Participativne rezervacije: otvorite termin za prijave

Rezervišite termin u ime organizacije — trening kamp, turnir, čas, grupni čas — i pustite korisnike da se sami prijave, sa onlajn plaćanjem ili bez njega. Vi određujete broj mesta, kriterijume pristupa i rokove, a zatim pratite listu učesnika.

Izaberite ko sastavlja listu učesnika

Svaka rezervacija sa oznakom može da prima učesnike. Ono što se razlikuje od termina do termina jeste osoba koja sastavlja listu — vi ili sami korisnici.

Vi sastavljate listu

Rezervišite termin sa njegovom oznakom i odredite učesnike, bez uključivanja Participativna rezervacija. Korisnici ne mogu sami da se prijave: lista je vaša.

Ipak, ona nije nepromenljiva. Ponovo otvorite rezervaciju iz kalendara u bilo kom trenutku da biste dodali ili uklonili osobe u kartici Oznake, gde se već prijavljeni učesnici prikazuju unapred izabrani.

Tako funkcioniše trening na koji sami pozivate grupu, ekipa postavljena za susret ili čas čiji je spisak prijavljenih unapred utvrđen.

Korisnici se sami prijavljuju

Uključite Participativna rezervacija i termin se otvara: u kalendaru prikazuje brojač mesta, a svako svoje mesto zauzima sa svog naloga.

Tako funkcionišu raspusni kamp, interni turnir ili aktivnost otvorena za sve zainteresovane.

Kada je opcija uključena, upravljanje listom prelazi sa formulara rezervacije na detalje termina, gde su vam na raspolaganju Dodaj učesnike i Obriši.

Prelazak sa jednog na drugi režim

Dva režima se ne isključuju međusobno, a izbor nikada nije konačan. Možete prvo sastaviti listu, a zatim kasnije uključiti Participativna rezervacija da biste otvorili preostala mesta: već određene osobe ostaju prijavljene.

Funkcioniše i obrnuto — pogledajte zatvaranje prijava na kraju stranice.

Otvorite termin za učešće

1. U kalendaru kliknite na termin koji želite da rezervišete.
2. Otvorite karticu Oznake u formularu rezervacije.
3. Izaberite oznaku — kamp, turnir, čas, trening — i dodajte komentar ako želite.
4. Uključite Participativna rezervacija, a zatim kliknite na Konfiguriši da biste otvorili podešavanja.
5. Po potrebi izaberite osobe koje se prijavljuju automatski, pa potvrdite.

Koristite Ponavljanje da biste jednom radnjom obuhvatili sve sesije jednog kampa ili nedeljnog časa: zatim ćete izabrati da li prijava važi za jednu sesiju ili za celu seriju.

U kalendaru termin tada prikazuje broj učesnika u odnosu na kapacitet i poziv na prijavu sve dok ima slobodnih mesta. Klik vodi do detalja termina, gde se nalaze lista i dugme za učešće.

Da biste se kasnije vratili na svoja podešavanja, otvorite termin i upotrebite Konfiguriši u bloku Učesnici.

Podesite broj mesta i obuhvat prijave

Blok Učesnici u podešavanjima sadrži dva broja.

Maksimum određuje broj mesta. Kada se dostigne, termin prikazuje Popunjeno i dugme za učešće nestaje.

Minimum ne blokira nijednu prijavu: taj broj služi samo kao kvorum za automatsko otkazivanje, opisano u nastavku. Najmanja vrednost je 1. Da biste održali sesiju bez obzira na broj prijavljenih, ne dirajte ovo polje i jednostavno nemojte uključivati Automatski otkazati.

Obim učešća je podešavanje koje najviše određuje sve ostalo i o kojem treba prvo odlučiti:

• Ova rezervacija — prijavljujete se za jednu sesiju. To je pravo rešenje za nedeljni trening na koji se dolazi kada se može ili za jednokratnu aktivnost.
• Sva ponavljanja — prijavljujete se za celinu. Jedna prijava upisuje osobu na sve sesije serije, a jedna odjava sa termina uklanja je sa svih. To je pravo rešenje za petodnevni kamp ili za ciklus časova koji se nadovezuju. Serija ostaje otvorena sve dok ima bar jednu predstojeću sesiju: moguće je dakle pridružiti se kampu koji je već počeo.

