Συμμετοχικές κρατήσεις: ανοίξτε μια χρονοθυρίδα σε συμμετοχές

Κάντε κράτηση μιας χρονοθυρίδας στο όνομα του οργανισμού — προπονητικό καμπ, τουρνουά, μάθημα, ομαδικό μάθημα — και αφήστε τους χρήστες σας να δηλώσουν μόνοι τους συμμετοχή, με ή χωρίς διαδικτυακή πληρωμή. Εσείς καθορίζετε τη χωρητικότητα, τα κριτήρια πρόσβασης και τις προθεσμίες. Παρακολουθείτε επίσης τη λίστα των συμμετεχόντων.

Επιλέξτε ποιος συντάσσει τη λίστα των συμμετεχόντων

Κάθε κράτηση που φέρει ετικέτα μπορεί να δεχτεί συμμετέχοντες. Αυτό που αλλάζει από χρονοθυρίδα σε χρονοθυρίδα είναι το ποιος συντάσσει τη λίστα — εσείς ή οι ίδιοι οι χρήστες.

Εσείς συντάσσετε τη λίστα

Κάντε κράτηση της χρονοθυρίδας με την ετικέτα της και ορίστε τους συμμετέχοντες, χωρίς να ενεργοποιήσετε το Συμμετοχική κράτηση. Οι χρήστες δεν μπορούν να δηλώσουν μόνοι τους συμμετοχή: η λίστα είναι δική σας.

Δεν είναι όμως αμετάβλητη. Ανοίξτε ξανά την κράτηση από το ημερολόγιο όποτε θέλετε, για να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε άτομα στην καρτέλα Ετικέτες, όπου οι συμμετέχοντες που έχουν ήδη δηλωθεί εμφανίζονται προεπιλεγμένοι.

Έτσι λειτουργεί μια προπόνηση στην οποία καλείτε εσείς την ομάδα, μια ομάδα που παρατάσσεται για έναν αγώνα ή ένα μάθημα με συμμετέχοντες που έχουν οριστεί εκ των προτέρων.

Οι χρήστες δηλώνουν μόνοι τους συμμετοχή

Ενεργοποιήστε το Συμμετοχική κράτηση και η χρονοθυρίδα ανοίγει: εμφανίζει έναν μετρητή θέσεων στο ημερολόγιο και ο καθένας παίρνει μόνος του τη θέση του από τον λογαριασμό του.

Έτσι λειτουργεί ένα προπονητικό καμπ διακοπών, ένα εσωτερικό τουρνουά ή μια δραστηριότητα ανοιχτή σε όποιον θέλει.

Μόλις ενεργοποιηθεί η επιλογή, η διαχείριση της λίστας μετακινείται από τη φόρμα κράτησης στις λεπτομέρειες της χρονοθυρίδας, όπου διαθέτετε το Προσθήκη συμμετεχόντων και το Διαγραφή.

Μετάβαση από τον έναν τρόπο στον άλλο

Οι δύο τρόποι δεν αποκλείονται μεταξύ τους και η επιλογή δεν είναι ποτέ οριστική. Μπορείτε πρώτα να συντάξετε μια λίστα και έπειτα να ενεργοποιήσετε το Συμμετοχική κράτηση για να ανοίξετε τις υπόλοιπες θέσεις: τα άτομα που έχουν ήδη οριστεί παραμένουν δηλωμένα.

Ισχύει και το αντίστροφο — δείτε το κλείσιμο των συμμετοχών, στο τέλος της σελίδας.

Ανοίξτε μια χρονοθυρίδα σε συμμετοχές

1. Στο ημερολόγιο, κάντε κλικ στη χρονοθυρίδα που θέλετε να κρατήσετε.
2. Ανοίξτε την καρτέλα Ετικέτες της φόρμας κράτησης.
3. Επιλέξτε την ετικέτα — προπονητικό καμπ, τουρνουά, μάθημα, προπόνηση — και προσθέστε ένα σχόλιο, αν θέλετε.
4. Ενεργοποιήστε το Συμμετοχική κράτηση και κάντε κλικ στο Διαμόρφωση για να ανοίξετε τις ρυθμίσεις.
5. Επιλέξτε, αν χρειάζεται, τα άτομα που θα δηλωθούν αυτεπάγγελτα και έπειτα επικυρώστε.

