Fakture i transakcije

Pratite sve prodajne dokumente vaše organizacije — ponude, porudžbine i fakture — naplaćujte plaćanja, vršite povraćaje sredstava i izvozite prodaju za knjigovodstvo. Otvorite meni Administracija›Kontrolna tabla›Fakturisanje›Fakture i transakcije.

Razlikovanje tri vrste dokumenata

Prodaja ne izgleda isto u svakoj fazi, a vrsta dokumenta se bira prilikom njegovog kreiranja.

• Ponuda predstavlja predlog sa iznosom, poslat korisniku na saglasnost — kamp za školsku grupu, iznajmljivanje terena firmi.
• Narudžbina predstavlja pokrenutu prodaju koja čeka plaćanje. Upravo ona nosi uplate.
• Faktura predstavlja numerisani dokument, izdat čim je plaćanje naplaćeno.

Četvrti dokument, Narudžbenica, pogodan je za javne ustanove i savete zaposlenih koji zahtevaju dokument pre nego što odobre trošak.

Šta se dešava sa prihvaćenom ponudom

Ponuda nije slepa ulica: poslata e-poštom, sadrži link koji korisniku omogućava da je sam prihvati, bez naloga i bez prijave. Ovaj link važi 14 dana.

Pregled ponude — stranice ili PDF-a — ne znači njeno prihvatanje. Prihvatanje nastaje u trenutku kada korisnik izabere način plaćanja, a upravo taj izbor određuje dalji tok:

• kod odloženog plaćanja (uplatnica, ček, plaćanje na licu mesta), ponuda postaje Narudžbina koja čeka plaćanje; ona će se pretvoriti u fakturu kada izvršite naplatu;
• kod onlajn plaćanja, uplata sledi odmah: dokument direktno postaje numerisana Faktura.

Drugim rečima, prihvaćena ponuda se prati potpuno isto kao i porudžbina — pronaći ćete je na kartici koja odgovara njenoj novoj vrsti.

Pronalaženje prodaje

1. Otvorite Administracija›Kontrolna tabla›Fakturisanje›Fakture i transakcije.
2. Kartice u vrhu filtriraju po vrsti (Ponuda, Naredbe, Фактуре) i po statusu (Na čekanju, Plaćeno, Otkazano, Refundirano).
3. Panel Filteri zatim precizira pretragu, a kriterijumi se međusobno kombinuju.

Dostupno je šest filtera, a tri od njih se često zaboravljaju iako odgovaraju na najčešća pitanja:

• По кориснику : cela istorija kupovina jednog člana, kada ospori neko zaduženje.
• По менаџеру : prodaje koje je unela osoba iz vašeg tima — korisno za proveru jednog dežurnog dana.
• Po korisničkom računu za naplatu : neophodan čim vaša organizacija fakturiše iz više entiteta.
• По претплати, Po kategoriji proizvoda i По статусу upotpunjuju sortiranje.

Birač Period na kraju ograničava prikaz — i on takođe upravlja izvozima, koji preuzimaju tačno ono što vidite na ekranu.

Pretraga po osobi jednako kao i po broju

Polje za pretragu nije ograničeno samo na oznake dokumenata. Ono istovremeno pretražuje:

• broj porudžbine i broj fakture;
• identitet korisnika: prezime, ime, korisničko ime za prijavu, adresu e-pošte i broj licence;
• kontakt podatke unete na samoj prodaji — prezime, ime, naziv firme i e-poštu sa adrese za fakturisanje.

Ova poslednja stavka je važna za prodaju na šalteru: kupac nema nalog, lista ga prikazuje kao usputnog kupca, i jedino pretraga po adresi za fakturisanje omogućava da se njegova prodaja pronađe. Dovoljno je uneti „Petrović“ ili njegovu e-poštu.

Kreiranje porudžbine ili ponude

1. Kliknite na Novo.
2. Otvara se prozor Odaberite korisnika : odredite osobu kojoj je prodaja namenjena. To je prva odluka, jer ona određuje adresu za fakturisanje i pretplate koje dolaze u obzir.
3. Zatim izaberite vrstu dokumenta, Ponuda ili Narudžbina.
4. Dodajte stavke pomoću Dodaj proizvod.
5. Proverite Adresa za fakturisanje : ako ništa ne promenite, koristi se podrazumevana adresa korisnika.
6. Kliknite na Sačuvaj.

Svaka stavka potiče ili iz kataloga ili iz slobodnog unosa. Slobodan unos (pločica za prilagođenu stavku) služi za izuzetne prodaje — žica za reket, učešće u troškovima — a polje Sačuvaj u katalogu vam štedi ponovni unos sledeći put, ako se stavka bude ponavljala.