Uz Sva ponavljanja, detalji termina navode datume serije: svako tačno zna na šta se obavezuje. Uz Ova rezervacija, prikazuje se samo otvorena sesija.

Izaberite ko može da se prijavi

Bez posebnog podešavanja, termin je otvoren za sve korisnike vaše organizacije.

Uključite Kriterijumi podobnosti da biste ograničili tu otvorenost, a zatim izaberite kriterijume. Oni preuzimaju filtere iz vaše liste korisnika, u pet grupa: profili, pretplate, starosne kategorije, grupe i rangiranja, čemu se dodaje i pol.

Korisnik koji ne ispunjava kriterijume ipak vidi dugme, ali kada klikne, dobija poruku da njegov profil ne odgovara kriterijumima ovog termina. Isto važi i za ostala odbijanja: popunjen termin, prijave koje još nisu otvorene, nedostupan proizvod. Svaki slučaj ima svoju poruku — niko ne ostaje pred dugmetom koje ne reaguje.

Nekoliko uobičajenih primena: rezervisati kamp za jednu starosnu kategoriju, otvoriti grupni čas samo za vlasnike određene pretplate, ograničiti interni turnir na jednu ekipnu grupu.

Isključivanjem opcije brišu se izabrani kriterijumi: termin ponovo postaje otvoren za sve.

Naplatite učešće

Uključite Plaćanja i fakturisanje u podešavanjima termina, a zatim izaberite proizvod koji se plaća. Lista nudi aktivne proizvode iz vašeg kataloga tipa kamp, čas i turnir.

Učesnik plaća onlajn u trenutku prijave. Njegovo mesto je zadržano tek kada je uplata naplaćena: dok porudžbina čeka, termin prikazuje „Završite plaćanje“ i mesto ostaje dostupno nekom drugom.

Dva podešavanja preciziraju cenu bez izmene vašeg kataloga:

• „Prilagodite iznos“ nameće Jedinična cena koji važi samo za ovaj termin. Bez toga, svako plaća cenu koja proizlazi iz pravila o cenama podešenih u izabranom proizvodu.
• Opis unet ovde prikazuje se ispod dugmeta za učešće, namenjen učesniku.

Ova opcija se pojavljuje samo ako vaša organizacija koristi onlajn fakturisanje. Na kiosku, termin koji se plaća prikazuje poruku koja poziva na plaćanje sa sopstvenog naloga: onlajn plaćanje se ne obavlja na kiosku.

Pratite učesnike i upravljajte njima

Blok Učesnici u detaljima termina navodi prijavljene i pokazuje preostala mesta. Tu uvek vidite kompletnu listu, čak i ako ste je sakrili od korisnika.

Dodaj učesnike omogućava da prijavite više njih odjednom, a Obriši da nekoga uklonite. Obe radnje se primenjuju na ceo obuhvat definisan iznad.

Na terminu koji se plaća, kada nekoga dodate, birate kako da postupite sa iznosom:

1. Učini učešće besplatnim — osoba je prijavljena, nijedna porudžbina se ne kreira. To je podrazumevani izbor, izbor pozivnice i komercijalnog ustupka.
2. Naplati odmah — kreira se porudžbina i kasa se odmah otvara da biste naplatili na licu mesta. Kod više učesnika, naplate se nižu jedna za drugom. Ovaj izbor se nudi samo ako vaš profil ima pristup Administracija›Kontrolna tabla›Fakturisanje›Fakture i transakcije.
3. Naplati kasnije — kreira se porudžbina i narudžbenica se šalje e-poštom. Osoba će platiti kasnije.

Isti izbor vam se nudi kada prijavljujete osobe u trenutku kreiranja termina: pojavljuje se u kartici Oznake čim označite prvog učesnika.

Za svakog učesnika lista podseća na status plaćanja: Gratis ako mu je učešće bilo besplatno, u suprotnom pripadajuću porudžbinu, sa mogućnošću da je Naplati ili da ponovo pošaljete fakturu e-poštom.

