Λογιστική & Έλεγχος

Ρυθμίστε το λογιστικό σχέδιο του οργανισμού σας, εξαγάγετε τις λογιστικές εγγραφές σας προς το λογισμικό του λογιστή σας, ενεργοποιήστε το ηλεκτρονικό τιμολόγιο σε μορφή Factur-X και βρείτε τα παραστατικά που μπορεί να σας ζητήσει η φορολογική διοίκηση: βεβαίωση, ημερολόγιο συμβάντων, κλεισίματα και αρχεία.

Ρυθμίστε το λογιστικό σας σχέδιο

Το λογιστικό σχέδιο καθορίζει σε ποιους λογαριασμούς και σε ποια ημερολόγια θα καταλογίζονται οι πωλήσεις σας στις εξαγωγές. Ρυθμίζεται ανά λογαριασμό τιμολόγησης: δύο οντότητες που τιμολογούν χωριστά έχουν η καθεμία το δικό της.

1. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Ρυθμίσεις›Χρέωση›Λογαριασμοί χρέωσης και ανοίξτε τον σχετικό λογαριασμό.
2. Ανοίξτε την καρτέλα Λογιστικό σχέδιο.
3. Προσαρμόστε τους αριθμούς λογαριασμών και τις ονομασίες, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Τρία μπλοκ δομούν την οθόνη:

• Πωλήσεις, ΦΠΑ και πελάτες: οι λογαριασμοί παροχής υπηρεσιών, ΦΠΑ εκροών, πελατών και χορηγούμενων εκπτώσεων.
• Ταμείο: οι λογαριασμοί τράπεζας, ταμείου και επιταγών προς είσπραξη, που χρησιμοποιούνται από τις εγγραφές είσπραξης.
• Ημερολόγια: οι κωδικοί των ημερολογίων πωλήσεων, τράπεζας και ταμείου.

Κατανείμετε τις πωλήσεις σας ανά κατηγορία ή ανά συντελεστή

Από προεπιλογή, όλες οι πωλήσεις σας καταλογίζονται σε έναν μόνο λογαριασμό εσόδων. Δύο προαιρετικές κατανομές σάς επιτρέπουν να προχωρήσετε περισσότερο, στην ίδια καρτέλα.

• Ανάλυση πωλήσεων ανά κατηγορία: ξεχωριστός λογαριασμός ανά κατηγορία προϊόντος — συνδρομές, μονάδες, εξοπλισμός, μαθήματα… Κάντε κλικ στο Προσθήκη κατηγορίας, επιλέξτε την κατηγορία και καταχωρίστε τον λογαριασμό της.
• Ανάλυση ΦΠΑ ανά συντελεστή: ξεχωριστός λογαριασμός ΦΠΑ εκροών ανά συντελεστή. Κάντε κλικ στο Προσθήκη ποσοστού, καταχωρίστε τον συντελεστή και τον λογαριασμό του.

Αυτό είναι χρήσιμο όταν η λογιστική σας πρέπει να διακρίνει τις δραστηριότητες μεταξύ τους — για παράδειγμα να διαχωρίσει τα έσοδα από τη διδασκαλία από τις ενοικιάσεις γηπέδων. Χωρίς κατανομή, όλα καταλήγουν στους γενικούς λογαριασμούς που ορίστηκαν παραπάνω.

Εξαγάγετε τις πωλήσεις και τις εγγραφές σας

1. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Πίνακας ελέγχου›Χρέωση›Τιμολόγια & συναλλαγές.
2. Φιλτράρετε τη λίστα με βάση την περίοδο και τα κριτήρια που θέλετε: η εξαγωγή ακολουθεί ακριβώς τα φίλτρα που εμφανίζονται στην οθόνη.
3. Κάντε κλικ στο Λήψη εξαγωγής και επιλέξτε μορφή.

Παρακολουθήστε την εμπορική δραστηριότητα

• Excel (.xlsx): μία γραμμή ανά παραγγελία, με την ημερομηνία, τον χρήστη, τα ποσά χωρίς ΦΠΑ, τον ΦΠΑ και το συνολικό ποσό, την κατάσταση και τον τρόπο πληρωμής. Είναι η μορφή που προτιμάται για την ανάλυση των πωλήσεών σας σε υπολογιστικό φύλλο.
• CSV (.csv): η ίδια αναφορά, σε μορφή αναγνώσιμη από οποιοδήποτε υπολογιστικό φύλλο.
• Λήψη των τιμολογίων PDF: ένα αρχείο που περιέχει το PDF κάθε τιμολογίου του τρέχοντος φίλτρου. Περιλαμβάνονται μόνο τα τιμολόγια που έχουν εκδοθεί.

