Λογιστική και ηλεκτρονικό τιμολόγιο

Ρυθμίστε το λογιστικό σχέδιο του οργανισμού σας, εξάγετε τις λογιστικές εγγραφές σας προς το λογισμικό του λογιστή σας και ενεργοποιήστε το ηλεκτρονικό τιμολόγιο σε μορφή Factur-X.

Διαμόρφωση του λογιστικού σχεδίου σας

Το λογιστικό σχέδιο καθορίζει σε ποιους λογαριασμούς και σε ποια ημερολόγια θα καταλογίζονται οι πωλήσεις σας στις εξαγωγές. Ρυθμίζεται ανά λογαριασμό τιμολόγησης: δύο οντότητες που τιμολογούν χωριστά έχουν η καθεμία το δικό της.

1. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Ρυθμίσεις›Χρέωση›Λογαριασμοί χρέωσης και ανοίξτε τον σχετικό λογαριασμό.
2. Ανοίξτε την καρτέλα Λογιστικό σχέδιο.
3. Προσαρμόστε τους αριθμούς λογαριασμών και τις ονομασίες, έπειτα κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Τρεις ενότητες δομούν την οθόνη:

• Πωλήσεις, ΦΠΑ και πελάτες: οι λογαριασμοί παροχής υπηρεσιών, ΦΠΑ εκροών, πελατών και εκπτώσεων που χορηγήθηκαν.
• Ταμείο: οι λογαριασμοί τράπεζας, ταμείου και επιταγών προς είσπραξη, που χρησιμοποιούνται από τις εγγραφές είσπραξης.
• Αρχεία καταγραφής: οι κωδικοί των ημερολογίων πωλήσεων, τράπεζας και ταμείου.

Κατανομή των πωλήσεών σας ανά κατηγορία ή ανά συντελεστή

Από προεπιλογή, όλες οι πωλήσεις σας καταλογίζονται σε έναν μόνο λογαριασμό εσόδων. Δύο προαιρετικές κατανομές σας επιτρέπουν να προχωρήσετε περισσότερο, στην ίδια καρτέλα.

• Ανάλυση πωλήσεων ανά κατηγορία: ένας ξεχωριστός λογαριασμός για κάθε κατηγορία προϊόντος — συνδρομές, πιστώσεις, εξοπλισμός, μαθήματα… Κάντε κλικ στο Προσθήκη κατηγορίας, επιλέξτε την κατηγορία και συμπληρώστε τον λογαριασμό της.
• Ανάλυση ΦΠΑ ανά συντελεστή: ένας ξεχωριστός λογαριασμός ΦΠΑ εκροών για κάθε συντελεστή. Κάντε κλικ στο Προσθήκη ποσοστού, συμπληρώστε τον συντελεστή και τον λογαριασμό του.

Αυτό είναι χρήσιμο όταν η λογιστική σας πρέπει να διακρίνει τις δραστηριότητες μεταξύ τους — για παράδειγμα να χωρίσετε τα έσοδα από τη διδασκαλία από τις ενοικιάσεις γηπέδων. Χωρίς κατανομή, όλα καταλήγουν στους γενικούς λογαριασμούς που ορίστηκαν παραπάνω.

Εξαγωγή των πωλήσεων και των εγγραφών σας

1. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Πίνακας ελέγχου›Χρέωση›Τιμολόγια & συναλλαγές.
2. Φιλτράρετε τη λίστα με βάση την περίοδο και τα κριτήρια που θέλετε: η εξαγωγή ακολουθεί ακριβώς τα φίλτρα που εμφανίζονται στην οθόνη.
3. Κάντε κλικ στο Λήψη εξαγωγής και επιλέξτε μια μορφή.

Παρακολούθηση της εμπορικής δραστηριότητας

• Excel (.xlsx): μία γραμμή ανά παραγγελία, με την ημερομηνία, τον χρήστη, τα ποσά χωρίς ΦΠΑ, τον ΦΠΑ και το συνολικό ποσό, την κατάσταση και τον τρόπο πληρωμής. Είναι η μορφή που προτιμάται για την ανάλυση των πωλήσεών σας σε υπολογιστικό φύλλο.
• CSV (.csv): η ίδια αναφορά, σε μορφή αναγνώσιμη από οποιοδήποτε υπολογιστικό φύλλο.
• Λήψη των τιμολογίων PDF: ένα αρχείο που περιέχει το PDF κάθε τιμολογίου του τρέχοντος φίλτρου. Περιλαμβάνονται μόνο τα εκδοθέντα τιμολόγια.

Αποστολή στον λογιστή σας

• Λογιστικές εγγραφές (.csv): οι εγγραφές σε χρέωση/πίστωση ανά τιμολόγιο, σε αναγνώσιμη μορφή που προορίζεται για χειροκίνητη εισαγωγή.
• Γαλλία (Γαλλία): το Αρχείο Λογιστικών Εγγραφών, γαλλική νόμιμη μορφή, εισαγώγιμη από τα Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ή QuickBooks. Μία ισοσκελισμένη εγγραφή ανά τιμολόγιο.
• FAIA (Λουξεμβούργο) και DATEV (Γερμανία): οι νόμιμες μορφές αυτών των δύο χωρών, που προσφέρονται στους οργανισμούς που είναι εγκατεστημένοι σε αυτές.

