Rēķini un darījumi

Sekojiet līdzi visiem savas organizācijas pārdošanas dokumentiem — piedāvājumiem, pasūtījumiem un rēķiniem —, iekasējiet maksājumus, veiciet atmaksas un eksportējiet pārdošanas datus grāmatvedības vajadzībām. Dodieties uz izvēlni Administrācija›Informācijas panelis›Norēķini›Rēķini un darījumi.

Trīs dokumentu veidu atšķiršana

Pārdošanas darījums izskatās atšķirīgi atkarībā no tā posma, un dokumenta veids tiek izvēlēts jau tā izveides brīdī.

• Piedāvājums ir cenas piedāvājums, ko nosūta lietotājam apstiprināšanai — piemēram, treniņnometne skolēnu grupai vai laukuma noma uzņēmumam.
• Pasūtījums ir jau uzsākts pārdošanas darījums, kas gaida samaksu. Tieši tam tiek piesaistīti maksājumi.
• Rēķins ir numurēts dokuments, kas tiek izrakstīts, tiklīdz maksājums ir iekasēts.

Ceturtais dokuments — Pasūtījuma veidlapa — ir piemērots pašvaldībām un uzņēmumu padomēm, kurām pirms izdevumu apstiprināšanas nepieciešams attaisnojuma dokuments.

Kas notiek ar pieņemtu piedāvājumu

Piedāvājums nav strupceļš: nosūtīts pa e-pastu, tas satur saiti, kas ļauj lietotājam to pieņemt pašam, bez konta un bez pieslēgšanās. Šī saite ir derīga 14 dienas.

Piedāvājuma apskate — gan lapas, gan PDF formātā — to nepieņem. Pieņemšana notiek brīdī, kad lietotājs izvēlas apmaksas veidu, un tieši šī izvēle nosaka turpmāko:

• ar atliktu apmaksu (pārskaitījums, čeks, uz vietas) piedāvājums kļūst par Pasūtījums, kas gaida samaksu; tas pārtaps par rēķinu, tiklīdz jūs iekasēsiet maksājumu;
• ar tiešsaistes maksājumu samaksa notiek uzreiz: dokuments uzreiz kļūst par numurētu Rēķins.

Citiem vārdiem, pēc pieņemšanas piedāvājumam seko tieši tāpat kā pasūtījumam — jūs to atradīsiet cilnē, kas atbilst tā jaunajam veidam.

Kā atrast pārdošanas darījumu

1. Dodieties uz Administrācija›Informācijas panelis›Norēķini›Rēķini un darījumi.
2. Augšējās cilnes filtrē pēc veida (Piedāvājums, Pasūtījumi, Rēķini) un pēc statusa (Gaida, Apmaksāts, Atcelts, Atmaksāts).
3. Panelis Filtri ļauj meklēšanu precizēt, un kritērijus var kombinēt.

Pieejami seši filtri, no kuriem trīs bieži tiek aizmirsti, lai gan tie atbild uz visbiežāk uzdotajiem jautājumiem:

• Pēc lietotāja: visa biedra pirkumu vēsture, kad viņš apstrīd norakstījumu.
• Pēc vadītāja: pārdošanas darījumi, ko ievadījis kāds komandas darbinieks — noderīgi, lai pārbaudītu vienas dežūras dienu.
• Uz vienu norēķinu kontu: neaizstājams, ja jūsu organizācija izraksta rēķinus no vairākām vienībām.
• Pēc abonementa, Pēc produkta kategorijas un Pēc statusa papildina kārtošanu.

Visbeidzot, Periods atlasītājs ierobežo attēlojumu — un tas nosaka arī eksportus, kuros tiek iekļauts tieši tas, ko redzat ekrānā.

Meklēšana pēc personas, ne tikai pēc numura

Meklēšanas lauks neaprobežojas ar dokumentu numuriem. Tas vienlaikus meklē:

• pasūtījuma numuru un rēķina numuru;
• lietotāja identitāti: uzvārdu, vārdu, pieslēgšanās lietotājvārdu, e-pasta adresi un licences numuru;
• pašā pārdošanas darījumā ievadīto kontaktinformāciju — uzvārdu, vārdu, uzņēmuma nosaukumu un rēķina adreses e-pastu.

Pēdējais punkts ir svarīgs pārdošanai uz vietas: pircējam nav konta, sarakstā viņš tiek rādīts kā gadījuma klients, un viņa darījumu var atrast, tikai meklējot pēc rēķina adreses. Pietiek ievadīt “Bērziņš” vai viņa e-pasta adresi.

