Groepsacties

Wijzig meerdere gebruikers in één handeling: bericht, snelle bewerking, credits, kaarten, schorsing, prullenbak. Een goed ingesteld filter maakt van een avond typewerk één klik.

Meerdere gebruikers selecteren

1. Verfijn in Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer de lijst met Filters: abonnement, profiel, groep, leeftijdscategorie, status en tal van andere criteria die u kunt combineren.
2. Vink de gebruikers één voor één aan, of klik op Alles selecteren om het volledige filterresultaat te nemen. Alles deselecteren maakt de selectie in één keer ongedaan.
3. Open het menu Acties.

Deze drie knoppen staan in dezelfde balk, samen met de selectieteller. Op een computer staat de balk rechts van het veld « Zoeken »; op een mobiel toestel er net onder.

Een groepsactie toepassen

Het menu Acties biedt, afhankelijk van uw rechten:

• Snelle bewerking: wijzig in één keer het profiel, het abonnement en de bijbehorende datums, de status betaald of onbetaald, de groepen, de meldingen, de aanwezigheid in de ledenlijst, het medisch attest, de privacy, of stel wachtwoorden opnieuw in.
• Een bericht verzenden: stel een bericht op voor de geselecteerde gebruikers.
• Credits: pas de credittellers in bulk aan.
• Kaarten afdrukken: genereer gepersonaliseerde kaarten in pdf-formaat.
• Verwijderen: verplaats de gebruikers naar de prullenbak.
• Opschorten en Heractiveren: blokkeer of heropen de toegang, met een optionele reden en melding.
• Vlag: plaats of verwijder een visuele markering om de te behandelen fiches terug te vinden.

Gebruik voor e-mailcampagnes met samenvoegvelden en opvolging van de afleverbaarheid liever de speciale module:

Credits in bulk aanpassen

De actie Credits behandelt de Boekingscredits en de Uitnodigingscredits afzonderlijk: elke soort heeft zijn eigen keuze, en u kunt de ene op Niets doen laten staan terwijl u de andere wijzigt.

Er zijn vier bewerkingen beschikbaar:

• Credits toevoegen / verwijderen: elke teller verandert vanaf zijn huidige saldo.
• Teller bijwerken: legt aan alle geselecteerde gebruikers hetzelfde saldo op.
• Vermenigvuldigen / Delen: zet de bestaande saldi om, bijvoorbeeld bij een wijziging van het tarief.
• Omzetten naar gastcredits (of Omzetten naar boekingscredits): verplaatst een saldo van de ene soort naar de andere.

Bij elke bewerking hoort een optionele notitie: die verschijnt in de geschiedenis van de fiche en bespaart u het achteraf reconstrueren van de reden van een aanpassing.

Gepersonaliseerde kaarten afdrukken

De actie Kaarten afdrukken genereert een pdf in hoge resolutie op visitekaartformaat, 85 × 55 mm.

1. Kies een Thema in de kleuren van de organisatie.
2. Vink onder Gegevens om weer te geven aan wat op de kaart moet staan: gebruikersnaam en aanmeldadres, geboortedatum, licentienummer, klassement, naam en datums van het abonnement, toegangscode.
3. Voeg onder Opties de foto toe, de gekleurde bolletjes van abonnement en profiel, of het adres van uw eigen website.
4. Kies de Snijtekens en afloop die bij uw afdrukwijze passen en klik daarna op Kaarten genereren.

Voor een afdruk op kantoor houdt u Geen aan. Voor een professionele drukker kiest u Afloop of Afloop + snijtekens: de marges en de snijtekens voorkomen witte randen.

Opruimen bij de inactieve gebruikers

Een gebruikersbestand wordt jaar na jaar zwaarder: oud-leden, inschrijvingen zonder vervolg, accounts die voor een trainingskamp zijn aangemaakt. Met twee goed gekozen filters isoleert u de mensen die nergens meer gebruik van maken, en de groepsactie zet ze in de prullenbak.