Διαβιβάστε στον λογιστή σας

• Λογιστικές εγγραφές (.csv): οι εγγραφές σε χρέωση/πίστωση ανά τιμολόγιο, σε αναγνώσιμη μορφή που προορίζεται για χειροκίνητη εισαγωγή.
• Γαλλία (Γαλλία): το Αρχείο Λογιστικών Εγγραφών, γαλλική νόμιμη μορφή, που μπορεί να εισαχθεί από τα Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ή QuickBooks. Μία ισοσκελισμένη εγγραφή ανά τιμολόγιο.
• FAIA (Λουξεμβούργο) και DATEV (Γερμανία): οι νόμιμες μορφές αυτών των δύο χωρών, που προσφέρονται στους οργανισμούς που είναι εγκατεστημένοι εκεί.

Η επιλογή Συμπερίληψη των κανονισμών (ταμείο) προσθέτει τις εγγραφές είσπραξης (τράπεζα, ταμείο, επιταγή) σε εκείνες των πωλήσεων. Αποεπιλέξτε την για να εξαγάγετε μόνο το ημερολόγιο πωλήσεων.

Εκδώστε τιμολόγια σε μορφή Factur-X

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση γίνεται υποχρεωτική στη Γαλλία. Το Factur-X είναι η μορφή που επιλέχθηκε: ένα απολύτως συνηθισμένο τιμολόγιο PDF, μέσα στο οποίο ενσωματώνεται ένα αρχείο δεδομένων που τα λογιστικά προγράμματα μπορούν να διαβάσουν αυτόματα.

Για το πρόσωπο που λαμβάνει το τιμολόγιο, τίποτα δεν αλλάζει: ανοίγει ένα PDF, ίδιο με πριν. Το λογιστικό του πρόγραμμα είναι εκείνο που βρίσκει επιπλέον τα ποσά και τα αναγνωριστικά, χωρίς να χρειάζεται να τα καταχωρίσει ξανά.

Ελέγξτε αν αφορά τον οργανισμό σας

Αυτό είναι το πρώτο ερώτημα που πρέπει να απαντηθεί, και η απάντηση απέχει πολύ από το να είναι ίδια για όλους τους οργανισμούς.

• Οι αθλητικοί σύλλογοι που απαλλάσσονται από τον ΦΠΑ βάσει του άρθρου 261-7-1° του γαλλικού γενικού φορολογικού κώδικα δεν εμπίπτουν ούτε στην ηλεκτρονική τιμολόγηση ούτε στο e-reporting. Πολλοί οργανισμοί βρίσκονται σε αυτή την περίπτωση.
• Οι οργανισμοί που υπόκεινται σε ΦΠΑ θα πρέπει να εκδίδουν τα τιμολόγιά τους προς επιχειρήσεις σε ηλεκτρονική μορφή. Για τις πολύ μικρές και τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, δηλαδή για τη συντριπτική πλειονότητα των οργανισμών, η προθεσμία έκδοσης ορίζεται στην 1η Σεπτεμβρίου 2027.
• Τα τιμολόγια προς ιδιώτες (τα μέλη σας) βρίσκονται εκτός του πεδίου της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ανεξάρτητα από το καθεστώς σας.

Ενεργοποιήστε τη μορφή

1. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Ρυθμίσεις›Χρέωση›Λογαριασμοί χρέωσης και τροποποιήστε τον σχετικό λογαριασμό.
2. Στην καρτέλα Χρέωση, εντοπίστε την επιλογή Ηλεκτρονικό τιμολόγιο που βρίσκεται στην ενότητα Στοιχεία χρέωσης
3. Επιλέξτε τη μορφή:
   • Factur-X (Γαλλία) για έναν γαλλικό οργανισμό: προσθέτει τις γαλλικές νόμιμες ενδείξεις που απαιτούνται στα τιμολόγια μεταξύ επιχειρήσεων·
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) για το ευρωπαϊκό πρότυπο χωρίς τις γαλλικές ιδιαιτερότητες·
   • Απενεργοποιημένο για την παραγωγή κλασικών τιμολογίων PDF.

Η ρύθμιση είναι ξεχωριστή για κάθε λογαριασμό τιμολόγησης: ένας οργανισμός που τιμολογεί από περισσότερους λογαριασμούς τους ενεργοποιεί ανεξάρτητα.

Συμπληρώστε τα υποχρεωτικά στοιχεία

Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο πρέπει να ταυτοποιεί με βεβαιότητα τον εκδότη του. Τα στοιχεία αυτά καταχωρίζονται στην ίδια καρτέλα, στην ενότητα Στοιχεία χρέωσης.

