Participativne rezervacije: otvaranje termina za sudjelovanje

Rezervirajte termin u ime organizacije — kamp, lekcija, turnir, grupni tečaj — i dopustite korisnicima da se sami prijave, uz online plaćanje ili bez njega. Vi određujete broj mjesta, kriterije pristupa i rokove te pratite popis sudionika.

Odaberite tko sastavlja popis sudionika

Svaka rezervacija s oznakom može primati sudionike. Od termina do termina razlikuje se samo tko sastavlja popis — vi ili sami korisnici.

Vi sastavljate popis

Rezervirajte termin s njegovom oznakom i odredite sudionike, bez aktiviranja Zajednička rezervacija. Korisnici se ne mogu sami prijaviti: popis je vaš.

To ipak ne znači da je popis konačan. Rezervaciju u kalendaru možete ponovno otvoriti u bilo kojem trenutku i dodati ili ukloniti osobe na kartici Oznake za blokiranje termina, gdje su već prijavljeni sudionici prikazani kao unaprijed označeni.

Tako funkcionira trening na koji sami pozivate grupu, ekipa postavljena za susret ili tečaj čiji je popis sudionika unaprijed utvrđen.

Korisnici se sami prijavljuju

Aktivirajte Zajednička rezervacija i termin se otvara: u kalendaru prikazuje brojač mjesta, a svatko svoje mjesto zauzima iz vlastitog računa.

Tako funkcioniraju praznični kamp, interni turnir ili aktivnost otvorena svima.

Kada je opcija aktivna, popisom se više ne upravlja iz obrasca za rezervaciju, nego iz pojedinosti termina, gdje su vam na raspolaganju Dodaj sudionike i Izbriši.

Prelazak s jednog načina na drugi

Ta dva načina ne isključuju se međusobno i odabir nikada nije konačan. Najprije možete sastaviti popis, a kasnije aktivirati Zajednička rezervacija kako biste otvorili preostala mjesta: već određene osobe ostaju prijavljene.

Vrijedi i obrnuto — pogledajte zatvaranje prijava na kraju stranice.

Otvaranje termina za sudjelovanje

1. U kalendaru kliknite na termin koji želite rezervirati.
2. Otvorite karticu Oznake za blokiranje termina u obrascu za rezervaciju.
3. Odaberite oznaku — kamp, turnir, lekcija, trening — i po želji dodajte komentar.
4. Aktivirajte Zajednička rezervacija, zatim kliknite na Konfiguriraj za otvaranje postavki.
5. Po potrebi odaberite osobe koje želite odmah prijaviti, zatim potvrdite.

Upotrijebite Ponavljanje kako biste jednim postupkom obuhvatili sve sesije kampa ili tjednog tečaja: zatim ćete odabrati vrijedi li prijava za jednu sesiju ili za cijeli niz.

U kalendaru termin tada prikazuje broj sudionika u odnosu na ukupan broj mjesta te poziv na prijavu dok god ima slobodnih mjesta. Klik vodi na pojedinosti termina, gdje se nalaze popis i gumb za sudjelovanje.

Za kasniju izmjenu postavki otvorite termin i upotrijebite Konfiguriraj u bloku Sudionici.

Podešavanje broja mjesta i opsega prijave

Blok Sudionici u postavkama sadrži dva broja.

Maksimalno određuje broj mjesta. Kada se popuni, termin prikazuje Popunjeno, a gumb za sudjelovanje nestaje.

Minimalno ne blokira nijednu prijavu: taj broj služi samo kao kvorum za automatsko otkazivanje opisano niže. Najmanja vrijednost je 1. Želite li održati sesiju bez obzira na broj prijavljenih, ne dirajte to polje i jednostavno ostavite Automatski otkazati isključenom.

Doseg sudjelovanja je najvažnija postavka i o njoj treba odlučiti prvo:

• Ova rezervacija — prijava vrijedi za jednu sesiju. To odgovara tjednom treningu na koji se dolazi kada se stigne ili jednokratnoj aktivnosti.
• Sva ponavljanja — prijava vrijedi za cjelinu. Jedna prijava uvrštava osobu u sve sesije niza, a jedna odjava uklanja je iz svih. To odgovara petodnevnom kampu ili ciklusu tečajeva koji se nižu. Niz ostaje otvoren dok god mu predstoji barem jedna sesija: kampu koji je već započeo moguće je pridružiti se.

