Participativne rezervacije: otvaranje termina za prijave sudionika

Rezervirajte termin u ime organizacije — kamp, turnir, lekciju, grupni sat — i dopustite korisnicima da se sami prijave za sudjelovanje, besplatno ili uz plaćanje, putem interneta ili kreditima za rezervaciju. Vi određujete kapacitet, kriterije pristupa i rokove te pratite popis sudionika.

Odaberite tko sastavlja popis sudionika

Svaka rezervacija s oznakom može primiti sudionike. Ono što se razlikuje od termina do termina jest osoba koja sastavlja popis — vi ili sami korisnici.

Vi sastavljate popis

Rezervirajte termin s njegovom oznakom i odredite sudionike bez uključivanja opcije Zajednička rezervacija. Korisnici se ne mogu sami prijaviti: popis je vaš.

Ipak, popis nije zaključan. Ponovno otvorite rezervaciju iz kalendara u bilo kojem trenutku kako biste dodali ili uklonili osobe na kartici Oznake za blokiranje termina, gdje su već prijavljeni sudionici prikazani kao unaprijed odabrani.

Tako funkcionira trening na koji sami pozivate skupinu, momčad postavljena za susret ili sat čiji je popis sudionika određen unaprijed.

Korisnici se prijavljuju sami

Uključite Zajednička rezervacija i termin se otvara: na kalendaru prikazuje brojač mjesta, a svatko dolazi zauzeti svoje sa svojeg računa.

Tako funkcionira praznički kamp, interni turnir ili animacija otvorena svima.

Kad je opcija uključena, upravljanje popisom prelazi s obrasca rezervacije na detalje termina, gdje su vam na raspolaganju Dodaj sudionike i Izbriši.

Prelazak s jednog načina na drugi

Ta dva načina nisu isključiva i odabir nikada nije konačan. Možete najprije sastaviti popis, a zatim kasnije uključiti Zajednička rezervacija kako biste otvorili preostala mjesta: već određene osobe ostaju prijavljene.

Vrijedi i obrnuto — pogledajte zatvaranje prijava na kraju stranice.

Otvaranje termina za sudjelovanje

1. U kalendaru kliknite na termin koji želite rezervirati.
2. Otvorite karticu Oznake za blokiranje termina u obrascu rezervacije.
3. Odaberite oznaku — kamp, turnir, lekcija, trening — i po želji dodajte komentar.
4. Uključite Zajednička rezervacija, a zatim kliknite na Konfiguriraj kako biste otvorili postavke.
5. Po potrebi odaberite osobe koje želite odmah prijaviti, a zatim potvrdite.

Upotrijebite Ponavljanje kako biste jednom radnjom pokrili sve susrete jednog kampa ili tjednog sata: zatim ćete odabrati vrijedi li jedna prijava za jedan susret ili za cijelu seriju.

Na kalendaru termin tada prikazuje broj sudionika u odnosu na kapacitet i poziv na prijavu sve dok ima slobodnih mjesta. Klikom se otvaraju detalji termina, gdje se nalaze popis i gumb za sudjelovanje.

Kako biste se kasnije vratili na svoje postavke, otvorite termin i upotrijebite Konfiguriraj u bloku Sudionici.

Podešavanje kapaciteta i opsega jedne prijave

Blok Sudionici u postavkama sadrži dva broja.

Maksimalno određuje broj mjesta. Kada je dosegnut, termin prikazuje Popunjeno, a gumb za sudjelovanje nestaje.

Minimalno ne blokira nijednu prijavu: taj broj služi samo kao kvorum za automatsko otkazivanje, opisano u nastavku. Iznosi najmanje 1. Ako želite održati susret bez obzira na broj prijavljenih, ne dirajte to polje i jednostavno ostavite Automatski otkazati isključenom.

Doseg sudjelovanja najvažnija je postavka i o njoj treba odlučiti prvo:

• Ova rezervacija — prijavljuje se na jedan susret. To je pravi odabir za tjedni trening na koji se dolazi kad se može ili za jednokratnu animaciju.
• Sva ponavljanja — prijavljuje se na cjelinu. Jedna prijava osobu uvrštava na sve susrete serije, a jedna odjava uklanja je sa svih. To je pravi odabir za petodnevni kamp ili ciklus sati koji se nadovezuju. Serija ostaje otvorena sve dok joj preostaje barem jedan budući susret: kampu koji je već počeo moguće je dakle pridružiti se.

Uz Sva ponavljanja detalji termina navode datume serije: svatko točno zna na što se obvezuje. Uz Ova rezervacija prikazan je samo otvoreni susret.

Odabir tko se može prijaviti

Bez posebnih postavki termin je otvoren svim korisnicima vaše organizacije.

