Λογιστική & Έλεγχος

Ρυθμίστε το λογιστικό σχέδιο του οργανισμού σας, εξαγάγετε τις λογιστικές εγγραφές σας προς το λογισμικό του λογιστή σας, ενεργοποιήστε το ηλεκτρονικό τιμολόγιο σε μορφή Factur-X και βρείτε τα παραστατικά που μπορεί να σας ζητήσει η φορολογική αρχή: βεβαίωση, ημερολόγιο συμβάντων, κλεισίματα και αρχεία.

Ρύθμιση του λογιστικού σας σχεδίου

Το λογιστικό σχέδιο καθορίζει σε ποιους λογαριασμούς και σε ποια ημερολόγια θα καταχωρούνται οι πωλήσεις σας στις εξαγωγές. Ρυθμίζεται ανά λογαριασμό τιμολόγησης: δύο οντότητες που τιμολογούν ξεχωριστά έχουν η καθεμία το δικό της.

1. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Ρυθμίσεις›Χρέωση›Λογαριασμοί χρέωσης και ανοίξτε τον σχετικό λογαριασμό.
2. Ανοίξτε την καρτέλα Λογιστικό σχέδιο.
3. Προσαρμόστε τους αριθμούς λογαριασμών και τους τίτλους, έπειτα κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Η οθόνη δομείται σε τρεις ενότητες:

• Πωλήσεις, ΦΠΑ και πελάτες: οι λογαριασμοί παροχής υπηρεσιών, ΦΠΑ εκροών, πελατών και παρεχόμενων εκπτώσεων.
• Ταμείο: οι λογαριασμοί τράπεζας, ταμείου και επιταγών προς είσπραξη, που χρησιμοποιούνται από τις εγγραφές είσπραξης.
• Ημερολόγια: οι κωδικοί των ημερολογίων πωλήσεων, τράπεζας και ταμείου.

Κατανομή των πωλήσεών σας ανά κατηγορία ή ανά συντελεστή

Από προεπιλογή, όλες οι πωλήσεις σας καταχωρούνται σε έναν μόνο λογαριασμό εσόδων. Δύο προαιρετικές κατανομές σάς επιτρέπουν να προχωρήσετε περισσότερο, στην ίδια καρτέλα.

• Ανάλυση πωλήσεων ανά κατηγορία: ξεχωριστός λογαριασμός ανά κατηγορία προϊόντος — συνδρομές, μονάδες, εξοπλισμός, μαθήματα… Κάντε κλικ στο Προσθήκη κατηγορίας, επιλέξτε την κατηγορία και συμπληρώστε τον λογαριασμό της.
• Ανάλυση ΦΠΑ ανά συντελεστή: ξεχωριστός λογαριασμός ΦΠΑ εκροών ανά συντελεστή. Κάντε κλικ στο Προσθήκη ποσοστού, συμπληρώστε τον συντελεστή και τον λογαριασμό του.

Αυτό είναι χρήσιμο όταν η λογιστική σας πρέπει να διακρίνει τις δραστηριότητες μεταξύ τους — για παράδειγμα να διαχωρίσει τα έσοδα από τη διδασκαλία από τις ενοικιάσεις γηπέδων. Χωρίς κατανομή, τα πάντα καταλήγουν στους γενικούς λογαριασμούς που ορίστηκαν παραπάνω.

Εξαγωγή των πωλήσεων και των εγγραφών σας

1. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Πίνακας ελέγχου›Χρέωση›Τιμολόγια & συναλλαγές.
2. Φιλτράρετε τη λίστα ως προς την περίοδο και τα κριτήρια που θέλετε: η εξαγωγή ακολουθεί ακριβώς τα φίλτρα που εμφανίζονται στην οθόνη.
3. Κάντε κλικ στο Λήψη εξαγωγής και επιλέξτε μια μορφή.

Παρακολούθηση της εμπορικής δραστηριότητας

• Excel (.xlsx): μία γραμμή ανά παραγγελία, με την ημερομηνία, τον χρήστη, τα ποσά προ ΦΠΑ, τον ΦΠΑ και το συνολικό ποσό, την κατάσταση και τον τρόπο πληρωμής. Είναι η μορφή που προτιμάται για την ανάλυση των πωλήσεών σας σε λογιστικό φύλλο.
• CSV (.csv): η ίδια αναφορά, σε μορφή αναγνώσιμη από οποιοδήποτε λογιστικό φύλλο.
• Λήψη των τιμολογίων PDF: ένα αρχείο που περιέχει το PDF κάθε τιμολογίου του τρέχοντος φίλτρου. Περιλαμβάνονται μόνο τα εκδοθέντα τιμολόγια.