Uz Sva ponavljanja pojedinosti termina navode datume niza: svatko točno zna na što se obvezuje. Uz Ova rezervacija prikazuje se samo otvorena sesija.

Odabir tko se može prijaviti

Bez posebnih postavki termin je otvoren svim korisnicima vaše organizacije.

Aktivirajte Kriteriji prihvatljivosti kako biste ograničili taj pristup, zatim odaberite kriterije. Oni preuzimaju filtre s vašeg popisa korisnika, u pet skupina: profili, pretplate, dobne kategorije, grupe i poredak, kojima se dodaje spol.

Korisnik koji ne ispunjava kriterije i dalje vidi gumb, ali mu klik javlja da njegov profil ne odgovara kriterijima tog termina. Isto vrijedi i za ostala odbijanja: popunjen termin, prijave još nisu otvorene, proizvod nije dostupan. Svaki slučaj ima svoju poruku — nitko ne ostaje pred gumbom bez odgovora.

Nekoliko uobičajenih primjena: namijeniti kamp određenoj dobnoj kategoriji, otvoriti grupni tečaj samo vlasnicima određene pretplate, ograničiti interni turnir na jednu ekipnu grupu.

Isključivanje opcije briše odabrane kriterije: termin ponovno postaje otvoren svima.

Naplata sudjelovanja

Aktivirajte Plaćanja i fakturiranje u postavkama termina, zatim odaberite proizvod koji se plaća. Popis nudi aktivne proizvode iz vašeg kataloga vrste kamp, lekcija i turnir.

Sudionik plaća online u trenutku prijave. Mjesto mu je zadržano tek kada je plaćanje naplaćeno: dok je narudžba na čekanju, termin prikazuje „Dovršite plaćanje”, a mjesto ostaje dostupno nekome drugom.

Dvije postavke prilagođavaju cijenu bez zadiranja u vaš katalog:

• „Prilagodi iznos” nameće Jedinična cijena svojstven tom terminu. Bez njega svatko plaća cijenu koja proizlazi iz pravila o cijenama podešenih u odabranom proizvodu.
• Opis unesen ovdje prikazuje se ispod gumba za sudjelovanje, namijenjen sudioniku.

Ta se opcija prikazuje samo ako vaša organizacija koristi online naplatu. U kiosk načinu termin koji se plaća prikazuje poruku s pozivom da se plaćanje obavi s vlastitog računa: online plaćanje nije moguće na kiosku.

Praćenje sudionika i upravljanje njima

Blok Sudionici u pojedinostima termina navodi prijavljene i pokazuje preostala mjesta. Ondje uvijek vidite cijeli popis, čak i ako ste ga sakrili korisnicima.

Dodaj sudionike omogućuje prijavu više osoba odjednom, a Izbriši uklanjanje osobe. Oba postupka primjenjuju se na cijeli opseg određen ranije.

Kod termina koji se plaća dodavanje osobe traži od vas da odaberete kako postupiti s iznosom:

1. Učini sudjelovanje besplatnim — osoba je prijavljena, nikakva narudžba nije stvorena. To je zadani odabir, namijenjen pozivu i poslovnoj gesti.
2. Naplati odmah — stvara se narudžba i odmah se otvara blagajna kako biste je naplatili na licu mjesta. Kod više sudionika naplate se nižu jedna za drugom. Taj se odabir nudi samo ako vaš profil daje pristup Administracija›Nadzorna ploča›Naplata›Računi & transakcije.
3. Naplati kasnije — stvara se narudžba, a narudžbenica se šalje e-poštom. Osoba će platiti kasnije.

Isti odabir nudi vam se kada osobe prijavljujete pri stvaranju termina: pojavljuje se na kartici Oznake za blokiranje termina čim označite prvog sudionika.

Za svakog sudionika popis prikazuje stanje plaćanja: Gratis ako mu je sudjelovanje bilo besplatno, inače pripadajuću narudžbu, s mogućnošću da je Naplatiti ili da račun ponovno pošaljete e-poštom.

