Kvoter, tilladelser og reservationsregler

Hvert abonnement indeholder en komplet regelmotor: kvoter, tilladte kalendere, frister, annullering, forbud, kreditter og invitationer. Denne side guider dig mål for mål gennem opsætningen af et abonnement.

Begræns antallet af reservationer

Under fanen Kvota fastsætter Bookingkvote antallet af reservationer, som en abonnent kan have planlagt samtidig. Når abonnenten reserverer et tidsrum, bruges der en kvoteenhed; så snart reservationen er afsluttet, bliver enheden ledig igen.

• Aktivér Skjul kalendere, når reservationskvoten er nået for også at blokere visningen af kalenderne pr. dag og pr. uge. Visningen Ledige tider kan fortsat ses: kvoten kontrolleres her, når der reserveres.
• Klik på Avanceret konfiguration og derefter Tilføj en kvote for at fastsætte flere kvoter afhængigt af kalendere, dage eller tidsintervaller.
• Suppler om nødvendigt med Begræns reservationer på en fast kalender (f.eks. 5 reservationer pr. kalenderuge) eller Begræns reservationer på en glidende kalender (over de seneste X dage).

Fyld banerne i sidste øjeblik

Indstillingen Ignorer kvoten og begrænsningerne før tidsintervallets start lader en abonnent reservere, selv om kvoten er nået, forudsat at det sker kort tid før. Klokken er 14.45, og tidsrummet kl. 15 er ledigt: abonnenten kan tage det på trods af sin kvote.

Det er den bedste måde at undgå en tom bane, når en spiller er ledig, uden at slække på den generelle regel.

Begræns kalendere og reservationshorisonten

I fanen Tilladelser bestemmer afsnittet Autoriserede kalendere & antal dage til at reservere, hvad abonnenten ser:

• Fjern markeringen af en kalender for at forbyde den og skjule den helt.
• Indstil antallet af dage, der kan bladres frem, for hver kalender: vis for eksempel kalenderne 14 dage frem, men tillad kun reservation 7 dage frem.
• Overgangstidspunkt til en ekstra dag: giv adgang til den næste dag fra et bestemt klokkeslæt uden at vente til midnat.

Styr tidspunktet for reservationen

Som standard kan en abonnent reservere et tidsrum indtil sidste minut, og tidsrummet bliver utilgængeligt, så snart det er begyndt. Fire indstillinger i fanen Tilladelser ændrer denne adfærd:

• Tillad abonnenten at reservere et allerede startet tidsrum: tidsrummet kl. 10 kan stadig reserveres indtil kl. 10.15.
• Begræns reservationen nogle minutter før starten af tidsrummet: tidsrummet kl. 10 kan ikke længere reserveres efter kl. 9.45.
• Begræns reservationen nogle timer før starten af tidsrummet: tidsrummet mandag kl. 10 lukker søndag kl. 10.
• Åbn reservationen nogle timer før starten af tidsrummet: omvendt åbner tidsrummet først en given frist i forvejen, som kan indstilles dag for dag.

Tilbyd brugerdefinerede tidsrum

Et fast skema af tidsrum passer ikke til alle formål: en padelspiller vil spille 1½ time i stedet for en time, en boldkanon lejes pr. halve time, og en golfstarttid tages på det tidspunkt, der passer. Indstillingen Tilpassede tidsintervaller lader abonnenten vælge varigheden af sin reservation og, hvis du tillader det, starttidspunktet inden for de rammer, du fastsætter.

1. I Administration›Brugere›Adgangsrettigheder›Abonnementer åbner du abonnementet og fanen Tilladelser.
2. Aktivér Tilpassede tidsintervaller, og klik derefter på Avancerede indstillinger.
3. Foretag den opsætning, der beskrives nedenfor, og klik på Gem.

Indstillingen gælder kun dette abonnement: indehavere af de øvrige planer reserverer fortsat kalendernes sædvanlige tidsrum på de samme baner.

Indstil de tilbudte varigheder

Tre værdier fastsætter de klokkeslæt, abonnenten kan vælge:

• Interval mellem hver tidsrum: afstanden mellem to foreslåede klokkeslæt, regnet fra kalenderens åbningstid. Med 30 minutter på en bane, der åbner kl. 8, falder klokkeslættene kl. 8, 8.30, 9 og så videre.
• Minimumsvarighed for en booking og Maksimal varighed for en booking: den korteste og den længste mulige reservation.

