Λήψη αναφορών δραστηριότητας μέσω e-mail

Λαμβάνετε αυτόματα μια ανακεφαλαίωση της ζωής του οργανισμού σας: μέλη, συνδρομές, εγγραφές, κρατήσεις, συνδέσεις και e-mail, με την εξέλιξη σε σχέση με την προηγούμενη περίοδο.

Ενεργοποίηση των αναφορών

1. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Ρυθμίσεις›Αναφορές δραστηριότητας.
2. Ενεργοποιήστε το Ενεργοποίηση αναφορών δραστηριοτήτων μέσω e-mail.
3. Στο Διευθύνσεις e-mail, δηλώστε έως 4 παραλήπτες, μία διεύθυνση σε κάθε γραμμή.
4. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Οι παραλήπτες δεν χρειάζονται λογαριασμό υπεύθυνου ούτε κάποιο ιδιαίτερο δικαίωμα: η αναφορά φτάνει στο γραμματοκιβώτιό τους. Είναι ο απλούστερος τρόπος να ενημερώνετε έναν πρόεδρο ή έναν ταμία που δεν συνδέεται ποτέ στην εφαρμογή.

Επιλογή των συχνοτήτων

Συνυπάρχουν τρεις αναφορές, που ενεργοποιούνται χωριστά ή μαζί:

• Καθημερινές αναφορές: κάθε πρωί, οι δραστηριότητες της προηγούμενης ημέρας.
• Εβδομαδιαίες αναφορές: κάθε Δευτέρα πρωί, η εβδομάδα που πέρασε.
• Μηνιαίες αναφορές: την 1η κάθε μήνα, ο μήνας που πέρασε.

Κάθε μία καλύπτει διαφορετική ανάγκη. Η ημερήσια εξυπηρετεί τη γραμματεία: δείχνει τι πρέπει να διεκπεραιωθεί σήμερα. Η μηνιαία προωθείται ως έχει στο διοικητικό συμβούλιο, χωρίς καμία αναμόρφωση. Η εβδομαδιαία βρίσκεται στο μέσο και ταιριάζει σε έναν εθελοντή υπεύθυνο που περνά από τον χώρο μία φορά την εβδομάδα.

Τι περιέχει η αναφορά

Η αναφορά ξεκινά με τα βασικά και στη συνέχεια αναλύει κάθε τομέα. Κάθε αριθμός συγκρίνεται με μια περίοδο αναφοράς: την προηγούμενη ημέρα για την ημερήσια αναφορά, την προηγούμενη εβδομάδα για την εβδομαδιαία και τον ίδιο μήνα του προηγούμενου έτους για τη μηνιαία, ώστε η επανεκκίνηση του Σεπτεμβρίου να μη συγκρίνεται με τις διακοπές του Αυγούστου.

Η σύνοψη και οι βασικοί δείκτες

Η αναφορά αρχίζει με μια φράση σύνοψης και έως τρία αξιοσημείωτα γεγονότα: ένα ρεκόρ των οκτώ τελευταίων περιόδων, μια σαφή άνοδο ή πτώση.

Ακολουθούν έως τέσσερις βασικοί δείκτες: το εισπραχθέν ποσό, οι κρατήσεις των οποίων η χρονοθυρίδα εμπίπτει στην περίοδο, το ποσοστό πληρότητας και ο αριθμός των χρηστών που συνδέθηκαν. Ο καθένας εμφανίζει την εξέλιξή του, τον αριθμό της περιόδου σύγκρισης με γκρι χρώμα και ένα μίνι γράφημα των οκτώ τελευταίων περιόδων.

Τα σημεία που χρειάζονται ενέργεια και η εβδομάδα που έρχεται

Ένα πλαίσιο συγκεντρώνει τα σημεία που χρειάζονται ενέργεια την ημέρα της αποστολής: καθυστερημένες δόσεις πληρωμής με το ποσό για το οποίο πρέπει να γίνει υπενθύμιση, παραγγελίες ανεξόφλητες για πάνω από 7 ημέρες (εκτός προσφορών και πληρωμών σε δόσεις), ηλεκτρονικές εγγραφές προς επικύρωση, προϊόντα με χαμηλό απόθεμα και συνδρομές που λήγουν μέσα στις επόμενες 30 ημέρες. Κάθε γραμμή ανοίγει τη σχετική οθόνη.

Το επόμενο μέρος αφορά τις επόμενες 7 ημέρες, ή την ημέρα που αρχίζει στην ημερήσια αναφορά: κρατήσεις που έχουν ήδη προγραμματιστεί, προβλεπόμενη πληρότητα, μαθήματα και προπονητικά καμπ με τους εγγεγραμμένους και τις θέσεις τους, κλεισίματα γηπέδων και ημέρα με τις λιγότερες κρατήσεις.