Gosti nisu prihvaćeni na ovoj vrsti termina: svako mesto odgovara identifikovanom korisniku.

Vremenski uokvirite prijave

Tri roka, svi opcioni, svi izraženi u odnosu na početak termina.

Rok otvaranja odlaže otvaranje prijava. Sa 48 sati, termin u ponedeljak u 10 h otvara svoja mesta u prethodnu subotu u 10 h. Time se izbegava da kamp objavljen tri meseca unapred bude popunjen već na dan objave.

Ograniči odjavu zatvara izlaz nakon određenog roka. Posle toga učesnik više ne može sam da se povuče — vi to činite ako je potrebno. Bez ovog podešavanja, on može da se odjavi sa termina sve do njegovog početka.

Automatski otkazati otkazuje rezervaciju ako Minimum učesnika nije dostignut do izabranog roka. Učesnici i kreator termina obaveštavaju se e-poštom. Rezervacija kreirana kada je njen rok već započeo nikada se ne otkazuje automatski — možete dakle bez rizika otvoriti termin u poslednjem trenutku.

Na terminu koji se plaća, ovo otkazivanje poništava i porudžbine koje čekaju plaćanje: niko više ne može da plati sesiju koja se neće održati. Već naplaćena učešća, međutim, ostaju sačuvana i ne vraćaju se — na vama je da ih obradite.

Da li se učešća oduzimaju od kvota

Podrazumevano, učešće u terminu ne troši ništa: ni kvotu istovremenih rezervacija, ni ograničenja po periodu, ni uzastopne termine. Korisnik može da se prijavi za kamp, a da ne izgubi mogućnost da istog dana rezerviše teren.

Uračunati u kvotu i ograničenja obrće ovo ponašanje: svako učešće se tada računa kao obična rezervacija, a osoba koja je dostigla kvotu više ne može da se prijavi.

Uključite ovu opciju kada učešće treba da ima cenu za korisnika — na primer grupni čas uključen u njegovu pretplatu. Ostavite je isključenom za sve što se dodaje uobičajenoj praksi, a ne zamenjuje je.

Obaveštavajte e-poštom

Učesnik uvek dobija potvrdu prilikom prijave i e-poruku ako je termin automatski otkazan. Ova slanja se ne mogu isključiti.

Aktiviraj obaveštenja se odnosi na kreatora termina: on dobija obaveštenje pri svakoj prijavi, pri svakoj odjavi sa termina i kada se zauzme poslednje mesto. Isključite ovu opciju na terminu sa velikom posećenošću ako ne želite da pratite svako pojedinačno kretanje.

Poštuju se podešavanja obaveštenja svakog korisnika: onaj ko je isključio svoja obaveštenja neće dobiti ništa.

Prikaži listu učesnika određuje šta korisnici vide. Kada je uključena, svako zna ko je prijavljen. Kada je isključena, javni su samo brojač i preostala mesta.

Ponovo iskoristite konfiguraciju

Podešavanje desetak opcija za svaki kamp bilo bi zamorno. Dva mehanizma to izbegavaju.

Blok Šablon, na vrhu podešavanja, objedinjuje obe radnje. Sačuvaj kao šablon čuva podešavanja termina pod Naziv modela koji unesete. Čim šablon postoji, iznad se pojavljuje lista Izaberite šablon...: jednim izborom prenosite ta podešavanja na bilo koji drugi termin.

Termin ostaje povezan sa šablonom iz kojeg potiče. Ako kasnije izmenite njegova podešavanja, bićete upitani dokle izmena treba da se primeni: samo na ovu rezervaciju, na ovu rezervaciju i njena ponavljanja, ili Svuda — to jest na sve termine koji dele ovaj šablon.

Zatvorite prijave

Isključivanje Participativna rezervacija na terminu koji već ima prijavljene moguće je i bezopasno za njih: učesnici ostaju na svom mestu, izdate porudžbine ostaju važeće. Prestaju samo prijave i odjave sa termina, a blok sa učesnicima nestaje na strani korisnika.

Povraćaj novca za učešće ili naknadno uklanjanje neke osobe i dalje su vaša radnja: zatvaranje prijava to ne obavlja umesto vas.