Χρησιμοποιήστε τη Επανάληψη για να καλύψετε με μία μόνο ενέργεια όλες τις συνεδρίες ενός προπονητικού καμπ ή ενός εβδομαδιαίου μαθήματος: στη συνέχεια θα επιλέξετε αν μια συμμετοχή ισχύει για μία συνεδρία ή για ολόκληρη τη σειρά.

Στο ημερολόγιο, η χρονοθυρίδα εμφανίζει τότε τον αριθμό των συμμετεχόντων σε σχέση με τη χωρητικότητα και μια πρόσκληση για συμμετοχή, όσο υπάρχουν ελεύθερες θέσεις. Ένα κλικ οδηγεί στις λεπτομέρειες της χρονοθυρίδας, όπου βρίσκονται η λίστα και το κουμπί συμμετοχής.

Για να επανέλθετε στις ρυθμίσεις σας αργότερα, ανοίξτε τη χρονοθυρίδα και χρησιμοποιήστε το Διαμόρφωση στην ενότητα Συμμετέχοντες.

Ρυθμίστε τη χωρητικότητα και την εμβέλεια μιας συμμετοχής

Η ενότητα Συμμετέχοντες των ρυθμίσεων περιλαμβάνει δύο αριθμούς.

Το Μέγιστο καθορίζει τον αριθμό των θέσεων. Μόλις συμπληρωθεί, η χρονοθυρίδα εμφανίζει Πλήρες και το κουμπί συμμετοχής εξαφανίζεται.

Το Ελάχιστο δεν εμποδίζει καμία συμμετοχή: ο αριθμός αυτός χρησιμεύει μόνο ως απαρτία για την αυτόματη ακύρωση, που περιγράφεται παρακάτω. Η ελάχιστη τιμή του είναι 1. Για να διατηρήσετε τη συνεδρία ανεξάρτητα από τον αριθμό των συμμετεχόντων, μην αγγίξετε αυτό το πεδίο και αφήστε απλώς την Αυτόματη ακύρωση απενεργοποιημένη.

Η Εμβέλεια συμμετοχής είναι η ρύθμιση με τις περισσότερες επιπτώσεις και αυτή που πρέπει να αποφασίσετε πρώτη:

• Αυτή η κράτηση — η συμμετοχή αφορά μία συνεδρία. Αυτό χρειάζεται για μια εβδομαδιαία προπόνηση, στην οποία έρχεται κανείς όποτε μπορεί, ή για μια μεμονωμένη δραστηριότητα.
• Όλες οι επαναλήψεις — η συμμετοχή αφορά το σύνολο. Μια μόνο δήλωση εντάσσει το άτομο σε όλες τις συνεδρίες της σειράς και μια μόνο αποχώρηση το αφαιρεί από όλες. Αυτό χρειάζεται για ένα πενθήμερο προπονητικό καμπ ή για έναν κύκλο διαδοχικών μαθημάτων. Μια σειρά παραμένει ανοιχτή όσο της απομένει έστω και μία μελλοντική συνεδρία: μπορεί λοιπόν κανείς να μπει σε ένα προπονητικό καμπ που έχει ήδη ξεκινήσει.

Με το Όλες οι επαναλήψεις, οι λεπτομέρειες της χρονοθυρίδας παρουσιάζουν τις ημερομηνίες της σειράς: ο καθένας γνωρίζει ακριβώς σε τι δεσμεύεται. Με το Αυτή η κράτηση, εμφανίζεται μόνο η ανοιχτή συνεδρία.

Επιλέξτε ποιος μπορεί να συμμετάσχει

Χωρίς ρύθμιση, η χρονοθυρίδα είναι ανοιχτή σε όλους τους χρήστες του οργανισμού σας.

Ενεργοποιήστε το Κριτήρια επιλεξιμότητας για να περιορίσετε αυτό το άνοιγμα και έπειτα επιλέξτε τα κριτήρια. Αυτά αντλούνται από τα φίλτρα της λίστας χρηστών σας, σε πέντε κατηγορίες: προφίλ, συνδρομές, ηλικιακές κατηγορίες, ομάδες και κατατάξεις, στις οποίες προστίθεται το φύλο.

