Računovodstvo i revizija

Postavite kontni plan svoje organizacije, izvezite knjigovodstvene stavke u program svojeg ovlaštenog računovođe, uključite elektronički račun u formatu Factur-X i pronađite isprave koje porezna uprava može od vas zatražiti: potvrdu, dnevnik događaja, zatvaranja i arhive.

Postavljanje kontnog plana

Kontni plan određuje na koja će se konta i u koje dnevnike knjižiti vaše prodaje u izvozima. Postavlja se za svaki naplatni račun zasebno: dva subjekta koja izdaju račune odvojeno imaju svaki svoj.

1. Otvorite Administracija›Postavke›Naplata›Računi za naplatu i otvorite odgovarajući račun.
2. Otvorite karticu Kontni plan.
3. Prilagodite brojeve konta i njihove nazive, a zatim kliknite Spremi.

Zaslon je podijeljen na tri bloka:

• Prodaja, PDV i klijenti: konta usluga, obračunanog PDV-a, kupaca i odobrenih popusta.
• Blagajna: konta banke, blagajne i čekova na naplati, koja koriste stavke naplate.
• Dnevnici: šifre dnevnika prodaje, banke i blagajne.

Raspoređivanje prodaje po kategoriji ili po stopi

Prema zadanim postavkama sve se vaše prodaje knjiže na jedno konto prihoda. Dvije neobavezne raspodjele omogućuju vam da odete dalje, u istoj kartici.

• Razdioba prodaje po kategorijama: zasebno konto za svaku kategoriju proizvoda — pretplate, kredite, opremu, poduke… Kliknite Dodaj kategoriju, odaberite kategoriju i unesite njezino konto.
• Raspodjela PDV-a po stopama: zasebno konto obračunanog PDV-a za svaku stopu. Kliknite Dodaj stopu, unesite stopu i njezino konto.

To je korisno kada vaše računovodstvo mora razlikovati pojedine aktivnosti — na primjer odvojiti prihode od poduke od najma terena. Bez raspodjele sve se knjiži na opća konta definirana iznad.

Izvoz prodaje i knjigovodstvenih stavki

1. Otvorite Administracija›Nadzorna ploča›Naplata›Računi & transakcije.
2. Filtrirajte popis po željenom razdoblju i kriterijima: izvoz preuzima točno one filtre koji su prikazani na zaslonu.
3. Kliknite Preuzmi izvoz i odaberite format.

Praćenje prodajne aktivnosti

• Excel (.xlsx): jedan red po narudžbi, s datumom, korisnikom, iznosima bez PDV-a, PDV-om i iznosima s PDV-om, statusom i načinom plaćanja. To je format koji preporučujemo za analizu prodaje u proračunskoj tablici.
• CSV (.csv): isto izvješće, u formatu koji može otvoriti bilo koja proračunska tablica.
• Preuzmi PDF račune: arhiva koja sadrži PDF svakog računa iz trenutnog filtra. U njoj se nalaze samo izdani računi.

Predaja podataka računovođi

• Računovodstveni unosi (.csv): stavke u dugovanju/potraživanju po računu, u čitljivom formatu namijenjenom ručnom uvozu.
• FEC (Francuska): Datoteka računovodstvenih stavki, francuski zakonski format, koji se može uvesti u Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ili QuickBooks. Jedna uravnotežena stavka po računu.
• FAIA (Luxemburg) i DATEV (Njemačka): zakonski formati tih dviju zemalja, dostupni organizacijama koje u njima imaju sjedište.

Opcija Uključite propise (blagajna) dodaje stavke naplate (banka, blagajna, ček) uz stavke prodaje. Odznačite je ako želite izvesti samo dnevnik prodaje.

Izdavanje računa u formatu Factur-X

Elektroničko izdavanje računa u Francuskoj postaje obvezno. Factur-X je odabrani format: posve običan PDF račun u koji je ugrađena datoteka s podacima koju računovodstveni programi znaju automatski pročitati.

Za osobu koja prima račun ništa se ne mijenja: otvara PDF, jednak onome od prije. Njezin računovodstveni program u njemu dodatno nalazi iznose i identifikatore, bez potrebe da ih ona ponovno unosi.

Provjera odnosi li se to na vašu organizaciju

To je prvo pitanje na koje treba odgovoriti, a odgovor nije jednak za sve organizacije.

• Sportske udruge oslobođene PDV-a na temelju članka 261-7-1° francuskog Općeg poreznog zakonika nisu obvezne ni na elektroničko izdavanje računa ni na e-reporting. Mnoge su organizacije u tom položaju.
• Organizacije u sustavu PDV-a morat će račune poslovnim subjektima izdavati u elektroničkom formatu. Za mikro, mala i srednja poduzeća, dakle za gotovo sve organizacije, rok za izdavanje utvrđen je za 1. rujna 2027.
• Računi izdani fizičkim osobama (vašim članovima) izvan su područja primjene elektroničkog izdavanja računa, neovisno o vašem poreznom režimu.

Aktivacija formata

1. Otvorite Administracija›Postavke›Naplata›Računi za naplatu i uredite odgovarajući račun.
2. U kartici Naplata pronađite opciju Elektronički račun u odjeljku Podaci za naplatu
3. Odaberite format:
   • Factur-X (Francuska) za francusku organizaciju: dodaje francuske zakonske navode koji se očekuju na računima između poslovnih subjekata;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) za europsku normu bez francuskih posebnosti;
   • Deaktivirano za izradu klasičnih PDF računa.

Postavka je zasebna za svaki naplatni račun: organizacija koja izdaje račune s više naplatnih računa uključuje ih neovisno.

