Računovodstvo i revizija

Podesite kontni plan svoje organizacije, izvezite knjigovodstvene unose u softver svog ovlašćenog računovođe, aktivirajte elektronsku fakturu u formatu Factur-X i pronađite dokumenta koja poreska uprava može da zatraži od vas: potvrdu, dnevnik događaja, zatvaranja perioda i arhive.

Podešavanje kontnog plana

Kontni plan određuje na koja konta i u koje dnevnike će vaše prodaje biti proknjižene u izvozima. Podešava se za svaki nalog za fakturisanje posebno: dva entiteta koji fakturišu odvojeno imaju svaki svoj plan.

1. Idite u Administracija›Podešavanja›Fakturisanje›Nalozi za naplatu i otvorite odgovarajući nalog.
2. Otvorite karticu Kontni plan.
3. Prilagodite brojeve konta i nazive, a zatim kliknite na Sačuvaj.

Ekran je podeljen u tri bloka:

• Prodaja, PDV i klijenti: konta usluga, obračunatog PDV-a, kupaca i odobrenih popusta.
• Blagajna: konta banke, blagajne i čekova na naplati, koja koriste knjigovodstveni unosi naplate.
• Dnevnici: šifre dnevnika prodaje, banke i blagajne.

Raspoređivanje prodaje po kategoriji ili po stopi

Podrazumevano se sve vaše prodaje knjiže na jedno konto prihoda. Dva neobavezna raspoređivanja omogućavaju da odete korak dalje, u istoj kartici.

• Prodaja po kategorijama: zasebno konto za svaku kategoriju proizvoda — pretplate, krediti, oprema, časovi… Kliknite na Dodaj kategoriju, izaberite kategoriju i unesite njeno konto.
• Raspodela PDV-a po stopama: zasebno konto obračunatog PDV-a za svaku stopu. Kliknite na Dodaj stopu, unesite stopu i njeno konto.

To je korisno kada vaše knjigovodstvo mora da razdvoji aktivnosti međusobno — na primer da odvoji prihode od obuke od iznajmljivanja terena. Bez raspoređivanja, sve dolazi na opšta konta definisana iznad.

Izvoz prodaje i knjigovodstvenih unosa

1. Idite u Administracija›Kontrolna tabla›Fakturisanje›Fakture i transakcije.
2. Filtrirajte listu po željenom periodu i kriterijumima: izvoz preuzima tačno one filtere koji su prikazani na ekranu.
3. Kliknite na Preuzmi izvoz i izaberite format.

Praćenje poslovne aktivnosti

• Excel (.xlsx): jedan red po porudžbini, sa datumom, korisnikom, iznosima bez PDV-a, PDV-om i iznosom sa PDV-om, statusom i načinom plaćanja. To je format koji treba koristiti za analizu prodaje u tabelarnom programu.
• CSV (.csv): isti izveštaj, u formatu koji može da pročita bilo koji tabelarni program.
• Preuzmi PDF fakture: arhiva koja sadrži PDF svake fakture iz trenutnog filtera. U njoj se nalaze samo izdate fakture.

Slanje vašem računovođi

• Računovodstveni unosi (.csv): knjigovodstveni unosi po dugovanju/potraživanju za svaku fakturu, u čitljivom formatu namenjenom ručnom uvozu.
• FEC (Francuska): Datoteka knjigovodstvenih unosa, zvanični francuski format, koji mogu da uvezu Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ili QuickBooks. Jedan uravnotežen unos po fakturi.
• FAIA (Luksemburg) i DATEV (Nemačka): zvanični formati ove dve zemlje, dostupni organizacijama koje su tamo registrovane.

Opcija Uključiti propise (blagajna) dodaje knjigovodstvene unose naplate (banka, blagajna, ček) uz unose prodaje. Isključite je da biste izvezli samo dnevnik prodaje.