Αποστολή στον λογιστή σας

• Λογιστικές εγγραφές (.csv): οι εγγραφές σε χρέωση/πίστωση ανά τιμολόγιο, σε αναγνώσιμη μορφή που προορίζεται για χειροκίνητη εισαγωγή.
• Γαλλία (Γαλλία): το Αρχείο Λογιστικών Εγγραφών, νόμιμη γαλλική μορφή, που μπορεί να εισαχθεί από τα Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ή QuickBooks. Μία ισοσκελισμένη εγγραφή ανά τιμολόγιο.
• FAIA (Λουξεμβούργο) και DATEV (Γερμανία): οι νόμιμες μορφές αυτών των δύο χωρών, που προσφέρονται στους οργανισμούς που είναι εγκατεστημένοι εκεί.

Η επιλογή Συμπερίληψη των κανονισμών (ταμείο) προσθέτει τις εγγραφές είσπραξης (τράπεζα, ταμείο, επιταγή) σε εκείνες των πωλήσεων. Αποεπιλέξτε την για να εξαγάγετε μόνο το ημερολόγιο πωλήσεων.

Έκδοση τιμολογίων σε μορφή Factur-X

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση καθίσταται υποχρεωτική στη Γαλλία. Το Factur-X είναι η μορφή που επιλέχθηκε: ένα απολύτως συνηθισμένο τιμολόγιο PDF, μέσα στο οποίο έχει ενσωματωθεί ένα αρχείο δεδομένων που τα λογιστικά προγράμματα μπορούν να διαβάσουν αυτόματα.

Για το πρόσωπο που λαμβάνει το τιμολόγιο, τίποτα δεν αλλάζει: ανοίγει ένα PDF, ίδιο με πριν. Το λογιστικό του πρόγραμμα είναι εκείνο που βρίσκει επιπλέον τα ποσά και τα αναγνωριστικά, χωρίς να χρειάζεται να τα πληκτρολογήσει ξανά.

Ελέγξτε αν αφορά τον οργανισμό σας

Αυτό είναι το πρώτο ερώτημα που πρέπει να απαντηθεί, και η απάντηση απέχει πολύ από το να είναι η ίδια για όλους τους οργανισμούς.

• Οι αθλητικοί σύλλογοι που απαλλάσσονται από τον ΦΠΑ βάσει του άρθρου 261-7-1° του γαλλικού γενικού φορολογικού κώδικα δεν αφορώνται ούτε από την ηλεκτρονική τιμολόγηση ούτε από το e-reporting. Πολλοί οργανισμοί βρίσκονται σε αυτή την περίπτωση.
• Οι οργανισμοί που υπόκεινται σε ΦΠΑ θα πρέπει να εκδίδουν τα τιμολόγιά τους προς επαγγελματίες σε ηλεκτρονική μορφή. Για τις πολύ μικρές και μικρομεσαίες επιχειρήσεις, δηλαδή για τη σχεδόν καθολικότητα των οργανισμών, η προθεσμία έκδοσης ορίζεται στην 1η Σεπτεμβρίου 2027.
• Τα τιμολόγια προς ιδιώτες (τα μέλη σας) βρίσκονται εκτός του πεδίου της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ανεξάρτητα από το καθεστώς σας.

Ενεργοποίηση της μορφής

1. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Ρυθμίσεις›Χρέωση›Λογαριασμοί χρέωσης και τροποποιήστε τον σχετικό λογαριασμό.
2. Στην καρτέλα Χρέωση, εντοπίστε την επιλογή Ηλεκτρονικό τιμολόγιο που βρίσκεται στην ενότητα Στοιχεία χρέωσης
3. Επιλέξτε τη μορφή:
   • Factur-X (Γαλλία) για γαλλικό οργανισμό: προσθέτει τις γαλλικές νόμιμες ενδείξεις που αναμένονται στα τιμολόγια μεταξύ επαγγελματιών·
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) για το ευρωπαϊκό πρότυπο χωρίς τις γαλλικές ιδιαιτερότητες·
   • Απενεργοποιημένο για την παραγωγή κλασικών τιμολογίων PDF.

Η ρύθμιση αφορά ξεχωριστά κάθε λογαριασμό τιμολόγησης: ένας οργανισμός που τιμολογεί από πολλούς λογαριασμούς τους ενεργοποιεί ανεξάρτητα.

Συμπλήρωση των υποχρεωτικών στοιχείων

Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο πρέπει να ταυτοποιεί με βεβαιότητα τον εκδότη του. Αυτά τα στοιχεία συμπληρώνονται στην ίδια καρτέλα, στην ενότητα Στοιχεία χρέωσης.