Ένας χρήστης που δεν αντιστοιχεί βλέπει και αυτός το κουμπί, αλλά στο κλικ του λαμβάνει την απάντηση ότι το προφίλ του δεν ανταποκρίνεται στα κριτήρια αυτής της χρονοθυρίδας. Το ίδιο ισχύει και για τις άλλες απορρίψεις: πλήρης χρονοθυρίδα, συμμετοχές που δεν έχουν ακόμη ανοίξει, μη διαθέσιμο προϊόν. Κάθε περίπτωση έχει το δικό της μήνυμα — κανείς δεν μένει μπροστά σε ένα κουμπί που δεν απαντά.

Ορισμένες συνήθεις χρήσεις: να διατηρήσετε ένα προπονητικό καμπ για μια ηλικιακή κατηγορία, να ανοίξετε ένα ομαδικό μάθημα μόνο στους κατόχους μιας συγκεκριμένης συνδρομής, να περιορίσετε ένα εσωτερικό τουρνουά σε μια ομάδα.

Η απενεργοποίηση της επιλογής διαγράφει τα επιλεγμένα κριτήρια: η χρονοθυρίδα γίνεται ξανά ανοιχτή σε όλους.

Χρεώστε τη συμμετοχή

Ενεργοποιήστε το Πληρωμές & τιμολόγηση στις ρυθμίσεις της χρονοθυρίδας και έπειτα επιλέξτε το προϊόν που θα πληρωθεί. Η λίστα προτείνει τα ενεργά προϊόντα του καταλόγου σας τύπου προπονητικό καμπ, μάθημα και τουρνουά.

Ο συμμετέχων πληρώνει διαδικτυακά τη στιγμή που δηλώνει συμμετοχή. Η θέση του δεσμεύεται μόνο αφού εισπραχθεί η πληρωμή: όσο η παραγγελία παραμένει σε εκκρεμότητα, η χρονοθυρίδα εμφανίζει «Ολοκλήρωση της πληρωμής» και η θέση παραμένει διαθέσιμη για κάποιον άλλο.

Δύο ρυθμίσεις προσαρμόζουν την τιμή χωρίς να επηρεάζουν τον κατάλογό σας:

• Η «Προσαρμογή του ποσού» επιβάλλει ένα Τιμή μονάδας ειδικά για αυτή τη χρονοθυρίδα. Χωρίς αυτήν, ο καθένας πληρώνει την τιμή που προκύπτει από τους τιμολογιακούς κανόνες που έχουν διαμορφωθεί στο επιλεγμένο προϊόν.
• Η περιγραφή που συμπληρώνετε εδώ εμφανίζεται κάτω από το κουμπί συμμετοχής, προς ενημέρωση του συμμετέχοντα.

Αυτή η επιλογή εμφανίζεται μόνο αν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί τη διαδικτυακή τιμολόγηση. Από τη λειτουργία kiosk, μια χρονοθυρίδα με χρέωση εμφανίζει ένα μήνυμα που καλεί τον χρήστη να πληρώσει από τον λογαριασμό του: η διαδικτυακή πληρωμή δεν γίνεται στο τερματικό.

Παρακολουθήστε και διαχειριστείτε τους συμμετέχοντες

Η ενότητα Συμμετέχοντες στις λεπτομέρειες της χρονοθυρίδας παρουσιάζει τους συμμετέχοντες και δείχνει τις θέσεις που απομένουν. Βλέπετε πάντα την πλήρη λίστα, ακόμη και αν την έχετε κρύψει από τους χρήστες.

Το Προσθήκη συμμετεχόντων σας επιτρέπει να δηλώσετε πολλά άτομα μαζί, το Διαγραφή να αφαιρέσετε κάποιον. Οι δύο αυτές ενέργειες εφαρμόζονται σε ολόκληρη την εμβέλεια που ορίστηκε παραπάνω.

