Stvaranje pretplata i upravljanje njima

Pretplate određuju prava rezervacije vaših korisnika: razdoblje pristupa, cijenu, kvote i pravila. Kreirajte jednu pretplatu za svaki plan koji nudi vaša organizacija, a zatim je dodijelite na karticama korisnika.

Stvaranje pretplate

1. Otvorite Administracija›Korisnici›Prava pristupa›Pretplate i kliknite na Novo.
2. U kartici Općenito unesite Ime & boja i neobvezni opis.
3. U odjeljku Datumi otvaranja prava odredite razdoblje tijekom kojeg se pretplatnici mogu prijaviti. Ostavite postavku isključenom za pristup bez vremenskog ograničenja.
4. Kliknite na Spremi.

Konfiguracija je podijeljena u kartice: Općenito, Kvota, Dozvole, Pravila, Krediti, Pozivnice, Oznake za blokiranje termina i Registracije. Kartice posvećene pravilima rezervacije objašnjene su na zasebnoj stranici.

Praćenje plaćanja članarina

U kartici Općenito unesite Cijena pretplate: na svakoj kartici korisnika tada se pojavljuje polje Plaćena pretplata s datumom i plaćenim iznosom. Modul Praćenje pretplata (Administracija›Korisnici›Prava pristupa›Praćenje pretplata) prikazuje sve pretplatnike s njihovim statusom plaćanja, koji možete filtrirati pomoću Po pretplati i Po statusu te izvesti u Excel formatu.

Po potrebi uključite Blokiraj rezervacije ako korisnik nije platio svoju pretplatu: na kartici korisnika tada se pojavljuje obavijest, a rezervacija mu je onemogućena dok se plaćanje ne evidentira.

Kako ne biste morali stalno pratiti ovaj zaslon, uključite izvještaje o aktivnostima: svakog mjeseca šalju vam poimenični popis pretplata koje istječu u sljedećih 30 dana.

Online prodaja pretplate

Uključite Plaćanja i fakturiranje u kartici Općenito kako bi se pretplata mogla platiti putem interneta: korisnici je mogu kupiti ili obnoviti prema konfiguriranim planovima, uz automatsko izdavanje računa. Plaćanje se obavlja putem načina naplate povezanog računa za naplatu.

Kada je ovaj odjeljak uključen, datumi dobivaju drugo značenje: postaju Zadani datumi pristupa koji se primjenjuju sve dok pretplatnik nema aktivan plan. Čim kupi plan, preuzimaju ga datumi tog plana.

Automatsko podsjećanje pretplatnika prije isteka

Pretplatnik kojem pretplata istekne gubi svoja prava, a da to ne primijeti, i vi to otkrijete tek kada više ne uspijeva rezervirati. Tri e-poruke šalju se automatski prije isteka: 30 dana ranije, 7 dana ranije i dan prije.

Postavka se određuje za svaku pretplatu zasebno. Otvorite Administracija›Korisnici›Prava pristupa›Pretplate, otvorite odabranu pretplatu, karticu Općenito, odjeljak Automatski podsjetnici prije isteka. Uključen je prema zadanim postavkama: ne morate učiniti ništa da biste ga koristili.

Dodavanje prilagođene poruke

Ispod prekidača nalazi se uređivač u koji možete dodati nekoliko redaka koji će biti uključeni u e-poruku: datum skupštine, cijenu za sljedeću sezonu, termine upisa, poveznicu na obrazac koji treba ispuniti, privitak...

Što pretplatnik prima

E-poruka podsjeća na pretplatu o kojoj je riječ, datum njezina isteka i broj preostalih dana, a zatim navodi vašu poruku ako ste je unijeli.

Gumb za obnovu prikazuje se samo ako pretplatnik doista može obnoviti pretplatu iz svog računa, odnosno ako mu je dostupna pretplata koju je moguće kupiti online. U suprotnom e-poruka samo informira, bez nuđenja radnje koju nije moguće izvršiti: na vama je da u prilagođenoj poruci objasnite kako postupiti.

Tko ne prima podsjetnik

• Pretplatnici bez datuma isteka. Podsjetnik najavljuje kraj: bez unesenog datuma završetka pretplata s gledišta programa nikada ne istječe i nijedna e-poruka se ne šalje. To je najčešći razlog kada ništa ne stigne — provjerite karticu pretplatnika prije nego što tražite dalje.
• Pretplatnici čija pretplata ima isključene podsjetnike.
• Suspendirani pretplatnici.
• Oni koji su u svom računu isključili obavijesti Plaćanja i fakturiranje: njihov izbor ima prednost pred vašim.

Zahtijevanje popratnih dokumenata za rezervaciju

U kartici Općenito odjeljak Obavezne informacije za rezervaciju obvezuje pretplatnike da dopune određene podatke prije nego što mogu rezervirati: e-mail adresu, poštansku adresu, telefon, profilnu fotografiju, datum rođenja, rang, broj licence, dokaz o prebivalištu ili liječničku potvrdu.

Korisnik ih se poziva unijeti već pri prvoj prijavi, a zatim u trenutku klika na slobodan termin. Opcija Primijenite ovo ograničenje kada je pretplatnik partner u rezervaciji proširuje pravilo: pretplatnika s nepotpunim podacima tada ni netko drugi ne može dodati kao partnera.

Umnožavanje pretplate za novu sezonu

1. Otvorite pretplatu prošle sezone.
2. Kliknite na Dupliciraj: cijela se konfiguracija kopira.
3. Preimenujte kopiju i prilagodite njezine datume.

Skupna promjena dodijeljene pretplate

1. Otvorite Administracija›Korisnici›Upravljanje korisnicima i odaberite željene korisnike ili Odaberi sve nakon primjene filtra.
2. Otvorite Akcije, a zatim Brzo uređivanje.
3. Odaberite novu pretplatu i, po potrebi, njezine datume, pa kliknite na Spremi.

Brzo uređivanje istim potezom omogućuje i vraćanje svih u status neplaćeno: to je cijela operacija početka sezone u jednom koraku.

Uvoz datoteke također omogućuje ažuriranje pretplate cijele baze u jednoj operaciji.