Importarea și exportarea utilizatorilor
Constituiți sau actualizați baza dumneavoastră în câteva minute: introducere rapidă, import de fișiere Excel/CSV cu corespondența coloanelor, export personalizabil și sincronizare ADOC pentru organizațiile franceze.
Adăugarea rapidă a câtorva utilizatori
- Accesați Administrare›Utilizatori›Import / export›Creare rapidă.
- Completați o linie pentru fiecare utilizator: nume, prenume, e-mail, telefon. Faceți clic pe Adaugă o linie dacă este necesar.
- Activați Trimiteți datele de autentificare prin e-mail pentru a trimite automat numele de utilizator și parola.
- Faceți clic pe Salvează.
Datele de conectare sunt generate conform setărilor dumneavoastră implicite pentru parole. Profilul și abonamentul atribuite sunt cele definite ca implicite în setările avansate — verificați-le înainte de prima introducere, deoarece se vor aplica tuturor conturilor create ulterior.
Importarea unui fișier Excel sau CSV
Importul se desfășoară în cinci etape, cu posibilitatea de a reveni la fiecare ecran:
- Încărcați fișierul dumneavoastră (.xls, .xlsx sau .csv) în Administrare›Utilizatori›Import / export›Importați un fișier.
- Analiza fișierului dumneavoastră: verificați dacă diacriticele și datele sunt interpretate corect. Acesta este momentul să corectați un fișier codificat greșit, înainte ca erorile să se propage.
- Configurarea coloanelor: asociați fiecare coloană unui câmp (abonament, grupuri, licență, credite, câmpuri personalizate...). Detectarea este automată, pe baza primei linii; debifați coloanele pe care nu le doriți. Doar numele și prenumele sunt obligatorii.
- Previzualizați: avertismentele nu împiedică importul, celulele vizate preiau valoarea implicită.
- Lansați importul, apoi consultați raportul linie cu linie: Adăugat, Actualizat sau Eroare, cu mențiunea Date de autentificare trimise dacă este cazul. Descărcați raportul păstrează o copie a acestuia.
Cum evită importul duplicatele
Fiecare linie este comparată cu baza dumneavoastră în această ordine: după numele de utilizator, dacă fișierul conține această coloană, altfel după nume și prenume. O corespondență găsită declanșează o actualizare; în caz contrar, se creează un cont.
Un import nu poate modifica o fișă pe care profilul dumneavoastră nu vă permite să o gestionați: aceste linii apar ca erori în raport, fără a fi aplicate.
Exportarea bazei dumneavoastră
- Accesați Administrare›Utilizatori›Import / export›Exportați un fișier.
- Selectați și organizați coloanele de exportat.
- Restrângeți, dacă este necesar, populația exportată cu Filtre: abonament, profil, grup, stare.
- Faceți clic pe Previzualizați, apoi pe Exportați (.xls) pentru a descărca fișierul.
Cu Creați un model, salvați configurația coloanelor pentru a o regăsi cu un singur clic la un export viitor.
Sincronizarea cu ADOC (FFT)
Organizațiile franceze afiliate la FFT își pot sincroniza membrii licențiați din Administrare›Utilizatori›Import / export›Sincronizare ADOC (FFT), în două moduri:
- Conexiune directă: introduceți numărul de afiliere și datele dumneavoastră de conectare ADOC, apoi faceți clic pe Conectați-vă.
- Încărcare de fișier: încărcați fișierul export.xls descărcat din ADOC.
Asociați apoi formulele ADOC cu abonamentele dumneavoastră, selectați membrii licențiați, apoi faceți clic pe Sincronizați. Butonul Descărcați raportul detaliază adăugările și actualizările efectuate.
Corespondența dintre formulele ADOC și abonamente este punctul care necesită cea mai mare atenție: ea va determina drepturile de rezervare ale membrilor licențiați importați. Creați abonamentele dumneavoastră înainte de prima sincronizare.
Automatizarea schimburilor de date
Importul și exportul acoperă nevoile punctuale, manuale. Dacă organizația dumneavoastră trebuie să își sincronizeze baza în permanență cu un alt software, API-ul expune aceleași date în mod programatic — și permite în plus crearea și modificarea conturilor.
