Računi i transakcije

Pratite sve prodajne dokumente svoje organizacije — ponude, narudžbe i račune — naplaćujte plaćanja, izvršavajte povrate i izvozite prodaju za knjigovodstvo. Otvorite izbornik Administracija›Nadzorna ploča›Naplata›Računi & transakcije.

Razlikovanje triju vrsta dokumenata

Prodaja ne poprima isti oblik ovisno o trenutku u kojem se nalazite, a vrsta se odabire pri izradi dokumenta.

• Ponuda je prijedlog s izračunatim cijenama, poslan korisniku na odobrenje — kamp za školsku skupinu, najam terena tvrtki.
• Narudžba je pokrenuta prodaja koja čeka plaćanje. Upravo se na nju vežu plaćanja.
• Račun je numerirani dokument koji se izdaje čim je plaćanje naplaćeno.

Četvrti dokument, Narudžbenica, prikladan je za javne ustanove i radničke odbore koji traže dokument prije nego što odobre trošak.

Što se događa s prihvaćenom ponudom

Ponuda nije slijepa ulica: poslana e-poštom, sadrži poveznicu koja korisniku omogućuje da je sam prihvati, bez računa i bez prijave. Ta poveznica vrijedi 14 dana.

Pregled ponude — stranice ili PDF-a — ne znači njezino prihvaćanje. Prihvaćanje se događa u trenutku kada korisnik odabere način plaćanja, a upravo taj odabir određuje što slijedi:

• uz odgodu plaćanja (virman, ček, plaćanje na licu mjesta) ponuda postaje Narudžba koja čeka plaćanje; pretvorit će se u račun kada naplatite iznos;
• uz plaćanje putem interneta plaćanje slijedi odmah: dokument izravno postaje Račun, s dodijeljenim brojem.

Drugim riječima, prihvaćena ponuda prati se točno kao narudžba — pronaći ćete je pod karticom koja odgovara njezinoj novoj vrsti.

Pronalaženje prodaje

1. Otvorite Administracija›Nadzorna ploča›Naplata›Računi & transakcije.
2. Kartice na vrhu filtriraju po vrsti (Ponuda, Narudžbe, Računi) i po statusu (Na čekanju, Plaćeno, Otkazano, Refundirano).
3. Ploča Filteri zatim precizira pretragu, a kriteriji se zbrajaju.

Dostupno je šest filtara, među njima tri koja se često zaboravljaju iako odgovaraju na najčešća pitanja:

• Po korisniku: cjelokupna povijest kupnji člana, kada osporava neko terećenje.
• Po menadžeru: prodaje koje je unijela osoba iz vašeg tima — korisno za provjeru jednog dežurstva.
• Po računu za naplatu: neizostavno čim vaša organizacija izdaje račune s više entiteta.
• Po pretplati, Po kategoriji proizvoda i Po statusu upotpunjuju razvrstavanje.

Odabir Razdoblje na kraju ograničava prikaz — a upravlja i izvozima, koji preuzimaju točno ono što vidite na zaslonu.

Pretraživanje po osobi jednako kao i po broju

Polje za pretraživanje nije ograničeno na oznake dokumenata. Istodobno pretražuje:

• broj narudžbe i broj računa;
• podatke korisnika: prezime, ime, korisničko ime za prijavu, adresu e-pošte i broj licence;
• podatke unesene na samu prodaju — prezime, ime, naziv tvrtke i e-poštu s adrese za naplatu.

Ta posljednja stavka važna je kod prodaje na pultu: kupac nema račun, popis ga prikazuje kao prolaznog kupca i samo pretraga po adresi za naplatu omogućuje pronalazak njegove prodaje. Dovoljno je upisati „Horvat” ili njegovu e-poštu.

Izrada narudžbe ili ponude

1. Kliknite na Novo.
2. Otvara se prozor Odaberite korisnika: odredite osobu kojoj je prodaja namijenjena. To je prva odluka jer određuje adresu za naplatu i prihvatljive pretplate.
3. Zatim odaberite vrstu dokumenta, Ponuda ili Narudžba.
4. Dodajte stavke pomoću Dodaj proizvod.
5. Provjerite Adresa za naplatu: ako ništa ne promijenite, koristi se zadana adresa korisnika.
6. Kliknite na Spremi.

Svaka stavka dolazi ili iz kataloga ili iz slobodnog unosa. Slobodni unos (prilagođena pločica) služi za iznimne prodaje — žica za reket, sudjelovanje u troškovima — a okvir Spremi u katalog štedi vam ponovni unos sljedeći put ako se stavka bude ponavljala.

