar is, zonder de algemene regel te versoepelen.
Kalenders en de boekingshorizon beperken
Op het tabblad Machtigingen bepaalt de sectie Toegestane kalenders & aantal dagen om te reserveren wat de abonnee ziet:
- Schakel een kalender uit om deze te verbieden en volledig te verbergen.
- Stel het aantal navigatiedagen per kalender in: toon de kalenders bijvoorbeeld tot D+14, maar sta boeken slechts toe tot D+7.
- Overgangstijd naar een extra dag: geef toegang tot de volgende dag vanaf een precies tijdstip, zonder te wachten tot middernacht.
Het boekingsmoment afbakenen
Standaard kan een abonnee een tijdslot tot op het laatste moment boeken, en wordt het tijdslot onbeschikbaar zodra het is begonnen. Vier opties op het tabblad Machtigingen wijzigen dit gedrag:
- Sta de abonnee toe om een al begonnen tijdslot te boeken: het tijdslot van 10.00 uur blijft boekbaar tot 10.15 uur.
- Beperk de boeking enkele minuten voor het begin van de tijdslot: het tijdslot van 10.00 uur is na 9.45 uur niet meer boekbaar.
- Beperk de boeking enkele uren voor het begin van de tijdslot: het tijdslot van maandag 10.00 uur sluit zondag om 10.00 uur.
- Open de boeking enkele uren voor het begin van de tijdslot: omgekeerd opent het tijdslot pas een bepaalde termijn van tevoren, per dag instelbaar.
Partners beheren
Het tabblad Machtigingen groepeert de instellingen voor spelers die op de boeking aanwezig zijn:
- Reserveren met partners: de abonnee selecteert andere gebruikers, die per e-mail worden gewaarschuwd. Stel het minimum- en maximumaantal partners in.
- Reserveren zonder partner: handig voor een oefenmuur of een practice.
- Partner zoeken (open boeking): de abonnee stelt zijn boeking open voor anderen, die zich eraan kunnen toevoegen. De optie Automatisch onvolledige reserveringen annuleren maakt het tijdslot vrij als niemand zich inschrijft.
- Extra tijd aanbieden als er meerdere partners zijn: bijvoorbeeld 30 minuten extra vanaf 3 partners, als het volgende tijdslot vrij is. Deze aangeboden tijd wordt niet van het quota afgetrokken.
Extra tijd is de instelling die dubbelspel elegant regelt: in plaats van tijdsloten van 1 uur 30 aan iedereen op te leggen, behoudt u tijdsloten van één uur en verlengt u automatisch de tijdsloten die met vier worden gespeeld — zonder de baan vast te leggen als het volgende tijdslot al bezet is.
Annulering afbakenen
Op het tabblad Machtigingen bepaalt de sectie Annulering van boekingen of de abonnee mag annuleren:
- Maximale tijdslimiet voor annulering: bijvoorbeeld tot 60 minuten vóór het begin van het tijdslot.
- Annulering van uitnodigingen: deactiveer deze optie om annulering van een boeking met gasten te verbieden.
Een te korte annuleringstermijn werkt tegen de club: een speler die niet meer kan annuleren, laat de baan leeg in plaats van deze vrij te geven. Een ruime termijn, gekoppeld aan een annuleringsmelding, brengt het tijdslot opnieuw in omloop.
Tijdsloten en combinaties verbieden
Het tabblad Regels groepeert de verboden:
- Verbied bepaalde tijdslots voor boeking: bijvoorbeeld geen boeking op weekdagen van 16.00 uur tot 19.30 uur op bepaalde banen.
- Verbied opeenvolgende tijdslots: voorkomt dat meerdere tijdsloten na elkaar worden geboekt, algemeen of binnen bepaalde periodes.
- Verbied boeken met andere abonnementen: maakt twee groepen incompatibel binnen dezelfde boeking.
De optie Meerdere tijdslots op dezelfde dag op hetzelfde tijdstip toestaan (tabblad Machtigingen) blijft standaard gedeactiveerd: een abonnee kan geen twee banen op hetzelfde tijdstip boeken.
Deze verboden verschillen van kalendersluitingen: een sluiting verwijdert het tijdslot voor iedereen, een verbod verwijdert het alleen voor de houders van dit abonnement. Om overdekte banen op zaterdagochtend te reserveren voor competitiespelers, moet u het verbod op de andere abonnementen instellen — geen sluiting.
De boeking met credits laten betalen
Activeer op het tabblad Credits de optie Activeer het creditsysteem: de abonnee moet credits op zijn account hebben om te boeken. Crediteer de accounts handmatig na een betaling bij de club, of activeer online betaling.
- Beperk met Geavanceerde configuratie en vervolgens Voeg een activeringsregel toe het creditsysteem tot bepaalde kalenders, dagen of tijdsperiodes.
- Klik onder Boekingstarieven op Voeg een tariefregel toe om de kostprijs vast te leggen per kalender, dag en tijdstip.
- Bied onder Creditbundels pakketten met degressieve tarieven aan die de abonnee online kan kopen. De samenstelling van de pakketten, de prepaid-accountmodus en betaling in termijnen worden behandeld op een speciale pagina.
Gasten toestaan
Activeer op het tabblad Uitnodigingen de optie Reserveren met gasten toestaan om personen van buiten de club te ontvangen:
- Stel het minimum- en maximumaantal gasten per boeking in. Elke gast verbruikt gastcredits.
- Stel de tarieven vast en bied pakketten aan, zoals voor boekingscredits.
- Kies wie wordt gedebiteerd en of de namen van de gasten moeten worden ingevuld.
De namen van gasten vragen verandert de aard van de functie: zonder namen telt u bezoeken. Met namen weet u wie is gekomen, wat onmisbaar is als uw verzekering of federatie dit vereist.
Blokkerende labels toestaan
Op het tabblad Labels kunnen abonnees met de optie Reserveren toestaan met labels een beperkt aantal boekingen plaatsen met vooraf gedefinieerde blokkerende labels (kampioenschap, toernooi...), met opties om het quota of de regel voor opeenvolgende tijdsloten te negeren.
Dit is de juiste manier om blokkerende labels open te stellen voor een teamcaptain: hij plant zijn teamwedstrijden zonder zijn persoonlijke quota te verbruiken, maar blijft beperkt tot de blokkerende labels die u hebt toegestaan — in tegenstelling tot het profielrecht, dat alle blokkerende labels zonder limiet opent.