Gosti nisu prihvaćeni na toj vrsti termina: svako mjesto odgovara identificiranom korisniku.

Vremensko ograničavanje prijava

Tri roka, svi neobavezni, svi izraženi u odnosu na početak termina.

Rok otvaranja odgađa otvaranje prijava. Uz 48 sati, termin u ponedjeljak u 10 h otvara svoja mjesta prethodne subote u 10 h. Time se izbjegava da kamp objavljen tri mjeseca unaprijed bude popunjen već na dan objave.

Ograniči odjavu zatvara izlaz nakon određenog roka. Nakon toga sudionik se više ne može sam povući — po potrebi to učinite vi. Bez te postavke može se odjaviti s termina sve do njegova početka.

Automatski otkazati otkazuje rezervaciju ako do odabranog roka nije postignut Minimalno sudionika. Sudionici i kreator termina obavještavaju se e-poštom. Rezervacija stvorena kada je njezin rok već započeo nikada se ne otkazuje automatski — termin dakle možete otvoriti u zadnji čas bez rizika.

Kod termina koji se plaća to otkazivanje poništava i narudžbe koje su ostale na čekanju plaćanja: nitko više ne može platiti sesiju koja se neće održati. Već naplaćena sudjelovanja, naprotiv, ostaju sačuvana i ne vraćaju se — na vama je da ih obradite.

Uračunavanje sudjelovanja u kvote ili ne

Prema zadanim postavkama sudjelovanje u terminu ne troši ništa: ni kvotu istodobnih rezervacija, ni ograničenja po razdoblju, ni uzastopne termine. Korisnik se može prijaviti na kamp, a da ne izgubi mogućnost rezervacije terena istog dana.

Uračunaj u kvotu i ograničenja obrće to ponašanje: svako se sudjelovanje tada uračunava kao obična rezervacija, a osoba koja je iscrpila kvotu više se ne može prijaviti.

Uključite tu opciju kada sudjelovanje mora imati cijenu za korisnika — primjerice grupni tečaj uključen u njegovu pretplatu. Ostavite je isključenom za sve što se dodaje uobičajenoj aktivnosti, a ne zamjenjuje je.

Obavještavanje e-poštom

Sudionik uvijek prima potvrdu pri prijavi te e-poruku ako je termin automatski otkazan. Ta se slanja ne mogu isključiti.

Aktiviraj obavijesti odnosi se na kreatora termina: on prima obavijest pri svakoj prijavi, svakoj odjavi s termina i kada je zauzeto posljednje mjesto. Isključite tu opciju na terminu s velikim odazivom ako ne želite pratiti svaku promjenu.

Poštuju se osobne postavke obavijesti svakog korisnika: onaj tko je isključio svoje obavijesti neće primiti ništa.

Prikaži popis sudionika određuje što korisnici vide. Kada je uključena, svatko zna tko je prijavljen. Kada je isključena, javni su samo brojač i preostala mjesta.

Ponovna upotreba konfiguracije

Podešavanje desetak opcija za svaki kamp bilo bi zamorno. Dva mehanizma to izbjegavaju.

Blok Predložak, na vrhu postavki, objedinjuje oba postupka. Spremi kao predložak sprema postavke termina pod Naziv predloška koji unesete. Čim predložak postoji, iznad se pojavljuje popis Odaberite predložak...: odabirom te iste postavke primjenjujete na bilo koji drugi termin.

Termin ostaje povezan s predloškom iz kojeg je nastao. Ako kasnije izmijenite njegove postavke, pitat će vas dokle primijeniti izmjenu: samo na tu rezervaciju, na tu rezervaciju i njezina ponavljanja ili Posvuda — to jest na sve termine koji dijele taj predložak.

Zatvaranje prijava

Isključivanje Zajednička rezervacija na terminu koji već ima prijavljene moguće je i za njih bezopasno: sudionici ostaju na svom mjestu, izdane narudžbe ostaju valjane. Prestaju samo prijave i odjave s termina, a blok sudionika nestaje na strani korisnika.

Povrat novca za sudjelovanje ili naknadno uklanjanje osobe i dalje je vaš postupak: zatvaranje prijava to ne obavlja.