Het voordeel is niet alleen dat de lijst prettiger leest: gebruikers in de prullenbak tellen niet meer mee voor de limiet van uw abonnement. Opruimen maakt dus plaatsen vrij, zonder dat u van formule hoeft te veranderen. En er gaat niets verloren — de prullenbak bewaart de records en hun historiek.

Het filterpaneel openen

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer.
2. Klik op Filters, boven de lijst. Er opent een paneel op de rechterhelft van het scherm, met alle beschikbare criteria.
3. Open in de inhoudsopgave van het paneel de sectie Activiteit.

De teller van resultaat/resultaten, bovenaan het paneel, wordt bij elk gekozen criterium bijgewerkt. Resetten, er vlak naast, verwijdert alle filters zodat u opnieuw kunt beginnen.

Eerst de recent ingeschreven gebruikers uitsluiten

Kies bij het criterium Toevoegdatum de optie Meer dan en vervolgens de duur: 3, 6 of 12 maanden.

Dit filter komt als eerste, vóór dat van de inactiviteit. Zonder dit filter zou uw selectie de inschrijvingen van de afgelopen weken bevatten: iemand die tien dagen geleden is ingeschreven, heeft nog niets gereserveerd en de app nog niet geopend, is dus technisch gezien inactief, en u zou die persoon verwijderen nog voor het eerste bezoek.

De inactieve gebruikers selecteren

Kies bij het criterium Activiteit de optie Inactief en vervolgens de duur, van 3 tot 36 maanden: bijvoorbeeld sinds meer dan 12 maanden.

Dit filter kijkt niet alleen naar de aanmeldingen: het controleert ook de reserveringen. Een lid dat zich nooit aanmeldt maar door zijn partners op hun tijdsloten wordt gezet, telt dus niet als inactief, en dat is maar goed ook: die persoon speelt.

Varieer met de duur om een oordeel te vormen. Twaalf maanden past bij een organisatie met een jaarseizoen, vierentwintig bij een structuur waar men met tussenpozen terugkeert. De teller van resultaat/resultaten geeft meteen aan hoeveel records het betreft.

Andere filters toevoegen

De twee voorgaande criteria maken geen onderscheid tussen doelgroepen. En u ruimt niet bij iedereen op dezelfde manier op: voeg zoveel criteria toe als nodig, ze worden allemaal gecombineerd.

• Beperk in de sectie Toegangsrechten tot één profiel: bezoekers en accounts die voor een proefles zijn aangemaakt, laat u gemakkelijk vallen, begeleiders en bestuursleden nooit.
• Richt u in dezelfde sectie op een bepaald abonnement, bijvoorbeeld een uurkaart of een huurabonnement dat niet is verlengd.
• De andere secties kunt u op dezelfde manier kruisen: leeftijdscategorie, groep, klassement, schorsing.

Vink meerdere elementen in dezelfde lijst aan om ze op te tellen: twee aangevinkte profielen houden de personen van het ene of het andere profiel over. Verschillende lijsten worden daarentegen gecumuleerd: een profiel en een abonnement die samen zijn aangevinkt, houden alleen de personen over die aan beide voldoen.

Om een doelgroep uit te sluiten in plaats van erop te richten, zet u de lijst op Uitsluiten: een profiel Begeleider dat in de modus Uitsluiten is aangevinkt, haalt de begeleiders uit het resultaat, ongeacht hun activiteitsniveau.

Controleren en daarna verwijderen

1. Sluit het paneel en loop de verkregen lijst door. Soms bevat die gevallen die geen enkel filter kan kennen — de penningmeester die nooit reserveert, het administratieve account van een lesgever, de contactpersoon van een partnergemeente.
2. Vink de records die u wilt verwijderen één voor één aan. Als de lijst zo goed is, neemt Alles selecteren het volledige filterresultaat, waarna u de uitzonderingen zelf weer uitvinkt.
3. Open Acties en vervolgens Verwijderen.

De records belanden in de prullenbak, verdwijnen uit uw lijsten en tellen niet langer mee voor uw abonnement.