Računovodstvo i revizija

Podesite kontni plan svoje organizacije, izvezite knjiženja u program svog računovođe, aktivirajte elektronsku fakturu u formatu Factur-X i pronađite dokumenta koja poreska uprava može da zatraži: potvrdu, dnevnik događaja, zaključenja i arhive.

Podešavanje kontnog plana

Kontni plan određuje na koja konta i u koje dnevnike će vaša prodaja biti knjižena prilikom izvoza. Podešava se po nalogu za fakturisanje: dva subjekta koja fakturišu odvojeno imaju svaki svoj.

1. Idite u Administracija›Podešavanja›Fakturisanje›Nalozi za naplatu i otvorite željeni nalog.
2. Otvorite karticu Kontni plan.
3. Prilagodite brojeve konta i nazive, a zatim kliknite na Sačuvaj.

Ekran je podeljen u tri celine:

• Prodaja, PDV i klijenti: konta usluga, obračunatog PDV-a, kupaca i odobrenih popusta.
• Blagajna: konta banke, blagajne i čekova na naplatu, koja se koriste u knjiženjima naplate.
• Dnevnici: šifre dnevnika prodaje, banke i blagajne.

Raščlanjivanje prodaje po kategoriji ili po stopi

Podrazumevano se sva vaša prodaja knjiži na jedno konto prihoda. Dva opciona raščlanjivanja omogućavaju da odete korak dalje, u istoj kartici.

• Prodaja po kategorijama: posebno konto za svaku kategoriju proizvoda — pretplate, krediti, oprema, časovi… Kliknite na Dodaj kategoriju, izaberite kategoriju i unesite njeno konto.
• Raspodela PDV-a po stopama: posebno konto obračunatog PDV-a za svaku stopu. Kliknite na Dodaj stopu, unesite stopu i njeno konto.

To je korisno kada vaše knjigovodstvo mora da razdvoji aktivnosti međusobno — na primer da odvoji prihode od obuke od iznajmljivanja terena. Ako raščlanjivanja nema, sve završava na opštim kontima definisanim iznad.

Izvoz prodaje i knjiženja

1. Idite u Administracija›Kontrolna tabla›Fakturisanje›Fakture i transakcije.
2. Filtrirajte listu po željenom periodu i kriterijumima: izvoz preuzima tačno one filtere koji su prikazani na ekranu.
3. Kliknite na Preuzmi izvoz i izaberite format.

Praćenje poslovne aktivnosti

• Excel (.xlsx): jedan red po narudžbini, sa datumom, korisnikom, iznosima bez PDV-a, PDV-om i ukupnim iznosom, statusom i načinom plaćanja. To je format koji treba koristiti za analizu prodaje u tabelarnom programu.
• CSV (.csv): isti izveštaj, u formatu koji može da pročita bilo koji tabelarni program.
• Preuzmi PDF fakture: arhiva koja sadrži PDF svake fakture iz trenutnog filtera. U njoj se nalaze samo izdate fakture.

Slanje računovođi

• Računovodstveni unosi (.csv): knjiženja u dugovanju/potraživanju po fakturi, u čitljivom formatu namenjenom ručnom uvozu.
• FEC (Francuska): Datoteka računovodstvenih knjiženja, zvanični francuski format, koji mogu da uvezu Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ili QuickBooks. Jedno uravnoteženo knjiženje po fakturi.
• FAIA (Luksemburg) i DATEV (Nemačka): zvanični formati te dve zemlje, ponuđeni organizacijama koje su tamo registrovane.

Opcija Uključiti propise (blagajna) dodaje knjiženja naplate (banka, blagajna, ček) uz knjiženja prodaje. Isključite je ako želite da izvezete samo dnevnik prodaje.

Izdavanje faktura u formatu Factur-X

Elektronsko fakturisanje postaje obavezno u Francuskoj. Factur-X je izabrani format: sasvim obična PDF faktura u koju je ubačena datoteka sa podacima koju računovodstveni programi umeju automatski da pročitaju.

Za osobu koja prima fakturu ništa se ne menja: otvara PDF, identičan onom od ranije. Njen računovodstveni program u njemu dodatno pronalazi iznose i identifikatore, bez potrebe da ih ona ponovo unosi.

Provera da li se ovo odnosi na vašu organizaciju

To je prvo pitanje koje treba rešiti, a odgovor nije ni izbliza isti za sve organizacije.

• Sportska udruženja oslobođena PDV-a na osnovu člana 261-7-1° francuskog opšteg poreskog zakonika nisu obuhvaćena ni elektronskim fakturisanjem ni e-izveštavanjem. Mnoge organizacije su u ovoj situaciji.
• Organizacije koje su obveznici PDV-a moraće da izdaju fakture između privrednih subjekata u elektronskom formatu. Za mikro, mala i srednja preduzeća, odnosno gotovo sve organizacije, rok za izdavanje je 1. septembar 2027.
• Fakture fizičkim licima (vašim članovima) nisu obuhvaćene elektronskim fakturisanjem, bez obzira na vaš poreski režim.

Aktiviranje formata

1. Idite u Administracija›Podešavanja›Fakturisanje›Nalozi za naplatu i izmenite željeni nalog.
2. U kartici Fakturisanje pronađite opciju Elektronski račun koja se nalazi u odeljku Podaci za fakturisanje
3. Izaberite format:
   • Factur-X (Francuska) za francusku organizaciju: dodaje francuske zakonske napomene koje se očekuju na fakturama između privrednih subjekata;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) za evropski standard bez francuskih posebnosti;
   • Deaktivirano za izradu klasičnih PDF faktura.

Podešavanje važi za svaki nalog za fakturisanje posebno: organizacija koja fakturiše sa više naloga aktivira ga za svaki nezavisno.

