Primanje izvještaja o aktivnostima e-poštom

Automatski primajte pregled života svoje organizacije: broj članova, pretplate, prijave, rezervacije, prijave u aplikaciju i e-poštu, s usporedbom u odnosu na prethodno razdoblje.

Uključivanje izvještaja

1. Otvorite Administracija›Postavke›Izvještaji o aktivnostima.
2. Uključite Aktivirajte izvještaje o aktivnostima putem e-maila.
3. U E-mail adrese navedite najviše 4 primatelja, jednu adresu po redu.
4. Kliknite na Spremi.

Primatelji ne moraju imati račun upravitelja ni posebno pravo: izvještaj dolazi u njihov poštanski sandučić. To je najjednostavniji način da informirate predsjednika ili blagajnika koji se nikada ne prijavljuje u aplikaciju.

Odabir učestalosti

Postoje tri izvještaja koje možete uključiti pojedinačno ili sve zajedno:

• Dnevni izvještaji: svako jutro, aktivnosti prethodnog dana.
• Tjedni izvještaji: svakog ponedjeljka ujutro, protekli tjedan.
• Mjesečni izvještaji: prvog dana svakog mjeseca, protekli mjesec.

Svaki od njih odgovara na drukčiju potrebu. Dnevni izvještaj služi svakodnevnom radu: pokazuje što danas treba obraditi. Mjesečni se može poslati upravi takav kakav je, bez preoblikovanja. Tjedni je negdje između i dobro odgovara volonteru koji u klub dolazi jednom tjedno.

Što izvještaj sadrži

Izvještaj se ne ograničava na rezervacije. Obuhvaća sedam skupina pokazatelja, a svaka se usporedi s prethodnim razdobljem:

• Korisnici: ukupan broj, novi računi, suspendirani računi, računi premješteni u smeće i trajno izbrisani računi.
• Pretplate: plaćene pretplate, istekle pretplate i, posebno, one koje istječu u sljedećih 30 dana.
• Prijave putem interneta: prihvaćeni, odbijeni i zahtjevi na čekanju.
• Rezervacije: ukupno, rezervacije korisnika, oznake organizacije, pozivnice, napomene, otkazivanja.
• Prijave u aplikaciju: prihvaćene prijave, odbijene prijave i broj aktivnih korisnika.
• E-pošta: dostavljene, otvorene i neuspjele poruke.
• Evidentiranje prisutnosti na terminalu: evidentirani termini, neevidentirani termini, automatska otkazivanja i sankcionirani računi.

Posljednje tri skupine prikazuju se samo ako je odgovarajuća funkcija uključena u vašoj organizaciji: prijave putem interneta moraju biti otvorene za najmanje jednu pretplatu, a evidentiranje prisutnosti mora biti uključeno na terminalu.

Korištenje izvještaja kao popisa zadataka

Upravo to razlikuje ovaj izvještaj od pukog niza brojeva: nekoliko je rubrika navedeno po imenima. Ne čitate samo „12 pretplata skoro istječe”, nego dobivate popis tih dvanaest osoba.

Iz toga proizlaze tri načina uporabe:

• Popis pretplata koje istječu u sljedećih 30 dana vaš je popis za podsjetnike. Dolazi sam, svakog mjeseca, bez potrebe da gradite filtar.
• Popis prijava na čekanju podsjeća vas na zahtjeve koje nitko nije obradio — tipičan slučaj organizacije u kojoj više osoba upravlja bez jasne podjele zadataka.
• Brojač neuspjelih poruka e-pošte upozorava vas na bazu adresa koja se kvari, i to davno prije nego što se član požali da ništa ne dobiva.