Grāmatvedība & Audits

Iestatiet savas organizācijas kontu plānu, eksportējiet grāmatvedības ierakstus uz sava grāmatveža programmatūru, aktivizējiet elektronisko rēķinu Factur-X formātā un atrodiet dokumentus, ko var pieprasīt nodokļu administrācija: apliecinājumu, notikumu žurnālu, slēgumus un arhīvus.

Kontu plāna konfigurēšana

Kontu plāns nosaka, uz kādiem kontiem un kādiem žurnāliem eksportos tiks attiecināti jūsu pārdošanas darījumi. Tas tiek iestatīts katram norēķinu kontam atsevišķi: divām vienībām, kas izraksta rēķinus atsevišķi, katrai ir savs.

1. Dodieties uz Administrācija›Iestatījumi›Norēķini›Norēķinu konti un atveriet attiecīgo kontu.
2. Atveriet cilni Kontu plāns.
3. Pielāgojiet kontu numurus un nosaukumus, pēc tam noklikšķiniet uz Saglabāt.

Ekrānu veido trīs bloki:

• Pārdošana, PVN un klienti: pakalpojumu sniegšanas, aprēķinātā PVN, klientu un piešķirto atlaižu konti.
• Kase: bankas, kases un inkasācijai nodoto čeku konti, ko izmanto iekasēšanas ieraksti.
• Žurnāli: pārdošanas, bankas un kases žurnālu kodi.

Pārdošanas sadalīšana pa kategorijām vai likmēm

Pēc noklusējuma visi jūsu pārdošanas darījumi tiek attiecināti uz vienu ieņēmumu kontu. Tajā pašā cilnē ir pieejami divi neobligāti sadalījumi, kas ļauj iet tālāk.

• Pārdošanas sadalījums pēc kategorijas: atsevišķs konts katrai produktu kategorijai — abonementi, kredīti, inventārs, nodarbības… Noklikšķiniet uz Pievienot kategoriju, izvēlieties kategoriju un ievadiet tās kontu.
• PVN sadalījums pēc likmes: atsevišķs aprēķinātā PVN konts katrai likmei. Noklikšķiniet uz Pievienot likmi, ievadiet likmi un tās kontu.

Tas noder, ja jūsu grāmatvedībā darbības ir jānošķir cita no citas — piemēram, jāatdala mācību ieņēmumi no laukumu nomas. Ja sadalījuma nav, viss nonāk uz iepriekš noteiktajiem vispārīgajiem kontiem.

Pārdošanas un grāmatvedības ierakstu eksportēšana

1. Dodieties uz Administrācija›Informācijas panelis›Norēķini›Rēķini un darījumi.
2. Filtrējiet sarakstu pēc vajadzīgā perioda un kritērijiem: eksportā tiek iekļauti tieši tie filtri, kas redzami ekrānā.
3. Noklikšķiniet uz Lejupielādēt eksportu un izvēlieties formātu.

Komercdarbības pārraudzība

• Excel (.xlsx): viena rinda katram pasūtījumam ar datumu, lietotāju, summām bez PVN, PVN summu un summu ar PVN, statusu un maksājuma veidu. Šis ir ieteicamais formāts, lai analizētu pārdošanu izklājlapā.
• CSV (.csv): tas pats pārskats formātā, ko var nolasīt jebkura izklājlapu programma.
• Lejupielādēt PDF rēķinus: arhīvs, kurā ir katra pašreizējā filtra rēķina PDF fails. Tajā ir iekļauti tikai izrakstītie rēķini.

Nodošana grāmatvedim

• Grāmatvedības ieraksti (.csv): debeta/kredīta ieraksti pa rēķiniem viegli lasāmā formātā, kas paredzēts manuālam importam.
• FEC (Francija): Francijas grāmatvedības ierakstu fails (Fichier des Écritures Comptables) — Francijas likumā noteiktais formāts, ko var importēt Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane vai QuickBooks. Viens līdzsvarots ieraksts katram rēķinam.
• FAIA (Luksemburga) un DATEV (Vācija): šo divu valstu likumā noteiktie formāti, kas pieejami tajās reģistrētām organizācijām.

Opcija Iekļaut noteikumus (kase) pārdošanas ierakstiem pievieno iekasēšanas ierakstus (banka, kase, čeks). Noņemiet tās atzīmi, lai eksportētu tikai pārdošanas žurnālu.

