Darbības pārskatu saņemšana pa e-pastu
Automātiski saņemiet savas organizācijas dzīves kopsavilkumu: dalībnieku skaits, abonementi, reģistrācijas, rezervācijas, pieslēgumi un e-pasta ziņojumi, kā arī izmaiņas salīdzinājumā ar iepriekšējo periodu.
Pārskatu aktivizēšana
- Dodieties uz Administrācija›Iestatījumi›Aktivitāšu pārskati.
- Aktivizējiet Aktivizēt aktivitāšu pārskatus pa e-pastu.
- Sadaļā E-pasta adreses norādiet līdz 4 adresātiem, pa vienai adresei rindā.
- Noklikšķiniet uz Saglabāt.
Adresātiem nav nepieciešams kluba vadītāja konts vai īpašas atļaujas: pārskats nonāk viņu pastkastē. Tas ir visvienkāršākais veids, kā informēt prezidentu vai kasieri, kurš nekad nepieslēdzas lietotnei.
Biežuma izvēle
Pastāv trīs pārskati, kurus var aktivizēt atsevišķi vai kopā:
- Ikdienas pārskati: katru rītu — iepriekšējās dienas darbības.
- Iknedēļas pārskati: katru pirmdienas rītu — aizvadītā nedēļa.
- Ikmēneša pārskati: katra mēneša 1. datumā — aizvadītais mēnesis.
Katrs no tiem atbilst citai vajadzībai. Ikdienas pārskats noder dežūrai: tas norāda, kas jāpaveic šodien. Mēneša pārskatu var pārsūtīt valdei tādu, kāds tas ir, bez pārformatēšanas. Nedēļas pārskats atrodas pa vidu un labi der brīvprātīgajam vadītājam, kurš uz vietas ierodas reizi nedēļā.
Pārskata satura izpratne
Pārskats sākas ar būtiskāko un pēc tam detalizē katru jomu. Katrs skaitlis tiek salīdzināts ar atsauces periodu: ikdienas pārskatā — ar iepriekšējo dienu, nedēļas pārskatā — ar iepriekšējo nedēļu, bet mēneša pārskatā — ar to pašu mēnesi iepriekšējā gadā, lai septembra sezonas sākums netiktu salīdzināts ar augusta brīvdienām.
Kopsavilkums un galvenie rādītāji
Pārskats sākas ar kopsavilkuma teikumu un līdz trim ievērojamiem faktiem: rekords pēdējo astoņu periodu laikā, būtisks pieaugums vai kritums.
Tālāk seko līdz četriem galvenajiem rādītājiem: iekasētā summa, rezervācijas, kuru laika nišas iekrīt attiecīgajā periodā, noslodzes rādītājs un pieslēgušos lietotāju skaits. Katrs no tiem parāda savas izmaiņas, salīdzināmā perioda skaitli pelēkā krāsā un pēdējo astoņu periodu mini līkni.
Risināmie jautājumi un nākamā nedēļa
Atsevišķā blokā ir apkopoti jautājumi, kas jārisina nosūtīšanas dienā: nokavētās maksājumu daļas ar atgādinājumā norādāmo summu, pasūtījumi, kas nav apmaksāti ilgāk par 7 dienām (izņemot cenu piedāvājumus un maksājumus vairākās daļās), apstiprināmās tiešsaistes reģistrācijas, preces ar zemu krājumu līmeni un abonementi, kuru termiņš beidzas tuvāko 30 dienu laikā. Katra rinda atver attiecīgo ekrānu.
Nākamā daļa attiecas uz turpmākajām 7 dienām vai — ikdienas pārskatā — uz dienu, kas tikai sākas: jau ieplānotās rezervācijas, paredzamā noslodze, nodarbības un treniņnometnes ar to dalībniekiem un brīvajām vietām, laukumu slēgšana un vismazāk rezervētā diena.
