Primanje izvještaja o aktivnostima e-poštom

Primajte automatski pregled života svoje organizacije: broj članova, pretplate, registracije, rezervacije, prijave i e-poštu, uz usporedbu s prethodnim razdobljem.

Uključivanje izvještaja

1. Otvorite Administracija›Postavke›Izvještaji o aktivnostima.
2. Uključite Aktivirajte izvještaje o aktivnostima putem e-maila.
3. U E-mail adrese navedite najviše 4 primatelja, jednu adresu po retku.
4. Kliknite na Spremi.

Primateljima nije potreban račun odgovorne osobe kluba ni posebno pravo: izvještaj dolazi u njihov poštanski sandučić. To je najjednostavniji način da obavijestite predsjednika ili blagajnika koji se nikada ne prijavljuje u aplikaciju.

Odabir učestalosti

Postoje tri izvještaja, koje možete uključiti pojedinačno ili zajedno:

• Dnevni izvještaji: svako jutro, aktivnosti prethodnog dana.
• Tjedni izvještaji: svaki ponedjeljak ujutro, protekli tjedan.
• Mjesečni izvještaji: prvog dana svakog mjeseca, protekli mjesec.

Svaki od njih odgovara na drugu potrebu. Dnevni izvještaj služi za svakodnevno dežurstvo: pokazuje što danas treba obraditi. Mjesečni se može poslati upravi takav kakav je, bez preoblikovanja. Tjedni je negdje između i dobro odgovara volonteru koji u klub dolazi jednom u tjednu.

Što izvještaj sadrži

Izvještaj počinje najvažnijim podacima, a zatim razrađuje svako područje. Svaki broj usporeñuje se s referentnim razdobljem: s prethodnim danom u dnevnom izvještaju, s prethodnim tjednom u tjednom te s istim mjesecom prethodne godine u mjesečnom, kako se početak sezone u rujnu ne bi usporeñivao s kolovoškim godišnjim odmorima.

Pregled i ključni podaci

Izvještaj počinje rečenicom pregleda i najviše trima istaknutim činjenicama: rekordom u posljednjih osam razdoblja, jasnim rastom ili padom.

Slijede najviše četiri ključna podatka: naplaćeni iznos, rezervacije čiji termin pada u razdoblje, stopa zauzetosti i broj prijavljenih korisnika. Svaki prikazuje svoju promjenu, podatak razdoblja za usporedbu sivom bojom i minijaturni graf posljednjih osam razdoblja.

Zadaci za obradu i tjedan koji dolazi

Jedan okvir prikuplja zadatke za obradu na dan slanja: zakašnjele rate plaćanja s iznosom za opomenu, narudžbe neplaćene više od 7 dana (osim ponuda i plaćanja na rate), online registracije koje čekaju odobrenje, proizvode s niskim stanjem zaliha i pretplate koje istječu u sljedećih 30 dana. Svaki redak otvara odgovarajući zaslon.

Sljedeći dio odnosi se na sljedećih 7 dana ili na dan koji počinje u dnevnom izvještaju: već predviđene rezervacije, predviđenu zauzetost, tečajeve i kampove s njihovim prijavljenim sudionicima i slobodnim mjestima, zatvaranja igrališta i dan s najmanje rezervacija.

Fakturiranje i naplata

Ovaj dio prikazuje naplaćeni iznos umanjen za povrate, primljena plaćanja, izdane fakture, prosječnu vrijednost košarice, odbijena online plaćanja, raspodjelu po načinu plaćanja i najprodavanije proizvode. Iznosi se izračunavaju na isti način kao statistike fakturiranja, za sve račune za naplatu zajedno, bez ikakvog imena kupca.

Pojavljuje se samo ako je vaša organizacija u jednom od dvaju razdoblja nešto naplatila, fakturirala ili vratila, ili ako je imala odbijeno plaćanje.

Rezervacije

Ovaj dio prikazuje rezervacije po danu (po tjednu u mjesečnom izvještaju), rezervacije stvorene tijekom razdoblja po vrsti, odigrane sate i otkazivanja, uključujući ona izvršena manje od 24 sata prije termina. Toplinska karta križa dane i sate, a zatim slijede stopa zauzetosti po kalendaru i najaktivniji igrači.

Dnevni izvještaj, koji se odnosi na samo jedan dan, ne prikazuje ni graf rezervacija ni toplinsku kartu.

Korisnici, evidencija prisutnosti, registracije i e-pošta

• Korisnici i pretplate: novi korisnici, pretplate koje su istekle tijekom razdoblja ili istječu u sljedećih 30 dana, pretplatnici bez rezervacije u posljednjih 30 dana, računi koji su suspendirani, premješteni u koš ili izbrisani, prijave i ukupan broj članova. Rođendani u sljedećih 7 dana, ili tekućeg dana u dnevnom izvještaju, dodaju se ako uključite tu mogućnost.
• Evidencija prisutnosti na kiosku: termini s evidentiranom i neevidentiranom prisutnošću, automatska otkazivanja i sankcionirani korisnici.
• Online registracije: zahtjevi prihvaćeni i odbijeni tijekom razdoblja te zahtjevi koji čekaju vaše odobrenje.
• E-pošta: dostavljene poruke, stopa otvaranja, neuspjesi i adrese koje treba ispraviti u karticama.

Evidencija prisutnosti i online registracije pojavljuju se samo ako je funkcija aktivna u vašoj organizaciji: online registracije moraju biti otvorene na najmanje jednoj pretplati, a evidencija prisutnosti mora biti uključena na kiosku.

Što se ne prikazuje

Podatak koji je nula u oba razdoblja ne prikazuje se, a prazan dio izvještaja nestaje: izvještaj male organizacije ostaje kratak. Kada nema što prikazati, za to razdoblje ne šalje se nikakva e-pošta. U postavkama izvještaja možete i izostaviti dijelove koji vas ne zanimaju.

Korištenje izvještaja kao popisa zadataka

To je ono što razlikuje ovaj izvještaj od pukog niza brojeva: nekoliko rubrika navodi imena. Ne čitate samo „12 pretplata uskoro istječe”, nego dobivate popis tih dvanaest osoba.

Iz toga proizlaze tri načina korištenja:

• Popis pretplata koje istječu u sljedećih 30 dana vaš je popis za opomene. Dolazi sam, svakog mjeseca, bez potrebe za postavljanjem filtra.
• Popis registracija koje čekaju podsjeća vas na zahtjeve koje nitko nije obradio — tipičan slučaj organizacije u kojoj više osoba administrira bez jasne podjele zadataka.
• Brojač neuspjelih e-poruka upozorava na bazu adresa koja se kvari, mnogo prije nego što se član požali da ništa ne prima.