Τιμολόγια & συναλλαγές

Παρακολουθήστε όλα τα έγγραφα πώλησης του οργανισμού σας — προσφορές, παραγγελίες και τιμολόγια — εισπράξτε τις πληρωμές, πραγματοποιήστε επιστροφές χρημάτων και εξάγετε τις πωλήσεις σας για τη λογιστική. Μεταβείτε στο μενού Διαχείριση›Πίνακας ελέγχου›Χρέωση›Τιμολόγια & συναλλαγές.

Διακρίνετε τους τρεις τύπους εγγράφων

Μια πώληση δεν έχει την ίδια μορφή ανάλογα με το στάδιο στο οποίο βρίσκεστε, και ο τύπος επιλέγεται κατά τη δημιουργία του εγγράφου.

• Προσφορά είναι μια πρόταση με τιμές, που αποστέλλεται στον χρήστη για έγκριση — ένα προπονητικό καμπ για μια σχολική ομάδα, μια ενοικίαση γηπέδου σε μια επιχείρηση.
• Παραγγελία είναι η δεσμευμένη πώληση, σε αναμονή εξόφλησης. Αυτή φέρει τις πληρωμές.
• Τιμολόγιο είναι το αριθμημένο έγγραφο, που εκδίδεται μόλις εισπραχθεί μια πληρωμή.

Ένα τέταρτο έγγραφο, Δελτίο παραγγελίας, ταιριάζει στους δημόσιους οργανισμούς και στα συμβούλια εργαζομένων που απαιτούν ένα παραστατικό πριν δεσμεύσουν τη δαπάνη.

Τι γίνεται μια προσφορά που εγκρίνεται

Η προσφορά δεν είναι αδιέξοδο: όταν αποστέλλεται με e-mail, περιέχει έναν σύνδεσμο που επιτρέπει στον χρήστη να την αποδεχθεί μόνος του, χωρίς λογαριασμό και χωρίς σύνδεση. Ο σύνδεσμος αυτός παραμένει έγκυρος για 14 ημέρες.

Η προβολή της προσφοράς — της σελίδας ή του PDF — δεν συνιστά αποδοχή. Η αποδοχή συμβαίνει τη στιγμή που ο χρήστης επιλέγει τρόπο πληρωμής, και αυτή η επιλογή καθορίζει τη συνέχεια:

• με εξόφληση σε δεύτερο χρόνο (τραπεζική μεταφορά, επιταγή, επί τόπου), η προσφορά γίνεται Παραγγελία σε αναμονή πληρωμής· θα μετατραπεί σε τιμολόγιο όταν εισπράξετε το ποσό·
• με πληρωμή σε σύνδεση, η εξόφληση γίνεται αμέσως: το έγγραφο γίνεται απευθείας Τιμολόγιο, με αριθμό.

Με άλλα λόγια, μια προσφορά παρακολουθείται ακριβώς όπως μια παραγγελία μόλις εγκριθεί — τη βρίσκετε στην καρτέλα που αντιστοιχεί στον νέο της τύπο.

Βρείτε μια πώληση

1. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Πίνακας ελέγχου›Χρέωση›Τιμολόγια & συναλλαγές.
2. Οι καρτέλες στο πάνω μέρος φιλτράρουν ανά τύπο (Προσφορά, Παραγγελίες, Λογαριασμοί) και ανά κατάσταση (Σε εκκρεμότητα, Πληρωμένο, Ακυρωμένο, Επιστράφηκε).
3. Το πλαίσιο Φίλτρα περιορίζει στη συνέχεια την αναζήτηση, και τα κριτήρια συνδυάζονται.

Είναι διαθέσιμα έξι φίλτρα, τρία από τα οποία ξεχνιούνται συχνά, ενώ απαντούν στις πιο συνηθισμένες ερωτήσεις:

• Ανά χρήστη: όλο το ιστορικό αγορών ενός μέλους, όταν αμφισβητεί μια χρέωση.
• Ανά υπεύθυνο: οι πωλήσεις που καταχωρήθηκαν από ένα άτομο της ομάδας — χρήσιμο για τον έλεγχο μιας ημέρας εφημερίας.
• Ανά λογαριασμό χρέωσης: απαραίτητο μόλις ο οργανισμός σας τιμολογεί από περισσότερες από μία οντότητες.
• Ανά συνδρομή, Ανά κατηγορία προϊόντος και Ανά κατάσταση συμπληρώνουν την ταξινόμηση.