Med opsætningen ovenfor kan en abonnent, der klikker på tidsrummet kl. 16 på en padelbane, slutte kl. 17, 17.30 eller 18: mindst en time, højst to timer, i spring på 30 minutter.

Når Abonnenten kan ændre starttidspunktet for tidsrummet er deaktiveret, begynder reservationen på det klikkede tidsrums klokkeslæt. Aktivér den for også at lade abonnenten vælge starttidspunktet blandt dagens klokkeslæt, for eksempel kl. 16.30: de foreslåede sluttidspunkter følger dette nye starttidspunkt.

Det, abonnenten ser

I reservationsformularen vælges klokkeslættet på lister: sluttidspunktet og starttidspunktet, hvis du tillader det. Når reservationen betales med kreditter, følger den viste pris den valgte varighed.

På kalenderen dækker reservationen de tidsrum, den løber hen over: fra kl. 16 til 17.30 på en bane med tidsrum på en time optager den tidsrummet kl. 16 og en del af tidsrummet kl. 17. Hvis flytning af reservationer er tilladt, kan abonnenten derefter forlænge eller afkorte den fra kalenderne, altid mellem den mindste og den største varighed.

Vælg, hvad reservationen bruger af kvoten

Kvoten opgøres i kalenderens tidsrum. En reservation med fri varighed dækker ofte flere: fra kl. 16 til 18 på en bane med tidsrum på en time dækker den både tidsrummet kl. 16 og tidsrummet kl. 17. Indstillingen En kvoteenhed pr. booking, uanset varigheden afgør, hvad den bruger:

• aktiveret: én kvoteenhed, uanset om reservationen varer en eller to timer;
• deaktiveret: én enhed pr. dækket tidsrum, også selv om det kun er delvist: fra kl. 16 til 17.30 giver det to enheder.

Lad os tage en abonnent, hvis kvote er 2 samtidige reservationer, og som reserverer fra kl. 16 til 18. Med indstillingen aktiveret har vedkommende en enhed tilbage og kan stadig reservere et andet tidsrum. Med indstillingen deaktiveret er kvoten nået. Og hvis den resterende kvote ikke dækker hele den valgte varighed, reserveres kun de første tidsrum, og en meddelelse angiver dem, der ikke kunne reserveres.

Lad indstillingen være aktiveret for at give fleksibilitet i varigheden. Deaktiver den, hvis en lang reservation skal veje lige så tungt som flere korte.

Indstillingen gælder også for kreditter, når prisen er fastsat pr. reservation (1 reservation i Reservationspriser): aktiveret faktureres reservationen én gang; deaktiveret faktureres hvert dækket tidsrum som en reservation. Vil du have en pris, der er proportional med varigheden, så angiv i stedet prisen i minutter: med 10 kreditter for 60 minutter koster en reservation på 1½ time 15 kreditter.

Foren fri varighed og på hinanden følgende tidsrum

Hvis abonnementet forbyder på hinanden følgende tidsrum (Forbyd på hinanden følgende tidsrum, fanen Regler), betragtes en reservation, der dækker flere af kalenderens tidsrum, som en række på hinanden følgende tidsrum: det, der overstiger grænsen, bliver ikke reserveret. Aktivér Ignorer begrænsningerne for på hinanden følgende tidsintervaller, så den valgte varighed undtages fra denne regel. Forbuddet gælder fortsat mellem to adskilte reservationer.

Tilpas opsætningen pr. kalender, dag eller klokkeslæt

Hver opsætning gælder de kalendere, de dage og – med Definer en tidsramme – de klokkeslæt, du vælger. Den har sine egne varigheder og sine egne indstillinger. Klik på Tilføj en konfiguration for at oprette flere, op til 10: for eksempel fra 1 til 2 timer på padelbanerne og fra 30 minutter til 1 time på boldkanonen. Tilføj et kriterium begrænser desuden en opsætning til en Periode mellem to datoer.

Med et tidsinterval forbliver de foreslåede starttidspunkter inden for intervallet, og reservationen kan ikke slutte efter intervallets afslutning. Hvis flere opsætninger gælder det samme tidsrum, anvendes den første på listen. Uden for enhver opsætning reserverer abonnenten kalenderens sædvanlige tidsrum.