1. Το SIRET του οργανισμού σας: είναι το απαραίτητο πεδίο. Χωρίς αυτό, το τιμολόγιο δεν μπορεί να είναι συμμορφούμενο και εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα κάτω από την επιλογή.
2. Το Αριθμός ΦΠΑ, αν ο οργανισμός σας υπόκειται σε ΦΠΑ. Αν είναι κενό, ο αριθμός SIRET λειτουργεί ως φορολογικό αναγνωριστικό.
3. Η πλήρης διεύθυνση: επωνυμία, οδός, ταχυδρομικός κώδικας, πόλη και χώρα. Μια ελλιπής διεύθυνση οδηγεί σε τιμολόγιο που απορρίπτεται από την πλατφόρμα του πελάτη σας.
4. Το e-mail τιμολόγησης, που χρησιμοποιείται ως σημείο επικοινωνίας όταν δεν υπάρχει διαθέσιμο άλλο αναγνωριστικό.

Συλλογή του SIREN των επαγγελματιών πελατών σας

Ένα τιμολόγιο μεταξύ επαγγελματιών πρέπει να ταυτοποιεί και τον αγοραστή. Ο αριθμός SIREN του πελάτη συμπληρώνεται στη διεύθυνση τιμολόγησής του, στην ενότητα Διεύθυνση εταιρείας, μαζί με τη Επωνυμία και το SIREN. Η ίδια καταχώριση προσφέρεται και κατά την πώληση στο ταμείο.

Τίποτα από όλα αυτά δεν ζητείται για τιμολόγιο προς ιδιώτη: αρκούν το όνομα, η διεύθυνση και η χώρα.

Πού θα βρείτε τα παραστατικά ελέγχου

Ένα λογισμικό που εισπράττει πληρωμές πρέπει να μπορεί να αποδείξει ότι οι εγγραφές του δεν έχουν αλλοιωθεί. Τέσσερα παραστατικά ανταποκρίνονται σε αυτή την απαίτηση, συγκεντρωμένα στο ίδιο σημείο: μεταβείτε στο Διαχείριση›Ρυθμίσεις›Χρέωση›Λογαριασμοί χρέωσης, ανοίξτε τον σχετικό λογαριασμό τιμολόγησης και έπειτα την καρτέλα Λογιστική & Έλεγχος.

Αυτή η καρτέλα εμφανίζεται μόνο σε λογαριασμό που έχει ήδη καταχωρηθεί: τα παραστατικά αφορούν μια δραστηριότητα, οπότε δεν υπάρχει τίποτα να εμφανιστεί σε έναν λογαριασμό που δημιουργείται εκείνη τη στιγμή. Κάθε λογαριασμός τιμολόγησης έχει τα δικά του — αν ο οργανισμός σας τιμολογεί από πολλές οντότητες, εξετάστε τα ξεχωριστά.

Λήψη της βεβαίωσής σας

Σε περίπτωση ελέγχου, η φορολογική αρχή μπορεί να σας ζητήσει να αποδείξετε ότι το λογισμικό είσπραξής σας τηρεί τις προϋποθέσεις μη αλλοιωσιμότητας, ασφάλειας, διατήρησης και αρχειοθέτησης των δεδομένων. Η κάρτα Βεβαίωση λογισμικού ταμειακής μηχανής παράγει αυτό το δικαιολογητικό κατόπιν αιτήματος, μέσω Λήψη (PDF).

Το έγγραφο περιλαμβάνει δύο μέρη. Εκείνο του κατασκευαστή είναι ήδη υπογεγραμμένο. Το δεύτερο συμπληρώνεται και υπογράφεται από τον νόμιμο εκπρόσωπό σας: η βεβαίωση είναι πλήρης μόνο όταν συνυπάρχουν και τα δύο, και μαζί προσκομίζονται.

Η κάρτα εμφανίζεται μόνο για γαλλικό λογαριασμό τιμολόγησης: η υποχρέωση αφορά τους υποκείμενους στον φόρο που είναι εγκατεστημένοι στη Γαλλία.

Προβολή του ημερολογίου συμβάντων

Η κάρτα Αρχείο καταγραφής συμβάντων οδηγεί, μέσω Συμβουλευτείτε, στο αποδεικτικό ίχνος όσων συνέβησαν στην τιμολόγησή σας. Εκεί δεν θα βρείτε τις πωλήσεις — βρίσκονται στις παραγγελίες σας — αλλά τα τεχνικά γεγονότα που τις περιβάλλουν.