Unos obaveznih informacija

Elektronska faktura mora pouzdano da identifikuje svog izdavaoca. Ove informacije se unose u istoj kartici, u odeljku Podaci za fakturisanje.

1. SIREN / SIRET vaše organizacije: to je neophodno polje. Bez njega faktura ne može biti usklađena i ispod opcije se prikazuje poruka upozorenja.
2. Poreski broj, ako je vaša organizacija obveznik. Ako je prazan, SIRET služi kao poreski identifikator.
3. Potpuna adresa: naziv firme, ulica, poštanski broj, grad i zemlja. Nepotpuna adresa dovodi do fakture koju platforma vašeg klijenta odbija.
4. E-mail adresa za fakturisanje, koja se koristi kao kontakt tačka kada nijedan drugi identifikator nije dostupan.

Prikupljanje SIREN broja poslovnih klijenata

Faktura između privrednih subjekata mora da identifikuje i kupca. SIREN broj klijenta unosi se u njegovu adresu za fakturisanje, u bloku Adresa kompanije, zajedno sa Poslovno ime i Identifikacioni broj organizacije. Isti unos je ponuđen i prilikom prodaje na šalteru.

Ništa od toga se ne traži za fakturu fizičkom licu: dovoljni su ime, adresa i zemlja.

Pronalaženje dokumenata za reviziju

Program koji naplaćuje uplate mora da može da dokaže da njegova knjiženja nisu naknadno menjana. Četiri dokumenta odgovaraju na taj zahtev i okupljena su na istom mestu: idite u Administracija›Podešavanja›Fakturisanje›Nalozi za naplatu, otvorite željeni nalog za fakturisanje, a zatim karticu Računovodstvo i revizija.

Ova kartica se pojavljuje samo na već sačuvanom nalogu: dokumenta se odnose na aktivnost, pa nema šta da se prikaže na nalogu koji se tek kreira. Svaki nalog za fakturisanje ima svoja — ako vaša organizacija fakturiše preko više subjekata, pregledajte ih odvojeno.

Preuzimanje potvrde

U slučaju kontrole, poreska uprava može da zatraži dokaz da vaš program za naplatu poštuje uslove nepromenljivosti, bezbednosti, čuvanja i arhiviranja podataka. Kartica Potvrda o softveru za kasu izrađuje taj dokaz na zahtev, preko Preuzmite (PDF).

Dokument ima dva dela. Deo izdavača softvera je već potpisan. Drugi treba da popuni i potpiše vaš zakonski zastupnik: potvrda je potpuna tek kada su oba dela spojena i zajedno se podnose.

Kartica se pojavljuje samo za francuski nalog za fakturisanje: obaveza se odnosi na obveznike registrovane u Francuskoj.

Pregled dnevnika događaja

Kartica Dnevnik događaja vodi, preko Pregledaj, do dokaznog traga o tome šta se dešavalo sa vašim fakturisanjem. Tu se ne nalazi prodaja — ona je u vašim narudžbinama — već tehničke činjenice koje je prate.

Tu su naročito uspešne i neuspešne prijave, izmene konfiguracije, promene prava fakturisanja, postavljena zaključenja, zapečaćeni dokumenti i izdati duplikati, generisane arhive, računovodstveni izvozi, prelasci u režim testiranja, kao i otkrivene nepravilnosti: prekid lanca, odstupanje u zaključenju, nepravilnost sata.

Svaki red sadrži datum, tip događaja, nalog na koji se odnosi, operatera i detalje. Filter po tipu i po periodu pomaže u snalaženju, a dugme Izvezi iz toga pravi datoteku.

Razumevanje zaključenja

Zaključenje pečati jedan period: ono fiksira naplate, fakture i knjižna odobrenja koje sadrži, i više ne može biti ni izmenjeno ni ponovo generisano. Kartica Ograde prikazuje dnevna, mesečna i godišnja zaključenja vašeg naloga.

Ona se postavljaju automatski, bez vašeg učešća. Dakle, nemate šta da „radite” svako veče: tabela se popunjava sama.

Svaki red prikazuje period, broj transakcija, Neto naplaćeno, Raspodela po načinu plaćanja — onlajn, na licu mesta, gotovina, ček, prenos, terminal — kao i broj izdatih faktura i knjižnih odobrenja.

Dve stvari treba razumeti, jer često iznenade:

• Veliki ukupan iznos nikada se ne vraća na nulu. Reč je o trajnom kumulativu od nastanka naloga, a ne o saldu perioda. Ukupan iznos koji stalno raste je očekivano ponašanje.
• Početno stanje (nulta tačka) označava datum i iznos od kojih taj kumulativ počinje. Za nalog koji je postojao pre uvođenja zaključenja to je usvojena polazna tačka, a ne nula.

Preuzimanje poreskih arhiva

Svaki zaključeni mesec daje fiksiranu arhivu, objedinjenu u ZIP datoteci sa vremenskom oznakom: transakcije, fakture, knjižna odobrenja, zaključenja i tehnički dnevnik perioda. Kartica Arhiva ih navodi pod Mesečne arhive, sa periodom, veličinom, datumom kreiranja i Otisak (SHA-256).

Taj digitalni otisak je ono što arhivu čini proverljivom: menja se i pri izmeni jednog jedinog bajta. Uz karticu idu dva dugmeta, Alat za proveru i Priručnik za verifikaciju — što trećem licu, kontroloru ili računovođi, omogućava da sam proveri integritet arhive bez vašeg posredovanja.

Arhive se izrađuju automatski. Ako zaključeni period još uvek nema svoju, pojavljuje se pod Zatvoreni periodi koji nisu arhivirani, a dugme Generiši omogućava da je odmah izradite.