Δημιουργία και διαχείριση συνδρομών
Οι συνδρομές καθορίζουν τα δικαιώματα κράτησης των χρηστών σας: περίοδο πρόσβασης, τιμή, ποσοστώσεις και κανόνες. Δημιουργήστε μία συνδρομή για κάθε πρόγραμμα που προσφέρει ο οργανισμός σας και, στη συνέχεια, αναθέστε την στις καρτέλες των χρηστών.
Δημιουργία συνδρομής
- Μεταβείτε στο Διαχείριση›Χρήστες›Δικαιώματα πρόσβασης›Συνδρομές και κάντε κλικ στο Νέο.
- Στην καρτέλα Γενικά, συμπληρώστε το Όνομα & χρώμα και μια προαιρετική περιγραφή.
- Στην ενότητα Ημερομηνίες έναρξης δικαιωμάτων, ορίστε την περίοδο κατά την οποία οι συνδρομητές μπορούν να συνδέονται. Αφήστε τη ρύθμιση απενεργοποιημένη για πρόσβαση χωρίς χρονικό όριο.
- Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.
Η διαμόρφωση είναι οργανωμένη σε καρτέλες: Γενικά, Ποσόστωση, Άδειες, Κανόνες, Πιστώσεις, Προσκλήσεις, Ετικέτες και Εγγραφές. Οι καρτέλες που αφορούν τους κανόνες κρατήσεων παρουσιάζονται αναλυτικά σε ειδική σελίδα.
Παρακολούθηση της πληρωμής των συνδρομών
Στην καρτέλα Γενικά, συμπληρώστε το Τιμή συνδρομής: τότε εμφανίζεται ένα πεδίο Πληρωμένη συνδρομή σε κάθε καρτέλα χρήστη, με την ημερομηνία και το ποσό που καταβλήθηκε. Η ενότητα Παρακολούθηση συνδρομών (Διαχείριση›Χρήστες›Δικαιώματα πρόσβασης›Παρακολούθηση συνδρομών) εμφανίζει όλους τους συνδρομητές με την κατάσταση πληρωμής τους, με δυνατότητα φιλτραρίσματος μέσω Ανά συνδρομή και Ανά κατάσταση και εξαγωγής σε μορφή Excel.
Ενεργοποιήστε, αν χρειάζεται, το Αποκλεισμός των κρατήσεων εάν ο χρήστης δεν έχει πληρώσει τη συνδρομή του: τότε εμφανίζεται μια ειδοποίηση στην καρτέλα του χρήστη και η κράτηση του απορρίπτεται μέχρι να καταχωριστεί η πληρωμή.
Για να μη χρειάζεται να παρακολουθείτε αυτή την οθόνη, ενεργοποιήστε τις αναφορές δραστηριότητας: σας αποστέλλουν κάθε μήνα τον ονομαστικό κατάλογο των συνδρομών που λήγουν εντός 30 ημερών.
Πώληση της συνδρομής μέσω διαδικτύου
Ενεργοποιήστε το Πληρωμές & τιμολόγηση στην καρτέλα Γενικά ώστε η συνδρομή να γίνει πληρωτέα μέσω διαδικτύου: οι χρήστες μπορούν να την αποκτήσουν ή να την ανανεώσουν σύμφωνα με τα διαμορφωμένα προγράμματα, με αυτόματη τιμολόγηση. Η πληρωμή πραγματοποιείται σύμφωνα με τους τρόπους είσπραξης του συνδεδεμένου λογαριασμού τιμολόγησης.
Όταν αυτή η ενότητα είναι ενεργή, οι ημερομηνίες αποκτούν άλλη σημασία: γίνονται Προεπιλεγμένες ημερομηνίες πρόσβασης, που εφαρμόζονται όσο ο συνδρομητής δεν έχει ενεργό πρόγραμμα. Μόλις αγοράσει ένα πρόγραμμα, ισχύουν οι ημερομηνίες του προγράμματος.
Αυτόματες υπενθυμίσεις στους συνδρομητές πριν από τη λήξη
Ένας συνδρομητής που αφήνει τη συνδρομή του να λήξει χάνει τα δικαιώματά του χωρίς να το αντιληφθεί, και το ανακαλύπτετε όταν δεν μπορεί πλέον να κάνει κράτηση. Τρία e-mail αποστέλλονται αυτόματα πριν από τη λήξη: 30 ημέρες πριν, 7 ημέρες πριν και την προηγούμενη ημέρα.
Η ρύθμιση γίνεται ξεχωριστά για κάθε συνδρομή. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Χρήστες›Δικαιώματα πρόσβασης›Συνδρομές, ανοίξτε τη σχετική συνδρομή, καρτέλα Γενικά, ενότητα Αυτόματες υπενθυμίσεις πριν από τη λήξη. Είναι ενεργή από προεπιλογή: δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα για να την αξιοποιήσετε.