Izdavanje faktura u formatu Factur-X

Elektronsko fakturisanje postaje obavezno u Francuskoj. Factur-X je izabrani format: sasvim obična PDF faktura u koju je ubačena datoteka sa podacima koju računovodstveni softveri automatski čitaju.

Za osobu koja prima fakturu ništa se ne menja: ona otvara PDF, isti kao i ranije. Njen računovodstveni softver u njemu dodatno pronalazi iznose i identifikatore, bez potrebe da ih ona ponovo unosi.

Provera da li se to odnosi na vašu organizaciju

To je prvo pitanje koje treba rešiti, a odgovor nije nimalo isti za sve organizacije.

• Sportska udruženja oslobođena PDV-a na osnovu člana 261-7-1° francuskog opšteg poreskog zakonika nisu obuhvaćena ni elektronskim fakturisanjem ni e-izveštavanjem. Mnoge organizacije su u toj situaciji.
• Organizacije koje su u sistemu PDV-a moraće da izdaju fakture između pravnih lica u elektronskom formatu. Za mikro, mala i srednja preduzeća, odnosno gotovo sve organizacije, rok za izdavanje je 1. septembar 2027.
• Fakture fizičkim licima (vašim članovima) nisu obuhvaćene elektronskim fakturisanjem, bez obzira na vaš poreski režim.

Aktiviranje formata

1. Idite u Administracija›Podešavanja›Fakturisanje›Nalozi za naplatu i izmenite odgovarajući nalog.
2. U kartici Fakturisanje pronađite opciju Elektronski račun koja se nalazi u odeljku Podaci za fakturisanje
3. Izaberite format:
   • Factur-X (Francuska) za francusku organizaciju: dodaje francuske zakonske napomene koje se očekuju na fakturama između pravnih lica;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) za evropski standard bez francuskih posebnosti;
   • Deaktivirano za izdavanje klasičnih PDF faktura.

Podešavanje važi za svaki nalog za fakturisanje posebno: organizacija koja fakturiše sa više naloga aktivira ih nezavisno.

Unos obaveznih podataka

Elektronska faktura mora pouzdano da identifikuje svog izdavaoca. Ovi podaci se unose u istoj kartici, u odeljku Podaci za fakturisanje.

1. SIRET vaše organizacije: to je neophodno polje. Bez njega faktura ne može biti usklađena, a ispod opcije se prikazuje poruka upozorenja.
2. Poreski broj, ako je vaša organizacija u sistemu PDV-a. Ako je prazan, SIRET služi kao poreski identifikator.
3. Potpuna adresa: naziv pravnog lica, ulica, poštanski broj, grad i zemlja. Nepotpuna adresa dovodi do toga da platforma vašeg klijenta odbije fakturu.
4. E-mail adresa za fakturisanje, koja se koristi kao kontakt kada nijedan drugi identifikator nije dostupan.

Prikupljanje SIREN broja poslovnih klijenata

Faktura između pravnih lica mora da identifikuje i kupca. SIREN klijenta se unosi u njegovu adresu za fakturisanje, blok Adresa kompanije, zajedno sa Poslovno ime i SIREN. Isti unos je dostupan i prilikom prodaje na šalteru.

Ništa od toga se ne traži za fakturu fizičkom licu: dovoljni su ime, adresa i zemlja.

Pronalaženje revizorskih dokumenata

Softver koji naplaćuje mora da može da dokaže da njegovi knjigovodstveni unosi nisu naknadno menjani. Ovom zahtevu odgovaraju četiri dokumenta, okupljena na istom mestu: idite u Administracija›Podešavanja›Fakturisanje›Nalozi za naplatu, otvorite odgovarajući nalog za fakturisanje, a zatim karticu Računovodstvo i revizija.

Ova kartica se pojavljuje samo na već sačuvanom nalogu: dokumenti se odnose na aktivnost, pa nema šta da se prikaže na nalogu koji se tek kreira. Svaki nalog za fakturisanje ima svoje — ako vaša organizacija fakturiše iz više entiteta, pregledajte ih odvojeno.

