Λογαριασμοί τιμολόγησης
Ο λογαριασμός τιμολόγησης φέρει την ταυτότητα που εκδίδει τα τιμολόγιά σας (στοιχεία, αρίθμηση) καθώς και τους τρόπους πληρωμής που προτείνονται στους χρήστες σας. Δημιουργήστε περισσότερους λογαριασμούς αν ο οργανισμός σας τιμολογεί από περισσότερες οντότητες.
- Δημιουργία λογαριασμού τιμολόγησης
- Προσαρμογή της αρίθμησης των τιμολογίων
- Αποδοχή ηλεκτρονικών πληρωμών
- Αποδοχή πληρωμών σε τερματικό πληρωμών
- Προσφορά πληρωμής επιτόπου, με τραπεζικό έμβασμα ή με επιταγή
- Ενεργοποίηση της πληρωμής σε δόσεις
- Προετοιμασία των λογιστικών εξαγωγών
- Εύρεση των παραστατικών ελέγχου του λογαριασμού
- Ρύθμιση των ειδοποιήσεων μέσω e-mail
- Αντιγραφή ή διαγραφή λογαριασμού
Δημιουργία λογαριασμού τιμολόγησης
- Μεταβείτε στο Διαχείριση›Ρυθμίσεις›Χρέωση›Λογαριασμοί χρέωσης.
- Κάντε κλικ στο Νέο.
- Στην καρτέλα Χρέωση, συμπληρώστε την ονομασία του λογαριασμού και έπειτα τα στοιχεία τιμολόγησης: επωνυμία, διεύθυνση, χώρα, τηλέφωνο και αριθμό ΦΠΑ. Τα στοιχεία αυτά εμφανίζονται στα τιμολόγια και κατά την πληρωμή.
- Συμπληρώστε τη διεύθυνση e-mail τιμολόγησης: εκεί λαμβάνονται οι ειδοποιήσεις που αφορούν τον λογαριασμό (νέες παραγγελίες, εισπράξεις, τεχνικές προειδοποιήσεις). Μπορείτε να επιλέξετε τις ειδοποιήσεις που επιθυμείτε και να προσθέσετε έως 4 διευθύνσεις παραληπτών.
- Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.
Επιλογή του προεπιλεγμένου λογαριασμού
Μόνο ένας λογαριασμός ανά οργανισμό ορίζεται ως κύριος: χρησιμοποιείται για τις νέες παραγγελίες (καλάθι, ταμειακή μηχανή, εγγραφές) και για τις συνδρομές όταν δεν έχει επιλεγεί ρητά κάποιος λογαριασμός.
- Ανοίξτε τον λογαριασμό που επιθυμείτε.
- Ενεργοποιήστε την επιλογή Προεπιλεγμένος λογαριασμός και έπειτα κάντε κλικ στο Αποθήκευση: η επιλογή αφαιρείται αυτόματα από τον προηγούμενο κύριο λογαριασμό.
Προσαρμογή της αρίθμησης των τιμολογίων
Κάθε λογαριασμός αριθμεί τα τιμολόγιά του με συνεχή σειρά, σε μορφή ΕΕΕΕ-ΝΝΝΝΝΝ. Ένα προαιρετικό επίθημα επιτρέπει τη διάκριση των εγγράφων που εκδίδονται από περισσότερους λογαριασμούς.
- Στην καρτέλα Χρέωση, εντοπίστε την επιλογή Αριθμητικό επίθημα τιμολογίων.
- Συμπληρώστε έως 8 γράμματα ή ψηφία: ο επόμενος αριθμός εμφανίζεται αμέσως σε προεπισκόπηση.
Αποδοχή ηλεκτρονικών πληρωμών
- Ανοίξτε την καρτέλα Πληρωμές του λογαριασμού.
- Ενεργοποιήστε Διαδικτυακές πληρωμές και έπειτα επιλέξτε την πύλη πληρωμών σας: Stripe, HelloAsso, SumUp, Verifone ή PayPal.
- Συνδέστε τον λογαριασμό σας: ανάλογα με την πύλη πληρωμών, ένα κουμπί σύνδεσης σάς καθοδηγεί με λίγα κλικ ή πρέπει να συμπληρώσετε τα διαπιστευτήρια που σας παρέχει η πύλη πληρωμών.
- Κάντε κλικ στο Αποθήκευση και έπειτα χρησιμοποιήστε Δοκιμή σύνδεσης για να ελέγξετε ότι η πύλη πληρωμών απαντά σωστά.
Σε περίπτωση αμφιβολίας για μια πληρωμή, η επιλογή Αρχείο καταγραφής συμβάντων εμφανίζει τις απαντήσεις πληρωμής που ελήφθησαν από την πύλη πληρωμών και την αιτία των τυχόν αποτυχιών.
Αποδοχή πληρωμών σε τερματικό πληρωμών
Στείλτε μια είσπραξη απευθείας σε ένα τερματικό πληρωμών από τις λεπτομέρειες μιας παραγγελίας.
- Στην καρτέλα Πληρωμές, ενεργοποιήστε Τερματικό POS.
- Συνδέστε τον λογαριασμό σας SumUp. Αν το SumUp είναι ήδη η πύλη ηλεκτρονικών πληρωμών σας, η σύνδεσή του επαναχρησιμοποιείται.
- Αποθηκεύστε τον λογαριασμό και έπειτα κάντε κλικ στο Προσθήκη τερματικού για να αντιστοιχίσετε τη συσκευή σας.
Προσφορά πληρωμής επιτόπου, με τραπεζικό έμβασμα ή με επιταγή
Τρεις τρόποι μεταγενέστερης πληρωμής μπορούν να ενεργοποιηθούν στην καρτέλα Πληρωμές:
- Πληρωμές επιτόπου: ο χρήστης καλείται να πληρώσει την παραγγελία του απευθείας στην υποδοχή του οργανισμού.
