Regnskab & revision

Indstil din organisations kontoplan, eksportér dine bogføringsposter til din revisors software, aktivér den elektroniske faktura i Factur-X-formatet, og find de bilag frem, som skattemyndighederne kan bede om: attest, hændelseslog, periodeafslutninger og arkiver.

Opsæt din kontoplan

Kontoplanen afgør, hvilke konti og hvilke journaler dit salg bogføres på i eksporterne. Den indstilles pr. faktureringskonto: to enheder, der fakturerer hver for sig, har hver sin.

1. Gå til Administration›Indstillinger›Fakturering›Faktureringskonti, og åbn den pågældende konto.
2. Åbn fanen Kontoplan.
3. Tilpas kontonumre og kontonavne, og klik derefter på Gem.

Skærmen er bygget op af tre blokke:

• Salg, moms og kunder: konti for tjenesteydelser, udgående moms, kunder og ydede rabatter.
• Treasury: konti for bank, kasse og checks til indløsning, som bruges af posterne for betalingsmodtagelse.
• Journaler: koderne for salgs-, bank- og kassejournalerne.

Fordel dit salg pr. kategori eller pr. sats

Som standard bogføres alt dit salg på én enkelt indtægtskonto. To valgfrie fordelinger giver mulighed for at gå videre, i den samme fane.

• Salgsfordeling efter kategori: en separat konto pr. produktkategori — abonnementer, kreditter, udstyr, lektioner … Klik på Tilføj en kategori, vælg kategorien, og indtast dens konto.
• Momsfordeling efter sats: en separat konto for udgående moms pr. sats. Klik på Tilføj en sats, indtast satsen og dens konto.

Det er nyttigt, når dit regnskab skal skelne mellem aktiviteterne — for eksempel adskille indtægter fra undervisning fra udlejning af baner. Uden fordeling havner alt på de generelle konti, der er defineret ovenfor.

Eksportér dit salg og dine bogføringsposter

1. Gå til Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturaer & transaktioner.
2. Filtrér listen efter den ønskede periode og de ønskede kriterier: eksporten følger nøjagtigt de filtre, der vises på skærmen.
3. Klik på Download export, og vælg et format.

Følg den kommercielle aktivitet

• Excel (.xlsx): én linje pr. ordre med dato, bruger, beløb ekskl. moms, moms og inkl. moms, status og betalingsmåde. Det er det foretrukne format, når du vil analysere dit salg i et regneark.
• CSV (.csv): den samme rapport i et format, som ethvert regneark kan læse.
• Download PDF invoices: et arkiv med PDF'en for hver faktura i det aktuelle filter. Kun udstedte fakturaer indgår.

Send til din revisor

• Regnskabsposteringer (.csv): posterne i debet/kredit pr. faktura, i et læsevenligt format beregnet til manuel import.
• FEC (Frankrig): den franske lovpligtige fil med bogføringsposter, som kan importeres af Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane eller QuickBooks. Én balanceret postering pr. faktura.
• FAIA (Luxembourg) og DATEV (Tyskland): de lovpligtige formater i disse to lande, som tilbydes organisationer, der er etableret dér.

Indstillingen Inkluder reglerne (kasserer) tilføjer posterne for betalingsmodtagelse (bank, kasse, check) til salgsposterne. Fjern markeringen for kun at eksportere salgsjournalen.

Udsted fakturaer i Factur-X-formatet

Elektronisk fakturering bliver obligatorisk i Frankrig. Factur-X er det valgte format: en helt almindelig PDF-faktura, hvori der er lagt en datafil, som regnskabsprogrammer kan læse automatisk.

For den, der modtager fakturaen, ændrer intet sig: vedkommende åbner en PDF, magen til den hidtidige. Det er vedkommendes regnskabsprogram, der derudover finder beløb og identifikatorer, uden at de skal indtastes igen.

Undersøg, om din organisation er omfattet

Det er det første spørgsmål, der skal afklares, og svaret er langtfra det samme for alle organisationer.

• Sportsforeninger, der er momsfritaget i henhold til artikel 261-7-1° i den franske skattelovgivning, er hverken omfattet af elektronisk fakturering eller af e-reporting. Mange organisationer er i den situation.
• Momsregistrerede organisationer skal udstede deres fakturaer mellem virksomheder i elektronisk format. For mikrovirksomheder og SMV'er, det vil sige stort set alle organisationer, er fristen for udstedelse fastsat til 1. september 2027.
• Fakturaer til privatpersoner (dine medlemmer) falder uden for elektronisk fakturering, uanset din ordning.

Aktivér formatet

1. Gå til Administration›Indstillinger›Fakturering›Faktureringskonti, og redigér den pågældende konto.
2. Find i fanen Fakturering indstillingen Elektronisk faktura i afsnittet Faktureringsoplysninger
3. Vælg formatet:
   • Factur-X (Frankrig) for en fransk organisation: den tilføjer de franske lovpligtige angivelser, der forventes på fakturaer mellem virksomheder;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) for den europæiske standard uden de franske særtræk;
   • Deaktiveret for at producere klassiske PDF-fakturaer.

Indstillingen er knyttet til hver enkelt faktureringskonto: en organisation, der fakturerer fra flere konti, aktiverer dem uafhængigt af hinanden.