Preuzimanje potvrde

U slučaju kontrole, poreska uprava može od vas da zatraži dokaz da vaš softver za naplatu poštuje uslove nepromenljivosti, bezbednosti, čuvanja i arhiviranja podataka. Kartica Potvrda o softveru za kasu izdaje ovaj dokaz na zahtev, preko Преузмите (PDF).

Dokument se sastoji iz dva dela. Deo izdavača softvera je već potpisan. Drugi deo treba da popuni i potpiše vaš zakonski zastupnik: potvrda je potpuna tek kada su oba dela sastavljena, i predaju se zajedno.

Kartica se prikazuje samo za francuski nalog za fakturisanje: obaveza se odnosi na obveznike registrovane u Francuskoj.

Pregled dnevnika događaja

Kartica Dnevnik događaja vodi, preko Pregledaj, do verodostojnog traga o svemu što se dogodilo u vašem fakturisanju. Tu nećete naći prodaje — one su u vašim porudžbinama — već tehničke činjenice koje ih prate.

Tu se, između ostalog, nalaze uspešne i neuspešne prijave, izmene konfiguracije, promene prava na fakturisanje, izvršena zatvaranja perioda, zapečaćeni dokumenti i izdati duplikati, generisane arhive, knjigovodstveni izvozi, prelasci u test režim, kao i otkrivene nepravilnosti: prekid lanca, odstupanje pri zatvaranju, nepravilnost sata.

Svaki red sadrži datum, tip događaja, odgovarajući nalog, operatera i detalje. Filter po tipu i po periodu pomaže u snalaženju, a dugme Izvezi iz toga pravi datoteku.

Razumevanje zatvaranja perioda

Zatvaranje pečati period: ono zamrzava naplate, fakture i knjižna odobrenja koje sadrži, i ne može se više ni menjati ni ponovo generisati. Kartica Ograde prikazuje dnevna, mesečna i godišnja zatvaranja vašeg naloga.

Ona se izvršavaju automatski, bez vaše intervencije. Dakle, ne morate ništa da „radite“ svako veče: tabela se popunjava sama.

Svaki red prikazuje period, broj transakcija, Neto naplaćeno, Raspodela po načinu plaćanja — onlajn, na licu mesta, gotovina, ček, uplata na račun, terminal — kao i broj izdatih faktura i knjižnih odobrenja.

Dve stvari treba razumeti, jer često iznenađuju:

• Ukupan zbir se nikada ne vraća na nulu. Reč je o trajnom kumulativu od nastanka naloga, a ne o saldu perioda. Zbir koji stalno raste je očekivano ponašanje.
• Početno stanje (nulta tačka) pokazuje datum i iznos od kojih taj kumulativ počinje. Za nalog koji je postojao pre uvođenja zatvaranja perioda, to je usvojena polazna tačka, a ne nula.

Preuzimanje poreskih arhiva

Svaki zatvoreni mesec daje zamrznutu arhivu, objedinjenu u ZIP datoteku sa vremenskom oznakom: transakcije, fakture, knjižna odobrenja, zatvaranja perioda i tehnički dnevnik tog perioda. Kartica Arhiva ih prikazuje pod Mesečne arhive, sa njihovim periodom, veličinom, datumom kreiranja i Otisak (SHA-256).

Taj otisak je ono što arhivu čini proverljivom: menja se pri promeni i jednog jedinog bajta. Uz karticu idu dva dugmeta, Alat za proveru i Priručnik za verifikaciju — čime se trećem licu, kontroloru ili ovlašćenom računovođi, omogućava da sam proveri integritet arhive bez vašeg posredovanja.

Arhive se kreiraju automatski. Ako zatvoreni period još nema svoju arhivu, prikazuje se pod Zatvoreni periodi koji nisu arhivirani, a dugme Generiši omogućava da je odmah kreirate.