Darbības pārskatu saņemšana e-pastā
Automātiski saņemiet kopsavilkumu par savas organizācijas dzīvi: dalībnieku skaits, abonementi, reģistrācijas, rezervācijas, pieteikšanās un e-pasta ziņojumi, kā arī izmaiņas salīdzinājumā ar iepriekšējo periodu.
Pārskatu aktivizēšana
- Dodieties uz Administrācija›Iestatījumi›Aktivitāšu pārskati.
- Aktivizējiet Aktivizēt aktivitāšu pārskatus pa e-pastu.
- Sadaļā E-pasta adreses norādiet līdz 4 adresātiem, katrā rindā vienu adresi.
- Noklikšķiniet uz Saglabāt.
Adresātiem nav vajadzīgs vadītāja konts vai īpašas atļaujas: pārskats nonāk viņu pastkastē. Tas ir visvienkāršākais veids, kā informēt prezidentu vai kasieri, kurš nekad nepieslēdzas lietotnei.
Biežuma izvēle
Pastāv trīs pārskati, kurus var aktivizēt atsevišķi vai kopā:
- Ikdienas pārskati: katru rītu — iepriekšējās dienas darbības.
- Iknedēļas pārskati: katru pirmdienas rītu — aizvadītā nedēļa.
- Ikmēneša pārskati: katra mēneša 1. datumā — aizvadītais mēnesis.
Katrs no tiem atbilst atšķirīgai vajadzībai. Ikdienas pārskats noder dežūrai: tas norāda, kas jāapstrādā šodien. Ikmēneša pārskatu var pārsūtīt valdei tādu, kāds tas ir, bez pārformatēšanas. Iknedēļas pārskats ir starp abiem un labi noder brīvprātīgajam vadītājam, kurš klubā ierodas reizi nedēļā.
Kas ir iekļauts pārskatā
Pārskats neaprobežojas tikai ar rezervācijām. Tas apkopo septiņas rādītāju grupas, katru salīdzinot ar iepriekšējo periodu:
- Lietotāji: kopējais skaits, jauni konti, apturēti konti, uz atkritni pārvietoti konti un neatgriezeniski dzēsti konti.
- Abonementi: apmaksātie abonementi, beigušies abonementi un jo īpaši tie, kuriem termiņš beidzas tuvāko 30 dienu laikā.
- Reģistrācija tiešsaistē: apstiprinātie, noraidītie un gaidīšanā esošie pieteikumi.
- Rezervācijas: kopskaits, lietotāju rezervācijas, organizācijas apzīmējumi, ielūgumi, piezīmes, atcelšanas.
- Pieteikšanās: veiksmīgas pieteikšanās, noraidītas pieteikšanās un aktīvo lietotāju skaits.
- E-pasta ziņojumi: piegādātās, atvērtās un neizdevušās vēstules.
- Klātbūtnes reģistrēšana terminālī: reģistrētie un nereģistrētie laika periodi, automātiskās atcelšanas un sodītie konti.
Pēdējās trīs grupas parādās tikai tad, ja attiecīgā funkcija jūsu organizācijā ir aktīva: reģistrācijai tiešsaistē jābūt atvērtai vismaz vienam abonementam, un klātbūtnes reģistrēšanai jābūt aktivizētai terminālī.
Pārskata izmantošana kā darba saraksta
Tieši ar to šis pārskats atšķiras no vienkāršas skaitļu tabulas: vairākās sadaļās ir norādīti vārdi. Jūs nelasāt tikai «12 abonementiem drīz beidzas termiņš» — jūs saņemat šo divpadsmit personu sarakstu.
No tā dabiski izriet trīs pielietojumi:
- To abonementu saraksts, kuriem termiņš beidzas 30 dienu laikā, ir jūsu atgādinājumu saraksts. Tas pienāk pats no sevis katru mēnesi, un jums nav jāveido filtrs.
- Gaidīšanā esošo reģistrāciju saraksts atgādina par pieteikumiem, kurus neviens nav apstrādājis — tas ir tipiski organizācijai, kurā vairākas personas veic administrēšanu bez skaidra pienākumu sadalījuma.
- Neizdevušos e-pasta ziņojumu skaitītājs norāda uz adrešu bāzes pasliktināšanos krietni pirms tam, kad kāds biedrs sūdzēsies, ka neko nesaņem.