Σε μια χρονοθυρίδα με χρέωση, η προσθήκη ενός ατόμου σας ζητά να επιλέξετε πώς θα διαχειριστείτε το ποσό:

1. Δωρεάν συμμετοχή — το άτομο δηλώνεται και δεν δημιουργείται καμία παραγγελία. Είναι η προεπιλεγμένη επιλογή, αυτή της πρόσκλησης και της εμπορικής χειρονομίας.
2. Άμεση είσπραξη — δημιουργείται μια παραγγελία και το ταμείο ανοίγει αμέσως, για είσπραξη επί τόπου. Με πολλούς συμμετέχοντες, οι εισπράξεις διαδέχονται η μία την άλλη. Αυτή η επιλογή προτείνεται μόνο αν το προφίλ σας δίνει πρόσβαση στο Διαχείριση›Πίνακας ελέγχου›Χρέωση›Τιμολόγια & συναλλαγές.
3. Είσπραξη αργότερα — δημιουργείται μια παραγγελία και το δελτίο παραγγελίας αποστέλλεται με e-mail. Το άτομο θα πληρώσει αργότερα.

Η ίδια επιλογή σας προτείνεται όταν δηλώνετε άτομα κατά τη δημιουργία της χρονοθυρίδας: εμφανίζεται στην καρτέλα Ετικέτες μόλις επιλέξετε τον πρώτο συμμετέχοντα.

Για κάθε συμμετέχοντα, η λίστα υπενθυμίζει την κατάσταση της πληρωμής: Δωρεάν αν η συμμετοχή του προσφέρθηκε δωρεάν, διαφορετικά τη σχετική παραγγελία, με δυνατότητα Εξαργύρωση ή επαναποστολής του τιμολογίου με e-mail.

Οι προσκεκλημένοι δεν γίνονται δεκτοί σε αυτόν τον τύπο χρονοθυρίδας: κάθε θέση αντιστοιχεί σε έναν ταυτοποιημένο χρήστη.

Ορίστε το χρονικό πλαίσιο των συμμετοχών

Τρεις προθεσμίες, όλες προαιρετικές, όλες υπολογιζόμενες σε σχέση με την έναρξη της χρονοθυρίδας.

Το Χρόνος ανοίγματος καθυστερεί το άνοιγμα των συμμετοχών. Με 48 ώρες, μια χρονοθυρίδα της Δευτέρας στις 10:00 ανοίγει τις θέσεις της το προηγούμενο Σάββατο στις 10:00. Έτσι αποφεύγεται να συμπληρωθεί ένα προπονητικό καμπ που δημοσιεύτηκε τρεις μήνες πριν την ίδια ημέρα της δημοσίευσής του.

Το Περιορισμός αποχώρησης κλείνει την έξοδο μετά από ένα ορισμένο διάστημα. Πέρα από αυτό, ο συμμετέχων δεν μπορεί πλέον να αποχωρήσει μόνος του — εσείς θα το κάνετε, αν χρειάζεται. Χωρίς αυτή τη ρύθμιση, μπορεί να αποχωρήσει από τη χρονοθυρίδα μέχρι την έναρξή της.

Η Αυτόματη ακύρωση ακυρώνει την κράτηση αν δεν επιτευχθεί ο Ελάχιστο συμμετεχόντων μέσα στην επιλεγμένη προθεσμία. Οι συμμετέχοντες και ο δημιουργός της χρονοθυρίδας ενημερώνονται με e-mail. Μια κράτηση που δημιουργείται ενώ η προθεσμία της έχει ήδη ξεκινήσει δεν ακυρώνεται ποτέ αυτόματα — μπορείτε λοιπόν να ανοίξετε μια χρονοθυρίδα την τελευταία στιγμή χωρίς κίνδυνο.

Σε μια χρονοθυρίδα με χρέωση, αυτή η ακύρωση ακυρώνει επίσης τις παραγγελίες που έμειναν σε εκκρεμότητα πληρωμής: κανείς δεν μπορεί πλέον να πληρώσει μια συνεδρία που δεν θα πραγματοποιηθεί. Οι συμμετοχές που έχουν ήδη εισπραχθεί, αντίθετα, διατηρούνται και δεν επιστρέφονται — εσείς πρέπει να τις διαχειριστείτε.

Προσμετρήστε ή μη τις συμμετοχές

Από προεπιλογή, η συμμετοχή σε μια χρονοθυρίδα δεν καταναλώνει τίποτα: ούτε την ποσόστωση ταυτόχρονων κρατήσεων, ούτε τα όρια ανά περίοδο, ούτε τις διαδοχικές χρονοθυρίδες. Ένας χρήστης μπορεί να δηλώσει συμμετοχή σε ένα προπονητικό καμπ χωρίς να χάσει τη δυνατότητα να κρατήσει ένα γήπεδο την ίδια ημέρα.

