Primanje izveštaja o aktivnostima putem e-pošte

Automatski primajte pregled života vaše organizacije: broj članova, abonmani, registracije, rezervacije, prijave na nalog i e-poruke, sa poređenjem u odnosu na prethodni period.

Aktivirajte izveštaje

1. Otvorite Administracija›Podešavanja›Izveštaji o aktivnostima.
2. Aktivirajte Aktivirajte izveštaje o aktivnostima putem e-maila.
3. U polju E-mail adrese unesite najviše 4 primaoca, jednu adresu po redu.
4. Kliknite na Sačuvaj.

Primaocima nije potreban nalog rukovodioca kluba niti posebna dozvola: izveštaj stiže u njihovo sanduče. To je najjednostavniji način da obavestite predsednika ili blagajnika koji se nikada ne prijavljuje na aplikaciju.

Izaberite učestalost

Postoje tri izveštaja, koje možete aktivirati pojedinačno ili zajedno:

• Dnevni izveštaji: svakog jutra, aktivnosti od prethodnog dana.
• Nedeljni izveštaji: svakog ponedeljka ujutru, protekla nedelja.
• Mesečni izveštaji: prvog dana svakog meseca, protekli mesec.

Svaki od njih odgovara drugoj potrebi. Dnevni izveštaj služi svakodnevnom radu: pokazuje šta treba obaviti danas. Mesečni izveštaj možete proslediti upravnom odboru takav kakav jeste, bez ikakve prepravke. Nedeljni je negde između i dobro odgovara rukovodiocu volonteru koji u klub svrati jednom nedeljno.

Razumevanje sadržaja izveštaja

Izveštaj počinje najvažnijim podacima, a zatim razrađuje svaku oblast. Svaka cifra se poredi sa referentnim periodom: prethodnim danom za dnevni izveštaj, prethodnom nedeljom za nedeljni i istim mesecom prethodne godine za mesečni, kako septembarski početak sezone ne bi bio upoređen sa avgustovskim odmorom.

Rezime i ključne cifre

Izveštaj počinje rečenicom rezimea i sa najviše tri istaknute činjenice: rekord u poslednjih osam perioda, izrazit rast ili pad.

Zatim slede najviše četiri ključne cifre: naplaćeni iznos, rezervacije čiji termin pada u taj period, stopa popunjenosti i broj prijavljenih korisnika. Uz svaku se prikazuje kretanje, cifra uporednog perioda sivom bojom i mala kriva poslednjih osam perioda.

Stavke za obradu i nedelja koja sledi

Poseban okvir objedinjuje stavke za obradu na dan slanja: zakasnele rate sa iznosom za opomenu, neplaćene porudžbine starije od 7 dana (bez ponuda i plaćanja na rate), onlajn registracije koje treba odobriti, proizvode sa niskim zalihama i abonmane koji ističu u narednih 30 dana. Svaki red otvara odgovarajući ekran.

Naredni deo se odnosi na narednih 7 dana, odnosno na dan koji počinje u dnevnom izveštaju: već zakazane rezervacije, predviđena popunjenost, časovi i kampovi sa prijavljenim učesnicima i slobodnim mestima, zatvaranja terena i dan sa najmanje rezervacija.

Fakturisanje i naplata

Ovaj odeljak prikazuje naplaćeni iznos umanjen za povraćaje, primljene uplate, izdate fakture, prosečnu korpu, odbijena onlajn plaćanja, raspodelu po načinu plaćanja i najprodavanije artikle. Iznosi se izračunavaju na isti način kao u statistici fakturisanja, za sve naloge za fakturisanje zajedno, bez ijednog imena klijenta.

Ovaj odeljak se prikazuje samo ako je vaša organizacija nešto naplatila, fakturisala ili refundirala, ili imala odbijeno plaćanje, u jednom od dva perioda.

Rezervacije

Ovaj odeljak prikazuje rezervacije po danu (po nedelji u mesečnom izveštaju), rezervacije napravljene tokom perioda po vrsti, odigrane sate i otkazivanja, uključujući ona izvršena manje od 24 sata pre termina. Toplotna mapa ukršta dane i sate, a zatim slede stopa popunjenosti po kalendaru i najaktivniji igrači.

Dnevni izveštaj, koji obuhvata samo jedan dan, ne prikazuje ni grafikon rezervacija ni toplotnu mapu.

Korisnici, evidentiranje prisustva, registracije i e-poruke

• Korisnici i abonmani: novi korisnici, abonmani koji su istekli tokom perioda ili ističu u narednih 30 dana, abonenti bez rezervacije u poslednjih 30 dana, suspendovani nalozi, nalozi premešteni u korpu za otpatke ili obrisani, prijave na nalog i ukupan broj članova. Rođendani u narednih 7 dana, odnosno tog dana u dnevnom izveštaju, dodaju se ako aktivirate tu opciju.
• Evidentiranje prisustva na kiosku: termini sa evidentiranim i neevidentiranim prisustvom, automatska otkazivanja i sankcionisani korisnici.
• Onlajn registracije: zahtevi prihvaćeni i odbijeni tokom perioda, kao i zahtevi koji čekaju vašu potvrdu.
• E-poruke: isporučene poruke, stopa otvaranja, neuspesi i adrese koje treba ispraviti u karticama.

Evidentiranje prisustva i onlajn registracije prikazuju se samo ako je funkcija aktivna u vašoj organizaciji: onlajn registracije moraju biti otvorene za bar jedan abonman, a evidentiranje prisustva mora biti aktivirano na kiosku.

Šta se ne prikazuje

Cifra koja je nula u oba perioda ne prikazuje se, a prazan odeljak nestaje: izveštaj male organizacije ostaje kratak. Kada nema šta da prikaže, za taj period se ne šalje nijedna e-poruka. U podešavanjima izveštaja možete i ukloniti odeljke koji vas se ne tiču.

Koristite izveštaj kao listu zadataka

To je ono što ovaj izveštaj razlikuje od obične tabele sa ciframa: više rubrika navodi imena. Ne čitate samo „12 abonmana uskoro ističe“, već dobijate i spisak tih dvanaest osoba.

Iz toga proizlaze tri prirodne primene:

• Spisak abonmana koji ističu u narednih 30 dana je vaša lista za opomene. Stiže sam od sebe, svakog meseca, bez potrebe da pravite filter.
• Spisak registracija na čekanju podseća vas na zahteve koje niko nije obradio — tipičan slučaj organizacije u kojoj više osoba administrira bez jasne podele zadataka.
• Brojač neuspelih e-poruka ukazuje na bazu adresa koja se kvari, mnogo pre nego što se neki član požali da ništa ne prima.