Računi i transakcije

Pratite sve prodajne dokumente svoje organizacije — ponude, narudžbe i račune — naplaćujte plaćanja, provodite povrate sredstava i izvozite prodaju za knjigovodstvo. Otvorite meni Administracija›Nadzorna ploča›Naplata›Računi & transakcije.

Razlikovanje triju vrsta dokumenata

Prodaja nema isti oblik ovisno o fazi u kojoj se nalazite, a vrsta se odabire pri izradi dokumenta.

• Ponuda je ponuda s izračunom cijene, poslana korisniku na odobrenje — trening kamp za školsku grupu, najam terena poduzeću.
• Narudžba je pokrenuta prodaja koja čeka plaćanje. Ona nosi plaćanja.
• Račun je numerirani dokument koji se izdaje čim je plaćanje naplaćeno.

Četvrti dokument, Narudžbenica, prikladan je za javne ustanove i radničke odbore koji zahtijevaju dokument prije nego što odobre trošak.

Što se događa s prihvaćenom ponudom

Ponuda nije slijepa ulica: poslana e-poštom, sadrži vezu koja korisniku omogućuje da je sam prihvati, bez računa i bez prijave. Ta veza vrijedi 14 dana.

Pregled ponude — stranice ili PDF-a — ne znači njezino prihvaćanje. Prihvaćanje nastupa u trenutku kada korisnik odabere način plaćanja, a taj odabir određuje što slijedi:

• s odgođenim plaćanjem (bankovni prijenos, ček, plaćanje na mjestu) ponuda postaje Narudžba koja čeka plaćanje; pretvorit će se u račun kada naplatite;
• s internetskim plaćanjem naplata slijedi odmah: dokument izravno postaje Račun, s brojem.

Drugim riječima, prihvaćena ponuda prati se točno kao narudžba — pronaći ćete je na kartici koja odgovara njezinoj novoj vrsti.

Pronalaženje prodaje

1. Otvorite Administracija›Nadzorna ploča›Naplata›Računi & transakcije.
2. Kartice na vrhu filtriraju po vrsti (Ponuda, Narudžbe, Računi) i po statusu (Na čekanju, Plaćeno, Otkazano, Refundirano).
3. Panel Filteri zatim precizira pretragu, a kriteriji se zbrajaju.

Dostupno je šest filtara, a tri se često zaboravljaju iako odgovaraju na najčešća pitanja:

• Po korisniku: cijela povijest kupnji člana, kada osporava naplatu.
• Po menadžeru: prodaje koje je unijela osoba iz tima — korisno za provjeru dana dežurstva.
• Po računu za naplatu: nezaobilazan kada vaša organizacija izdaje račune iz više subjekata.
• Po pretplati, Po kategoriji proizvoda i Po statusu dopunjuju sortiranje.

Odabir Razdoblje na kraju ograničava prikaz — a upravlja i izvozima, koji preuzimaju točno ono što vidite na zaslonu.

Pretraživanje po osobi kao i po broju

Polje za pretraživanje ne ograničava se na oznake dokumenata. Istodobno pretražuje:

• broj narudžbe i broj računa;
• identitet korisnika: ime, prezime, korisničko ime za prijavu, adresu e-pošte i broj licence;
• podatke unesene na samoj prodaji — ime, prezime, naziv firme i e-poštu s adrese za naplatu.

Ta zadnja točka važna je za prodaju na pultu: kupac nema račun, popis ga prikazuje kao slučajnog kupca, a samo pretraga po adresi za naplatu omogućuje pronalaženje njegove prodaje. Dovoljno je upisati „Horvat" ili njegovu e-poštu.

Izrada narudžbe ili ponude

1. Kliknite na Novo.
2. Otvara se prozor Odaberite korisnika: odredite osobu kojoj je prodaja namijenjena. To je prva odluka, jer određuje adresu za naplatu i pretplate koje dolaze u obzir.
3. Zatim odaberite vrstu dokumenta, Ponuda ili Narudžba.
4. Dodajte stavke pomoću Dodaj proizvod.
5. Provjerite Adresa za naplatu: ako ništa ne promijenite, koristi se korisnikova zadana adresa.
6. Kliknite na Spremi.

Svaka stavka dolazi iz kataloga ili iz slobodnog unosa. Slobodni unos (pločica prilagođeno) služi za izvanredne prodaje — napinjanje reketa, sudjelovanje u troškovima — a polje Spremi u katalog štedi vam ponovni unos idući put ako se stavka ponavlja.

Narudžba se može mijenjati dok nije naplaćeno nijedno plaćanje. Nakon prve naplate ona se zamrzava: tako je zajamčeno da se već plaćeni dokument više ne mijenja bez znanja kupca.

Primjena popusta

Postoje dva mehanizma i ne služe istome. Otvorite odjeljak Promotivni kod & popust za pristup postavkama.

• Promotivni kod preuzima već definiranu promotivnu akciju: kliknite na Odaberite promotivni kod i kod primjenjuje vlastito pravilo ciljanja i ograničenja.
• Ručno odobrenje popusta jednokratna je odluka od slučaja do slučaja: postotak ili iznos koji slobodno unosite, primijenjen na ukupan iznos s PDV-om.

Naplata plaćanja

1. Otvorite narudžbu, a zatim kliknite na Plaćanje.
2. Unesite iznos: predlaže se cijeli preostali saldo, ali je prihvatljiv i djelomični iznos.
3. Odaberite način: CB na licu mjesta, Gotovina, Prijenos ili Ček.
4. Spremite.