Porudžbina ostaje izmenljiva sve dok nijedno plaćanje nije naplaćeno. Posle prve naplate ona se zaključava: time se jamči da se već plaćen dokument više ne menja iza leđa klijenta.

Primena popusta

Postoje dva mehanizma i oni ne služe istoj svrsi. Otvorite odeljak Promotivni kod & popust da biste pristupili podešavanjima.

• Promo kod preuzima već definisanu komercijalnu akciju: kliknite na Odaberite promotivni kod i kod primenjuje sopstveno pravilo ciljanja i ograničenja.
• Ručno odobrenje popusta je jednokratan gest, odlučen od slučaja do slučaja: procenat ili iznos koji slobodno unosite, primenjen na ukupan iznos sa porezom.

Naplata plaćanja

1. Otvorite porudžbinu, zatim kliknite na Plaćanje.
2. Unesite iznos: predlaže se ceo preostali iznos, ali je prihvatljiv i delimičan iznos.
3. Izaberite način: CB na licu mesta, Gotovina, Трансфер ili Ček.
4. Sačuvajte.

Ako je POS terminal podešen na nalogu za fakturisanje, naplata može da bude poslata direktno na POS terminal umesto da se unosi ručno.

Svaka naplata se pojavljuje u odeljku Transakcije porudžbine, sa svojim statusom: Potvrđeno, Na čekanju, Neuspeh ili Odbijeno. Greškom uneto plaćanje se ispravlja pomoću Izmeni ovu transakciju ili Otkaži ovu transakciju — porudžbina odmah ponovo obračunava svoj Preostalo za plaćanje.

Raspoređivanje plaćanja

Dugme Raspored plaćanja raspoređuje preostali iznos na više datiranih rata. Prilikom svake sledeće naplate automatski vam se predlaže iznos naredne rate.

Povraćaj sredstava za prodaju

1. Otvorite plaćenu porudžbinu, zatim kliknite na Refund.
2. Unesite iznos: predlaže se pun povraćaj sredstava, ali je moguć i delimičan.
3. Ako je naplaćeno više plaćanja, izaberite da li se povraćaj knjiži na celu porudžbinu ili na određeno plaćanje.

Onlajn plaćanje se vraća direktno preko platne kapije koja ga je naplatila: nemate nikakvu uplatu da izvršite.

Kod statusa, razlika je važna za vaše knjigovodstvo: delimičan povraćaj sredstava ostavlja porudžbinu u statusu Plaćeno i prikazuje Neto naplaćeno, dok je pun povraćaj prevodi u status Refundirano. Na primer, upis od 200 € sa povraćajem od 50 € ostaje plaćena prodaja čiji je neto naplaćeni iznos 150 €.

Slanje i preuzimanje dokumenata

Posebno dugme okuplja sve što se tiče samog dokumenta. Ono nosi naziv otvorenog dokumenta, što vam istovremeno pokazuje u kojoj je fazi prodaja: Ponuda, Narudžbenica ili Faktura kada je plaćanje naplaćeno.

Njegov meni nudi tri radnje:

• Pregledaj za proveru dokumenta na ekranu pre svakog slanja;
• Преузмите (PDF) za arhiviranje ili prosleđivanje drugim kanalom;
• Pošalji putem e-maila za slanje direktno korisniku.

Praćenje toka događaja

Odeljak Istorija porudžbine čuva događaje vezane za prodaju: kreiranje, izmene, naplate, slanja. To je prvo mesto koje treba otvoriti kada član tvrdi da nikada nije primio svoju fakturu ili kada se neki iznos ne poklapa sa sećanjem tima.

Upravljanje porudžbinom na čekanju

Porudžbinu na čekanju korisnik može da plati u svakom trenutku iz svog prostora, ili je vi možete naplatiti ručno.

Usluge sa ručnom potvrdom — uplatnica, ček — isporučuju se čim zabeležite plaćanje. Sve dok to niste uradili, član nema ništa na raspolaganju.

Da biste napustili prodaju, otvorite je i upotrebite Otkaži narudžbinu. Ona ostaje dostupna za pregled, a podešavanje Sakrij otkazivanja je izuzima iz lista.

Izvoz prodaje i knjigovodstva

Kliknite na Preuzmi izvoz u vrhu liste: izvoz preuzima filtere i period prikazane na ekranu. Izveštaji o prodaji za tabelarni program, knjigovodstvene stavke i zakonski formati opisani su na posebnoj stranici.