Impunerea confirmării prezenței la rezervări

Confirmarea prezenței obligă utilizatorul să își valideze prezența pe loc înainte de a juca. Rezervările nerespectate sunt identificate, intervalul orar poate fi eliberat automat, iar contul vinovat poate fi suspendat temporar.

Înțelegerea principiului

Rezervarea unui teren fără a te prezenta este cea mai frecventă problemă într-o organizație în care rezervarea este deschisă tuturor: intervalul orar rămâne blocat, nimeni nu joacă, iar jucătorii prezenți pleacă acasă.

Confirmarea prezenței răspunde acestei situații solicitând o validare a prezenței pe loc. Utilizatorul se conectează la contul său de pe un computer al organizației pe care modul chioșc este activ; aplicația îi propune atunci să își confirme prezența pentru rezervare, iar el poate continua navigarea sau se poate deconecta imediat.

Pentru o rezervare cu mai mulți jucători, este suficientă confirmarea unui singur participant, indiferent care.

Activarea confirmării prezenței

1. Accesați Administrare›Setări›Rezervare›Modul kiosk & verificare prezență, apoi faceți clic pe Prezență pe kiosk în partea de sus a ecranului.
2. Activați Activați verificarea prezenței la terminal.
3. Selectați calendarele vizate sau alegeți Toate calendarele.
4. Faceți clic pe Salvează.

Alegerea calendarelor permite o punere în practică treptată: începeți cu terenurile acoperite sau cu cele mai disputate, acolo unde o rezervare pierdută se vede cu adevărat, apoi extindeți dacă măsura își dovedește eficiența.

Reglarea intervalului de confirmare

Două termene delimitează momentul în care confirmarea prezenței este acceptată:

• Întârziere înainte de începutul intervalului: cu câte minute în avans își poate valida utilizatorul prezența.
• Întârziere după începutul intervalului: câte minute de întârziere sunt tolerate.

Aceste două valori se aleg gândindu-vă la traseul real din organizația dumneavoastră. Termenul dinainte trebuie să lase timp pentru a ajunge la vestiar și apoi pe teren; termenul de după trebuie să acopere o întârziere obișnuită, altfel veți anula rezervarea unui jucător care se schimbă deja.

Alegerea metodei de confirmare

Trei modalități de confirmare, de la cea mai controlată la cea mai flexibilă:

• În mod implicit, utilizatorul se conectează cu datele sale de identificare pe terminal și își validează prezența.
• Verificare ușoară (QR Code): scanează un cod QR pentru a se conecta și a confirma prezența de pe propriul telefon.
• Verificare fără conectare: confirmarea se face fără introducerea datelor de identificare.

Codul QR este compromisul potrivit în majoritatea organizațiilor: nu trebuie tastat nimic pe o tastatură comună, iar identitatea rămâne verificată.

Sancționarea rezervărilor neconfirmate

Sunt posibile două consecințe, care pot fi cumulate:

• Anulați automat rezervările: după expirarea termenului permis, intervalul orar este eliberat și redevine rezervabil. Rezervările anulate astfel rămân vizibile în jurnalul rezervărilor.
• Suspendare temporară a contului în caz de ne-verificare: utilizatorul nu se mai poate conecta și nu mai poate rezerva pe durata numărului de zile stabilit.

Anularea automată servește organizația — repune terenul în circulație. Suspendarea servește disciplina colectivă: dă un cost absenței repetate.

Un cont suspendat prin confirmarea prezenței are un banner pe fișa sa, care indică până când și pentru ce motiv. Butonul Deblochează accesul ridică sancțiunea imediat, ceea ce este util atunci când utilizatorul avea un motiv întemeiat.

Măsurarea efectelor confirmării prezenței

Odată funcția pusă în serviciu, ea alimentează două ecrane:

• Fila Rezervări din sinteza activităților afișează o secțiune dedicată: intervale orare confirmate, neconfirmate, anulări automate și conturi suspendate. Acolo veți vedea dacă regula a redus rezervările nerespectate.
• Jurnalul rezervărilor propune filtrele Verificate, Neverificate și Anulate auto. pentru a examina cazurile unul câte unul.

Comparați proporția intervalelor orare neconfirmate înainte și după punerea în practică: este singura cifră care permite să răspundeți liniștit, în adunarea generală, la întrebarea „chiar servește la ceva?”.