1. Το SIREN / SIRET του οργανισμού σας: είναι το απαραίτητο πεδίο. Χωρίς αυτό, το τιμολόγιο δεν μπορεί να είναι συμμορφούμενο και εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό μήνυμα κάτω από την επιλογή.
2. Το Αριθμός ΦΠΑ, αν ο οργανισμός σας υπόκειται σε ΦΠΑ. Αν είναι κενό, το SIRET λειτουργεί ως φορολογικό αναγνωριστικό.
3. Η πλήρης διεύθυνση: επωνυμία, οδός, ταχυδρομικός κώδικας, πόλη και χώρα. Μια ελλιπής διεύθυνση παράγει τιμολόγιο που απορρίπτεται από την πλατφόρμα του πελάτη σας.
4. Το e-mail τιμολόγησης, που χρησιμοποιείται ως σημείο επαφής όταν δεν υπάρχει διαθέσιμο κανένα άλλο αναγνωριστικό.

Συγκεντρώστε το SIREN των επαγγελματιών πελατών σας

Ένα τιμολόγιο μεταξύ επιχειρήσεων πρέπει επίσης να ταυτοποιεί τον αγοραστή. Το SIREN του πελάτη καταχωρίζεται στη διεύθυνση τιμολόγησής του, στο μπλοκ Διεύθυνση εταιρείας, μαζί με την Επωνυμία και το Αναγνωριστικό οργανισμού. Η ίδια καταχώριση προσφέρεται κατά τη διάρκεια μιας πώλησης στο ταμείο.

Τίποτα από όλα αυτά δεν ζητείται για ένα τιμολόγιο προς ιδιώτη: αρκούν το όνομα, η διεύθυνση και η χώρα.

Βρείτε τα παραστατικά ελέγχου σας

Ένα λογισμικό που εισπράττει πληρωμές πρέπει να μπορεί να αποδείξει ότι οι εγγραφές του δεν έχουν αλλοιωθεί. Τέσσερα παραστατικά ανταποκρίνονται σε αυτή την απαίτηση και βρίσκονται συγκεντρωμένα στο ίδιο σημείο: μεταβείτε στο Διαχείριση›Ρυθμίσεις›Χρέωση›Λογαριασμοί χρέωσης, ανοίξτε τον σχετικό λογαριασμό τιμολόγησης και έπειτα την καρτέλα Λογιστική & Έλεγχος.

Η καρτέλα αυτή εμφανίζεται μόνο σε λογαριασμό που έχει ήδη καταχωριστεί: τα παραστατικά αφορούν μια δραστηριότητα, και δεν υπάρχει τίποτα να εμφανιστεί σε έναν λογαριασμό που μόλις δημιουργείται. Κάθε λογαριασμός τιμολόγησης έχει τα δικά του — αν ο οργανισμός σας τιμολογεί από περισσότερες οντότητες, εξετάστε τα χωριστά.

Κατεβάστε τη βεβαίωσή σας

Σε περίπτωση ελέγχου, η φορολογική διοίκηση μπορεί να σας ζητήσει να αποδείξετε ότι το λογισμικό είσπραξής σας τηρεί τις προϋποθέσεις μη αλλοιωσιμότητας, ασφάλειας, διατήρησης και αρχειοθέτησης των δεδομένων. Η κάρτα Βεβαίωση λογισμικού ταμειακής μηχανής παράγει αυτό το δικαιολογητικό κατόπιν αιτήματος, μέσω Λήψη (PDF).

Το έγγραφο περιλαμβάνει δύο μέρη. Εκείνο του εκδότη λογισμικού είναι ήδη υπογεγραμμένο. Το δεύτερο πρέπει να συμπληρωθεί και να υπογραφεί από τον νόμιμο εκπρόσωπό σας: η βεβαίωση είναι πλήρης μόνο όταν συγκεντρωθούν και τα δύο, και παρουσιάζονται μαζί.

Η κάρτα εμφανίζεται μόνο για γαλλικό λογαριασμό τιμολόγησης: η υποχρέωση αφορά τους υποκειμένους στον φόρο που είναι εγκατεστημένοι στη Γαλλία.

Συμβουλευτείτε το ημερολόγιο συμβάντων

Η κάρτα Αρχείο καταγραφής συμβάντων οδηγεί, μέσω Συμβουλευτείτε, στο αποδεικτικό ίχνος όσων συνέβησαν στην τιμολόγησή σας. Εκεί δεν θα βρείτε τις πωλήσεις — αυτές βρίσκονται στις παραγγελίες σας — αλλά τα τεχνικά γεγονότα που τις περιβάλλουν.