Håndter partnere

Fanen Tilladelser samler de indstillinger, der vedrører spillerne på reservationen:

• Reserver med partnere: abonnenten vælger andre brugere, som får besked pr. e-mail; angiv det mindste og største antal partnere.
• Reserver uden partner: nyttigt til en træningsmur eller en driving range.
• Søger partner (åben booking): abonnenten åbner sin reservation for andre, som kan tilføje sig selv. Indstillingen Annuller automatisk ufuldstændige reservationer frigiver tidsrummet, hvis ingen deltager.
• Tilbyd ekstra tid, hvis der er flere partnere: for eksempel 30 minutter ekstra fra 3 partnere, hvis det næste tidsrum er ledigt. Denne ekstra tid trækkes ikke fra kvoten.

Ekstra tid er den indstilling, der elegant løser problemet med doubler: i stedet for at pålægge alle tidsrum på 1½ time beholder du tidsrum på en time og forlænger automatisk dem, der spilles fire mand – uden at blokere banen, hvis det næste tidsrum allerede er taget.

Styr annulleringen

I fanen Tilladelser afgør afsnittet Annullering af reservationer, om abonnenten må annullere:

• Maksimal tilladt tid til annullering: for eksempel indtil 60 minutter før tidsrummets start.
• Annullering af invitationer: deaktiver denne indstilling for at forbyde annullering af en reservation med gæster.

En for kort annulleringsfrist vender sig mod organisationen: en spiller, der ikke længere kan annullere, efterlader banen tom i stedet for at frigive den. En rummelig frist kombineret med en annulleringsnotifikation sender tidsrummet tilbage i omløb.

Forbyd tidsrum og kombinationer

Fanen Regler samler forbuddene:

• Forbyd visse tidsrum for reservation: for eksempel ingen reservation på hverdage fra kl. 16 til 19.30 på bestemte baner.
• Forbyd på hinanden følgende tidsrum: forhindrer, at flere tidsrum lægges i forlængelse af hinanden, enten generelt eller i bestemte tidsintervaller.
• Forbudsregler med kriteriet Abonnementer: gør to grupper uforenelige på samme reservation.

Indstillingen Tillad flere tidsrum samme dag på samme tid (fanen Tilladelser) er deaktiveret som standard: en abonnent kan ikke reservere to baner på samme tidspunkt.

Disse forbud adskiller sig fra kalenderlukninger: en lukning fjerner tidsrummet for alle, mens et forbud kun fjerner det for indehaverne af dette abonnement. Vil du reservere de indendørs baner til turneringsspillerne lørdag formiddag, er det et forbud, du skal lægge på de øvrige abonnementer – ikke en lukning.

Lad reservationen betale med kreditter

I fanen Kreditter aktiverer du Aktivér kreditsystemet: abonnenten skal have kreditter på sin konto for at kunne reservere. Tilfør kreditter manuelt efter en betaling på stedet, eller aktivér onlinebetaling.

1. Med Avanceret konfiguration og derefter Tilføj en aktiveringsregel begrænser du kreditsystemet til bestemte kalendere, dage eller tidsintervaller.
2. Under Reservationspriser klikker du på Tilføj en prisregel for at fastsætte prisen efter kalender, dag og klokkeslæt.
3. Under Betalinger & fakturering aktiverer du køb af kreditter online og fastsætter de priser, abonnenterne tilbydes. Mængder, mængderabatter og betaling i flere rater er beskrevet på en særskilt side.

Tillad gæster

I fanen Invitationer aktiverer du Tillad reservation med gæster for at tage imod personer uden for organisationen:

• Angiv det mindste og største antal gæster pr. reservation; hver gæst bruger gæstekreditter.
• Fastsæt priserne og tilbyd klippekort, ligesom for reservationskreditter.
• Vælg, hvem der trækkes, og om gæsternes navne skal angives.

At bede om gæsternes navne ændrer funktionens karakter: uden navne tæller du besøg; med navne ved du, hvem der har været der, hvilket er nødvendigt, hvis din forsikring eller dit forbund kræver det.

Tillad etiketter

I fanen Etiketter giver indstillingen Tillad booking med etiketter abonnenterne mulighed for at oprette et begrænset antal reservationer med foruddefinerede etiketter (mesterskab, turnering ...), med mulighed for at se bort fra kvoten eller reglen om på hinanden følgende tidsrum.

Det er den rigtige måde at åbne etiketterne for en holdkaptajn: vedkommende lægger sine holdkampe ind uden at bruge af sin personlige kvote, men er fortsat begrænset til de etiketter, du har tilladt – i modsætning til profilrettigheden, som åbner alle etiketter uden begrænsning.