Pasūtījuma vai piedāvājuma izveide

1. Noklikšķiniet uz Jauns.
2. Atveras logs Atlasīt lietotāju: norādiet personu, kurai darījums ir paredzēts. Tas ir pirmais lēmums, jo tas nosaka rēķina adresi un pieejamos abonementus.
3. Pēc tam izvēlieties dokumenta veidu: Piedāvājums vai Pasūtījums.
4. Pievienojiet rindas ar Pievienot produktu.
5. Pārbaudiet Norēķinu adrese: ja neko nemainīsiet, tiks izmantota lietotāja noklusējuma adrese.
6. Noklikšķiniet uz Saglabāt.

Katra rinda tiek ņemta vai nu no kataloga, vai ievadīta brīvi. Brīvā ievade (pielāgotais elements) noder izņēmuma pārdošanas gadījumiem — rakešu stīgošanai, izdevumu segšanai —, bet izvēles rūtiņa Saglabāt katalogā ļauj to nākamreiz neievadīt no jauna, ja tā mēdz atkārtoties.

Pasūtījumu var rediģēt, kamēr nav iekasēts neviens maksājums. Pēc pirmās iekasēšanas tas tiek fiksēts: tā tiek garantēts, ka jau apmaksāts dokuments vairs nemainās klientam nezinot.

Atlaides piemērošana

Pastāv divi mehānismi, un tie kalpo dažādiem mērķiem. Atveriet sadaļu Reklāmas kods un atlaide, lai piekļūtu iestatījumiem.

• Promo kods pārņem jau iepriekš definētu tirdzniecības akciju: noklikšķiniet uz Izvēlieties reklāmas kodu, un kods piemēro savu mērķauditorijas un ierobežojumu noteikumu.
• Manuāla atlaide ir vienreizējs žests, par ko lemjat katrā gadījumā atsevišķi: brīvi ievadīts procents vai summa, ko piemēro kopsummai ar nodokļiem.

Maksājuma iekasēšana

1. Atveriet pasūtījumu un noklikšķiniet uz Maksājums.
2. Ievadiet summu: tiek piedāvāts pilns atlikums, taču tiek pieņemta arī daļēja summa.
3. Izvēlieties veidu: CB uz vietas, Skaidra nauda, Pārskaitījums vai Čeks.
4. Saglabājiet.

Ja norēķinu kontam ir konfigurēts maksājumu terminālis, maksājumu var nosūtīt tieši uz termināli, nevis ievadīt manuāli.

Katra iekasēšana parādās pasūtījuma sadaļā Transakcijas kopā ar savu statusu: Apstiprināts, Gaida, Kļūme vai Noraidīts. Poga Rādīt detaļas atver darījuma kartīti: apmaksas veidu, maksājumu vārteju, datumus, piezīmes un pakalpojumu sniedzēja atsauces, ja tādas ir.

Kamēr maksājums ir Gaida, to var mainīt — Rediģēt šo darījumu, lai labotu ievadi, Atcelt šo darījumu, lai no tā atteiktos —, un pasūtījums uzreiz pārrēķina savu Atlikusī summa. Turpretī maksājumu ar statusu Apstiprināts vairs nevar mainīt: tas ir radījis grāmatvedības dokumentu, jo rēķins tiek izrakstīts jau ar pirmo iekasēšanu. Kļūdu apstiprinātā maksājumā tāpēc labo ar pilnu vai daļēju atmaksu, kas saglabā darbības pēdas.

Maksājuma sadalīšana

Poga Grafiks sadala atlikušo maksājamo summu vairākās maksājuma daļās ar noteiktiem datumiem. Katrā nākamajā iekasēšanas reizē jums automātiski tiek piedāvāta nākamās daļas summa.

Pārdošanas atmaksa

1. Atveriet apmaksāto pasūtījumu un noklikšķiniet uz Atmaksāt.
2. Ievadiet summu: tiek piedāvāta pilna atmaksa, taču iespējama ir arī daļēja atmaksa.
3. Ja iekasēti vairāki maksājumi, izvēlieties, vai attiecināt atmaksu uz visu pasūtījumu vai uz konkrētu maksājumu.

Tiešsaistes maksājums tiek atgriezts tieši caur to maksājumu vārteju, kas to iekasēja: jums nav jāveic pārskaitījums.