Udfyld de obligatoriske oplysninger

En elektronisk faktura skal utvetydigt identificere sin afsender. Disse oplysninger indtastes i den samme fane, afsnittet Faktureringsoplysninger.

1. Din organisations SIREN / SIRET: det er det uundværlige felt. Uden det kan fakturaen ikke være i overensstemmelse med reglerne, og der vises en advarsel under indstillingen.
2. Momsnummer, hvis din organisation er momsregistreret. Hvis feltet er tomt, fungerer SIRET-nummeret som skattemæssig identifikator.
3. Den fuldstændige adresse: firmanavn, gade, postnummer, by og land. En ufuldstændig adresse giver en faktura, der afvises af din kundes platform.
4. Faktureringsmailen, der bruges som kontaktpunkt, når ingen anden identifikator er tilgængelig.

Indhent SIREN-nummeret fra dine erhvervskunder

En faktura mellem virksomheder skal også identificere køberen. Kundens SIREN-nummer indtastes i kundens faktureringsadresse, blokken Virksomhedsadresse, sammen med Firmanavn og Organisations-ID. Den samme indtastning tilbydes ved et skrankesalg.

Intet af dette kræves for en faktura til en privatperson: navn, adresse og land er nok.

Find dine revisionsbilag

Et program, der modtager betalinger, skal kunne bevise, at dets posteringer ikke er blevet ændret. Fire bilag opfylder dette krav, samlet ét sted: gå til Administration›Indstillinger›Fakturering›Faktureringskonti, åbn den pågældende faktureringskonto og derefter fanen Regnskab & Revision.

Denne fane vises kun på en konto, der allerede er gemt: bilagene vedrører en aktivitet, og der er intet at vise på en konto, der er under oprettelse. Hver faktureringskonto har sine egne — hvis din organisation fakturerer fra flere enheder, skal du gennemgå dem hver for sig.

Download din attest

Ved en kontrol kan skattemyndighederne bede dig dokumentere, at dit betalingssoftware overholder kravene om uforanderlighed, sikring, opbevaring og arkivering af data. Kortet Attest for kassesoftware producerer denne dokumentation efter behov, via Download (PDF).

Dokumentet består af to dele. Softwareleverandørens del er allerede underskrevet. Den anden skal udfyldes og underskrives af din juridiske repræsentant: attesten er først fuldstændig, når begge dele foreligger, og de fremlægges samlet.

Kortet vises kun for en fransk faktureringskonto: forpligtelsen gælder momspligtige etableret i Frankrig.

Se hændelsesloggen

Kortet Hændelseslog fører via Konsulter til det dokumenterede spor over, hvad der er sket i din fakturering. Her finder du ikke salget — det ligger i dine ordrer — men de tekniske hændelser omkring det.

Her fremgår blandt andet vellykkede og mislykkede logins, ændringer i konfigurationen, ændringer af faktureringsrettigheder, foretagne periodeafslutninger, forseglede dokumenter og udstedte duplikater, genererede arkiver, regnskabseksporter, skift til testtilstand samt de uregelmæssigheder, der er registreret: brud i kæden, afvigelse ved periodeafslutning, uregelmæssighed i uret.

Hver linje angiver dato, hændelsestype, den pågældende konto, operatøren og detaljerne. Et filter efter type og periode gør det nemmere at finde rundt, og knappen Eksporter laver en fil ud af det.

Forstå periodeafslutningerne

En periodeafslutning forsegler en periode: den låser de betalinger, fakturaer og kreditnotaer, den indeholder, og den kan hverken ændres eller gendannes. Kortet Afslutninger viser de daglige, månedlige og årlige periodeafslutninger for din konto.

De foretages automatisk, uden at du skal gøre noget. Du skal altså ikke "gøre" noget hver aften: tabellen fylder sig selv ud.

Hver linje angiver perioden, antallet af transaktioner, Nettobeløb modtaget, Fordeling pr. betalingsmåde — online, på stedet, kontant, check, bankoverførsel, terminal — samt antallet af udstedte fakturaer og kreditnotaer.

To ting er værd at forstå, for de overrasker ofte:

• Totalsummen starter aldrig forfra på nul. Der er tale om en løbende akkumulering siden kontoens oprettelse, ikke om en saldo for perioden. En total, der hele tiden stiger, er den forventede adfærd.
• Genoptagelse (nulpunkt) angiver den dato og det beløb, som denne akkumulering starter fra. For en konto, der fandtes før indførelsen af periodeafslutninger, er det det valgte udgangspunkt og ikke nul.

Hent dine skattemæssige arkiver

Hver afsluttet måned giver anledning til et låst arkiv, samlet i en tidsstemplet ZIP-fil: transaktioner, fakturaer, kreditnotaer, periodeafslutninger og teknisk log for perioden. Kortet Arkiv viser dem under Månedlige arkiver med deres periode, størrelse, oprettelsesdato og Fingeraftryk (SHA-256).

Dette fingeraftryk er det, der gør arkivet verificerbart: det ændrer sig ved den mindste ændrede byte. To knapper hører til kortet, Verifikationsværktøj og Verifikationsmanual — så en tredjepart, en kontrollant eller en revisor, selv kan kontrollere et arkivs integritet uden at gå gennem dig.

Arkiverne produceres automatisk. Hvis en afsluttet periode endnu ikke har sit arkiv, vises den under Ikke-arkiverede lukkede perioder, og en knap Generer gør det muligt at producere det med det samme.