Το Συνυπολογισμός στο όριο και στους περιορισμούς αντιστρέφει αυτή τη συμπεριφορά: κάθε συμμετοχή προσμετράται τότε ως συνηθισμένη κράτηση και ένα άτομο που έχει εξαντλήσει την ποσόστωσή του δεν μπορεί πλέον να δηλώσει συμμετοχή.

Ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή όταν η συμμετοχή πρέπει να έχει κόστος για τον χρήστη — για παράδειγμα, ένα ομαδικό μάθημα που περιλαμβάνεται στη συνδρομή του. Αφήστε την ανενεργή για όλα όσα προστίθενται στη συνήθη δραστηριότητα χωρίς να την αντικαθιστούν.

Ενημερώστε με e-mail

Ο συμμετέχων λαμβάνει πάντα επιβεβαίωση κατά τη δήλωση συμμετοχής του, καθώς και ένα e-mail αν η χρονοθυρίδα ακυρωθεί αυτόματα. Αυτές οι αποστολές δεν απενεργοποιούνται.

Το Ενεργοποίηση ειδοποιήσεων αφορά τον δημιουργό της χρονοθυρίδας: λαμβάνει μια ειδοποίηση σε κάθε δήλωση συμμετοχής, σε κάθε αποχώρηση και όταν συμπληρωθεί η τελευταία θέση. Απενεργοποιήστε αυτή την επιλογή σε μια χρονοθυρίδα με μεγάλη συμμετοχή, αν δεν θέλετε να παρακολουθείτε κάθε κίνηση.

Οι προτιμήσεις ειδοποιήσεων του καθενός τηρούνται: ένας χρήστης που έχει απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις του δεν θα λάβει τίποτα.

Το Εμφάνιση της λίστας συμμετεχόντων καθορίζει τι βλέπουν οι χρήστες. Ενεργοποιημένο, ο καθένας γνωρίζει ποιος έχει δηλώσει συμμετοχή. Απενεργοποιημένο, δημόσια είναι μόνο ο μετρητής και οι θέσεις που απομένουν.

Επαναχρησιμοποιήστε μια διαμόρφωση

Η ρύθμιση δέκα περίπου επιλογών σε κάθε προπονητικό καμπ θα ήταν κοπιαστική. Δύο μηχανισμοί το αποτρέπουν.

Η ενότητα Πρότυπο, στην αρχή των ρυθμίσεων, συγκεντρώνει τις δύο ενέργειες. Το Αποθήκευση ως πρότυπο διατηρεί τις ρυθμίσεις της χρονοθυρίδας με το Όνομα προτύπου που συμπληρώνετε. Μόλις υπάρχει ένα πρότυπο, η λίστα Επιλογή προτύπου... εμφανίζεται πιο πάνω: μια επιλογή εφαρμόζει τις ρυθμίσεις του σε οποιαδήποτε άλλη χρονοθυρίδα.

Μια χρονοθυρίδα παραμένει συνδεδεμένη με το πρότυπο από το οποίο προέρχεται. Αν τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις της στη συνέχεια, θα σας ζητηθεί να ορίσετε την εμβέλεια της τροποποίησης: μόνο αυτή η κράτηση, αυτή η κράτηση και οι επαναλήψεις της, ή Παντού — δηλαδή σε όλες τις χρονοθυρίδες που μοιράζονται αυτό το πρότυπο.

Κλείστε τις συμμετοχές

Η απενεργοποίηση του Συμμετοχική κράτηση σε μια χρονοθυρίδα που έχει ήδη συμμετέχοντες είναι εφικτή και ακίνδυνη για αυτούς: οι συμμετέχοντες παραμένουν στη θέση τους και οι εκδοθείσες παραγγελίες παραμένουν έγκυρες. Σταματούν μόνο οι δηλώσεις συμμετοχής και οι αποχωρήσεις, και η ενότητα των συμμετεχόντων εξαφανίζεται από την πλευρά του χρήστη.

Η επιστροφή χρημάτων για μια συμμετοχή ή η αφαίρεση κάποιου εκ των υστέρων παραμένει δική σας ενέργεια: το κλείσιμο των συμμετοχών δεν τις αναλαμβάνει.