Narudžba se može mijenjati sve dok nije naplaćeno nijedno plaćanje. Nakon prve naplate se zaključava: time se jamči da se već plaćeni dokument više ne mijenja bez znanja kupca.

Primjena popusta

Postoje dva mehanizma i ne služe istoj svrsi. Otvorite odjeljak Promotivni kod & popust za pristup postavkama.

• Promotivni kod preuzima već definiranu komercijalnu akciju: kliknite na Odaberite promotivni kod i kod primjenjuje vlastito pravilo ciljanja i ograničenja.
• Ručno odobrenje popusta je jednokratna odluka, donesena od slučaja do slučaja: postotak ili iznos koji slobodno upisujete, primijenjen na ukupni iznos s PDV-om.

Naplata plaćanja

1. Otvorite narudžbu, zatim kliknite na Plaćanje.
2. Upišite iznos: predlaže se cijeli preostali iznos, ali prihvaća se i djelomični iznos.
3. Odaberite način: CB na licu mjesta, Gotovina, Prijenos ili Ček.
4. Spremite.

Ako je na naplatnom računu konfiguriran POS terminal, naplata se može poslati izravno na POS terminal umjesto da je unosite ručno.

Svaka naplata pojavljuje se u odjeljku Transakcije narudžbe, sa svojim statusom: Potvrđeno, Na čekanju, Neuspjeh ili Odbijeno. Pogrešno uneseno plaćanje ispravlja se pomoću Uredi ovu transakciju ili Otkazati ovu transakciju — narudžba odmah ponovno izračunava svoj Preostaje za platiti.

Obročno plaćanje

Gumb Raspored plaćanja raspoređuje preostali iznos na više datiranih rata. Kod svake sljedeće naplate automatski vam se predlaže iznos sljedeće rate.

Povrat novca za prodaju

1. Otvorite plaćenu narudžbu, zatim kliknite na Povrat novca.
2. Upišite iznos: predlaže se puni povrat, ali moguć je i djelomični povrat.
3. Ako je naplaćeno više plaćanja, odaberite hoćete li povrat pripisati cijeloj narudžbi ili određenom plaćanju.

Plaćanje izvršeno putem interneta vraća se izravno preko platnog pristupnika koji ga je naplatio: ne morate izvršavati virman.

Što se tiče statusa, razlika je važna za vaše knjigovodstvo: djelomični povrat ostavlja narudžbu u statusu Plaćeno i prikazuje Neto naplaćeno, dok je puni povrat prebacuje u status Refundirano. Na primjer, upis od 200 € s povratom od 50 € ostaje plaćena prodaja čiji je neto naplaćeni iznos 150 €.

Slanje i preuzimanje dokumenata

Poseban gumb okuplja sve što se tiče samog dokumenta. Nosi naziv otvorenog dokumenta, što vam ujedno pokazuje u kojoj je fazi prodaja: Ponuda, Narudžbenica ili Račun nakon što je plaćanje naplaćeno.

Njegov izbornik nudi tri radnje:

• Pregled za provjeru dokumenta na zaslonu prije bilo kakvog slanja;
• Preuzmi (PDF) za arhiviranje ili prosljeđivanje drugim kanalom;
• Pošalji e-mailom za izravno slanje korisniku.

Praćenje onoga što se dogodilo

Odjeljak Povijest narudžbe čuva događaje vezane uz prodaju: izradu, izmjene, naplate, slanja. To je prvo mjesto koje treba otvoriti kada član tvrdi da nikada nije primio svoj račun ili kada se neki iznos ne podudara sa sjećanjem tima.

Upravljanje narudžbom na čekanju

Narudžbu na čekanju korisnik može platiti u bilo kojem trenutku iz svog prostora, ili je vi možete naplatiti ručno.

Usluge s ručnom potvrdom — virman, ček — isporučuju se čim zabilježite plaćanje. Dok to ne učinite, član nema ništa na raspolaganju.

Da biste napustili prodaju, otvorite je i upotrijebite Otkaži narudžbu. Ostaje dostupna za pregled, a postavka Sakrij otkazivanja uklanja je s popisa.

Izvoz prodaje i knjigovodstva

Kliknite na Preuzmi izvoz na vrhu popisa: izvoz preuzima filtre i razdoblje prikazane na zaslonu. Izvješća o prodaji za proračunske tablice, knjigovodstvene stavke i zakonski propisani formati opisani su na posebnoj stranici.