Uključite Kriteriji prihvatljivosti kako biste ograničili tu otvorenost, a zatim odaberite kriterije. Oni preuzimaju filtre s vašeg popisa korisnika, u pet skupina: profili, pretplate, dobne kategorije, grupe i rangiranja, čemu se pridodaje spol.

Korisnik koji ne odgovara kriterijima svejedno vidi gumb, ali mu klik javlja da njegov profil ne odgovara kriterijima tog termina. Isto vrijedi i za ostala odbijanja: popunjen termin, prijave još nisu otvorene, proizvod nije dostupan. Svaki slučaj ima svoju poruku — nitko ne ostaje pred gumbom bez odgovora.

Nekoliko uobičajenih primjena: rezervirati kamp za jednu dobnu kategoriju, otvoriti grupni sat samo nositeljima određene pretplate, ograničiti interni turnir na jednu grupu momčadi.

Isključivanje opcije briše odabrane kriterije: termin ponovno postaje otvoren svima.

Naplata sudjelovanja

Uključite Plaćanja i fakturiranje u postavkama termina, a zatim odaberite kako sudionik plaća: Proizvod za plaćanje putem interneta ili Krediti za rezervaciju za terećenje kredita s njegova računa, kao kod rezervacije (pogledajte sljedeći odjeljak).

Uz Proizvod odaberite proizvod koji se plaća. Popis nudi aktivne proizvode iz vašeg kataloga vrste kamp, lekcija, turnir i prilagođeni proizvod.

Sudionik plaća putem interneta u trenutku prijave. Njegovo je mjesto rezervirano tek kad je plaćanje naplaćeno: sve dok narudžba ostaje na čekanju, termin prikazuje „Dovrši plaćanje”, a mjesto ostaje dostupno nekome drugome.

Dvije postavke dodatno prilagođavaju cijenu bez diranja u vaš katalog:

• „Prilagodi iznos” nameće Jedinična cijena svojstven tom terminu. Bez njega svatko plaća cijenu koja proizlazi iz pravila cijena podešenih u odabranom proizvodu.
• Ovdje upisani opis prikazuje se ispod gumba za sudjelovanje, namijenjen sudioniku.

Na kiosku termin koji se plaća proizvodom prikazuje poruku koja poziva na plaćanje sa svojeg računa: plaćanje putem interneta ne obavlja se na kiosku.

Naplata kreditima za rezervaciju

Vaši korisnici već kupuju pakete kredita za rezervaciju terena? Tim istim kreditima mogu platiti grupni sat, kamp ili turnir. Vama ništa za naplatu, bez plaćanja putem interneta: krediti se skidaju s njihova računa u trenutku prijave.

Odabir cijene

1. U postavkama termina uključite Plaćanja i fakturiranje.
2. Kliknite na karticu Krediti za rezervaciju.
3. Odaberite kako se izračunava cijena jednog sudjelovanja, a zatim spremite.

Moguće su dvije cijene:

1. Ovisno o pretplati sudionika: svatko plaća ono što bi ga njegova pretplata stajala da rezervira taj termin. To je najjednostavnije kad sat zamjenjuje uobičajenu rezervaciju. Primjerice, za susret od 2 sata:
   • Julie ima pretplatu koja računa 1 kredit po rezervaciji: plaća 1 kredit;
   • Marc ima pretplatu koja računa 1 kredit po satu: plaća 2 kredita.
2. Broj kredita: svi plaćaju isti broj kredita, koji upisujete u polje koje se pojavi. To je pravi odabir za jedinstvenu cijenu utvrđenu unaprijed.

Promjena cijene dok su osobe već prijavljene vrijedi samo za sljedeće prijave: već terećeni krediti ostaju nepromijenjeni.

Naplata cijele serije odjednom

Prijava se tereti samo jednom, čak i kad je Doseg sudjelovanja postavljen na Sva ponavljanja.

Uzmimo kamp od 5 jutara tijekom praznika:

• uz Broj kredita od 10, prijava na kamp stoji 10 kredita, za svih 5 jutara;
• uz Ovisno o pretplati sudionika stajala bi samo koliko jedno jutro.

Za seriju vam preporučujemo da cijenu cjeline odredite uz Broj kredita.

Tko ne plaća

Sudjelovanje je besplatno za korisnika čija pretplata na tom terminu ne tereti kredite, bez obzira na odabranu cijenu:

• njegova pretplata ne koristi kredite za rezervaciju;
• njegova pretplata ne tereti kredite na tom kalendaru;
• njegova pretplata nudi besplatne rezervacije za isti dan, a susret je danas.

Prijavljuje se uobičajeno, bez ikakva plaćanja. Igrač čija pretplata ne koristi kredite može se tako pridružiti istom kampu kao i pretplatnik koji plaća kreditima.