Προσθήκη εξατομικευμένου μηνύματος
Κάτω από τον διακόπτη, ένας επεξεργαστής κειμένου σας επιτρέπει να προσθέσετε μερικές γραμμές που θα περιληφθούν στο e-mail: ημερομηνία της γενικής συνέλευσης, τιμή της επόμενης σεζόν, ώρες εγγραφών, διεύθυνση μιας φόρμας προς συμπλήρωση, συνημμένο αρχείο…
Τι λαμβάνει ο συνδρομητής
Το e-mail υπενθυμίζει τη σχετική συνδρομή, την ημερομηνία λήξης της και τον αριθμό των ημερών που απομένουν, και στη συνέχεια το μήνυμά σας, εφόσον έχετε καταχωρίσει κάποιο.
Κουμπί ανανέωσης εμφανίζεται μόνο αν ο συνδρομητής μπορεί πράγματι να ανανεώσει από τον λογαριασμό του, δηλαδή αν του διατίθεται μια συνδρομή που μπορεί να αγοραστεί μέσω διαδικτύου. Διαφορετικά, το e-mail ενημερώνει χωρίς να προτείνει μια αδύνατη ενέργεια: εσείς πρέπει να αναφέρετε τη διαδικασία στο εξατομικευμένο μήνυμα.
Ποιος δεν λαμβάνει υπενθύμιση
- Οι συνδρομητές χωρίς ημερομηνία λήξης. Μια υπενθύμιση προαναγγέλλει ένα τέλος: χωρίς συμπληρωμένη ημερομηνία λήξης, η συνδρομή δεν λήγει ποτέ από την πλευρά του λογισμικού και δεν αποστέλλεται κανένα e-mail. Αυτή είναι η πιο συχνή περίπτωση όταν δεν φτάνει τίποτα — ελέγξτε την καρτέλα του συνδρομητή πριν ψάξετε αλλού.
- Οι συνδρομητές των οποίων η συνδρομή έχει τις υπενθυμίσεις απενεργοποιημένες.
- Οι συνδρομητές σε αναστολή.
- Όσοι έχουν απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις Πληρωμές & τιμολόγηση στον λογαριασμό τους: η επιλογή τους υπερισχύει της δικής σας.
Απαίτηση δικαιολογητικών για την κράτηση
Στην καρτέλα Γενικά, η ενότητα Υποχρεωτικές πληροφορίες για κράτηση υποχρεώνει τους συνδρομητές να συμπληρώσουν ορισμένα στοιχεία προτού μπορέσουν να κάνουν κράτηση: διεύθυνση e-mail, ταχυδρομική διεύθυνση, τηλέφωνο, φωτογραφία προφίλ, ημερομηνία γέννησης, κατάταξη, αριθμό δελτίου αθλητή, αποδεικτικό κατοικίας ή ιατρική βεβαίωση.
Ο χρήστης καλείται να τα προσκομίσει ήδη από την πρώτη του σύνδεση και, στη συνέχεια, τη στιγμή που κάνει κλικ σε μια ελεύθερη χρονοθυρίδα. Η επιλογή Εφαρμόστε αυτόν τον περιορισμό όταν ο συνδρομητής είναι συνεργάτης σε μια κράτηση επεκτείνει τον κανόνα: ο συνδρομητής με ελλιπή στοιχεία δεν μπορεί τότε ούτε να προστεθεί ως συμπαίκτης από κάποιον άλλο.
Αντιγραφή συνδρομής για τη νέα σεζόν
- Ανοίξτε τη συνδρομή της σεζόν που ολοκληρώθηκε.
- Κάντε κλικ στο Διπλασιασμός: αντιγράφεται όλη η διαμόρφωση.
- Μετονομάστε το αντίγραφο και προσαρμόστε τις ημερομηνίες του.
Μαζική ανάθεση συνδρομής
- Μεταβείτε στο Διαχείριση›Χρήστες›Διαχείριση χρηστών και επιλέξτε τους σχετικούς χρήστες, ή Επιλογή όλων μετά από φιλτράρισμα.
- Ανοίξτε το Ενέργειες και έπειτα το Γρήγορη επεξεργασία.
- Επιλέξτε τη νέα συνδρομή και, αν χρειάζεται, τις ημερομηνίες της, και κάντε κλικ στο Αποθήκευση.
Η γρήγορη επεξεργασία επιτρέπει, με την ίδια κίνηση, να θέσετε όλους σε κατάσταση ανεξόφλητου: είναι η ενέργεια της έναρξης της σεζόν με έναν μόνο χειρισμό.
Μια εισαγωγή αρχείου επιτρέπει επίσης να ενημερώσετε τη συνδρομή ολόκληρης της βάσης σε μία μόνο ενέργεια.