- Πληρωμές μέσω τραπεζικής μεταφοράς: τα τραπεζικά σας στοιχεία (IBAN, BIC) εμφανίζονται στον χρήστη, με τον αριθμό τιμολογίου ως αιτιολογία.
- Πληρωμές με επιταγή: η επιταγή εκδίδεται στο όνομα του λογαριασμού τιμολόγησης και αποστέλλεται στη διεύθυνσή του.
Ενεργοποίηση της πληρωμής σε δόσεις
Στην καρτέλα Πληρωμές, ενεργοποιήστε Επιτρέψτε τις μερικές πληρωμές και έπειτα ρυθμίστε Διάστημα μεταξύ των προθεσμιών (ημέρα/ες, εβδομάδα/ες, μήνες). Ο μέγιστος αριθμός δόσεων ορίζεται στη συνέχεια ανά προϊόν.
Προετοιμασία των λογιστικών εξαγωγών
Το λογιστικό σχέδιο του λογαριασμού — λογαριασμοί πωλήσεων, ΦΠΑ, ταμείου και κωδικοί ημερολογίων — ρυθμίζεται στην καρτέλα Λογιστικό σχέδιο. Καθορίζει τις λογιστικές εγγραφές που παράγονται από τις λογιστικές εξαγωγές και αποτελεί προϋπόθεση για το ηλεκτρονικό τιμολόγιο.
Εύρεση των παραστατικών ελέγχου του λογαριασμού
Η καρτέλα Λογιστική & Έλεγχος συγκεντρώνει ό,τι μπορεί να σας ζητήσει ένας φορολογικός έλεγχος: Βεβαίωση λογισμικού ταμειακής μηχανής που κατεβάζετε και υπογράφετε, Αρχείο καταγραφής συμβάντων που καταγράφει συνδέσεις, αλλαγές διαμόρφωσης και ανωμαλίες, Κλεισίματα που σφραγίζουν κάθε ημέρα, μήνα και έτος, καθώς και Αρχείο που εκδίδονται κάθε μήνα και μπορούν να επαληθευτούν.
Τα παραστατικά αυτά είναι ξεχωριστά για κάθε λογαριασμό τιμολόγησης και η καρτέλα εμφανίζεται μόνο σε λογαριασμό που έχει ήδη αποθηκευτεί.
Ρύθμιση των ειδοποιήσεων μέσω e-mail
Κάθε λογαριασμός τιμολόγησης ενημερώνει μέσω e-mail για τα συμβάντα που τον αφορούν. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Ρυθμίσεις›Χρέωση›Λογαριασμοί χρέωσης, ανοίξτε τον λογαριασμό που θέλετε και έπειτα εντοπίστε την ενότητα Ειδοποιήσεις μέσω e-mail στην καρτέλα Χρέωση.
Η ρύθμιση αυτή ισχύει μόνο για τον συγκεκριμένο λογαριασμό: δύο λογαριασμοί του ίδιου οργανισμού μπορούν επομένως να ειδοποιούν διαφορετικά άτομα.
Επιλογή των ειδοποιήσεων που λαμβάνετε
Κάτω από Ειδοποιήσεις προς λήψη, τέσσερις κατηγορίες επιλέγονται ανεξάρτητα:
- Δημιουργία παραγγελίας — μια παραγγελία μόλις καταχωρίστηκε, με το δελτίο παραγγελίας της συνημμένο·
- Πληρωμή ελήφθη — μια πληρωμή ελήφθη, ηλεκτρονικά ή με χειροκίνητη καταχώριση· το συνημμένο είναι το δελτίο παραγγελίας αν παραμένει υπόλοιπο, ή το τιμολόγιο αν η παραγγελία έχει εξοφληθεί·
- Επιστροφή χρημάτων — πραγματοποιήθηκε ολική ή μερική επιστροφή χρημάτων, ανεξάρτητα από την προέλευσή της·
- Αποτυχία πληρωμής (τεχνική ειδοποίηση) — μια ηλεκτρονική πληρωμή δεν ολοκληρώθηκε.
Ξεμαρκάρετε όσες δεν σας χρειάζονται. Η τελευταία είναι διαφορετικής φύσης από τις τρεις πρώτες: δεν περιγράφει μια πώληση αλλά επισημαίνει ένα πρόβλημα, και συχνά είναι η μόνη που αξίζει να διατηρήσετε όταν περιορίζετε τις υπόλοιπες.
Ορισμός των παραληπτών
Το πεδίο Διευθύνσεις παραληπτών (μία ανά γραμμή, έως 4) δέχεται έως τέσσερις διευθύνσεις. Κάθε ειδοποίηση αποστέλλεται με ένα μόνο e-mail προς όλες.
Αν μείνει κενό, χρησιμοποιείται η διεύθυνση e-mail τιμολόγησης του λογαριασμού. Αυτή είναι η λύση που συνιστάται αν ένα μόνο άτομο παρακολουθεί τις πωλήσεις: αρκεί να συμπληρώσετε τη διεύθυνση του λογαριασμού, δεν χρειάζεται να την αντιγράψετε εδώ.
Απενεργοποίηση όλων
Ο διακόπτης της ενότητας διακόπτει το σύνολο των ειδοποιήσεων αυτού του λογαριασμού. Κανένα e-mail δεν αποστέλλεται πλέον, ανεξάρτητα από την κατηγορία.
Αντιγραφή ή διαγραφή λογαριασμού
Ανοίξτε τον λογαριασμό: τα κουμπιά αντιγραφής και διαγραφής βρίσκονται στο επάνω μέρος του πίνακα.