Περιλαμβάνονται ιδίως οι επιτυχημένες και αποτυχημένες συνδέσεις, οι τροποποιήσεις διαμόρφωσης, οι αλλαγές δικαιωμάτων τιμολόγησης, τα κλεισίματα που καταχωρίστηκαν, τα σφραγισμένα έγγραφα και τα αντίγραφα που εκδόθηκαν, τα αρχεία που δημιουργήθηκαν, οι λογιστικές εξαγωγές, οι μεταβάσεις σε λειτουργία δοκιμής, καθώς και οι ανωμαλίες που εντοπίστηκαν: διακοπή αλυσίδας, απόκλιση κλεισίματος, ανωμαλία ρολογιού.

Κάθε γραμμή φέρει την ημερομηνία της, τον τύπο συμβάντος, τον σχετικό λογαριασμό, τον χειριστή και τις λεπτομέρειες. Ένα φίλτρο ανά τύπο και ανά περίοδο σάς βοηθά να προσανατολιστείτε, ενώ το κουμπί Εξαγωγή παράγει ένα αρχείο.

Κατανοήστε τα κλεισίματα

Ένα κλείσιμο σφραγίζει μια περίοδο: παγιώνει τις εισπράξεις, τα τιμολόγια και τα πιστωτικά τιμολόγια που περιέχει, και δεν μπορεί πλέον ούτε να τροποποιηθεί ούτε να αναδημιουργηθεί. Η κάρτα Κλεισίματα παρουσιάζει τα ημερήσια, μηνιαία και ετήσια κλεισίματα του λογαριασμού σας.

Καταχωρίζονται αυτόματα, χωρίς δική σας παρέμβαση. Επομένως δεν έχετε τίποτα να «κάνετε» κάθε βράδυ: ο πίνακας συμπληρώνεται μόνος του.

Κάθε γραμμή δείχνει την περίοδο, τον αριθμό των συναλλαγών, το Καθαρό εισπραχθέν, την Κατανομή ανά τρόπο πληρωμής — ηλεκτρονικά, επιτόπου, μετρητά, επιταγή, έμβασμα, τερματικό — καθώς και τον αριθμό των τιμολογίων και των πιστωτικών τιμολογίων που εκδόθηκαν.

Δύο σημεία αξίζει να κατανοηθούν, γιατί συχνά προκαλούν έκπληξη:

• Το γενικό σύνολο δεν μηδενίζεται ποτέ. Πρόκειται για διαρκή σώρευση από τη δημιουργία του λογαριασμού, όχι για υπόλοιπο περιόδου. Ένα σύνολο που αυξάνεται συνεχώς είναι η αναμενόμενη συμπεριφορά.
• Η Έναρξη (μηδενικό σημείο) δείχνει την ημερομηνία και το ποσό από τα οποία ξεκινά αυτή η σώρευση. Για έναν λογαριασμό που υπήρχε πριν από την καθιέρωση των κλεισιμάτων, αυτό είναι το σημείο εκκίνησης που επιλέχθηκε, και όχι το μηδέν.

Ανακτήστε τα φορολογικά σας αρχεία

Κάθε κλεισμένος μήνας δίνει τη θέση του σε ένα παγιωμένο αρχείο, συγκεντρωμένο σε ένα χρονοσημασμένο αρχείο ZIP: συναλλαγές, τιμολόγια, πιστωτικά τιμολόγια, κλεισίματα και τεχνικό ημερολόγιο της περιόδου. Η κάρτα Αρχείο τα απαριθμεί κάτω από το Μηνιαία αρχεία, με την περίοδό τους, το μέγεθός τους, την ημερομηνία δημιουργίας τους και το Αποτύπωμα (SHA-256) τους.

Αυτό το αποτύπωμα είναι που καθιστά το αρχείο επαληθεύσιμο: αλλάζει με την παραμικρή τροποποίηση έστω και ενός byte. Δύο κουμπιά συνοδεύουν την κάρτα, Εργαλείο επαλήθευσης και Εγχειρίδιο επαλήθευσης — ώστε ένας τρίτος, ελεγκτής ή λογιστής, να μπορεί να ελέγξει ο ίδιος την ακεραιότητα ενός αρχείου χωρίς να περάσει από εσάς.

Τα αρχεία παράγονται αυτόματα. Αν μια κλεισμένη περίοδος δεν έχει ακόμη το δικό της, εμφανίζεται κάτω από το Κλεισμένες περίοδοι μη αρχειοθετημένες και ένα κουμπί Δημιουργία επιτρέπει την άμεση παραγωγή του.