Crearea și gestionarea abonamentelor
Abonamentele definesc drepturile de rezervare ale utilizatorilor dumneavoastră: perioada de acces, tariful, cotele și regulile. Creați un abonament pentru fiecare formulă propusă de organizația dumneavoastră, apoi atribuiți-l pe fișe.
Crearea unui abonament
- Accesați Administrare›Utilizatori›Drepturi de acces›Abonamente și faceți clic pe Nou.
- În fila General, completați Nume & culoare și o descriere opțională.
- La Datele de deschidere a drepturilor, definiți perioada în care abonații se pot conecta. Lăsați setarea dezactivată pentru un acces fără limită de dată.
- Faceți clic pe Salvează.
Configurarea este organizată în file: General, Cota, Permisiuni, Reguli, Credite, Invitații, Etichete Blocante și Înregistrări. Filele dedicate regulilor de rezervare sunt detaliate într-o pagină separată.
Urmărirea plății cotizațiilor
În fila General, completați Tariful abonamentului: pe fiecare fișă apare atunci o casetă Abonament plătit, cu data și suma plătite. Modulul Urmărirea abonamentelor (Administrare›Utilizatori›Drepturi de acces›Urmărirea abonamentelor) listează toți abonații împreună cu statutul lor de plată, filtrabil prin După abonament și După statut, și exportabil în format Excel.
Activați, dacă este necesar, Blocați rezervările dacă utilizatorul nu și-a plătit abonamentul: pe fișa utilizatorului apare atunci o bandă de avertizare, iar rezervarea îi este refuzată până la înregistrarea plății.
Pentru a nu fi nevoit să supravegheați acest ecran, activați rapoartele de activitate: acestea vă trimit lunar lista nominală a abonamentelor care expiră în următoarele 30 de zile.
Vânzarea abonamentului online
Activați Plăți și facturare în fila General pentru a face abonamentul plătibil online: utilizatorii îl pot cumpăra sau reînnoi conform formulelor configurate, cu facturare automată. Plata se efectuează prin mijloacele de încasare ale contului de facturare asociat.
Când această secțiune este activă, datele au un alt sens: devin Date de acces implicite, aplicate atât timp cât abonatul nu are o formulă în curs. Din momentul în care cumpără o formulă, datele formulei preiau controlul.
Solicitarea documentelor justificative pentru a rezerva
În fila General, secțiunea Informații obligatorii pentru a rezerva obligă abonații să completeze anumite informații înainte de a putea rezerva: adresa de e-mail, adresa poștală, telefonul, fotografia de profil, data nașterii, clasamentul, numărul de licență, dovada de domiciliu sau certificatul medical.
Utilizatorul este invitat să le furnizeze de la prima conectare, apoi în momentul în care face clic pe un interval orar liber. Opțiunea Aplicați această restricție atunci când abonatul este partener într-o rezervare extinde regula: abonatul cu date incomplete nu mai poate fi nici adăugat ca partener de către altcineva.
Duplicarea unui abonament pentru sezonul nou
- Deschideți abonamentul sezonului încheiat.
- Faceți clic pe Duplicare: întreaga configurație este copiată.
- Redenumiți copia și ajustați-i datele.
Reatribuirea unui abonament în masă
- Accesați Administrare›Utilizatori›Gestionarea utilizatorilor și selectați utilizatorii vizați, sau Selectează tot după aplicarea unui filtru.
- Deschideți Acțiuni, apoi Editare rapidă.
- Alegeți noul abonament și, dacă este necesar, datele acestuia, apoi faceți clic pe Salvează.
Editarea rapidă permite, în același gest, trecerea tuturor în starea neplătit: este operațiunea de început de sezon într-o singură manevră.
Un import de fișier permite, de asemenea, actualizarea abonamentului întregii baze de date într-o singură operațiune.