Η τιμολόγηση και οι εισπράξεις

Αυτή η ενότητα παρουσιάζει το εισπραχθέν ποσό, μετά την αφαίρεση των επιστροφών χρημάτων, τις πληρωμές που ελήφθησαν, τα τιμολόγια που εκδόθηκαν, τη μέση αξία καλαθιού, τις απορριφθείσες διαδικτυακές πληρωμές, την κατανομή ανά τρόπο πληρωμής και τις καλύτερες πωλήσεις. Τα ποσά υπολογίζονται με τον ίδιο τρόπο όπως στα στατιστικά τιμολόγησης, για όλους τους λογαριασμούς τιμολόγησης μαζί, χωρίς κανένα όνομα πελάτη.

Εμφανίζεται μόνο αν ο οργανισμός σας εισέπραξε, τιμολόγησε ή επέστρεψε κάποιο ποσό, ή αν υπήρξε απορριφθείσα πληρωμή, σε μία από τις δύο περιόδους.

Οι κρατήσεις

Αυτή η ενότητα δείχνει τις κρατήσεις ανά ημέρα (ανά εβδομάδα στη μηνιαία αναφορά), τις κρατήσεις που δημιουργήθηκαν κατά την περίοδο ανά τύπο, τις ώρες παιχνιδιού και τις ακυρώσεις, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που έγιναν λιγότερο από 24 ώρες πριν από τη χρονοθυρίδα. Ένας χάρτης θερμότητας συνδυάζει ημέρες και ώρες, και ακολουθούν το ποσοστό πληρότητας ανά ημερολόγιο και οι πιο δραστήριοι παίκτες.

Η ημερήσια αναφορά, που αφορά μία μόνο ημέρα, δεν εμφανίζει ούτε γράφημα κρατήσεων ούτε χάρτη θερμότητας.

Οι χρήστες, ο έλεγχος παρουσίας, οι εγγραφές και τα e-mail

• Χρήστες και συνδρομές: νέοι χρήστες, συνδρομές που έληξαν κατά την περίοδο ή που λήγουν μέσα στις επόμενες 30 ημέρες, συνδρομητές χωρίς κράτηση εδώ και 30 ημέρες, λογαριασμοί σε αναστολή, στον κάδο απορριμμάτων ή διαγραμμένοι, συνδέσεις και συνολικός αριθμός μελών. Τα γενέθλια των επόμενων 7 ημερών, ή της ημέρας στην ημερήσια αναφορά, προστίθενται αν ενεργοποιήσετε τη σχετική επιλογή.
• Έλεγχος παρουσίας στο τερματικό: χρονοθυρίδες με και χωρίς έλεγχο παρουσίας, αυτόματες ακυρώσεις και χρήστες με ποινή.
• Ηλεκτρονικές εγγραφές: αιτήματα που εγκρίθηκαν και απορρίφθηκαν κατά την περίοδο, και αιτήματα που αναμένουν την επικύρωσή σας.
• E-mail: μηνύματα που παραδόθηκαν, ποσοστό ανοίγματος, αποτυχίες και διευθύνσεις που πρέπει να διορθωθούν στις καρτέλες.

Ο έλεγχος παρουσίας και οι ηλεκτρονικές εγγραφές εμφανίζονται μόνο αν η λειτουργία είναι ενεργή στον οργανισμό σας: οι ηλεκτρονικές εγγραφές πρέπει να είναι ανοιχτές σε τουλάχιστον μία συνδρομή και ο έλεγχος παρουσίας πρέπει να είναι ενεργοποιημένος στο τερματικό.

Τι δεν εμφανίζεται

Ένας μηδενικός αριθμός στις δύο περιόδους δεν εμφανίζεται και μια κενή ενότητα εξαφανίζεται: η αναφορά ενός μικρού οργανισμού παραμένει σύντομη. Όταν δεν έχει τίποτα να δείξει, δεν αποστέλλεται κανένα e-mail για την περίοδο. Στις ρυθμίσεις των αναφορών μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε τις ενότητες που δεν σας αφορούν.

Χρήση της αναφοράς ως λίστας εργασιών

Αυτό είναι το σημείο που ξεχωρίζει αυτή την αναφορά από έναν απλό πίνακα αριθμών: πολλές ενότητες είναι ονομαστικές. Δεν διαβάζετε μόνο «12 συνδρομές λήγουν σύντομα», αποκτάτε τη λίστα των δώδεκα προσώπων.

Από αυτό προκύπτουν φυσικά τρεις χρήσεις:

• Η λίστα των συνδρομών που λήγουν μέσα σε 30 ημέρες είναι η λίστα υπενθυμίσεών σας. Φτάνει από μόνη της, κάθε μήνα, χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε φίλτρο.
• Η λίστα των εγγραφών σε εκκρεμότητα σας θυμίζει τα αιτήματα που δεν έχει διεκπεραιώσει κανείς — η τυπική περίπτωση ενός οργανισμού όπου πολλά πρόσωπα διαχειρίζονται χωρίς να έχουν μοιράσει ρητά τις εργασίες.
• Ο μετρητής των e-mail με αποτυχία υποδεικνύει μια βάση διευθύνσεων που φθείρεται, πολύ πριν κάποιο μέλος παραπονεθεί ότι δεν λαμβάνει τίποτα.