Περιλαμβάνονται ιδίως οι επιτυχημένες και αποτυχημένες συνδέσεις, οι τροποποιήσεις των ρυθμίσεων, οι αλλαγές δικαιωμάτων τιμολόγησης, τα κλεισίματα που καταχωρήθηκαν, τα σφραγισμένα έγγραφα και τα αντίγραφα που εκδόθηκαν, τα αρχεία που δημιουργήθηκαν, οι λογιστικές εξαγωγές, οι μεταβάσεις σε δοκιμαστική λειτουργία, καθώς και οι ανωμαλίες που εντοπίστηκαν: διακοπή αλυσίδας, απόκλιση κλεισίματος, ανωμαλία ρολογιού.

Κάθε γραμμή φέρει την ημερομηνία της, τον τύπο του συμβάντος, τον σχετικό λογαριασμό, τον χειριστή και τις λεπτομέρειες. Ένα φίλτρο ανά τύπο και ανά περίοδο σας βοηθά να προσανατολιστείτε, ενώ το κουμπί Εξαγωγή παράγει ένα αρχείο.

Κατανόηση των κλεισιμάτων

Ένα κλείσιμο σφραγίζει μια περίοδο: παγιώνει τις εισπράξεις, τα τιμολόγια και τα πιστωτικά σημειώματα που περιέχει, και δεν μπορεί πλέον ούτε να τροποποιηθεί ούτε να αναδημιουργηθεί. Η κάρτα Κλεισίματα παρουσιάζει τα ημερήσια, μηνιαία και ετήσια κλεισίματα του λογαριασμού σας.

Καταχωρούνται αυτόματα, χωρίς δική σας παρέμβαση. Δεν έχετε λοιπόν να «κάνετε» τίποτα κάθε βράδυ: ο πίνακας συμπληρώνεται μόνος του.

Κάθε γραμμή δείχνει την περίοδο, τον αριθμό των συναλλαγών, το Καθαρό εισπραχθέν, την Κατανομή ανά τρόπο πληρωμής — διαδικτυακά, επιτόπου, μετρητά, επιταγή, έμβασμα, τερματικό — καθώς και τον αριθμό των τιμολογίων και των πιστωτικών σημειωμάτων που εκδόθηκαν.

Δύο σημεία αξίζει να γίνουν κατανοητά, γιατί συχνά προκαλούν έκπληξη:

• Το γενικό σύνολο δεν μηδενίζεται ποτέ. Πρόκειται για διαρκές σωρευτικό σύνολο από την έναρξη του λογαριασμού, όχι για υπόλοιπο περιόδου. Ένα σύνολο που αυξάνεται συνεχώς είναι η αναμενόμενη συμπεριφορά.
• Η Έναρξη (μηδενικό σημείο) δείχνει την ημερομηνία και το ποσό από τα οποία ξεκινά αυτό το σωρευτικό σύνολο. Για έναν λογαριασμό που υπήρχε πριν από την καθιέρωση των κλεισιμάτων, αυτό είναι το σημείο εκκίνησης που επιλέχθηκε, και όχι το μηδέν.

Ανάκτηση των φορολογικών σας αρχείων

Κάθε κλεισμένος μήνας δίνει ένα παγιωμένο αρχείο, συγκεντρωμένο σε ένα αρχείο ZIP με χρονοσήμανση: συναλλαγές, τιμολόγια, πιστωτικά σημειώματα, κλεισίματα και τεχνικό ημερολόγιο της περιόδου. Η κάρτα Αρχείο τα εμφανίζει σε λίστα κάτω από το Μηνιαία αρχεία, με την περίοδό τους, το μέγεθός τους, την ημερομηνία δημιουργίας τους και το Αποτύπωμα (SHA-256) τους.

Αυτό το αποτύπωμα είναι που καθιστά το αρχείο επαληθεύσιμο: αλλάζει με την παραμικρή τροποποίηση έστω και ενός byte. Δύο κουμπιά συνοδεύουν την κάρτα, το Εργαλείο επαλήθευσης και το Εγχειρίδιο επαλήθευσης — ώστε ένας τρίτος, ελεγκτής ή λογιστής, να μπορεί να ελέγξει ο ίδιος την ακεραιότητα ενός αρχείου χωρίς να περάσει από εσάς.

Τα αρχεία παράγονται αυτόματα. Αν μια κλεισμένη περίοδος δεν έχει ακόμη το δικό της, εμφανίζεται κάτω από το Κλεισμένες περίοδοι μη αρχειοθετημένες και ένα κουμπί Δημιουργία επιτρέπει την άμεση παραγωγή του.