Računovodstvo i elektronički račun

Podesite kontni plan svoje organizacije, izvezite knjiženja u program svojeg ovlaštenog računovođe i aktivirajte elektronički račun u formatu Factur-X.

Postavljanje kontnog plana

Kontni plan određuje na koja se konta i u koje dnevnike vaša prodaja knjiži u izvozima. Podešava se za svaki obračunski račun zasebno: dva subjekta koja odvojeno izdaju račune imaju svaki svoj.

1. Idite na Administracija›Postavke›Naplata›Računi za naplatu i otvorite dotični obračunski račun.
2. Otvorite karticu Kontni plan.
3. Prilagodite brojeve konta i nazive, a zatim kliknite na Spremi.

Zaslon je podijeljen u tri bloka:

• Prodaja, PDV i klijenti: konta usluga, obračunatog PDV-a, kupaca i odobrenih popusta.
• Blagajna: konta banke, blagajne i čekova na naplatu, koja koriste stavke naplate.
• Dnevnici: šifre dnevnika prodaje, banke i blagajne.

Raspodjela prodaje po kategoriji ili po stopi

Prema zadanim postavkama sva se vaša prodaja knjiži na jedno konto prihoda. Dvije neobavezne raspodjele omogućuju detaljniju razradu, na istoj kartici.

• Razdioba prodaje po kategorijama: zasebno konto za svaku kategoriju proizvoda — pretplate, krediti, oprema, lekcije… Kliknite na Dodaj kategoriju, odaberite kategoriju i unesite njezino konto.
• Raspodjela PDV-a po stopama: zasebno konto obračunatog PDV-a za svaku stopu. Kliknite na Dodaj stopu, unesite stopu i njezino konto.

To je korisno kada vaše računovodstvo mora razlikovati pojedine djelatnosti — na primjer odvojiti prihode od poduke od najma terena. Bez raspodjele sve završava na općim kontima definiranima iznad.

Izvoz prodaje i knjiženja

1. Idite na Administracija›Nadzorna ploča›Naplata›Računi & transakcije.
2. Filtrirajte popis prema željenom razdoblju i kriterijima: izvoz preuzima točno one filtre koji su prikazani na zaslonu.
3. Kliknite na Preuzmi izvoz i odaberite format.

Praćenje prodajne aktivnosti

• Excel (.xlsx): jedan redak po narudžbi, s datumom, korisnikom, iznosima bez PDV-a, PDV-om i iznosima s PDV-om, statusom i načinom plaćanja. To je format koji preporučujemo za analizu prodaje u proračunskoj tablici.
• CSV (.csv): isto izvješće, u formatu čitljivom u bilo kojoj proračunskoj tablici.
• Preuzmi PDF račune: arhiva koja sadrži PDF svakog računa iz trenutačnog filtra. U njoj se nalaze samo izdani računi.

Slanje vašem računovođi

• Računovodstvene evidencije (.csv): stavke dugovanja/potraživanja po računu, u čitljivom formatu namijenjenom ručnom uvozu.
• FEC (Francuska): Datoteka računovodstvenih stavki (Fichier des Écritures Comptables), francuski zakonski format koji mogu uvesti Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ili QuickBooks. Jedna uravnotežena stavka po računu.
• FAIA (Luxemburg) i DATEV (Njemačka): zakonski formati tih dviju država, dostupni organizacijama koje ondje imaju sjedište.

Opcija Uključite propise (blagajna) stavkama prodaje dodaje i stavke naplate (banka, blagajna, ček). Odznačite je ako želite izvesti samo dnevnik prodaje.

Izdavanje računa u formatu Factur-X

Elektroničko izdavanje računa postaje obvezno u Francuskoj. Factur-X je odabrani format: sasvim običan PDF račun u koji je umetnuta podatkovna datoteka koju računovodstveni programi znaju automatski pročitati.

Za osobu koja prima račun ništa se ne mijenja: otvara PDF, jednak kao i prije. Njezin računovodstveni program u njemu dodatno pronalazi iznose i identifikatore, bez potrebe da ih ona ponovno upisuje.

Provjerite odnosi li se to na vašu organizaciju

To je prvo pitanje koje treba razriješiti, a odgovor nipošto nije isti za sve organizacije.

• Sportske udruge oslobođene PDV-a na temelju članka 261-7-1° francuskog Općeg poreznog zakonika nisu obuhvaćene ni elektroničkim izdavanjem računa ni e-izvještavanjem (e-reporting). Mnoge su organizacije u toj situaciji.
• Organizacije u sustavu PDV-a morat će račune između poslovnih subjekata izdavati u elektroničkom formatu. Za mikro, mala i srednja poduzeća, odnosno za gotovo sve organizacije, rok za izdavanje utvrđen je za 1. rujna 2027.
• Računi izdani fizičkim osobama (vašim članovima) izvan su područja elektroničkog izdavanja računa, bez obzira na vaš porezni režim.

Aktiviranje formata

1. Idite na Administracija›Postavke›Naplata›Računi za naplatu i uredite dotični obračunski račun.
2. Na kartici Naplata pronađite opciju Elektronički račun koja se nalazi u odjeljku Podaci za naplatu
3. Odaberite format:
   • Factur-X (Francuska) za francusku organizaciju: dodaje francuske zakonske napomene koje se očekuju na računima između poslovnih subjekata;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) za europsku normu bez francuskih posebnosti;
   • Deaktivirano za izradu klasičnih PDF računa.

Postavka vrijedi za svaki obračunski račun zasebno: organizacija koja izdaje račune s više obračunskih računa aktivira ih neovisno jedan o drugome.

Unos obveznih podataka

Elektronički račun mora nedvojbeno identificirati svojeg izdavatelja. Ti se podaci unose na istoj kartici, u odjeljku Podaci za naplatu.

1. SIRET vaše organizacije: to je neizostavno polje. Bez njega račun ne može biti usklađen, a ispod opcije prikazuje se poruka upozorenja.
2. PDV broj, ako je vaša organizacija u sustavu PDV-a. Ako je prazan, SIRET služi kao porezni identifikator.
3. Potpuna adresa: naziv tvrtke, ulica, poštanski broj, grad i država. Nepotpuna adresa dovodi do toga da platforma vašeg klijenta odbije račun.
4. E-mail adresa za naplatu, koja se koristi kao kontaktna točka kada nijedan drugi identifikator nije dostupan.

Prikupljanje SIREN broja poslovnih klijenata

Račun između poslovnih subjekata mora identificirati i kupca. SIREN klijenta unosi se u njegovu adresu za naplatu, u bloku Adresa tvrtke, zajedno s Naziv tvrtke i SIREN. Isti se unos nudi i pri prodaji na pultu.

Ništa od toga ne traži se za račun izdan fizičkoj osobi: dovoljni su ime, adresa i država.