Ο επιλογέας Περίοδος περιορίζει τέλος την εμφάνιση — και καθορίζει επίσης τις εξαγωγές, οι οποίες αναπαράγουν ακριβώς αυτό που βλέπετε στην οθόνη.

Αναζητήστε με βάση το πρόσωπο, όχι μόνο τον αριθμό

Το πεδίο αναζήτησης δεν περιορίζεται στους αριθμούς των εγγράφων. Αναζητά ταυτόχρονα:

• τον αριθμό παραγγελίας και τον αριθμό τιμολογίου·
• τα στοιχεία του χρήστη: επώνυμο, όνομα, όνομα χρήστη σύνδεσης, διεύθυνση e-mail και αριθμό άδειας·
• τα στοιχεία που καταχωρήθηκαν στην ίδια την πώληση — επώνυμο, όνομα, επωνυμία και e-mail της διεύθυνσης χρέωσης.

Το τελευταίο αυτό σημείο έχει σημασία για τις πωλήσεις στο ταμείο: ο αγοραστής δεν έχει λογαριασμό, η λίστα τον εμφανίζει ως περιστασιακό πελάτη, και μόνο η αναζήτηση στη διεύθυνση χρέωσης επιτρέπει να βρεθεί η πώλησή του. Αρκεί να πληκτρολογήσετε «Παπαδόπουλος» ή το e-mail του.

Δημιουργήστε μια παραγγελία ή μια προσφορά

1. Κάντε κλικ στο Νέο.
2. Ανοίγει ένα παράθυρο Επιλέξτε έναν χρήστη: ορίστε το πρόσωπο για το οποίο προορίζεται η πώληση. Είναι η πρώτη απόφαση, γιατί καθορίζει τη διεύθυνση χρέωσης και τις επιλέξιμες συνδρομές.
3. Επιλέξτε στη συνέχεια τον τύπο του εγγράφου, Προσφορά ή Παραγγελία.
4. Προσθέστε τις γραμμές με το Προσθήκη προϊόντος.
5. Ελέγξτε τη Διεύθυνση χρέωσης: χωρίς δική σας παρέμβαση, χρησιμοποιείται η προεπιλεγμένη διεύθυνση του χρήστη.
6. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Κάθε γραμμή προέρχεται είτε από τον κατάλογο είτε από ελεύθερη καταχώριση. Η ελεύθερη καταχώριση (προσαρμοσμένο πλακίδιο) χρησιμεύει για τις έκτακτες πωλήσεις — ένα πλέξιμο ρακέτας, μια συμμετοχή στα έξοδα — και το πλαίσιο Αποθήκευση στον κατάλογο σας απαλλάσσει από την επανακαταχώρισή της την επόμενη φορά, εφόσον προβλέπεται να επανέλθει.

Μια παραγγελία παραμένει τροποποιήσιμη όσο δεν έχει εισπραχθεί καμία πληρωμή. Μετά την πρώτη είσπραξη, παγώνει: αυτό εξασφαλίζει ότι ένα έγγραφο που έχει ήδη εξοφληθεί δεν αλλάζει πίσω από την πλάτη του πελάτη.

Εφαρμόστε μια έκπτωση

Συνυπάρχουν δύο μηχανισμοί, και δεν εξυπηρετούν το ίδιο πράγμα. Ανοίξτε την ενότητα Κωδικός προσφοράς & έκπτωση για να προσπελάσετε τις ρυθμίσεις.

• Το Κωδικός προσφοράς αναπαράγει μια εμπορική ενέργεια που έχει ήδη οριστεί: κάντε κλικ στο Επιλέξτε έναν κωδικό προσφοράς και ο κωδικός εφαρμόζει τους δικούς του κανόνες στόχευσης και ανώτατου ορίου.
• Η Χειροκίνητη έκπτωση είναι μια μεμονωμένη κίνηση, που αποφασίζεται κατά περίπτωση: ένα ποσοστό ή ένα ποσό που καταχωρίζετε ελεύθερα, εφαρμοζόμενο στο συνολικό ποσό με ΦΠΑ.

Εισπράξτε μια πληρωμή

1. Ανοίξτε την παραγγελία και κάντε κλικ στο Πληρωμή.
2. Καταχωρίστε το ποσό: προτείνεται το πλήρες υπόλοιπο, αλλά γίνεται δεκτό και μερικό ποσό.
3. Επιλέξτε τον τρόπο: Πιστωτική κάρτα επιτόπου, Μετρητά, Μεταφορά ή Επιταγή.
4. Αποθηκεύστε.

