Grāmatvedība un audits

Iestatiet savas organizācijas kontu plānu, eksportējiet grāmatojumus uz sava grāmatveža programmatūru, aktivizējiet elektronisko rēķinu Factur-X formātā un atrodiet dokumentus, ko var pieprasīt nodokļu administrācija: apliecinājumu, notikumu žurnālu, noslēgumus un arhīvus.

Kontu plāna konfigurēšana

Kontu plāns nosaka, uz kuriem kontiem un kuros žurnālos eksportos tiks attiecināta jūsu pārdošana. To iestata katram norēķinu kontam atsevišķi: divām vienībām, kas izraksta rēķinus atsevišķi, katrai ir savs.

1. Atveriet Administrācija›Iestatījumi›Norēķini›Norēķinu konti un atveriet attiecīgo kontu.
2. Atveriet cilni Kontu plāns.
3. Pielāgojiet kontu numurus un nosaukumus, pēc tam noklikšķiniet uz Saglabāt.

Ekrānu veido trīs bloki:

• Pārdošana, PVN un klienti: pakalpojumu sniegšanas, aprēķinātā PVN, klientu un piešķirto atlaižu konti.
• Kase: bankas, kases un iekasēšanai nodoto čeku konti, kurus izmanto iekasēšanas grāmatojumi.
• Žurnāli: pārdošanas, bankas un kases žurnālu kodi.

Pārdošanas sadalīšana pēc kategorijas vai likmes

Pēc noklusējuma visa jūsu pārdošana tiek attiecināta uz vienu ieņēmumu kontu. Tajā pašā cilnē divi neobligāti sadalījumi ļauj iet tālāk.

• Pārdošanas sadalījums pēc kategorijas: atsevišķs konts katrai produktu kategorijai — abonementi, kredīti, aprīkojums, nodarbības… Noklikšķiniet uz Pievienot kategoriju, izvēlieties kategoriju un ievadiet tās kontu.
• PVN sadalījums pēc likmes: atsevišķs aprēķinātā PVN konts katrai likmei. Noklikšķiniet uz Pievienot likmi, ievadiet likmi un tās kontu.

Tas ir noderīgi, ja jūsu grāmatvedībā jānošķir dažādas darbības — piemēram, jāatdala apmācības ieņēmumi no laukumu nomas. Ja sadalījuma nav, viss nonāk uz iepriekš definētajiem vispārīgajiem kontiem.

Pārdošanas un grāmatojumu eksportēšana

1. Atveriet Administrācija›Informācijas panelis›Norēķini›Rēķini un darījumi.
2. Filtrējiet sarakstu pēc vajadzīgā perioda un kritērijiem: eksportā tiek pārņemti tieši tie filtri, kas redzami ekrānā.
3. Noklikšķiniet uz Lejupielādēt eksportu un izvēlieties formātu.

Pārdošanas darbības uzraudzība

• Excel (.xlsx): viena rinda katram pasūtījumam ar datumu, lietotāju, summām bez PVN, PVN un ar PVN, statusu un maksājuma veidu. Šo formātu ieteicams izmantot, lai analizētu pārdošanu izklājlapā.
• CSV (.csv): tas pats pārskats formātā, ko var nolasīt jebkura izklājlapu programma.
• Lejupielādēt PDF rēķinus: arhīvs, kurā ir katra pašreizējam filtram atbilstošā rēķina PDF fails. Tajā ir tikai izrakstītie rēķini.

Nodošana grāmatvedim

• Grāmatvedības ieraksti (.csv): debeta/kredīta grāmatojumi pa rēķiniem, lasāmā formātā, kas paredzēts manuālam importam.
• FEC (Francija): grāmatvedības ierakstu fails (Fichier des Écritures Comptables), Francijas tiesiskais formāts, ko var importēt Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane vai QuickBooks. Viens līdzsvarots grāmatojums katram rēķinam.
• FAIA (Luksemburga) un DATEV (Vācija): šo divu valstu tiesiskie formāti, kas pieejami tajās reģistrētajām organizācijām.

Opcija Iekļaut noteikumus (kase) pārdošanas grāmatojumiem pievieno iekasēšanas grāmatojumus (banka, kase, čeks). Noņemiet tai atzīmi, lai eksportētu tikai pārdošanas žurnālu.

