Primirea rapoartelor de activitate prin e-mail
Primiți automat o recapitulare a vieții organizației dumneavoastră: efective, abonamente, înscrieri, rezervări, conectări și e-mailuri, împreună cu evoluția față de perioada precedentă.
Activarea rapoartelor
- Accesați Administrare›Setări›Rapoarte de activități.
- Activați Activați rapoartele de activitate prin e-mail.
- În Adrese de e-mail, indicați până la 4 destinatari, o adresă pe linie.
- Faceți clic pe Salvează.
Destinatarii nu au nevoie de un cont de manager, nici de un drept special: raportul ajunge direct în cutia lor poștală. Este cea mai simplă modalitate de a ține informat un președinte sau un trezorier care nu se conectează niciodată la aplicație.
Alegerea frecvențelor
Există trei rapoarte, care pot fi activate separat sau împreună:
- Rapoarte zilnice: fiecare dimineață, activitățile din ziua precedentă.
- Rapoarte săptămânale: fiecare luni dimineață, săptămâna încheiată.
- Rapoarte lunare: în prima zi a fiecărei luni, luna încheiată.
Fiecare răspunde unei nevoi diferite. Raportul zilnic servește activității curente: semnalează ce trebuie tratat astăzi. Raportul lunar poate fi transmis ca atare consiliului, fără reformatare. Raportul săptămânal se află la mijloc și este potrivit pentru un responsabil voluntar care trece pe la club o dată pe săptămână.
Ce conține raportul
Raportul nu se limitează la rezervări. Reunește șapte familii de indicatori, fiecare comparată cu perioada precedentă:
- Utilizatori: efectiv total, conturi noi, conturi suspendate, conturi trimise la coșul de gunoi și conturi șterse definitiv.
- Abonamente: abonamente plătite, abonamente expirate și, mai ales, cele care ajung la scadență în următoarele 30 de zile.
- Înscrieri online: cereri acceptate, refuzate și în așteptare.
- Rezervări: total, rezervări ale utilizatorilor, etichete ale organizației, invitații, adnotări, anulări.
- Conectări: conectări acceptate, conectări refuzate și număr de utilizatori activi.
- E-mailuri: mesaje livrate, deschise și eșuate.
- Marcarea prezenței la terminal: intervale orare marcate, nemarcate, anulări automate și conturi sancționate.
Ultimele trei familii apar numai dacă funcția corespunzătoare este activă în organizația dumneavoastră: înscrierile online trebuie să fie deschise pentru cel puțin un abonament, iar marcarea prezenței trebuie să fie activată pe terminal.
Folosirea raportului ca listă de lucru
Acesta este aspectul care deosebește raportul de un simplu tabel de cifre: mai multe rubrici sunt nominale. Nu citiți doar « 12 abonamente expiră în curând », ci obțineți lista celor douăsprezece persoane.
De aici decurg în mod firesc trei utilizări:
- Lista abonamentelor care ajung la scadență în 30 de zile este lista dumneavoastră de reamintiri. Sosește singură, în fiecare lună, fără să fie nevoie să construiți un filtru.
- Lista înscrierilor în așteptare vă amintește cererile pe care nimeni nu le-a tratat — cazul tipic al unei organizații în care mai multe persoane administrează fără să își împartă explicit sarcinile.
- Contorul de e-mailuri eșuate semnalează o bază de adrese care se degradează, cu mult înainte ca un membru să se plângă că nu primește nimic.