Norēķini un maksājumu iekasēšana
Šajā sadaļā ir apkopota iekasētā summa ar atskaitītām atmaksām, saņemtie maksājumi, izrakstītie rēķini, vidējā pirkuma summa, noraidītie tiešsaistes maksājumi, sadalījums pēc maksājuma veida un labāk pārdotās preces. Summas tiek aprēķinātas tāpat kā norēķinu statistikā, apvienojot visus norēķinu kontus un nenorādot nevienu klienta vārdu.
Tā tiek rādīta tikai tad, ja jūsu organizācija kādā no abiem periodiem ir kaut ko iekasējusi, izrakstījusi rēķinu vai atmaksājusi, vai arī ir bijis noraidīts maksājums.
Rezervācijas
Šajā sadaļā redzamas rezervācijas pa dienām (mēneša pārskatā — pa nedēļām), periodā izveidotās rezervācijas pa veidiem, nospēlētās stundas un atcelšanas, tostarp tās, kas veiktas mazāk nekā 24 stundas pirms laika nišas. Siltuma karte sakrusto dienas un stundas, pēc tam seko noslodzes rādītājs pa kalendāriem un aktīvākie spēlētāji.
Ikdienas pārskatā, kas attiecas tikai uz vienu dienu, netiek rādīts ne rezervāciju grafiks, ne siltuma karte.
Lietotāji, klātbūtnes reģistrēšana, reģistrācijas un e-pasta ziņojumi
- Lietotāji un abonementi: jaunie lietotāji, abonementi, kuru termiņš beidzies periodā vai beigsies tuvāko 30 dienu laikā, abonenti, kuri 30 dienas nav veikuši nevienu rezervāciju, apturētie, uz miskasti pārvietotie vai dzēstie konti, pieslēgumi un kopējais dalībnieku skaits. Ja aktivizējat attiecīgo iespēju, tiek pievienotas arī nākamo 7 dienu — vai ikdienas pārskatā attiecīgās dienas — dzimšanas dienas.
- Klātbūtnes reģistrēšana kioskā: reģistrētās un nereģistrētās laika nišas, automātiskās atcelšanas un sodītie lietotāji.
- Tiešsaistes reģistrācijas: periodā apstiprinātie un noraidītie pieteikumi, kā arī pieteikumi, kas gaida jūsu apstiprinājumu.
- E-pasta ziņojumi: piegādātie ziņojumi, atvēršanas rādītājs, kļūmes un adreses, kas jālabo ierakstos.
Klātbūtnes reģistrēšana un tiešsaistes reģistrācijas tiek rādītas tikai tad, ja attiecīgā funkcija jūsu organizācijā ir aktīva: tiešsaistes reģistrācijām jābūt atvērtām vismaz vienam abonementam, un klātbūtnes reģistrēšanai jābūt aktivizētai kioskā.
Kas netiek rādīts
Rādītājs, kas abos periodos ir nulle, netiek rādīts, un tukša sadaļa pazūd: nelielas organizācijas pārskats paliek īss. Ja nav ko rādīt, par attiecīgo periodu e-pasta ziņojums netiek sūtīts. Pārskatu iestatījumos varat arī noņemt sadaļas, kas uz jums neattiecas.
Pārskata izmantošana kā uzdevumu saraksta
Tieši ar to šis pārskats atšķiras no vienkāršas skaitļu tabulas: vairākās sadaļās ir norādīti vārdi. Jūs nelasāt tikai “12 abonementiem drīz beidzas termiņš”, bet saņemat šo divpadsmit cilvēku sarakstu.
No tā dabiski izriet trīs izmantošanas veidi:
- Abonementu saraksts, kuru termiņš beidzas tuvāko 30 dienu laikā, ir jūsu atgādinājumu saraksts. Tas pienāk pats no sevis katru mēnesi, un jums nav jāveido neviens filtrs.
- Gaidošo reģistrāciju saraksts atgādina par pieteikumiem, kurus neviens nav apstrādājis — tipisks gadījums organizācijā, kurā vairākas personas veic administrēšanu, skaidri nesadalot uzdevumus.
- Neizdevušos e-pasta ziņojumu skaitītājs norāda uz adrešu bāzi, kas pasliktinās, krietni pirms kāds biedrs sūdzas, ka neko nesaņem.