Η επιλογή Συμπερίληψη των κανονισμών (ταμείο) προσθέτει τις εγγραφές είσπραξης (τράπεζα, ταμείο, επιταγή) σε αυτές των πωλήσεων. Αποεπιλέξτε την για να εξάγετε μόνο το ημερολόγιο πωλήσεων.

Έκδοση τιμολογίων σε μορφή Factur-X

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση γίνεται υποχρεωτική στη Γαλλία. Το Factur-X είναι η μορφή που επιλέχθηκε: ένα εντελώς συνηθισμένο τιμολόγιο PDF, μέσα στο οποίο ενσωματώνεται ένα αρχείο δεδομένων που τα λογιστικά προγράμματα μπορούν να διαβάσουν αυτόματα.

Για το πρόσωπο που λαμβάνει το τιμολόγιο, τίποτα δεν αλλάζει: ανοίγει ένα PDF, ίδιο με το προηγούμενο. Είναι το λογιστικό του λογισμικό που βρίσκει επιπλέον εκεί τα ποσά και τα αναγνωριστικά, χωρίς να χρειάζεται να τα καταχωρίσει ξανά.

Ελέγξτε αν ο οργανισμός σας εμπίπτει στη ρύθμιση

Αυτό είναι το πρώτο ερώτημα που πρέπει να απαντηθεί, και η απάντηση δεν είναι καθόλου η ίδια για όλους τους οργανισμούς.

• Οι αθλητικοί σύλλογοι που απαλλάσσονται από τον ΦΠΑ βάσει του άρθρου 261-7-1° του γαλλικού γενικού φορολογικού κώδικα δεν εμπίπτουν ούτε στην ηλεκτρονική τιμολόγηση ούτε στο e-reporting. Πολλοί οργανισμοί βρίσκονται σε αυτή την περίπτωση.
• Οι οργανισμοί που υπόκεινται σε ΦΠΑ θα πρέπει να εκδίδουν τα τιμολόγιά τους μεταξύ επιχειρήσεων σε ηλεκτρονική μορφή. Για τις πολύ μικρές και τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, δηλαδή για τη συντριπτική πλειονότητα των οργανισμών, η προθεσμία έκδοσης ορίζεται στην 1η Σεπτεμβρίου 2027.
• Τα τιμολόγια προς ιδιώτες (τα μέλη σας) βρίσκονται εκτός του πεδίου της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ανεξάρτητα από το φορολογικό σας καθεστώς.

Ενεργοποίηση της μορφής

1. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Ρυθμίσεις›Χρέωση›Λογαριασμοί χρέωσης και τροποποιήστε τον σχετικό λογαριασμό.
2. Στην καρτέλα Χρέωση, εντοπίστε την επιλογή Ηλεκτρονικό τιμολόγιο που βρίσκεται στην ενότητα Στοιχεία χρέωσης
3. Επιλέξτε τη μορφή:
   • Factur-X (Γαλλία) για γαλλικό οργανισμό: προσθέτει τις γαλλικές νόμιμες ενδείξεις που αναμένονται στα τιμολόγια μεταξύ επιχειρήσεων·
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) για το ευρωπαϊκό πρότυπο χωρίς τις γαλλικές ιδιαιτερότητες·
   • Απενεργοποιημένο για την παραγωγή κλασικών τιμολογίων PDF.

Η ρύθμιση είναι ξεχωριστή για κάθε λογαριασμό τιμολόγησης: ένας οργανισμός που τιμολογεί από περισσότερους λογαριασμούς τους ενεργοποιεί ανεξάρτητα.

Συμπλήρωση των υποχρεωτικών στοιχείων

Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο πρέπει να ταυτοποιεί με βεβαιότητα τον εκδότη του. Αυτά τα στοιχεία συμπληρώνονται στην ίδια καρτέλα, στην ενότητα Στοιχεία χρέωσης.

1. Το SIRET του οργανισμού σας: είναι το απαραίτητο πεδίο. Χωρίς αυτό, το τιμολόγιο δεν μπορεί να είναι συμμορφούμενο και εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό μήνυμα κάτω από την επιλογή.
2. Το Αριθμός ΦΠΑ, εάν ο οργανισμός σας υπόκειται σε ΦΠΑ. Εάν είναι κενό, ο αριθμός SIRET λειτουργεί ως φορολογικό αναγνωριστικό.
3. Η πλήρης διεύθυνση: επωνυμία, οδός, ταχυδρομικός κώδικας, πόλη και χώρα. Μια ελλιπής διεύθυνση οδηγεί σε τιμολόγιο που απορρίπτεται από την πλατφόρμα του πελάτη σας.
4. Το e-mail τιμολόγησης, που χρησιμοποιείται ως σημείο επικοινωνίας όταν δεν υπάρχει διαθέσιμο άλλο αναγνωριστικό.

Συλλογή του SIREN των επαγγελματιών πελατών σας

Ένα τιμολόγιο μεταξύ επιχειρήσεων πρέπει επίσης να ταυτοποιεί τον αγοραστή. Το SIREN του πελάτη συμπληρώνεται στη διεύθυνση τιμολόγησής του, στην ενότητα Διεύθυνση εταιρείας, μαζί με την Επωνυμία και το SIREN. Η ίδια καταχώριση προσφέρεται κατά τη διάρκεια μιας πώλησης στο ταμείο.

Τίποτα από αυτά δεν ζητείται για τιμολόγιο προς ιδιώτη: αρκούν το όνομα, η διεύθυνση και η χώρα.