Rēķinu izrakstīšana Factur-X formātā

Francijā elektronisko rēķinu izrakstīšana kļūst obligāta. Factur-X ir izvēlētais formāts: pilnīgi parasts PDF rēķins, kurā ir ievietots datu fails, ko grāmatvedības programmas prot nolasīt automātiski.

Rēķina saņēmējam nekas nemainās: viņš atver PDF failu, tādu pašu kā iepriekš. Papildus tam viņa grāmatvedības programma tajā atrod summas un identifikatorus, un tie nav jāievada atkārtoti.

Pārbaudiet, vai tas attiecas uz jūsu organizāciju

Tas ir pirmais jautājums, kas jāizšķir, un atbilde nebūt nav vienāda visām organizācijām.

• Sporta biedrības, kas ir atbrīvotas no PVN saskaņā ar Vispārējā nodokļu kodeksa 261-7-1. pantu, neskar ne elektronisko rēķinu izrakstīšana, ne e-ziņošana. Daudzas organizācijas ir šādā situācijā.
• Organizācijām, kas ir PVN maksātājas, rēķini starp uzņēmumiem būs jāizraksta elektroniskā formātā. Mikrouzņēmumiem un MVU, t. i., gandrīz visām organizācijām, izrakstīšanas termiņš ir noteikts 2027. gada 1. septembris.
• Rēķini privātpersonām (jūsu biedriem) neietilpst elektronisko rēķinu izrakstīšanas jomā neatkarīgi no jūsu nodokļu režīma.

Formāta aktivizēšana

1. Atveriet Administrācija›Iestatījumi›Norēķini›Norēķinu konti un rediģējiet attiecīgo kontu.
2. Cilnē Norēķini atrodiet opciju Elektroniskais rēķins, kas atrodas sadaļā Norēķinu informācija
3. Izvēlieties formātu:
   • Factur-X (Francija) Francijas organizācijai: tas pievieno Francijas tiesību aktos prasītās norādes, kas nepieciešamas rēķinos starp uzņēmumiem;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) Eiropas standartam bez Francijas īpatnībām;
   • Deaktivizēts, lai veidotu parastus PDF rēķinus.

Iestatījums attiecas uz katru norēķinu kontu atsevišķi: organizācija, kas izraksta rēķinus no vairākiem kontiem, aktivizē tos neatkarīgi.

Obligātās informācijas norādīšana

Elektroniskajā rēķinā tā izsniedzējs ir jāidentificē nepārprotami. Šo informāciju ievada tajā pašā cilnē, sadaļā Norēķinu informācija.

1. Jūsu organizācijas SIRET: šis lauks ir obligāts. Bez tā rēķins nevar būt atbilstošs, un zem opcijas parādās brīdinājuma paziņojums.
2. PVN numurs, ja jūsu organizācija ir tā maksātāja. Ja tas ir tukšs, par nodokļu identifikatoru kalpo SIRET numurs.
3. Pilna adrese: nosaukums, iela, pasta indekss, pilsēta un valsts. Nepilnīga adrese rada rēķinu, ko jūsu klienta platforma noraida.
4. Rēķinu e-pasta adrese, ko izmanto kā kontaktpunktu, ja neviens cits identifikators nav pieejams.

Uzņēmumu klientu SIREN numura iegūšana

Rēķinā starp uzņēmumiem jāidentificē arī pircējs. Klienta SIREN numuru ievada viņa rēķina adresē, blokā Uzņēmuma adrese, kopā ar Uzņēmuma nosaukums un SIREN. Tāda pati ievade ir pieejama, veicot pārdošanu uz vietas.

Rēķinam privātpersonai nekas no tā nav nepieciešams: pietiek ar vārdu, adresi un valsti.

Audita dokumentu atrašana

Programmatūrai, kas iekasē maksājumus, jāspēj pierādīt, ka tās grāmatojumi nav laboti. Šo prasību izpilda četri dokumenti, kas apkopoti vienā vietā: atveriet Administrācija›Iestatījumi›Norēķini›Norēķinu konti, atveriet attiecīgo norēķinu kontu un pēc tam cilni Grāmatvedība un audits.

Šī cilne parādās tikai jau saglabātam kontam: dokumenti attiecas uz darbību, un kontam, kas vēl tikai tiek izveidots, nav ko parādīt. Katram norēķinu kontam ir savi dokumenti — ja jūsu organizācija izraksta rēķinus no vairākām vienībām, pārbaudiet tos atsevišķi.