Rēķinu izrakstīšana Factur-X formātā

Francijā elektroniskā rēķinu izrakstīšana kļūst obligāta. Factur-X ir izvēlētais formāts: pavisam parasts PDF rēķins, kurā ir ievietots datu fails, ko grāmatvedības programmas spēj nolasīt automātiski.

Rēķina saņēmējam nekas nemainās: viņš atver PDF failu, tādu pašu kā iepriekš. Tieši viņa grāmatvedības programma tajā papildus atrod summas un identifikatorus, tāpēc tie nav jāievada no jauna.

Pārbaudiet, vai tas attiecas uz jūsu organizāciju

Tas ir pirmais jautājums, kas jāizlemj, un atbilde nebūt nav vienāda visām organizācijām.

• Uz sporta biedrībām, kas atbrīvotas no PVN saskaņā ar Francijas Vispārējā nodokļu kodeksa 261-7-1. pantu, neattiecas ne elektroniskā rēķinu izrakstīšana, ne e-reporting. Daudzas organizācijas ir šādā situācijā.
• Organizācijām, kas ir PVN maksātājas, rēķini starp uzņēmumiem būs jāizraksta elektroniskā formātā. Mikrouzņēmumiem un MVU, tas ir, gandrīz visām organizācijām, izrakstīšanas termiņš ir noteikts 2027. gada 1. septembris.
• Rēķini privātpersonām (jūsu biedriem) neietilpst elektroniskās rēķinu izrakstīšanas jomā neatkarīgi no jūsu nodokļu režīma.

Formāta aktivizēšana

1. Dodieties uz Administrācija›Iestatījumi›Norēķini›Norēķinu konti un rediģējiet attiecīgo kontu.
2. Cilnē Norēķini atrodiet opciju Elektroniskais rēķins, kas atrodas sadaļā Norēķinu informācija
3. Izvēlieties formātu:
   • Factur-X (Francija) franču organizācijai: tas pievieno Francijas tiesību aktos paredzētās norādes, kas nepieciešamas rēķinos starp uzņēmumiem;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) Eiropas standartam bez Francijas īpatnībām;
   • Deaktivizēts, lai veidotu parastus PDF rēķinus.

Iestatījums attiecas uz katru norēķinu kontu atsevišķi: organizācija, kas izraksta rēķinus no vairākiem kontiem, aktivizē tos neatkarīgi.

Obligāto datu ievadīšana

Elektroniskajam rēķinam ir skaidri jāidentificē tā izsniedzējs. Šos datus ievada tajā pašā cilnē, sadaļā Norēķinu informācija.

1. Jūsu organizācijas SIREN / SIRET: šis lauks ir obligāts. Bez tā rēķins nevar būt atbilstošs, un zem opcijas tiek parādīts brīdinājums.
2. PVN numurs, ja jūsu organizācija ir tā maksātāja. Ja lauks ir tukšs, par nodokļu identifikatoru kalpo SIRET numurs.
3. Pilna adrese: nosaukums, iela, pasta indekss, pilsēta un valsts. Nepilnīga adrese rada rēķinu, ko jūsu klienta platforma noraida.
4. Norēķinu e-pasta adrese, ko izmanto kā kontaktpunktu, ja nav pieejams neviens cits identifikators.

Uzņēmumu klientu SIREN numura iegūšana

Rēķinā starp uzņēmumiem ir jāidentificē arī pircējs. Klienta SIREN numuru ievada viņa norēķinu adresē, blokā Uzņēmuma adrese, kopā ar Uzņēmuma nosaukums un Organizācijas identifikators. Tāda pati ievade ir pieejama arī pārdošanā uz vietas.

Rēķinam privātpersonai nekas no tā nav nepieciešams: pietiek ar vārdu, adresi un valsti.

Revīzijas dokumentu atrašana

Programmatūrai, kas iekasē maksājumus, ir jāspēj pierādīt, ka tās ieraksti nav grozīti. Šo prasību izpilda četri dokumenti, kas apkopoti vienuviet: dodieties uz Administrācija›Iestatījumi›Norēķini›Norēķinu konti, atveriet attiecīgo norēķinu kontu un pēc tam cilni Grāmatvedība un audits.

Šī cilne parādās tikai jau saglabātam kontam: dokumenti attiecas uz darbību, un kontā, kas tikko tiek veidots, nav ko rādīt. Katram norēķinu kontam ir savi dokumenti — ja jūsu organizācija izraksta rēķinus no vairākām vienībām, aplūkojiet tos atsevišķi.