Ako je na obračunskom računu konfiguriran POS terminal, naplata se može poslati izravno na POS terminal umjesto da je ručno unosite.

Svaka naplata prikazuje se u odjeljku Transakcije narudžbe, sa svojim statusom: Potvrđeno, Na čekanju, Neuspjeh ili Odbijeno. Gumb Prikaži detalje otvara zapis transakcije: način plaćanja, platni prolaz, datume, bilješke i oznake pružatelja usluge kada postoje.

Dok je plaćanje Na čekanju, može se mijenjati — Uredi ovu transakciju za ispravak unosa, Otkazati ovu transakciju za odustajanje — a narudžba odmah ponovno izračunava svoj Preostaje za platiti. Plaćanje sa statusom Potvrđeno više se ne može mijenjati: stvorilo je knjigovodstveni dokument, jer se račun izdaje već pri prvoj naplati. Pogreška na potvrđenom plaćanju zato se ispravlja povratom sredstava, ukupnim ili djelomičnim, koji ostavlja trag o operaciji.

Raspoređivanje plaćanja

Gumb Raspored plaćanja raspoređuje preostali iznos na više datiranih rata. Pri svakoj sljedećoj naplati automatski vam se predlaže iznos sljedeće rate.

Povrat sredstava za prodaju

1. Otvorite plaćenu narudžbu, a zatim kliknite na Povrat novca.
2. Unesite iznos: predlaže se cjelokupni povrat, no djelomični povrat i dalje je moguć.
3. Ako je naplaćeno više plaćanja, odaberite hoćete li povrat pripisati cijeloj narudžbi ili određenom plaćanju.

Internetsko plaćanje vraća se izravno preko platnog prolaza koji ga je naplatio: ne morate obavljati bankovni prijenos.

Kod statusa je razlika važna za vaše knjigovodstvo: djelomični povrat ostavlja narudžbu u statusu Plaćeno i prikazuje Neto naplaćeno, dok je ukupni povrat prebacuje u Refundirano. Na primjer, upis od 200 € s povratom od 50 € ostaje plaćena prodaja čiji je neto naplaćeni iznos 150 €.

Razlika također određuje sudbinu isporučenog. Ukupni povrat ga uklanja — krediti se vraćaju, pretplata se ukida. Djelomični povrat ga ostavlja na mjestu: korisnik zadržava ono što je dobio, smanjuje se samo naplaćeni iznos.

Povrat s platnog prolaza umjesto odavde

Za internetsko plaćanje povrat možete jednako dobro pokrenuti iz administracije platnog prolaza. On nas o tome automatski obavještava, a narudžba se ažurira kao da ste postupak proveli u OpenResa: status, knjižno odobrenje, isporučeno.

Oba puta vode do istog rezultata. Odaberite onaj koji vam odgovara — ali samo jedan od dva.

Kada platni prolaz ne odgovara

Povrat pokrenut iz OpenResa odvija se u dva neovisna koraka, a drugi može propasti iako je prvi uspio: narudžba prelazi u status vraćeno, ali novac ostaje naplaćen kod platnog prolaza.

U tom vas slučaju poruka izričito upozorava i poziva da operaciju dovršite iz njegove administracije. To je jedini slučaj u kojem treba djelovati s obje strane.

Slanje i preuzimanje dokumenata

Poseban gumb objedinjuje sve što se odnosi na dokumente prodaje. Nosi naziv otvorenog dokumenta, što vam ujedno pokazuje u kojoj je fazi prodaja: Ponuda, Narudžbenica ili Račun nakon što je plaćanje naplaćeno. Čim povrat stvori knjižno odobrenje, naziv prelazi u množinu — Dokumenti — jer prodaja više nije sadržana u jednom dokumentu.

Njegov meni navodi dokumente po njihovoj oznaci, istoj koja je na PDF-u: najprije račun ili ponuda, zatim po jedno knjižno odobrenje za svaki povrat. Klik preuzima dokument radi arhiviranja ili slanja drugim kanalom.

Na dnu menija, Pošalji e-mailom šalje cijeli set dokumenata korisniku. Slanje se ne ograničava na glavni dokument: račun se šalje zajedno sa svim knjižnim odobrenjima prodaje, jer se stvarno dugovani iznos razumije samo njihovom usporedbom.

Praćenje onoga što se dogodilo

Odjeljak Povijest narudžbe čuva događaje prodaje: izradu, izmjene, naplate, slanja. To je prvo mjesto koje treba otvoriti kada član tvrdi da nikada nije primio svoj račun ili kada se neki iznos ne poklapa s onim čega se tim sjeća.

Upravljanje narudžbom na čekanju

Narudžbu na čekanju korisnik može platiti u svakom trenutku iz svojeg prostora, ili je vi možete ručno naplatiti.

Usluge koje se potvrđuju ručno — bankovni prijenos, ček — dostavljaju se čim zabilježite plaćanje. Dok to ne učinite, član ne raspolaže ničim.

Za odustajanje od prodaje otvorite je i upotrijebite Otkaži narudžbu. Ostaje dostupna za pregled, a postavka Sakrij otkazivanja izostavlja je s popisa.

Izvoz prodaja i knjigovodstva

Kliknite na Preuzmi izvoz na vrhu popisa: izvoz preuzima filtre i razdoblje prikazane na zaslonu. Izvještaji o prodaji za tablični program, knjigovodstvene stavke i zakonski formati opisani su na posebnoj stranici.