Unos obveznih podataka

Elektronički račun mora nedvojbeno identificirati svojeg izdavatelja. Ti se podaci unose u istoj kartici, u odjeljku Podaci za naplatu.

1. SIRET vaše organizacije: to je neophodno polje. Bez njega račun ne može biti u skladu s propisima, a pod opcijom se prikazuje poruka upozorenja.
2. PDV broj, ako je vaša organizacija u sustavu PDV-a. Ako je polje prazno, SIRET služi kao porezni identifikator.
3. Puna adresa: naziv društva, ulica, poštanski broj, mjesto i zemlja. Nepotpuna adresa daje račun koji platforma vašeg klijenta odbija.
4. E-mail adresa za naplatu, koja se koristi kao kontaktna točka kada nijedan drugi identifikator nije dostupan.

Prikupljanje SIREN-a poslovnih klijenata

Račun između poslovnih subjekata mora identificirati i kupca. SIREN klijenta unosi se u njegovu adresu za naplatu, u bloku Adresa tvrtke, uz Naziv tvrtke i SIREN. Isti se unos nudi i pri prodaji na pultu.

Za račun izdan fizičkoj osobi ništa se od toga ne traži: dovoljni su ime, adresa i zemlja.

Pronalaženje revizijskih isprava

Program koji naplaćuje uplate mora moći dokazati da njegove stavke nisu naknadno mijenjane. Tom zahtjevu odgovaraju četiri isprave, sabrane na jednom mjestu: otvorite Administracija›Postavke›Naplata›Računi za naplatu, otvorite odgovarajući naplatni račun, a zatim karticu Računovodstvo i revizija.

Ta se kartica prikazuje samo na već pohranjenom računu: isprave se odnose na aktivnost, pa nema što prikazati na računu koji se upravo stvara. Svaki naplatni račun ima svoje — ako vaša organizacija izdaje račune iz više subjekata, pregledajte ih odvojeno.

Preuzimanje potvrde

U slučaju nadzora porezna uprava može od vas zatražiti dokaz da vaš program za naplatu poštuje uvjete nepromjenjivosti, sigurnosti, čuvanja i arhiviranja podataka. Odjeljak Potvrda o softveru blagajne izrađuje taj dokaz na zahtjev, putem Preuzmi (PDF).

Dokument se sastoji od dva dijela. Dio proizvođača programa već je potpisan. Drugi dio ispunjava i potpisuje vaš zakonski zastupnik: potvrda je potpuna samo kada su oba dijela spojena i predaju se zajedno.

Odjeljak se prikazuje samo za francuski naplatni račun: obveza se odnosi na porezne obveznike sa sjedištem u Francuskoj.

Pregled dnevnika događaja

Odjeljak Dnevnik događaja putem Pregledaj vodi do dokazivog zapisa o svemu što se dogodilo s vašom naplatom. U njemu nema prodaja — one se nalaze u vašim narudžbama — nego tehničkih činjenica koje ih okružuju.

Tu se, među ostalim, nalaze uspješne i neuspješne prijave, promjene konfiguracije, promjene prava za naplatu, provedena zatvaranja, zapečaćeni dokumenti i izdani duplikati, izrađene arhive, računovodstveni izvozi, prelasci u testni način rada te otkrivene nepravilnosti: prekid lanca, odstupanje pri zatvaranju, nepravilnost sata.

Svaki red sadrži datum, vrstu događaja, pripadajući račun, operatera i detalje. Filtar po vrsti i po razdoblju pomaže vam da se u tome orijentirate, a gumb Izvoz iz toga izrađuje datoteku.

Razumijevanje zatvaranja

Zatvaranje pečati razdoblje: zamrzava naplate, račune i knjižna odobrenja koje sadrži i ne može se više ni mijenjati ni ponovno generirati. Odjeljak Zaključenja prikazuje dnevna, mjesečna i godišnja zatvaranja vašeg računa.

Ona se provode automatski, bez vašeg sudjelovanja. Stoga svake večeri ne morate ništa „raditi”: tablica se ispunjava sama.

Svaki red prikazuje razdoblje, broj transakcija, Neto naplaćeno, Raspodjela po načinu plaćanja — online, na mjestu, gotovina, ček, prijenos, terminal — kao i broj izdanih računa i knjižnih odobrenja.

Dvije stvari valja razumjeti, jer često iznenađuju:

• Ukupni zbroj nikada se ne vraća na nulu. Riječ je o trajnom kumulativu od početka računa, a ne o saldu razdoblja. Zbroj koji neprestano raste očekivano je ponašanje.
• Početno stanje (nulta točka) navodi datum i iznos od kojih taj kumulativ započinje. Za račun koji je postojao prije uvođenja zatvaranja to je odabrana početna točka, a ne nula.

Preuzimanje poreznih arhiva

Svaki zatvoreni mjesec daje zamrznutu arhivu, sabranu u ZIP datoteku s vremenskim žigom: transakcije, računi, knjižna odobrenja, zatvaranja i tehnički dnevnik razdoblja. Odjeljak Arhiva prikazuje ih pod Mjesečna arhiva, s njihovim razdobljem, veličinom, datumom izrade i Otisak (SHA-256).

Taj otisak čini arhivu provjerljivom: mijenja se pri promjeni i najmanjeg bajta. Odjeljak prate dva gumba, Alat za provjeru i Priručnik za provjeru — dovoljno da treća osoba, nadzornik ili ovlašteni računovođa, sama provjeri cjelovitost arhive bez vašeg posredovanja.

Arhive se izrađuju automatski. Ako zatvoreno razdoblje još nema svoju, prikazuje se pod Zatvorena razdoblja koja nisu arhivirana, a gumb Generiraj omogućuje da je izradite odmah.