Što vidi sudionik

Trošak se prikazuje izravno na gumbu Sudjeluj, u zagradama (primjerice 2 kredita). Klikom se prikazuje potvrda koja podsjeća na iznos koji će biti terećen, a sudionik potvrđuje s Da, sudjelujem.

Ako nema dovoljno kredita, prijava se odbija uz poruku Nedovoljan broj kredita. Ako vaša organizacija prodaje kredite putem interneta, gumb Kupi kredite omogućuje mu da dopuni račun i zatim se vrati na prijavu.

Korisnik izuzet od pravila pretplate, primjerice administrator, prijavljen je i terećen čak i ako mu stanje nije dostatno.

Vraćanje kredita pri odjavi

Sudionik koji se odjavi dobiva svoje kredite natrag, kao da je otkazao rezervaciju. Primjenjuje se i pravilo njegove pretplate koje ograničava povrat kredita: bez ikakva povrata ili bez povrata u satima koji prethode susretu. Prozor za potvrdu pokazuje mu što će mu biti vraćeno.

Primjerice, uz pretplatu koja više ne vraća kredite unutar 24 sata prije rezervacije:

• Paul se u srijedu odjavi sa subotnjeg susreta: krediti mu se vraćaju;
• ako se odjavi u petak navečer: ne dobiva ništa natrag.

Kad susret počne, ili kad počne prvo jutro kampa, odjava više ne vraća ništa.

Sami prijavite ili uklonite sudionike

Kada dodajete sudionike, na raspolaganju su vam dva odabira:

• Učini sudjelovanje besplatnim: osoba je prijavljena bez ikakva plaćanja;
• Oduzmi kredite: sudjelovanje se tereti s njezina računa, kao da se prijavila sama.

Isti se odabiri pojavljuju na kartici Oznake za blokiranje termina kada osobe prijavljujete u trenutku stvaranja termina.

Uz Oduzmi kredite provjerava se stanje svakoga. Ako kredita nedostaje samo jednoj osobi, nitko nije dodan, a poruka vam pokazuje o kome je riječ. Ako vam profil dopušta rezerviranje za druge korisnike bez opcije Omogućite ograničenja, ta se provjera ne primjenjuje, kao ni kod rezervacije napravljene za korisnika: osoba je prijavljena i terećena, makar joj stanje postalo negativno.

Za uklanjanje terećenog sudionika birate hoćete li mu vratiti kredite ili ih zadržati (Ne vraćaj kredite). Na popisu sudionika kod svakoga je prikazan terećeni iznos ili oznaka Gratis.

Otkazivanje susreta ili serije

Otkazivanje susreta vraća kredite sudionicima koji su za njega bili terećeni.

Za prijavu na cijelu seriju sve ovisi o tome što od kampa preostaje:

• otkazujete jedno jutro, a druga tek slijede: prijava i dalje vrijedi za nastavak, terećenje se zadržava;
• otkazujete cijeli kamp prije nego što počne: svatko dobiva svoje kredite natrag;
• kamp je počeo, a vi otkazujete posljednja jutra: od vas se traži da odaberete između Vrati kredite sudionicima i Ne vraćaj kredite.

Automatsko otkazivanje zbog nedostatka sudionika slijedi ista pravila. U posljednjem slučaju vraća kredite bez pitanja.

Praćenje sudionika i upravljanje njima

Blok Sudionici u detaljima termina navodi prijavljene i pokazuje preostala mjesta. Ondje uvijek vidite cijeli popis, čak i ako ste ga sakrili korisnicima.

Dodaj sudionike omogućuje prijavu više njih odjednom, a Izbriši uklanjanje nekoga. Te se dvije radnje primjenjuju na cijeli opseg definiran ranije.

Na terminu koji se plaća proizvodom, dodavanje nekoga tjera vas da odaberete kako postupiti s iznosom:

1. Učini sudjelovanje besplatnim — osoba je prijavljena, nikakva narudžba nije stvorena. To je zadani odabir, onaj za pozivnicu i gestu dobre volje.
2. Naplati odmah — narudžba se stvara i blagajna se odmah otvara kako biste je naplatili na licu mjesta. S više sudionika naplate se nižu jedna za drugom. Taj se odabir nudi samo ako vam profil daje pristup do Administracija›Nadzorna ploča›Naplata›Računi & transakcije.
3. Naplati kasnije — narudžba se stvara i narudžbenica odlazi e-poštom. Osoba će platiti kasnije.

Isti vam se odabir nudi kada osobe prijavljujete u trenutku stvaranja termina: pojavljuje se na kartici Oznake za blokiranje termina čim označite prvog sudionika. Na terminu koji se plaća kreditima odabiri su Učini sudjelovanje besplatnim i Oduzmi kredite, opisani ranije.