Αν στον λογαριασμό χρέωσης έχει ρυθμιστεί ένα τερματικό πληρωμών, η είσπραξη μπορεί να σταλεί απευθείας στο τερματικό, αντί να καταχωριστεί χειροκίνητα.

Κάθε είσπραξη εμφανίζεται στην ενότητα Συναλλαγές της παραγγελίας, με την κατάστασή της: Επιβεβαιωμένο, Σε εκκρεμότητα, Αποτυχία ή Απορρίφθηκε. Το κουμπί Εμφάνιση λεπτομερειών ανοίγει την καρτέλα της συναλλαγής: τρόπος πληρωμής, πύλη, ημερομηνίες, σημειώσεις και τα στοιχεία αναφοράς του παρόχου, όταν υπάρχουν.

Όσο μια πληρωμή είναι Σε εκκρεμότητα, παραμένει τροποποιήσιμη — Επεξεργασία αυτής της συναλλαγής για να διορθώσετε μια καταχώριση, Ακύρωση αυτής της συναλλαγής για να την εγκαταλείψετε — και η παραγγελία υπολογίζει αμέσως ξανά το Υπόλοιπο προς πληρωμή. Μια πληρωμή Επιβεβαιωμένο, αντίθετα, δεν τροποποιείται πλέον: έχει παραγάγει λογιστικό έγγραφο, καθώς το τιμολόγιο εκδίδεται από την πρώτη είσπραξη. Ένα λάθος σε επιβεβαιωμένη πληρωμή διορθώνεται λοιπόν με επιστροφή χρημάτων, ολική ή μερική, που αφήνει το ίχνος της πράξης.

Κατανείμετε την εξόφληση

Το κουμπί Χρονοδιάγραμμα κατανέμει το υπόλοιπο προς πληρωμή σε πολλές δόσεις με ημερομηνίες. Σε κάθε επόμενη είσπραξη, σας προτείνεται αυτόματα το ποσό της επόμενης δόσης.

Επιστρέψτε τα χρήματα μιας πώλησης

1. Ανοίξτε την εξοφλημένη παραγγελία και κάντε κλικ στο Επιστροφή χρημάτων.
2. Καταχωρίστε το ποσό: προτείνεται η ολική επιστροφή, αλλά η μερική επιστροφή παραμένει δυνατή.
3. Αν έχουν εισπραχθεί πολλές πληρωμές, επιλέξτε αν η επιστροφή θα καταλογιστεί στη συνολική παραγγελία ή σε μια συγκεκριμένη πληρωμή.

Μια πληρωμή σε σύνδεση επιστρέφεται απευθείας μέσω της πύλης που την εισέπραξε: δεν χρειάζεται να κάνετε τραπεζική μεταφορά.

Ως προς την κατάσταση, η διάκριση έχει σημασία για τη λογιστική σας: μια μερική επιστροφή αφήνει την παραγγελία σε Πληρωμένο και εμφανίζει το Καθαρό εισπραχθέν, ενώ μια ολική επιστροφή τη μεταφέρει σε Επιστράφηκε. Για παράδειγμα, μια εγγραφή 200 € με επιστροφή 50 € παραμένει εξοφλημένη πώληση, με καθαρό εισπραχθέν ποσό 150 €.

Η διάκριση καθορίζει επίσης την τύχη των παραδοτέων. Μια ολική επιστροφή τα αφαιρεί — οι πιστωτικές μονάδες επιστρέφονται, η συνδρομή ανακαλείται. Μια μερική επιστροφή τα αφήνει ως έχουν: ο χρήστης διατηρεί ό,τι έλαβε, μειώνεται μόνο το εισπραχθέν ποσό.

Επιστροφή από την πύλη αντί από εδώ

Για μια πληρωμή σε σύνδεση, μπορείτε εξίσου καλά να ξεκινήσετε την επιστροφή από το περιβάλλον διαχείρισης της πύλης. Μας ενημερώνει αυτόματα και η παραγγελία ενημερώνεται σαν να είχατε ενεργήσει μέσα από το OpenResa: κατάσταση, πιστωτικό σημείωμα, παραδοτέα.