Apliecinājuma lejupielāde

Pārbaudes gadījumā nodokļu administrācija var pieprasīt pierādījumu, ka jūsu iekasēšanas programmatūra atbilst datu negrozāmības, drošības, saglabāšanas un arhivēšanas nosacījumiem. Kartīte Kases programmatūras apliecinājums pēc pieprasījuma sagatavo šo apliecinošo dokumentu, izmantojot Lejupielādēt (PDF).

Dokumentam ir divas daļas. Izstrādātāja daļa jau ir parakstīta. Otra ir jāaizpilda un jāparaksta jūsu likumīgajam pārstāvim: apliecinājums ir pilnīgs tikai tad, kad abas daļas ir kopā, un tās iesniedz kopā.

Kartīte parādās tikai Francijas norēķinu kontam: šis pienākums attiecas uz Francijā reģistrētiem nodokļu maksātājiem.

Notikumu žurnāla skatīšana

Kartīte Notikumu žurnāls, izmantojot Konsultēt, ved pie pierādījuma par to, kas noticis ar jūsu rēķinu izrakstīšanu. Tajā nav pārdošanas darījumu — tie ir jūsu pasūtījumos —, bet gan tehniskie fakti, kas ar tiem saistīti.

Tajā ir redzamas it īpaši veiksmīgās un neveiksmīgās pieslēgšanās, konfigurācijas izmaiņas, rēķinu izrakstīšanas tiesību izmaiņas, veiktie noslēgumi, aizzīmogotie dokumenti un izsniegtie dublikāti, izveidotie arhīvi, grāmatvedības eksporti, pāreja uz testa režīmu, kā arī konstatētās neatbilstības: ķēdes pārrāvums, noslēguma neatbilstība, pulksteņa neatbilstība.

Katrā rindā ir norādīts datums, notikuma veids, attiecīgais konts, operators un detaļas. Filtrs pēc veida un perioda palīdz orientēties, un poga Eksportēt no tā izveido failu.

Noslēgumu izpratne

Noslēgums aizzīmogo periodu: tas nostiprina tajā iekļautos iekasējumus, rēķinus un kredītrēķinus, un to vairs nevar ne mainīt, ne izveidot atkārtoti. Kartītē Slēgumi ir redzami jūsu konta dienas, mēneša un gada noslēgumi.

Tie tiek veikti automātiski, bez jūsu iesaistes. Tāpēc katru vakaru nekas nav «jādara»: tabula aizpildās pati.

Katrā rindā ir norādīts periods, darījumu skaits, Neto ieņēmumi, Sadalījums pēc maksājuma veida — tiešsaistē, uz vietas, skaidra nauda, čeks, pārskaitījums, terminālis —, kā arī izrakstīto rēķinu un kredītrēķinu skaits.

Divus punktus ir vērts saprast, jo tie bieži pārsteidz:

• Kopsumma nekad neatsākas no nulles. Tā ir pastāvīga uzkrāšanās no konta izveides brīža, nevis perioda atlikums. Nemitīgi augoša kopsumma ir gaidītā rīcība.
• Pārnese (nulles punkts) norāda datumu un summu, no kuras šī uzkrāšanās sākas. Kontam, kas pastāvēja pirms noslēgumu ieviešanas, tas ir izvēlētais sākumpunkts, nevis nulle.

Nodokļu arhīvu iegūšana

Par katru noslēgto mēnesi tiek izveidots nemainīgs arhīvs, kas apkopots ar laika zīmogu apzīmētā ZIP failā: perioda darījumi, rēķini, kredītrēķini, noslēgumi un tehniskais žurnāls. Kartītē Arhīvs tie ir uzskaitīti sadaļā Mēneša arhīvi ar periodu, izmēru, izveides datumu un Nospiedums (SHA-256).

Tieši šis nospiedums padara arhīvu pārbaudāmu: tas mainās, ja tiek grozīts kaut viens baits. Kartītei ir divas pogas, Pārbaudes rīks un Pārbaudes rokasgrāmata — tas ļauj trešajai personai, kontrolierim vai grāmatvedim, pašam pārbaudīt arhīva integritāti, nevēršoties pie jums.

Arhīvi tiek izveidoti automātiski. Ja noslēgtam periodam vēl nav sava arhīva, tas parādās sadaļā Slēgtie periodi, kas nav arhivēti, un poga Ģenerēt ļauj to izveidot nekavējoties.