Za svakog sudionika popis podsjeća na stanje plaćanja: Gratis ako mu je sudjelovanje bilo besplatno, inače pripadajuću narudžbu, s mogućnošću da je Naplatiti ili da račun ponovno pošaljete e-poštom.

Gosti nisu prihvaćeni na toj vrsti termina: svako mjesto odgovara jednom identificiranom korisniku.

Vremensko ograničavanje prijava

Tri roka, svi neobavezni, svi izraženi u odnosu na početak termina.

Rok otvaranja odgađa otvaranje prijava. Uz 48 sati, termin u ponedjeljak u 10 h otvara svoja mjesta prethodne subote u 10 h. Time se izbjegava da kamp objavljen tri mjeseca unaprijed bude popunjen već na dan objave.

Ograniči odjavu zatvara izlazna vrata nakon određenog roka. Nakon toga se sudionik više ne može sam povući — na vama je da to učinite ako je potrebno. Bez te postavke može se odjaviti sve do početka termina.

Automatski otkazati otkazuje rezervaciju ako Minimalno sudionika nije dosegnut u odabranom roku. Sudionici i tvorac termina obavještavaju se e-poštom. Rezervacija stvorena kad je njezin rok već započeo nikada se ne otkazuje automatski — termin možete dakle otvoriti u posljednji trenutak bez rizika.

Na terminu koji se plaća to otkazivanje poništava i narudžbe koje su ostale na čekanju plaćanja: nitko više ne može platiti susret koji se neće održati. Već naplaćena sudjelovanja, naprotiv, zadržavaju se i ne vraćaju se — na vama je da ih obradite.

Uračunavanje sudjelovanja ili ne

Prema zadanim postavkama, sudjelovanje na terminu ne troši ništa: ni kvotu istodobnih rezervacija, ni ograničenja po razdoblju, ni uzastopne termine. Korisnik se može prijaviti na kamp a da ne izgubi mogućnost rezervacije terena isti dan.

Uračunaj u kvotu i ograničenja obrće to ponašanje: svako se sudjelovanje tada uračunava kao obična rezervacija, a osoba koja je dosegnula kvotu više se ne može prijaviti.

Kada sudionike prijavljujete vi, pri stvaranju termina ili putem Dodaj sudionike, njihove se kvote i ograničenja provjeravaju na isti način, a poruka imenuje osobu o kojoj je riječ. Ako vam profil dopušta rezerviranje za druge korisnike bez opcije Omogućite ograničenja, to zaobilazite, kao i kod rezervacije napravljene za korisnika.

Uključite tu opciju kada sudjelovanje mora imati trošak za korisnika — primjerice grupni sat uključen u njegovu pretplatu. Ostavite je isključenom za sve ono što se dodaje uobičajenoj aktivnosti, a ne zamjenjuje je.

Obavještavanje e-poštom

Sudionik uvijek prima potvrdu pri prijavi i e-poruku ako je termin automatski otkazan. Ta se slanja ne mogu isključiti.

Aktiviraj obavijesti odnosi se na tvorca termina: on prima obavijest pri svakoj prijavi, svakoj odjavi i kada je zauzeto posljednje mjesto. Isključite tu opciju na terminu s velikim odazivom ako ne želite pratiti svaku promjenu.

Poštuju se postavke obavijesti svakog pojedinca: korisnik koji je isključio svoje obavijesti neće primiti ništa.

Prikaži popis sudionika određuje što korisnici vide. Kad je uključena, svatko zna tko je prijavljen. Kad je isključena, javni su samo brojač i preostala mjesta.

Ponovna uporaba postavki

Podešavanje desetak opcija za svaki kamp bilo bi mukotrpno. To sprječavaju dva mehanizma.

Blok Predložak, na vrhu postavki, objedinjuje obje radnje. Spremi kao predložak pohranjuje postavke termina pod Naziv predloška koji upišete. Čim predložak postoji, iznad se pojavljuje popis Odaberite predložak...: jedan odabir prenosi njegove postavke na bilo koji drugi termin.

Termin ostaje povezan s predloškom iz kojeg je nastao. Ako naknadno izmijenite njegove postavke, bit ćete upitani dokle izmjena seže: samo na tu rezervaciju, na tu rezervaciju i njezina ponavljanja, ili Posvuda — odnosno na sve termine koji dijele taj predložak.

Zatvaranje prijava

Isključivanje opcije Zajednička rezervacija na terminu koji već ima prijavljene moguće je i za njih bezopasno: sudionici ostaju na mjestu, izdane narudžbe ostaju valjane. Prestaju samo prijave i odjave, a blok sudionika nestaje na strani korisnika.

Povrat novca za sudjelovanje ili naknadno uklanjanje nekoga i dalje je vaša radnja: zatvaranje prijava to ne obavlja.