Οι δύο δρόμοι καταλήγουν στο ίδιο αποτέλεσμα. Επιλέξτε αυτόν που σας εξυπηρετεί — αλλά μόνο τον έναν από τους δύο.

Όταν η πύλη δεν αποκρίνεται

Μια επιστροφή που ξεκινά από το OpenResa εκτελείται σε δύο ανεξάρτητα στάδια, και το δεύτερο μπορεί να αποτύχει ενώ το πρώτο πέτυχε: η παραγγελία περνά σε κατάσταση επιστροφής, αλλά τα χρήματα παραμένουν εισπραγμένα στην πύλη.

Ένα μήνυμα σας το επισημαίνει τότε ρητά και σας καλεί να ολοκληρώσετε την πράξη από το περιβάλλον διαχείρισής της. Είναι η μόνη περίπτωση όπου πρέπει να παρεμβείτε από τις δύο πλευρές.

Στείλτε και κατεβάστε τα έγγραφα

Ένα ειδικό κουμπί συγκεντρώνει όλα όσα αφορούν τα παραστατικά της πώλησης. Φέρει το όνομα του ανοιχτού εγγράφου, γεγονός που σας δείχνει ταυτόχρονα σε ποιο στάδιο βρίσκεται η πώληση: Προσφορά, Δελτίο παραγγελίας ή Τιμολόγιο μόλις εισπραχθεί μια πληρωμή. Μόλις μια επιστροφή παραγάγει πιστωτικό σημείωμα, το κουμπί μπαίνει στον πληθυντικό — Έγγραφα — αφού η πώληση δεν αποτυπώνεται πλέον σε ένα μόνο παραστατικό.

Το μενού του απαριθμεί τα έγγραφα με τα στοιχεία αναφοράς τους, τα ίδια που εμφανίζονται στο PDF: πρώτα το τιμολόγιο ή η προσφορά, έπειτα ένα πιστωτικό σημείωμα για κάθε επιστροφή. Ένα κλικ κατεβάζει το παραστατικό, για να το αρχειοθετήσετε ή να το διαβιβάσετε από άλλο κανάλι.

Στο κάτω μέρος του μενού, το Αποστολή μέσω e-mail αποστέλλει τον φάκελο στον χρήστη. Η αποστολή δεν περιορίζεται στο κύριο έγγραφο: το τιμολόγιο αποστέλλεται μαζί με όλα τα πιστωτικά σημειώματα της πώλησης, γιατί το πραγματικά οφειλόμενο ποσό γίνεται κατανοητό μόνο αν συγκριθούν μεταξύ τους.

Ανιχνεύστε τι συνέβη

Η ενότητα Ιστορικό παραγγελίας διατηρεί τα γεγονότα της πώλησης: δημιουργία, τροποποιήσεις, εισπράξεις, αποστολές. Είναι το πρώτο σημείο που ανοίγετε όταν ένα μέλος υποστηρίζει ότι δεν έλαβε ποτέ το τιμολόγιό του ή όταν ένα ποσό δεν συμφωνεί με ό,τι θυμάται η ομάδα.

Διαχειριστείτε μια παραγγελία σε αναμονή

Μια παραγγελία σε αναμονή μπορεί να εξοφληθεί ανά πάσα στιγμή από τον χρήστη μέσα από τον χώρο του, ή να εισπραχθεί χειροκίνητα από εσάς.

Οι υπηρεσίες με χειροκίνητη επικύρωση — τραπεζική μεταφορά, επιταγή — παραδίδονται μόλις καταχωρίσετε μια πληρωμή. Όσο δεν το έχετε κάνει, το μέλος δεν διαθέτει τίποτα.

Για να εγκαταλείψετε μια πώληση, ανοίξτε την και χρησιμοποιήστε το Ακύρωση παραγγελίας. Παραμένει διαθέσιμη για προβολή, και η ρύθμιση Απόκρυψη ακυρώσεων την αφαιρεί από τις λίστες.

Εξάγετε τις πωλήσεις και τη λογιστική

Κάντε κλικ στο Λήψη εξαγωγής στο πάνω μέρος της λίστας: η εξαγωγή αναπαράγει τα φίλτρα και την περίοδο που εμφανίζονται στην οθόνη. Οι αναφορές πωλήσεων για υπολογιστικό φύλλο, οι λογιστικές εγγραφές και οι νόμιμες μορφές αρχείων περιγράφονται αναλυτικά στην αφιερωμένη σελίδα.