Attiecībā uz statusu šī atšķirība ir svarīga jūsu grāmatvedībai: daļēja atmaksa atstāj pasūtījumu statusā Apmaksāts un parāda Neto ieņēmumi, savukārt pilna atmaksa to pārceļ uz Atmaksāts. Piemēram, 200 € reģistrācija ar 50 € atmaksu paliek apmaksāts darījums, kura neto iekasētā summa ir 150 €.

Tas nosaka arī piegādājamo labumu likteni. Pilna atmaksa tos atsauc — kredīti tiek atgriezti, abonements anulēts. Daļēja atmaksa tos atstāj spēkā: lietotājs patur saņemto, samazinās tikai iekasētā summa.

Atmaksa no maksājumu vārtejas, nevis no šejienes

Tiešsaistes maksājuma gadījumā atmaksu varat tikpat labi uzsākt no maksājumu vārtejas administrācijas paneļa. Tā mūs par to automātiski informē, un pasūtījums tiek atjaunināts tāpat, kā ja jūs to būtu darījis OpenResa: statuss, kredītrēķins, piegādājamie labumi.

Abi ceļi noved pie viena rezultāta. Izvēlieties sev ērtāko — bet tikai vienu no tiem.

Kad maksājumu vārteja neatbild

Atmaksa, kas uzsākta no OpenResa, norisinās divos neatkarīgos posmos, un otrais var neizdoties, lai gan pirmais ir izdevies: pasūtījums pāriet statusā “atmaksāts”, bet nauda paliek iekasēta maksājumu vārtejā.

Šādā gadījumā jūs par to skaidri informē paziņojums un aicina pabeigt darbību tās administrācijas panelī. Šis ir vienīgais gadījums, kad jārīkojas abās pusēs.

Dokumentu nosūtīšana un lejupielāde

Atsevišķa poga apvieno visu, kas saistīts ar darījuma dokumentiem. Tās nosaukums atbilst atvērtajam dokumentam, tādējādi uzreiz parādot, kādā posmā darījums atrodas: Piedāvājums, Pasūtījuma veidlapa vai — pēc maksājuma iekasēšanas — Rēķins. Tiklīdz atmaksa ir radījusi kredītrēķinu, nosaukums pāriet daudzskaitlī — Dokumenti —, jo darījums vairs neietilpst vienā dokumentā.

Tās izvēlnē dokumenti uzskaitīti pēc to atsauces, tieši tādas pašas kā PDF failā: vispirms rēķins vai piedāvājums, pēc tam viens kredītrēķins par katru atmaksu. Ar vienu klikšķi dokumentu var lejupielādēt, lai to arhivētu vai nosūtītu pa citu kanālu.

Izvēlnes lejasdaļā Nosūtīt pa e-pastu nosūta visu dokumentu kopumu lietotājam. Nosūtīšana neaprobežojas ar galveno dokumentu: rēķins tiek nosūtīts kopā ar visiem darījuma kredītrēķiniem, jo faktiski maksājamo summu var saprast, tikai tos salīdzinot.

Notikumu izsekošana

Sadaļā Pasūtījumu vēsture tiek saglabāti darījuma notikumi: izveide, izmaiņas, iekasēšanas, nosūtīšanas. Tā ir pirmā vieta, kur ieskatīties, ja biedrs apgalvo, ka nekad nav saņēmis rēķinu, vai ja kāda summa neatbilst komandas atmiņā palikušajam.

Gaidoša pasūtījuma pārvaldība

Gaidošu pasūtījumu lietotājs jebkurā brīdī var apmaksāt savā profilā, vai arī jūs to varat iekasēt manuāli.

Pakalpojumi ar manuālu apstiprinājumu — pārskaitījums, čeks — tiek piegādāti, tiklīdz jūs reģistrējat maksājumu. Kamēr to neesat izdarījis, biedrs nesaņem neko.

Lai atteiktos no darījuma, atveriet to un izmantojiet Atcelt pasūtījumu. Tas paliek apskatāms, un iestatījums Paslēpt atcelšanas to izslēdz no sarakstiem.

Pārdošanas un grāmatvedības datu eksportēšana

Noklikšķiniet uz Lejupielādēt eksportu saraksta augšdaļā: eksportā tiek pārņemti ekrānā redzamie filtri un periods. Pārdošanas atskaites izklājlapām, grāmatvedības ieraksti un normatīvajos aktos noteiktie formāti ir aprakstīti atsevišķā lapā.