Apliecinājuma lejupielāde

Pārbaudes gadījumā nodokļu administrācija var pieprasīt pierādīt, ka jūsu maksājumu iekasēšanas programmatūra atbilst datu negrozāmības, drošības, saglabāšanas un arhivēšanas prasībām. Kartīte Kases programmatūras apliecinājums pēc pieprasījuma sagatavo šo apliecinošo dokumentu, izmantojot Lejupielādēt (PDF).

Dokumentam ir divas daļas. Izstrādātāja daļa jau ir parakstīta. Otra daļa jāaizpilda un jāparaksta jūsu likumiskajam pārstāvim: apliecinājums ir pilnīgs tikai tad, kad abas daļas ir kopā, un tās iesniedz kopā.

Kartīte parādās tikai franču norēķinu kontam: pienākums attiecas uz Francijā reģistrētiem nodokļu maksātājiem.

Notikumu žurnāla aplūkošana

Kartīte Notikumu žurnāls ar Konsultēt ved uz pierādījumu par to, kas noticis jūsu norēķinos. Tajā nav pārdošanas darījumu — tie ir jūsu pasūtījumos —, bet gan tehniskie notikumi, kas tos ieskauj.

Tajā ir redzami veiksmīgie un neveiksmīgie pieslēgumi, konfigurācijas izmaiņas, norēķinu tiesību izmaiņas, veiktie slēgumi, aizzīmogotie dokumenti un izsniegtie dublikāti, izveidotie arhīvi, grāmatvedības eksporti, pārslēgšanās uz testa režīmu, kā arī konstatētās novirzes: ķēdes pārrāvums, slēguma neatbilstība, pulksteņa novirze.

Katrā rindā ir norādīts datums, notikuma veids, attiecīgais konts, operators un detaļas. Filtrs pēc veida un perioda palīdz orientēties, bet poga Eksportēt no tā izveido failu.

Slēgumu izpratne

Slēgums aizzīmogo periodu: tas nostiprina tajā ietvertos maksājumus, rēķinus un kredītrēķinus, un to vairs nevar ne mainīt, ne izveidot no jauna. Kartītē Slēgumi ir redzami jūsu konta dienas, mēneša un gada slēgumi.

Tie tiek veikti automātiski, bez jūsu iejaukšanās. Tātad katru vakaru jums nekas nav jādara: tabula aizpildās pati.

Katrā rindā ir norādīts periods, darījumu skaits, Neto ieņēmumi, Sadalījums pa maksājuma veidiem — tiešsaistē, uz vietas, skaidrā naudā, ar čeku, ar pārskaitījumu, ar termināli — kā arī izsniegto rēķinu un kredītrēķinu skaits.

Divas lietas ir vērts saprast, jo tās bieži pārsteidz:

• Kopsumma nekad netiek atiestatīta uz nulli. Tā ir pastāvīga uzkrājuma summa kopš konta izveides, nevis perioda atlikums. Nepārtraukti augoša kopsumma ir paredzētā darbība.
• Pārnese (nulles punkts) norāda datumu un summu, no kuras šis uzkrājums sākas. Kontam, kas pastāvēja pirms slēgumu ieviešanas, tas ir izvēlētais sākumpunkts, nevis nulle.

Nodokļu arhīvu iegūšana

Par katru noslēgto mēnesi tiek izveidots nemainīgs arhīvs, kas apkopots ZIP failā ar laika zīmogu: perioda darījumi, rēķini, kredītrēķini, slēgumi un tehniskais žurnāls. Kartītē Arhīvs tie ir uzskaitīti sadaļā Mēneša arhīvi kopā ar periodu, izmēru, izveides datumu un Nospiedums (SHA-256).

Tieši šis nospiedums padara arhīvu pārbaudāmu: tas mainās, tiklīdz tiek grozīts kaut viens baits. Kartītei ir pievienotas divas pogas, Pārbaudes rīks un Pārbaudes rokasgrāmata — tās ļauj trešajai personai, kontrolierim vai grāmatvedim, pašai pārbaudīt arhīva integritāti, nevēršoties pie jums.

Arhīvi tiek veidoti automātiski. Ja noslēgtam periodam vēl nav sava arhīva, tas parādās sadaļā Slēgtie periodi, kas nav arhivēti, un poga Ģenerēt ļauj to izveidot nekavējoties.